» Положения о структурных подразделениях компании: как разработать правильно


Положения о структурных подразделениях компании: как разработать правильно


21.03.2010

Положения о структурных подразделениях (департаментах, отделах, дирекциях) закрепляют распределение «ролей» и функций между подразделениями внутри одной организации. Они не являются обязательным документом с точки зрения трудового законодательства, но помогают решать многие вопросы, связанные с организационным строительством. В статье для вас будет представлен пошаговый алгоритм для разработки положения о структурном подразделении.

Типовой шаблон положения о структурном подразделении

Требования к содержанию положений могут быть определены внутренними документами организации (например, стандартом предприятия). Если таких документов в компании нет, то при разработке положения можно использовать типовой шаблон положения о структурном подразделении (см. Таблицу 1).
В любом случае при разработке положения необходимо исходить из того, что в нем должны быть указаны:
— место в структуре организации (самостоятельное подразделение или входит в состав департамента, управления и т.д.),
— какими документами в своей деятельности руководствуется (федеральными законами, Уставом, другими документами предприятия),
— структура подразделения,
— непосредственный руководитель подразделения,
— основные задачи подразделения,
— функции, права, ответственность подразделения.
Положение визируется руководителем подразделения и утверждается руководителем организации.

Пример 1

Пример типового шаблона положения о структурном подразделении
ОАО «ХХХ»

Утверждаю:
Генеральный директор
_____________ Ф.И.О.
«__» _______ 2009 г.

Положение об управлении/Отделе

I. Общие положения

1. Настоящее Положение устанавливает цели, основные функции Управления/Отдела, а также основные направления линейного и функционального взаимодействия со структурными подразделениями ОАО «ХХХ» (далее — Общество).
2. Управление/Отдел (далее — Управление) является структурным подразделением Открытого акционерного общества «ХХХ» (далее — Общество).
3. Основными целями Управления/Отдела являются:
(Формулируются структурным подразделением)
4. Основными задачами Управления/Отдела являются:
(Формулируются структурным подразделением)
5. В своей работе Управление/Отдел руководствуется:
— нормами Конституции Российской Федерации;
— нормами международного права;
— международными договорами Российской Федерации;
— федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации;
— уставом Общества;
— коллективным договором.
(указать иные нормативные документы, если они имеются)
6. Управление/Отдел находится в непосредственном подчинении Директора ___________________
(указать кого).
7. Руководство работой Управления/Отдела осуществляет начальник Управления/Отдела.
8. В состав Управления/Отдела входят:
(указать структуру)

II. Функции

(Формулируются структурным подразделением)

III. Взаимоотношения управления/Отдела с другими подразделениями Общества

(Формулируются структурным подразделением)

IV. Права

Для достижений целей и задач, возложенных на Управление/Отдел, его сотрудники пользуются следующими правами:
— требовать от подразделений Общества представления материалов, необходимых для осуществления работы, входящей в компетенцию отдела;
— представлять Общество в контактах с российскими и иностранными организациями и фирмами в рамках, определяемых руководством и должностными инструкциями, вести соответствующую переписку;
— представлять руководству Общества предложения по улучшению и повышению эффективности работы отдела.
(дополнить список при необходимости)

V. Ответственность.

1. Всю полноту ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение обязанностей, возложенных настоящим уставом, несет руководитель Управления/Отдела.
2. Степень ответственности устанавливается в соответствии с действующим законодательством РФ и локальными нормативными актами Общества.
(дополнить список при необходимости)

Рассмотрим этапы разработки положения о структурном подразделении на примере разработки положения о кадровой службе (см. Пример 2).
Положение о кадровой службе регламентирует порядок построения и функционирования системы кадрового менеджмента компании. Положение о кадровой службе устанавливает:
— статус кадровой службы в иерархической структуре компании;
— цели и задачи кадровой службы;
— функции кадровой службы компании;
— взаимоотношения кадровой службы с другими подразделениями компании;
— права и ответственность сотрудников кадровой службы.

Этапы разработки Положения о кадровой службе

1. В первую очередь необходимо изучить типовые и примерные положения, а также ранее действовавшие организационно-правовые документы.
Особенно полезно изучить типовые образцы тем специалистам, которые работают во вновь созданных фирмах, в которых нет ранее действовавших документов и опираться в работе не на что.
2. Следует также изучить организационную и распорядительную документацию компании: учредительные документы, штатное расписание и др. Цель данного этапа заключается в определении места кадровой службы в компании, зон ответственности и полномочий.
3. Составление проекта Положения, определение его структуры и содержания разделов (см. Таблицу 2).

Таблица 1

———————————-T—————————————————————¬
¦ Раздел ¦ Содержание ¦
+———————————+—————————————————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+———————————+—————————————————————+
¦1. Общие положения ¦Определяется место кадровой службы в организационной иерархии ¦
+———————————+—————————————————————+
¦2. Цели кадровой службы ¦Формулируются основные цели службы, которые, безусловно, должны¦
¦ ¦соответствовать стратегии компании и организационным целям ¦
+———————————+—————————————————————+
¦3. Задачи кадровой службы ¦Цели кадровой службы конкретизируются в системе задач ¦
+———————————+—————————————————————+
¦4. Структура кадровой службы ¦Описывается структура кадровой службы, возможно включение в ¦
¦ ¦данный раздел оргструктуры службы ¦
+———————————+—————————————————————+
¦5. Функции кадровой службы ¦Описываются функции службы по основным направлениям работы в ¦
¦ ¦области управления персоналом: ¦
¦ ¦1. Кадровое планирование (определение качественной и ¦
¦ ¦количественной потребности в персонале). ¦
¦ ¦2. Рекрутмент и адаптация новых сотрудников (поиск и ¦
¦ ¦привлечение,отбор лучших кандидатов, адаптация). ¦
¦ ¦3. Обучение и развитие персонала (повышение квалификации, ¦
¦ ¦формирование кадрового резерва и работа с ним, развитие и ¦
¦ ¦планирование карьеры). ¦
¦ ¦4. Деловая оценка персонала (оценка рабочих показателей, ¦
¦ ¦контроль трудовой и исполнительской дисциплины). ¦
¦ ¦5. Мотивация и стимулирование труда (формирование системы ¦
¦ ¦материального и морального стимулирования труда, системы ¦
¦ ¦социальной защиты и льгот). ¦
¦ ¦6. Совершенствование корпоративной культуры (мониторинг ¦
¦ ¦социально-психологического климата, разработка и внедрение норм¦
¦ ¦и правил, информационное обеспечение сотрудников). ¦
¦ ¦7. Кадровое делопроизводство ¦
+———————————+—————————————————————+
¦6. Взаимодействие с ¦Описывается система взаимодействия (процедура вертикальной и ¦
¦подразделениями ¦горизонтальной коммуникации) кадровой службы со структурными ¦
¦ ¦подразделениями компании ¦
+———————————+—————————————————————+
¦7. Права сотрудников кадровой ¦Прописываются основные полномочия кадровой службы, такие, ¦
¦службы ¦например, как право требовать от руководителей подразделений ¦
¦ ¦материалы (сведения, планы, отчеты), необходимые для реализации¦
¦ ¦целей и задач службы ¦
+———————————+—————————————————————+
¦8. Ответственность сотрудников ¦Указывается степень ответственности руководителя службы и ее ¦
¦кадровой службы ¦сотрудников ¦
L———————————+—————————————————————-

4. Обсуждение с руководством компании проекта Положения. Цель данного этапа заключается в выяснении мнения руководства по поводу разрабатываемого документа, его назначения и принципиальных положений. Важнейшее условие развития кадровой службы компании — позиция высшего руководства, так как невозможно рассчитывать на успех, если высшее руководство не относит проблему управления людьми к числу ключевых приоритетов работы компании. К обсуждению нужно привлечь и руководителей ведущих структурных подразделений.
Часто в компаниях возникает ситуация непонимания менеджерами среднего звена круга задач и функций кадровой службы, так как они видят в ней лишь подразделение, основная задача которого — ведение кадрового делопроизводства. Поэтому их участие в обсуждении содержания Положения о кадровой службе поможет изменить сложившиеся стереотипы и представления.
5. Согласование и подписание документа.
Положение должно содержать визы согласования руководителей структурных подразделений, принимавших участие в обсуждении документа на стадии его разработки. Положение подписывает руководитель кадровой службы и утверждает руководитель компании. Сотрудники кадровой службы должны быть ознакомлены с Положением под расписку.
Положение является фундаментом, на котором строит свою работу кадровая служба. Оно закрепляет ее статус, полномочия и уровень ответственности и является базовым документом, на основании которого разрабатываются должностные инструкции сотрудников кадровой службы.

Пример 2

Пример Положения об Управлении кадров

Утверждаю:
Генеральный директор
ОАО «Мечта»
________ Петров А.В.
«__» _______ 2009 г.

Положение об Управлении кадров

I. Общие положения

1. Управление кадров (далее — Управление) является структурным подразделением Открытого акционерного общества «Мечта» (далее — Общество).
2. Основными целями Управления являются:
— повышение производительности труда посредством разработки и внедрения системы управления персоналом, направленной на максимальную реализацию потенциала персонала Общества;
— разработка и осуществление кадровой политики Общества;
— формирование имиджа «предпочтительного работодателя» в глазах работников Общества и на внешнем рынке труда.
3. Основными задачами Управления являются:
— участие в разработке и реализации стратегии, целей и бизнес-планов Общества в части обеспечения его трудовыми ресурсами;
— аналитическое и методическое обеспечение (отчеты, справки, записки и т.д.) принятия руководством Общества управленческих решений по кадровым вопросам;
— разработка и реализация комплекса планов и программ по работе с персоналом с применением современных методов и технологий управления персоналом;
— прогнозирование и планирование потребности Общества в персонале;
— обеспечение подразделений Общества квалифицированным, профессионально подготовленным персоналом;
— закрепление в Обществе работников требуемых специальностей и квалификации;
— формирование и подготовка резерва кадров на выдвижение на руководящие должности на основе политики планирования карьеры, развертывания системы непрерывной подготовки работников с использованием практики оценок, ротации, переподготовки, повышения квалификации и стажировки;
— улучшение качественного состава персонала, формирование системы обучения персонала, создание условий, стимулирующих рост профессиональной компетенции всех работников берегового и плавающего состава;
— достижение максимальной эффективности труда работников всех уровней на основе реализации гибкой политики материального стимулирования, рационализации структуры и штата, укрепление дисциплины труда;
— совершенствование системы морального стимулирования работников Общества;
— создание системы оценки персонала и результатов деятельности работников Общества;
— обеспечение социальной защищенности персонала Общества в соответствии с законодательством (обязательное медицинское страхование, пенсионное обеспечение и т.д.);
— создание системы кадрового учета и документирования трудовой деятельности работников Общества;
— обеспечение соблюдения норм трудового права в работе с персоналом Общества;
— развитие внутрикорпоративной коммуникации и участие во внешних PR-акциях с целью формирования статуса Общества как «предпочтительного работодателя»;
— изучение рынка труда, проведение анализа движения кадров Общества, оценки уровня удовлетворенности персонала, морально-психологического климата в коллективе и других исследований;
— укрепление связей Общества с отраслевыми учебными заведениями.
4. В своей работе Управление руководствуется:
— нормами Конституции Российской Федерации;
— нормами международного права;
— международными договорами Российской Федерации;
— федеральными законами и иными нормативно-правовыми актами Российской Федерации;
— уставом Общества;
— коллективным договором и иными внутренними нормативными актами Общества;
— настоящим положением.
5. Управление находится в непосредственном подчинении генерального директора Общества.
6. Руководство работой Управления осуществляет директор по персоналу в соответствии с должностной инструкцией.
7. Директор по персоналу назначается на должность и освобождается от нее Советом директоров Общества и является членом Правления Общества.
8. Структуру и штат Управления утверждает генеральный директор Общества по представлению директора по персоналу.

II. Функции

1. Управление кадров Общества выполняет следующие функции:
— разработку и осуществление кадровой политики Общества;
— участие в разработке бизнес-планов Общества в части обеспечения его трудовыми ресурсами;
— прогнозирование и планирование потребности в кадрах, оптимизация численности персонала в Обществе;
— организацию и проведение работы по подбору кадров, изучение рынка труда;
— анализ состава, деловых и других качеств работников Общества с целью их рациональной расстановки, подбора кадров на замещение должностей, создания соответствующих условий для творческой деятельности, повышения образовательного и квалификационного уровня;
— организацию работы по изучению деловых качеств и других индивидуальных особенностей работников Общества с целью подбора кадров в резерв на выдвижение;
— правильное и своевременное комплектование подразделений Общества квалифицированным, компетентным, профессионально подготовленным персоналом;
— анализ расстановки персонала, исследование эффективности штатной структуры Общества;
— предоставление руководству Общества предложений по улучшению использования персонала;
— подготовку и организацию обучения, проверки знаний и аттестации персонала Общества;
— документирование трудовой деятельности работников Общества, ведение установленной кадровой документации;
— ведение учета стажа работников Общества;
— участие в разработке локальных нормативных актов Общества;
— подготовку материалов для представления работников к поощрениям и награждениям;
— подготовку документов для начисления пенсий работникам Общества;
— обеспечение социальной защищенности персонала в соответствии с законодательством (обязательное медицинское страхование и т.д.);
— бюджетирование расходов на обучение, подбор кадров и других расходов, связанных с персоналом;
— изучение движения персонала, причин текучести, разработка мероприятий по снижению текучести кадров;
— контроль за исполнением руководителями структурных подразделений Общества постановлений, приказов и распоряжений по вопросам работы с персоналом;
— организацию контроля за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях Общества и соблюдением работниками Правил внутреннего трудового распорядка;
— составление установленной отчетности по кадровым вопросам;
— подготовку документов к архивному хранению;
— организацию практики учащихся отраслевых учебных заведений в подразделениях Общества;
— ведение учета рабочего времени и времени отдыха работников;
— контроль за прохождением ежегодного медицинского осмотра работниками;
— анализ сложившейся системы материального и морального стимулирования работников Общества;
— организацию исследований мотивационной структуры персонала, уровня удовлетворенности, причин удовлетворенности и неудовлетворенности сотрудников своей работой и др.
исследований;
— разработку рекомендаций по улучшению социально-психологического климата в коллективе;
— исследование и анализ организационной структуры Общества;
— изучение направленности трудовых конфликтов;
— проведение разъяснительной работы, предшествующей нововведениям;
— индивидуальное консультирование персонала по актуальным кадровым вопросам;
— подготовку проектов приказов, справок и др. аналитических документов по работе с персоналом в рамках своей компетенции.

III. Взаимоотношения управления кадров с другими подразделениями Общества.

Управление взаимодействует со всеми структурными подразделениями Общества по вопросам, входящим в компетенцию Управления.

IV. Права

Управление имеет следующие права:
получать от структурных подразделений Общества материалы (планы, отчеты и т.д.), необходимые для осуществления работы, входящей в компетенцию управления.
изучать документацию по подразделениям Общества в объеме и рамках, определенных настоящим Положением;
осуществлять связь с другими организациями по вопросам, входящим в компетенцию Управления;
вести прием посетителей по кадровым вопросам. Указания Управления в пределах функций, предусмотренных настоящим Положением, являются обязательными к руководству и исполнению подразделениями Общества.

V. Ответственность

1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим положением на Управление функций и задач несет директор по персоналу.
2. Степень ответственности других работников устанавливается в соответствии с должностными инструкциями, внутренними нормативными документами Общества и действующим законодательством.

Г. Погодина,
директор по управлению персоналом
компании Iveco в России

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 12, декабрь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит