» Оформляем прием на работу


Оформляем прием на работу


21.03.2010

Ошибки работодателя при оформлении приема на работу государственные контролирующие органы выявляют регулярно. Рассмотрим основные требования к заключению трудового договора и правильному оформлению кадровых документов по трудоустройству.

Какие документы требовать?

Как известно, трудовые отношения возникают на основании трудового договора, заключаемого между работником и работодателем в соответствии с ТК РФ*(1). При заключении указанного договора работодатель обязан потребовать от лица, поступающего на работу:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку (за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства);
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки)*(2).
К сожалению, законодатель не указал, каковы последствия непредставления этих документов.
Некоторые требования определены лишь для трудовой книжки. В частности, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить ему новую трудовую книжку. Причем в заявлении должны быть указаны причины отсутствия трудовой книжки *(3). Кроме того, по мнению Роструда, при оформлении новой трудовой книжки «в нее вносятся сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника»*(4).
Что касается иных документов, то последствия их отсутствия следует выявлять индивидуально в каждом конкретном случае. Так, если гражданин поступает на работу по профессии водителя и не предоставляет водительское удостоверение, подтверждающее его право на управление транспортным средством, то очевидно, что ему должно быть отказано в заключении трудового договора*(5).
Трудовым кодексом РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ в отдельных случаях с учетом специфики будущей работы может предусматриваться необходимость предъявления лицом, поступающим на работу, дополнительных документов*(6). Например, прием на работу того же водителя производится только после обязательного предварительного медицинского осмотра (обследования)*(7). Поэтому при заключении трудового договора с соискателем данной должности работодатель обязан дополнительно потребовать от него медицинскую справку установленной формы о пригодности к выполнению работ, связанных с управлением транспортным средством.
В то же время важно подчеркнуть, что работодатель не вправе требовать от соискателя предоставления каких-либо иных документов, которые не предусмотрены ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ*(8).

Трудовой договор и приказ о приеме на работу

При приеме на работу до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, а также с коллективным договором*(9).
Трудовой договор, как известно, заключается в письменной форме, составляется как минимум в 2 экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Причем получение сотрудником своего экземпляра трудового договора должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя*(10).
Если же трудовой договор письменно не оформлялся, а был заключен посредством допуска сотрудника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя, то для письменного оформления договора работодателю предоставлено всего 3 рабочих дня с момента фактического допущения работника к работе*(11).
Требования к содержанию трудового договора законодатель сформулировал в статье 57 ТК РФ. Важно, чтобы трудовой договор включал все необходимые сведения*(12) и обязательные условия*(13).
После заключения трудового договора кадровое оформление возникших трудовых отношений продолжается обязательным изданием работодателем приказа (распоряжения) о приеме на работу, который должен основываться на указанном договоре. Иными словами, содержание этого приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям трудового договора*(14). Например, если в трудовом договоре не было отражено условие об испытании, то его нельзя включить и в приказ (распоряжение) о приеме на работу.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется работодателем письменно на основе унифицированной формы N Т-1 либо Т-1а (если одним приказом на работу принимаются сразу несколько сотрудников)*(15).
В приказе (распоряжении) указываются:
— наименование работодателя;
— номер и дата составления документа;
— фамилия, имя, отчество работника, его табельный номер;
— наименование структурного подразделения, в которое принимается сотрудник;
— должность (специальность, профессия);
— срок испытания, если оно было установлено при приеме на работу в трудовом договоре;
— условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);
— оклад (тарифная ставка), надбавки;
— реквизиты трудового договора, на основании которого документ издается.
Нередко сотрудники кадровых служб или работодатели неверно заполняют отдельные реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу. В частности, в строке «Условия приема на работу и характер предстоящей работы» пишут срок трудового договора. Между тем этот срок должен отражаться в другой графе — «Дата», где заполняются две строки: «с» и «по». Если же с работником заключен трудовой договор на неопределенный срок, то вторая строка просто не заполняется*(16). Кроме того, зачастую наименование должности в приказе (распоряжении) не соответствует трудовой функции, указанной в трудовом договоре.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу подписывает руководитель организации или иное специально уполномоченное на это лицо. А вот прием на работу генерального директора, не являющегося единственным учредителем (участником) фирмы, по мнению Роструда, «оформляется приказом о вступлении в должность, который издает сам директор на основании заключенного трудового договора»*(17).
Крайне важно помнить, что рассматриваемый нами кадровый документ обязательно объявляется работнику под роспись не позднее чем в 3-дневный срок с момента фактического начала работы*(18).

Пример

Образец заполнения унифицированной формы приказа (распоряжения) о приеме на работу.

Унифицированная форма N Т-1
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301001 ¦
Общество с ограниченной ответственностью +————+
«Ромашка» по ОКПО¦ ¦
————————————————- L————
ООО «Ромашка»
————————————————-
наименование организации

————-T—————-¬
¦ Номер ¦Дата составления¦
¦ документа ¦ ¦
+————+—————-+
Приказ ¦ 2 ¦ 23.06.2009 ¦
(распоряжение) L————+——————
о приеме работника на работу

———————¬
¦ Дата ¦
Принять на работу ¦ ¦
———+——————-+
¦ с ¦ 22.06.2009 ¦
+——-+——————-+
¦ по ¦ 30.03.2012 ¦
L——-+———————

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Иванову Ирину Ивановну ¦ 12 ¦
—————————————————+———————
(фамилия, имя, отчество)

в бухгалтерию
———————————————————————-
(структурное подразделение)

главный бухгалтер
————————————————————————
(должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория))
квалификации

на постоянную основную работу для замещения временно отсутствующего
————————————————————————

работника, с ненормированным рабочим днем
————————————————————————
(условия приема на работу, характер работы)

с тарифной ставкой (окладом) 10 000 руб. — коп.
—————— —-
цифрами

надбавкой 2000 руб. — коп.
——————- —
цифрами

с испытанием на срок 3 месяца (ев)
——————————

Основание:
Трудовой договор от «22» июня 2009 г. N 3
— —————- — ————

Руководитель
организации генеральный директор Петров С.П. Петров
———————- ————— —————
(должность) (личная подпись) (расшифровка
подписи)

С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен Иванова «23» июня 2009 г.
—————— — ———- —
(личная подпись)

Трудовая книжка и личная карточка

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу работодатель заполняет еще 2 кадровых документа, которые практически завершают оформление приема на работу:
— трудовую книжку работника, куда вносится запись о приеме на работу;
— личную карточку работника.
В трудовой книжке, как известно, отражают сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника*(19).

Обратите внимание! При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляет работодатель.

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для работника основной*(20).
Трудовая книжка ведется на государственном языке России, а на территории республики в составе РФ, установившей свой государственный язык, ее можно вести также на государственном языке этой республики*(21).
Запись о приеме на работу производится в трудовой книжке аккуратно, без каких-либо сокращений*(22). Например, нельзя писать в трудовой книжке «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.п.
Запись вносится не позднее недельного срока с момента начала работы в точном соответствии с текстом приказа (распоряжения) о приеме на работу*(23). Записи дат во всех разделах трудовой книжки проставляются арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными)*(24). Например, если сотрудник принят на работу 22 июня 2009 года, то в трудовой книжке следует указать: «22.06.2009».
Запись о приеме на работу вносится в трудовую книжку в следующем порядке:
1. В графе 3 раздела «Сведения о работе» в виде заголовка указывается полное, а также сокращенное (при его наличии) наименование работодателя.
2. Под этим заголовком в графе 1 проставляется порядковый номер вносимой записи, а в графе 2 указывается дата приема на работу.
3. В графе 3 делается запись о принятии или назначении работника в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (при его наличии), а также вписывается его должность (работа), специальность, профессия и квалификация.
4. В графу 4 заносятся дата и номер приказа или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу.

Образец записи в трудовой книжке:

Сведения о работе ТК-I N 6358037

———T—————————-T————————————T———————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦Наименование, дата и ¦
¦ +———T———-T——-+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ ¦ ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+———+———-+——-+————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Общество с ограниченной ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ответственностью ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ «Ромашка» ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ООО «Ромашка») ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+———————+
¦ 15 ¦ 22 ¦ 06 ¦ 2009 ¦ Принята в бухгалтерию должность ¦ Приказ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ старшего ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ бухгалтер ¦ от 23.06.2009 N 2 ¦
L———+———+———-+——-+————————————+———————-

Важно учесть, что структурное подразделение организации указывается в трудовой книжке лишь в том случае, если условие о работе в конкретном структурном подразделении было включено в трудовой договор в качестве обязательного*(25).
Наименования должности (работы), профессии, специальности и квалификации записываются, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации, из которого они переносятся в трудовой договор и приказ о приеме на работу. Но, если в соответствии с федеральными законами выполнение работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано с предоставлением льгот либо наличием ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками*(26).
Сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству*(27).

Напомним. Ответственность за правильное ведение трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое соответствующим приказом работодателя*(28). Если такое лицо не было назначено, ответственность будет возложена непосредственно на руководителя организации или индивидуального предпринимателя.

Личную карточку работника по форме N Т-2 *(29), как и трудовую книжку, заполняют и в дальнейшем ведут лишь две категории работодателей: организации и индивидуальные предприниматели. Она является основным учетным документом, заводится на всех принятых на работу сотрудников, применяется для анализа состава и учета движения кадров.
Личная карточка включает в себя сведения о трудовом стаже сотрудника, его семейном положении, социальных льготах, присвоенном ИНН, знании иностранных языков, об аттестации, о повышении квалификации и т.д. Ее заполняет работник кадровой службы на основании:
— приказа о приеме на работу;
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета (в отношении военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
— документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (в отношении сотрудников, поступающих на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
— сведений, сообщенных о себе работником*(30).

Важно! После внесения в трудовую книжку работника записи о приеме на работу работодатель обязан не только воспроизвести ее в личной карточке, но и ознакомить сотрудника с этой записью под роспись в этом кадровом документе*(31).

Таким образом, оформление приема на работу — процедура сложная. Она требует от работодателя предельного внимания при подготовке кадровых документов, так как ошибку допустить нельзя.

Т.А. Полянская,
старший эксперт экспертно-консультационного
отдела компании ПРАВОВЕСТ

«В курсе правового дела», N 13, июль 2009 г.

————————————————————————-
*(1) ст. 16 ТК РФ.
*(2) ч. 1 ст. 65 ТК РФ.
*(3) ч. 5 ст. 65 ТК РФ.
*(4) письмо Роструда от 30.04.2008 N 1026-6.
*(5) ст. 27 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения».
*(6) ч. 2 ст. 65 ТК РФ.
*(7) ч. 2 ст. 328 ТК РФ.
*(8) ч. 3 ст. 65 ТК РФ.
*(9) ч. 3 ст. 68 ТК РФ.
*(10) ч. 1 ст. 67 ТК РФ.
*(11) ч. 2 ст. 67 ТК РФ.
*(12) ч. 1 ст. 57 ТК РФ.
*(13) ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
*(14) ч. 1 ст. 68 ТК РФ.
*(15) утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
*(16) Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
*(17) письмо Роструда от 19.12.2007 N 5205-6-0.
*(18) ч. 2 ст. 68 ТК РФ.
*(19) ч. 1 ст. 66 ТК РФ.
*(20) ч. 3 ст. 66 ТК РФ.
*(21) п. 6 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
*(22) п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69.
*(23) п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек…
*(24) п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
*(25) п. 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек.
*(26) ч. 2 ст. 57 ТК РФ.
*(27) ч. 5 ст. 66 ТК РФ.
*(28) п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек…
*(29) утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.
*(30) Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
*(31) п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек…



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит