» Стремитесь управлять по-новому


Стремитесь управлять по-новому


21.03.2010

В основе эффективного и поступательного развития организации лежит стабильно функционирующая система управления. практически каждый руководитель стремится оптимизировать кадровую структуру организации и выстроить такую систему управления, при которой не происходило бы дублирование трудовых функций и не оставалось бы неохваченных сфер в производственном процессе. Для повышения эффективности внутренних информационных связей между отделами и специалистами обычно прибегают к достижениям науки менеджмента.

В целях улучшения имиджа организации вовне многие руководители считают важным заявить на рынке о «преобразованиях» в организации и представить их как конкурентное преимущество. Для того, чтобы можно было представить такие изменения в организации как преимущество, необходимо соответствие этих изменений какому-нибудь общему стандарту. В противном случае такие действия руководителя по большей части могут быть восприняты лишь как странность и не принесут желаемого результата.
Между тем внедрение изменений в системе управления (чаще всего такие изменения влекут создание в организации так называемой «системы менеджмента качества») может быть вызвано не столько желанием руководителя, сколько технической необходимостью.
Так, например, для получения лицензии на право занятия деятельностью по строительству зданий и сооружений I и II уровней ответственности необходимо наличие в организации системы менеджмента качества. К сожалению, пока процесс лицензирования организаций в России сводится исключительно к формальным процедурам, и о реальной системе менеджмента качества в большинстве строительных организациях говорить особо не приходится.
Вместе с тем многие российские организации, в первую очередь, это производители товаров, ориентированные на экспорт в Европу, столкнулись с необходимостью получения сертификата системы менеджмента качества ISO 9001:2000. Без наличия такого сертификата российские организации — экспортеры, как выясняется на практике, не могут эффективно выйти на европейский рынок и составить конкуренцию европейским производителям. Причин тому несколько, и не все из них исключительно политические. Основная проблема заключается в том, что европейские производители, сертифицированные на соответствие международному стандарту менеджмента качества, «вынуждены» осуществлять закупки комплектующих для производимой ими продукции только у сертифицированных поставщиков, в противном случае их продукция, автоматически, утратит «статус»: «произведенной в соответствии со стандартом качества». Между тем сертификация организации на соответствие международному стандарту менеджмента качества часто позволяет получить достаточное преимущество в конкурентной борьбе и на российском рынке, поскольку продукция, произведенная организацией, сертифицированной на соответствие международному стандарту менеджмента качества, изначально воспринимается покупателями как «более качественная» и внушающая большее доверие. Кроме того, «сертифицированная организация» считается более надежным контрагентом в отношении, например, соблюдения сроков поставки продукции, которое достигается в данном случае, в первую очередь, за счет «внутренних ресурсов», благодаря эффективному информационному обмену между коммерческими и производственными подразделениями организации, а также за счет четкого определения внутренней производственной мощности.

Оптимизация системы управления

Обычно в процессе подготовки к сертификации по международному стандарту автоматически происходит и оптимизация системы управления организации в целом. Так, при внедрении в организации международного стандарта ISO 9001:2000 изменяется подход к системе управления, выявляются несоответствия законодательству РФ, о которых руководство организации раньше и не подозревало или на которые просто не обращало внимание. Так, например, особое внимание обычно уделяется надлежащему оформлению отношений работодателя и работников организации, поскольку оказывается необходимым точно определить трудовую функцию и обязанности работников. Соответственно, должностные обязанности «потенциального» работника должны быть четко определены еще до принятия его на работу (в проекте трудового договора и должностной инструкции).
Ясно, что система менеджмента качества сама по себе не является панацеей от всех бед и проблем в правовой сфере. Различные несоответствия законодательству РФ выявляются как при работе с консультантами по сертификации, так и в результате привлечения квалифицированного персонала, необходимого для обеспечения нормального функционирования новой системы управления.
Между тем не секрет, что на многих средних и малых предприятиях о соблюдении элементарных требований трудового законодательства приходится только мечтать, а собственники имущества таких организаций, акционеры (участники) и руководители зачастую просто не задумываются, что рано или поздно соответствующее отношение к работникам непосредственно скажется на размере прибыли организации, к повышению которой они так стремятся. К счастью, ситуация постепенно улучшается, однако не так быстро, как бы хотелось.
Для сертификации организации на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2000 необходимо создать весьма значительное количество локальных нормативных актов по основным процессам организации: процедурам, стандартам системы менеджмента качества, разработать ряд инструкций. Эти документы необходимы для системного описания действий всех участников процесса, их взаимодействия и распределения ответственности.
Очевидно, что «процедуры» организации должны приниматься работодателем с учетом положений ст. 8 ТК РФ. Однако утверждение работодателем той или иной «процедуры» организации — это, пожалуй, с правовой точки зрения, лишь завершающий этап организационной модернизации системы управления. До этого работодателю необходимо разрешить еще массу проблем как организационного, так и правового характера.
Для того, чтобы можно было приступить к внедрению системы менеджмента качества, необходимо:
1) четкое распределение ответственности и полномочий, начиная с функций отделов и служб организации и заканчивая правами и обязанностями конкретных должностных лиц (работников) (построение так называемой «матрицы ответственности»);
2) выделение основных и обеспечивающих процессов в деятельности организации;
3) назначение представителя руководства ответственным за качество;
4) описание 6 процессов, требуемых в соответствии с международным стандартом качества, а также проблемных и основных процессов.
Так, в соответствии со стандартом ISO 9001:2000 в организации должны быть созданы 6 обязательных документированных процедур:
а) управление документацией системы менеджмента качества;
б) управление документацией о качестве системы менеджмента;
в) проведение внутреннего аудита системы менеджмента качества;
г) управление несоответствующей продукцией;
д) управление корректирующими действиями;
е) управление предупреждающими действиями.
При этом зачастую требования к корректирующим действиям объединяют с предупреждающими в один документ. Иногда требования к перечисленным процессам помещаются развернуто в «Руководство по качеству». Такой подход также допустим на практике. Все зависит от организации и подхода к системе управления и процессам.
Кроме того, требования стандарта заключаются в том, чтобы в организации были разработаны, внедрены и постоянно актуализировались следующие документы: а) «Руководство по качеству»; б) «Политика в области качества»; в) «Записи о качестве».

Столкновение интересов

На практике в организациях обычно разрабатываются процедуры, которые описывают следующие «проблемные» управленческие процессы, например: «Порядок анализа и согласования проекта договора поставки», «Анализ потребностей покупателя», «Мониторинг исполнения договоров поставки», «Внутреннее информирование в системе менеджмента качества» и т.д.
В современных реалиях российского менеджмента переход на международные стандарты ведения бизнеса, как правило, вызывает следующие изменения:
1) перераспределение прав и обязанностей работников может вызвать изменение кадровой структуры и пересмотр кадровой политики организации;
2) для открытия новой штатной единицы «представитель руководства по качеству» необходимо предварительно внести изменение в штатное расписание организации;
3) пересмотр (чаще всего расширение) трудовой функции работников требует внесения изменений и дополнений в их трудовые договоры и должностные инструкции;
4) пересмотр должностных инструкций, положений об отделах и включение в них новых специфических обязанностей в рамках системы менеджмента качества;
5) обязательное обучение сотрудников с получением специальных сертификатов (например, сертификат «Внутренний эксперт-аудитор системы менеджмента качества»), а также многие другие проблемы социально-психологического характера.
Соответственно при решении указанных проблем работодателю для избежания дублирования трудовых функций придется произвести сокращение штата с соблюдением положений ст. 179, 180 ТК РФ (у некоторых организаций, в первую очередь производственного направления, штат «управленцев» бывает неоправданно велик). Также работодателю придется осуществить постоянный перевод большинства работников (в части изменения должностных обязанностей, в том числе с изменением трудовой функции). Такой перевод может быть осуществлен только с письменного согласия работника (ст. 72 ТК РФ).
Как показывает практика, получить такое согласие «абсолютно законным» способом весьма затруднительно. Это обычно связано с неприятием работниками, в первую очередь, с большим стажем работы в организации каких-либо изменений, «усложняющих» их деятельность, например: заполнение дополнительных форм, регулярная подготовка и сдача отчетности, получение дополнительного согласования у профильных специалистов при прохождении описанного в «процедуре» процесса и т.д. Эта проблема обусловлена психологическими факторами, и для того, чтобы ее избежать, в организации должно быть организовано эффективное обучение работников, постоянное их информирование и разъяснение изменений. Иными словами, должна быть налажена обратная связь с работниками, свидетельствующая об эффективности или неэффективности изменений. Работникам должна быть предоставлена возможность активно участвовать в изменениях в системе управления, проявлять инициативу. При таком подходе работники могут сами стать инициаторами изменений. И это, судя по всему, единственно возможный путь к успеху. В противном случае сама идея внедрения в организации международного стандарта качества ISO 9001:2000 будет обречена на неудачу, а работодатель, в свою очередь, будет принимать активное участие в большом количестве трудовых споров, выиграть которые у него практически не будет шансов.
В случае, если работодатель будет стараться заставить работника без согласия на то последнего надлежащим образом исполнять какие-либо дополнительные трудовые обязанности, то, возможно, он столкнется с элементарным их неисполнением. Ясно, что применение к неуступчивому работнику какого-либо из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ, будет, скорее всего, незаконным, если его должностные обязанности нигде не были документально закреплены.
К сожалению, для быстрого внедрения международного стандарта качества в «одностороннем порядке» работодателям не удается воспользоваться положениями ст. 74 ТК РФ, то есть изменить условия трудовых договоров по своей инициативе по причинам, связанным с изменением организационных условий труда, поскольку изменение системы управления в организации не носит для сторон трудового договора безусловного характера и не обусловлено каким-либо объективными причинами. Кроме того, в рамках проводимых работодателем организационных изменений, как правило, происходит изменение у работников трудовой функции.
Расширение трудовой функции для многих работников в рамках системы менеджмента качества (участие в согласовании, визировании внутренней документации при прохождении процесса, проведение внутренних аудитов различных процессов в системе менеджмента качества и т.д.) теоретически должно повлечь за собой дополнительную оплату. Однако с юридической точки зрения, существует возможность сохранить заработную плату работников на прежнем уровне, внеся соответствующие изменения в трудовой договор (опять же только с согласия работника), касающиеся лишь дополнительных трудовых обязанностей работника. При этом необходимо отметить, что дополнительное материальное стимулирование работников, задействованных в системе менеджмента качества, является одним из основных движущих факторов к внедрению международного стандарта качества ISO 9001:2000. Это те дополнительные затраты работодателя, которые позволяют достичь реального результата по сертификации организации на соответствие международному стандарту и оптимизировать систему управления организации, улучшив при этом качество производимой продукции и одновременно уменьшив издержки (в первую очередь, сведя к минимуму или вовсе исключив реализацию продукции ненадлежащего качества).
Внедрение в организации международного стандарта качества ISO 9001:2000 фактически отражается и на распределении рабочего времени. Так, например, в соответствии со стандартом необходимо проводить в организации так называемые «часы качества», на которых должно происходить информирование работников о ходе подготовки организации к сертификации на соответствие международного стандарта качества, а также получение от работников ответной реакции, без которой эффективное управление попросту невозможно. Очевидно, что при повременной системе оплаты труда каких-либо неблагоприятных последствий для работников не происходит, коль скоро бремя материального риска всецело ложится на работодателя. В случае же применения сдельной оплаты труда в организации, работники не заинтересованы таким образом «тратить» свое рабочее время.
Ведь материальная компенсация, предусмотренная ст. 155 ТК РФ, далеко не всегда корректно компенсирует простой по вине работодателя.
Таким образом, потребуется внесение изменений в систему оплаты труда, которые бы учитывали интересы работников, работающих по системе сдельной оплаты. Для них также придется установить повременную оплату в случае их присутствия на мероприятиях в рамках системы менеджмента качества с соответствующей «достойной» тарифной ставкой. Следовательно, придется в порядке, установленном ст. 8 ТК РФ, вносить изменения в положение об оплате труда организации или иной аналогичный документ. А в соответствии со ст. 136 ТК РФ при внедрении в организации системы менеджмента качества должна подвергнуться изменению и форма расчетного листа: в нем необходимо будет предусмотреть отдельную графу для оплаты труда исключительно за участие (работу) в обязательных специальных мероприятиях в системе менеджмента качества (например, посещение «часа качества», проведение внутреннего аудита какого-либо процесса в организации на соответствие «процедуре», участие в аудите в качестве проверяемого и т.д.).

Обучение и «сертификация» работников

Отдельно необходимо остановиться на обучении и «сертификации» работников для получения определенного статуса в системе менеджмента качества. Такая «сертификация» работников для внедрения в организации международного стандарта качества ISO 9001:2000 является обязательной, и потому затраты на обучение и «сертификацию» работников становятся для работодателя дополнительным материальным бременем и одновременно риском. В результате такого обучения работников значительно повышаются квалификация последних и желаемый ими уровень заработной платы и, соответственно, появляется дополнительный интерес к ним со стороны конкурентов работодателя.
В этой связи, теоретически, для работодателя было бы желательно заключить ученический договор (без отрыва от работы) с работником, подлежащим обучению для получения соответствующего статуса, с обязательством такого работника проработать по трудовому договору с работодателем в течение определенного срока. Между тем работодатель может столкнуться с вполне понятным нежеланием работников подписывать такой ученический договор на неблагоприятных для себя условиях. Приходится признать, что у работодателя нет никаких правовых «рычагов» воздействия на работников в этом случае, поскольку именно работодатель заинтересован в сертификации организации на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2000, а такое обучение является обязательным этапом к сертификации. Предлагать работодателю при таком развитии событий найти других достойных кандидатов для обучения (даже при их наличии) будет не совсем правильным. Так как в этом случае может быть нарушен принцип эффективности использования кадров. Обучаться должны, в первую очередь, ключевые должностные лица и внутренние лидеры трудового коллектива. В случае активного противодействия со стороны работников к подписанию указанного ученического договора, следует вовсе отказаться от идеи заключения договора и «отнести» все на риск работодателя.
Итак, несмотря на огромное желание работодателя внедрить, казалось бы, эффективную систему управления в организации путем ее сертификации на соответствие международному стандарту качества ISO 9001:2000, он не вправе этого сделать без соответствующего письменного согласия на то работников, поскольку это повлечет изменение определенных сторонами условий трудовых договоров. Работодателю не остается ничего другого, кроме материального стимулирования перехода работников на новые условия труда. Только идя на многочисленные уступки работникам, можно перейти к более эффективной системе управления.

О чем говорят…
В РЖД ввели премию за преданность компании

Работники ОАО «РЖД» начнут получать вознаграждения за преданность компании. Как сообщил сотрудник службы общественных связей Южно-Уральской железной дороги Вячеслав Аванесов, в компании ОАО «РЖД» появился еще один инструмент, позволяющий обеспечить материальную заинтересованность работников компании в повышении эффективности деятельности и качества работы, стимулирования непрерывной трудовой деятельности работников, закрепления профессионального кадрового состава в отрасли.
Вознаграждение за преданность компании будет выплачиваться работникам, проработавшим непрерывно в структурных подразделениях ОАО «РЖД» 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет и далее через каждые 5 лет за качественную работу. Выплаты получат железнодорожники, которые обладают необходимой профессиональной компетенцией и навыками, стремятся к овладению новыми знаниями, профессиональному и карьерному росту, проявляют инициативу в работе, соблюдают трудовую, производственно-технологическую дисциплину, нормы корпоративной культуры и этики, пользуются доверием и уважением в коллективе.
Только в этом году, сообщил Вячеслав Аванесов, на Южно-Уральской железной дороге будут выплачены денежные средства на сумму 130 млн руб. Вознаграждения получат более 2 тыс. чел.

Ю. Пенов,
к.ю.н., преподаватель кафедры трудового права и охраны труда
СПбГУ, генеральный директор ООО «Ювиталь-проект»

«Кадровик. Трудовое право для кадровика», N 12, декабрь 2008 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит