» Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним


Журналы и книги по учету кадров: оформляем, заполняем, храним


21.03.2010

Кадровикам ежедневно приходится иметь дело с большим количеством самых разных документов. Это и приказы, и трудовые договоры, и справки, и личные дела. Непросто разобраться в этом массиве бумаг, если не вести их учет. Фиксировать движение персонала вам помогут специальные учетные журналы. Сегодня мы поговорим о том, как их разработать.

Приведем простой пример: вам нужно уволить работника. Чтобы написать приказ, понадобится отыскать трудовой договор. А где его искать? Допустим, сотрудник был принят на работу три года назад, ни даты его приема, ни, тем более, номера его договора вы не помните. Но у вас есть книга регистрации трудовых договоров, в которой все эти сведения зафиксированы. Открываем ее и по фамилии работника находим дату и регистрационный номер его договора. Дальше все просто: достаем с полки папку, в которую подшиты договоры за соответствующий год, и выбираем нужный.
Журналы и книги по учету кадров ведут для того, чтобы:
— регистрировать документы и присваивать им порядковые номера;
— организовать учет кадров и их движения (приемов на работу, переводов, отпусков, увольнений);
— наладить учет документов, которые выдаются работникам под расписку и не хранятся в организации (удостоверения, справки);
— облегчить в дальнейшем поиск нужных документов.
Нужно сказать, что учетный журнал и учетная книга — по сути одно и то же. Просто существуют традиции называть один документ журналом, а другой — книгой. Скажем, «Журнал учета отпусков», «Книга учета справок». Но вы вполне можете и не следовать этому правилу.

Сроки хранения журналов и книг по учету кадров

———————————————————-T————-¬
¦ Название журнала ¦Срок хранения¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) приема, перемещения (перевода), увольне-¦ ¦
¦ния работников ¦ 75 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета командировок и выдачи командировоч-¦ ¦
¦ных удостоверений ¦ 5 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета отпусков ¦ 3 года ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек, трудо-¦ ¦
¦вых договоров ¦ 75 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним ¦ 50 лет ¦
+———————————————————+————-+
¦Журналы (книги) выдачи справок о заработной плате, стаже,¦ ¦
¦месте работы ¦ 3 года ¦
L———————————————————+—————

Какие журналы вести

Кадровики порой теряются: так много различных журналов и книг, неужели все они строго обязательны? Скажем сразу: большинство учетных журналов вести необязательно. А какие именно это будут журналы, вы должны решить сами, в зависимости от потребностей и особенностей компании. Скажем, у вас нет личных дел работников. Значит, незачем заводить и журнал регистрации личных дел. А если, например, ваши сотрудники часто ездят в командировки, наоборот, целесообразно с помощью специального журнала вести учет работников, выбывающих и прибывающих в командировки, а также учет командировочных удостоверений.
Но есть один документ, который все организации должны вести обязательно. Это Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. N 69*(1). Образец оформления книги представлен на стр. 38.
Теперь поговорим о том, как нужно оформлять обложку журнала и заполнять его страницы.

Оформляем обложку журнала

Прежде чем приняться за изготовление обложки, нужно решить, как будут расположены страницы вашего журнала — вертикально или горизонтально. Вертикальное расположение подходит для журналов с небольшим количеством граф. А горизонтальное применяется, если на странице журнала требуется отразить много разных сведений. Скажем, у журнала учета больничных листов может быть вертикальное (книжное) расположение страниц, так как в нем требуется отразить лишь номер больничного листа, его срок и название лечебного учреждения. А вот журнал регистрации переводов лучше сделать в виде альбома — ведь в нем на одной странице нужно зафиксировать прежнее и новое места работы сотрудника, старое и новое наименование его должности. Все это может не поместиться на вертикально расположенной странице.
Для обложки возьмите плотную бумагу формата А4. На ней с помощью компьютера, печатной машинки или вручную напишите название организации, слово «журнал» или «книга» и наименование журнала. А ниже выделите две строки для даты начала и даты окончания журнала. Можно создать унифицированную форму и по ней делать обложки для всех журналов. Форма может быть, например, такой:

Образец

ООО «Вариант»
Отдел кадров

Журнал
регистрации трудовых договоров
(наименование журнала)

Начат «12» мая 200 5 г.
— —- —
Окончен » » 200 г.
— —— —

В журнале обязательно нужна подпись работника, который будет его вести. Подпись можно поместить на обложке (лицевой или оборотной стороне). Разрешается ставить подпись на последней странице журнала или на каждой его странице.

Образец

Лицо, ответственное за
ведение журнала
инспектор по кадрам М.П. Куликова
———————— ——————
(должность) (Ф. И. О.)

Как вести журнал

Сначала надо разделить журнал на графы (разграфите сразу все страницы). Теперь необходимо защитить документ от изъятий и вложений. Для этого пронумеруйте все страницы, прошнуруйте журнал и скрепите его печатью. Затем документ нужно заверить подписью начальника отдела кадров, заместителя генерального директора по работе с персоналом или самого генерального директора. Учтите, что книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должен заверять только руководитель организации*(2).

Образец

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
25 (двадцать пять) листов.
——————-

Начальник отдела кадров Куликова М.П. Куликова
———— ——————
12.05.2005

Заполнять журналы рекомендуется чернильной, шариковой или гелевой ручкой синего, черного либо фиолетового цвета. Не делайте в журналах никаких подчисток, зачеркиваний и не пользуйтесь корректирующей жидкостью для исправления неверных записей.

Исправление ошибок

Если при заполнении журнала вы случайно допустили ошибку, внесите исправление одним из следующих способов.
Если в журнале есть графа «Примечания». Вначале аккуратно зачеркните неверную запись одной чертой, а ниже, в той же графе, сделайте правильную запись. В графе «Примечания» напишите: «Исправлено в графе такой-то», а ниже поставьте подпись с расшифровкой и дату по такому образцу:

образец

Исправлено в графе 2
Куликова М.П. Куликова
12.05.2005 ————- —————-

Если в журнале нет графы «Примечания». В этом случае неверную запись зачеркивать не надо. Воспользуйтесь порядком, который применяется для исправления неверно внесенных записей в трудовую книжку. В той же графе, где допущена ошибка, ниже напишите: «Запись за номером таким-то недействительна» и сделайте правильную запись.

Как хранить журналы

Пока в учетном журнале не заполнены все страницы, он хранится у того работника, который его ведет. Когда все страницы журнала, за исключением последней, будут заполнены, на его обложке ставится дата окончания и журнал сдается в архив организации. Для основных журналов Росархив установил сроки хранения*(3). Они представлены в таблице на стр. 37. Если же вы ведете журналы, срок хранения которых официально не установлен, вопрос о том, как долго их хранить, решает руководитель организации.
На странице 42 вы найдете образцы основных журналов и книг по учету кадров. Ориентируясь на них, вы можете создать форму любого нужного вам журнала.

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

—-T———————T———T———T———-T———-T———-T————T———T———T———¬
¦ N ¦Дата приема на рабо-¦Фамилия,¦Серия и¦Должность,¦Наименова-¦Дата и N¦Расписка ¦Получено¦Дата вы-¦Расписка ¦
¦п/п¦ту, заполнения тру-¦имя и¦ номер ¦профессия,¦ние места¦приказа ¦ответствен-¦за за-¦дачи на¦работника¦
¦ ¦довой книжки или¦отчество¦трудовой¦специаль- ¦работы (с¦(распоря- ¦ного лица,¦полнен- ¦руки ¦в получе-¦
¦ ¦вкладыша в нее ¦владель-¦книжки ¦ность ра-¦указанием ¦жения) или¦принявшего ¦ные ¦трудовой¦нии тру-¦
¦ +——T——-T——+ца тру-¦или ¦ботника, ¦структур- ¦иного ре-¦или запол-¦трудовые¦книжки ¦довой ¦
¦ ¦число ¦ месяц ¦ год ¦довой ¦вкладыша¦который ¦ного под-¦шения ра-¦нившего ¦книжки ¦при ¦книжки ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжки ¦в нее ¦сдал тру-¦разделе- ¦ботодате- ¦трудовую ¦или ¦увольне-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦довую кни-¦ния), ку-¦ля, на ос-¦книжку ¦вкладыши¦нии ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦жку или на¦да принят¦новании ¦ ¦в них¦(прекра-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦которого ¦работник ¦которого ¦ ¦(руб.) ¦щении ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦заполнена ¦ ¦произведен¦ ¦ ¦трудово-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦трудовая ¦ ¦прием ра-¦ ¦ ¦го дого-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦книжка или¦ ¦ботника ¦ ¦ ¦вора) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦вкладыш в¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нее ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦10 ¦ 12 ¦ 05 ¦2005 ¦Шухова ¦ТК N¦Помощник ¦Юридичес- ¦Приказ от¦Куликова ¦75 руб. ¦ ¦Шухова ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Евгения ¦4356780 ¦юриста ¦кий отдел ¦12.05.2005¦ ¦30 коп. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Павловна¦ ¦ ¦ ¦N 39 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦11 ¦ 12 ¦ 05 ¦2005 ¦Кузнецов¦ТК N¦Помощник ¦Юридичес- ¦Приказ от¦Куликова ¦75 руб. ¦ ¦Кузнецов ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Иван ¦4356781 ¦юриста ¦кий отдел ¦12.05.2005¦ ¦30 коп. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сергее- ¦ ¦ ¦ ¦N 39 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦вич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———+
¦12 ¦ 16 ¦ 05 ¦2005 ¦Поляков ¦ТК N¦Финансовый¦Финансовый¦Приказ от¦Куликова ¦ — ¦ ¦Поляков ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Николай ¦5184643 ¦директор ¦отдел ¦16.05.2005¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Петрович¦ ¦ ¦ ¦N 40 о/к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—+——+——-+——+———+———+———-+———-+———-+————+———+———+———-

А как у вас?

Мы обратились с вопросами к работодателям:
1. Какие книги и журналы ведет ваш отдел кадров?
2. Как они помогают вам в работе?

Евгений Кутузов, начальник отдела кадров, г. Санкт-Петербург:
1. У нас крупная организация, и отдел кадров ведет довольно много (порядка 25) различных журналов. По учету персонала мы оформляем журналы регистрации приемов, переводов, увольнений, журнал учета поощрений и взысканий, журнал учета совместителей, книгу учета военнообязанных и призывников. По учету кадровой документации — журналы учета справок, личных дел, больничных листов, пропусков. Конечно, мы ведем и книгу учета движения трудовых книжек. Некоторые журналы ведутся у нас в электронном виде. Например, электронный журнал учета полисов ОМС.
2. Журналы и книги упрощают повседневную работу кадровиков и позволяют фиксировать все кадровые процессы, происходящие в организации.
Людмила Грохотова, заместитель генерального директора по персоналу ООО «Братиславский круг», г. Москва:
1. Мы ведем два журнала — журнал регистрации трудовых договоров и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2. В сводный журнал регистрации трудовых договоров включаются сведения о дате приема сотрудника на работу, его должности и структурном подразделении, дате и номере трудового договора и приказа. Таким образом, при оформлении трудовых отношений в журнал сразу вносятся все необходимые данные, что значительно упрощает работу с остальными документами. А по книге учета и движения трудовых книжек очень удобно отслеживать увольнение сотрудников.

Образец

Журнал регистрации переводов работников

——T———-T————————————T———-T————————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О.¦ До перевода ¦Дата пере-¦ После перевода ¦
¦п/п ¦ +———T————T————-+вода +———T————T————-+
¦ ¦ ¦Табельный¦ Должность ¦Структурное ¦ ¦Табельный¦ Должность ¦Структурное ¦
¦ ¦ ¦ номер ¦(профессия)¦подразделение¦ ¦ номер ¦(профессия)¦подразделение¦
+—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦
+—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+————-+
¦ 31 ¦Зубов Иван¦ 55 ¦Грузчик ¦Склад N 1 ¦16.05.2005¦ 55 ¦Грузчик ¦Склад N 2 ¦
¦ ¦Юрьевич ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+———-+———+————+————-+———-+———+————+—————

Образец

Журнал регистрации приемов на работу

—-T———-T———T—————T———————T————T————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О. ¦Табельный¦Дата поступле-¦Структурное подразде-¦Должность ¦Трудовой договор, приказ¦
¦п/п¦ ¦номер ¦ния на работу ¦ление ¦(профессия)¦о приеме (дата, номер) ¦
+—+———-+———+—————+———————+————+————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+—+———-+———+—————+———————+————+————————+
¦12 ¦Плетнева ¦ 33 ¦ 29.04.2005 ¦ Секретариат ¦Делопроиз- ¦Трудовой договор от¦
¦ ¦Инна Пет-¦ ¦ ¦ ¦водитель ¦29.04.2005 N 80-ТД, при-¦
¦ ¦ровна ¦ ¦ ¦ ¦ ¦каз от 29.04.2005 N 66¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦о/к ¦
L—+———-+———+—————+———————+————+————————-

Образец

Журнал учета личных дел

—-T—————T—————T—————T————————-T———————¬
¦ N ¦N личного дела¦ Ф. И. О. ¦Табельный номер¦Структурное подразделение¦Должность (профессия)¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+—————+—————+—————+————————-+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+—+—————+—————+—————+————————-+———————+
¦ 15¦ 15 ¦Боровиков Антон¦ 11 ¦ Администрация ¦Исполнительный дирек-¦
¦ ¦ ¦Андреевич ¦ ¦ ¦тор ¦
L—+—————+—————+—————+————————-+———————-

Образец

Журнал регистрации увольнений с работы

—-T———-T———T————T———————T————T—————————¬
¦ N ¦ Ф. И. О. ¦Табельный¦Дата уволь-¦Структурное подразде-¦Должность ¦Трудовой договор, приказ об¦
¦п/п¦ ¦ номер ¦нения ¦ление ¦(профессия)¦увольнении (дата, номер) ¦
+—+———-+———+————+———————+————+—————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+—+———-+———+————+———————+————+—————————+
¦23 ¦Григорьева¦ 70 ¦25.05.2005 ¦Технический отдел ¦Уборщица ¦Трудовой договор от¦
¦ ¦Анастасия ¦ ¦ ¦ ¦ ¦12.03.2003 N 133-ТД, приказ¦
¦ ¦Васильевна¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 25.04.2005 N 78 о/к ¦
L—+———-+———+————+———————+————+—————————-

Е. Ширимова,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»

«Кадровое дело», N 5, май 2005 г.

————————————————————————-
*(1) Постановлением Минтруда России от 10 октября 2004 г. N 69 утверждена также форма приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которую должна вести бухгалтерия.
*(2) Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения утвержден приказом Росархива от 6 октября 2000 г.
*(3) Пункт 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2004 г. N 225).



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит