» Я менеджер по персоналу, веду кадровое делопроизводство. У меня возник спор с главным бухгалтером: у кого должны храниться первые экземпляры приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение), по кадрам (командировки, отпуска, премии и др.), договоры подряда и акты выполненных работ к ним. Я считаю, что у меня, т.к. оформляю, сдаю в архив их я, а заверенные мной копии сдаю в бухгалтерию. Главбух считает, что подлинники должны храниться в бухгалтерии, поскольку по ним делается начисление зарплаты. Кто из нас прав и какие нормативные документы существуют по этому вопросу?


Я менеджер по персоналу, веду кадровое делопроизводство. У меня возник спор с главным бухгалтером: у кого должны храниться первые экземпляры приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение), по кадрам (командировки, отпуска, премии и др.), договоры подряда и акты выполненных работ к ним. Я считаю, что у меня, т.к. оформляю, сдаю в архив их я, а заверенные мной копии сдаю в бухгалтерию. Главбух считает, что подлинники должны храниться в бухгалтерии, поскольку по ним делается начисление зарплаты. Кто из нас прав и какие нормативные документы существуют по этому вопросу?


21.03.2010

Приказы по личному составу, составляемые по унифицированным формам, относятся к числу первичной учетной документации (постановление Госкомстата России от 05 января 2004 г. N 1). «Первичный учетный документ» — это термин из области бухгалтерского учета (статья 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 г.). Поэтому упорядочить документооборот таких документов в силу закона обязан главный бухгалтер (см., например, раздел 5 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденного Министерством финансов СССР 29 июля 1983 г. N 105).
Создание и движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком документооборота.
Работники предприятия создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.
Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.
Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по предприятию, учреждению осуществляет главный бухгалтер.
Первичные документы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
Выдача первичных документов из бухгалтерии предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Л. Французова,
юрист

1 марта 2008 г.

«Кадровик. Трудовое право для кадровика», N 3, март 2008 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит