» Неоднозначность формы Т-3


Неоднозначность формы Т-3


21.03.2010

Унифицированная форма штатного расписания впервые была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 N 26 в составе унифицированных форм первичной учетной документации. Через четыре года, 05.01.2004, постановлением Госкомстата N 1 была утверждена новая редакция альбома унифицированных форм первичной учетной документации, в котором форма Т-3 «штатное расписание» также претерпела некоторые изменения. В статье рассказывается о назначении, функциях, порядке разработки, оформления и утверждения штатного расписания организации.

Штатное расписание является первичным учетным документом по учету кадров. Согласно Указаниям к заполнению формы Т-З (штатное расписание), закрепленным Постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее уставом. Согласно названным Указаниям штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Трудовой кодекс РФ упоминает о штатном расписании в ст. 57, в соответствии с которой существенным условием трудового договора является наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации согласно штатному расписанию организации или конкретная трудовая функция (т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, конкретный вид поручаемой работнику работы). Из этого следует вывод, что наличие штатного расписания для организации обязательно. Его отсутствие может быть квалифицировано как нарушение законодательства о труде и об охране труда, что грозит работодателю штрафом (ст. 5.27 КоАП РФ). Очевидно, что для работодателя штатное расписание удобно, так как при наличии штатного расписания в трудовом договоре достаточно указывать должность (профессию), на которую принимается работник.
Штатное расписание выполняет ряд важных функций, что также делает его очень удобным инструментом в управлении персоналом, а именно:
закрепляет количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
определяет месячный фонд заработной платы и размеры заработной платы по должностям (профессиям);
позволяет установить и закрепить размеры надбавок к должностным окладам;
позволяет отслеживать вакансии и вести подбор персонала;
определяет штатную численность структурных подразделений;
позволяет работодателю провести сокращение численности или штата работников (без штатного расписания подтвердить правомерность действий будет очень трудно).
Штатное расписание относится к категории локальных нормативных актов, это документ, в котором устанавливается структура организации, должностной состав, штатная численность работников и месячный фонд заработной платы. В организациях с большой штатной численностью, как правило, сначала устанавливается структура и общая численность персонала с помощью такого документа, как Структура и штатная численность, а уже затем на основании утвержденной Структуры и штатной численности разрабатывается и утверждается штатное расписание.
Форма штатного расписания утверждена названным ранее Постановлением Госкомстата РФ (Унифицированная форма Т-3) и распространяется на организации всех форм собственности. Штатное расписание оформляется уполномоченным должностным лицом организации (как правило, работником планово-экономического отдела или отдела организации труда и заработной платы) в необходимом количестве экземпляров. В организациях с небольшой штатной численностью названные подразделения могут отсутствовать, поэтому разработка штатного расписания может быть поручена бухгалтерии или службе кадров, реже — юридической службе. Наиболее разумное решение для небольших организаций — разрабатывать штатное расписание совместно кадровой службой и бухгалтерией организации.
При составлении штатное расписание согласовывается с руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. Унифицированной формой Т-3 установлено утверждение штатного расписания приказом руководителя организации.
Утверждение штатного расписания оформляется приказом (распоряжением) по организации. Штатное расписание может составляться на всю структуру организации (единое) или на ее отдельные структурные подразделения. В штатном расписании приводятся перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. После утверждения штатного расписания дальнейшие изменения вносятся в него в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им лица.
Поскольку речь идет об унифицированной форме, нужно вспомнить постановление Госкомстата от 24 марта 1999 г. N 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации». Положения этого документа необходимо знать всем, кто работает с унифицированными формами документами. Принципиальное значение имеют следующие положения: «В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России,*(1) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается, но можно расширять и сужать графы и строки, использовать вкладные листы.
Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.
Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться.
При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации».
Штатное расписание разрабатывается на год. Даже если в течение года в организации не произошло каких-либо изменений в структуре и штате, на новый год необходимо утвердить новое штатное расписание. Если в организации в течение года происходят какие-либо изменения в структуре, составе и численности должностей (профессий), необходимо внести изменения в действующее штатное расписание или утвердить новое штатное расписание с учетом изменений. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации. На основании этого приказа бухгалтерия и служба кадров вносят изменения в свои рабочие экземпляры штатного расписания.
При наличии штатного расписания принять работника можно только на должность (профессию), имеющуюся в штатном расписании. Это относится и к работникам, принимаемым по совместительству.
При заполнении формы штатного расписания могут возникать вопросы, обусловленные неоднозначностью самой формы Т-3. Рассмотрим последовательно заполнение этой формы.
В поле «Наименование организации» указывается, как во всех унифицированных формах, полное и официально принятое сокращенное наименование организации, если оно закреплено уставом или положением об организации.
Поскольку штатное расписание может утверждаться неоднократно, по мере необходимости, под наименованием документа указывается дата вступления штатного расписания в силу. Учитывая, что заработная плата начисляется помесячно, целесообразно вводить штатное расписание в действие с первого числа месяца.
Между наименованием формы документа и грифом утверждения присутствует блок, в котором указываются номер документа и дата составления документа. Поскольку штатное расписание утверждается приказом, его датой и номером может быть только дата издания приказа и номер приказа. Эти данные уже присутствуют в грифе утверждения, поэтому в названном блоке их приходится просто повторять.
В грифе утверждения проставляется дата и номер приказа об утверждении штатного расписания. До утверждения унифицированной формы Т-3 в организациях было принято утверждать штатное расписание непосредственно росписью руководителя в грифе утверждения, без издания приказа, поскольку процедура утверждения штатного расписания, как правило, не сопровождается какими-либо еще управленческими действиями. Вполне достаточно в приказ включить один пункт: «Утвердить штатное расписание организации на период с…».
Под грифом утверждения указывается в рублях месячный фонд заработной платы — суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием и системой оплаты для выплаты работникам.
Форма штатного расписания предусматривает указание наименований структурных подразделений (графа 1) и их кодов (графа 2). Наименования подразделений целесообразно давать группами: сначала подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, или руководство, плановое подразделение, бухгалтерия, отдел кадров), затем производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, в конце — вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, транспортное подразделение, отдел снабжения, склад).
Коды подразделений обозначаются цифрами. Код может быть двузначным (01, 02, 03 и т.д.) или трехзначным, в зависимости от сложности структуры организации. Коды подразделений могут быть сначала утверждены в виде классификатора структурных подразделений, а затем использованы при составлении штатного расписания. Коды закрепляют последовательность структурных подразделений в штатном расписании и других нормативных документах, например, в номенклатуре дел организации.
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» заполняется в соответствии с Общероссийским классификатором должностей служащих, профессий рабочих и тарифных разрядов (ОКПДТР), особенно, если по должности (профессии) в связи с особым характером труда работнику устанавливаются определенные льготы. Должности (профессии) располагаются в последовательности: сначала руководители, затем специалисты, затем технические исполнители, или сначала инженерно-технические работники, затем — рабочие.
Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации содержат следующее положение: «При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 устанавливаются тарифные ставки (оклады) в рублях. Трудовой кодекс Российской Федерации дает следующие определения (ст. 129):
тарифная ставка — фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда определенной сложности (квалификации) за единицу времени без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат; оклад (должностной оклад) фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат.
Указания по применению унифицированных форм устанавливают, что в графе 5 указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
Если системой оплаты труда предусматривается, что по каждой должности могут устанавливаться индивидуальные надбавки, тогда следует каждую должность штатного расписания выделить в отдельную строку, в этом случае в графе 4 в каждой строке будет проставляться единица.
В соответствии со статьей 133 Трудового кодекса Российской Федерации размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда. При составлении штатного расписания следует помнить, что установленный размер тарифной ставки (должностного оклада) может отличаться от заработной платы работника, поскольку он не учитывает размер доплат за работу в ночное время (будут зависеть от количества ночных смен за месяц) и др. выплаты. В связи с этим общий фонд заработной платы в месяц, установленный штатным расписанием, должен быть больше, чем сумма тарифных ставок (должностных окладов). Для того чтобы рассчитать месячный фонд заработной платы, в организациях исходят из того, что среднее количество отработанных одним работником часов составляет 166 часов в месяц.
Какова бы ни была система оплаты труда в организации, она должна быть установлена Положением об оплате труда — локальным нормативным актом, утверждаемым руководителем организации.
Графы 6-8 предназначены для указания надбавок. Надбавки — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада. Надбавки, как правило, устанавливаются в виде фиксированной суммы в рублях или в виде процентной надбавки к окладу. Надбавки позволяют работодателю увеличить оплату труда наиболее квалифицированных работников. Например, если в штатном расписании присутствует две одинаковые должности (например, две должности бухгалтера), им должен быть установлен одинаковый размер должностного оклада. При этом один из работников, занимающих данную должность, может иметь более высокую квалификацию или выполнять более сложную работу, следовательно, ему и может быть установлена поощрительная выплата — надбавка.
Форма Т-3 содержит графу 9 «Всего, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. 8)». В этой графе должна быть показана общая сумма заработной платы работника, занимающего определенную должность. В форме штатного расписания, которая действовала с 2001 г. до 2004 г. (утвержденная постановлением Госкомстата от 2001 г. от 06.04.2001 N 26), предусматривалось полученную сумму умножать на графу 4 (количество штатных единиц), что позволяло получить месячный фонд заработной платы. В ныне действующей форме это не предусмотрено. В связи с этим не понятно, что дадут работодателю итоговые данные, они будут содержать только суммирующие показатели по каждой графе.
В связи с тем, что работодателю важно все-таки иметь общие данные о заработной плате, их можно будет получить только в том случае, если в графе 4 мы не будем указывать количество должностей (профессий), а каждую должность обозначим отдельной строкой, о чем уже выше отмечалось.
Некоторого комментария требует и заключительная часть штатного расписания. В утвержденной форме предусмотрены две подписи (а точнее, — визы): руководителя кадровой службы и главного бухгалтера. В начале статьи отмечалось, что разработчиками штатного расписания могут быть различные подразделения, и, как правило, это планово-экономическое подразделение или отдел труда и заработной платы. Поскольку штатное расписание утверждается приказом, оно оформляется как приложение к приказу по основной деятельности. При издании приказов визы заинтересованных лиц проставляются на приказе (в нижней части лицевой стороны листа, под подписью, или на оборотной стороне последнего листа приказа). Допускается визы заинтересованных лиц оформлять на отдельном листе — листе согласования. Но в любом случае сами приложения (а в данном случае — это штатное расписание) визируются руководителем подразделения — разработчика документа. Следовательно, на штатном расписании должна быть виза руководителя того подразделения, которое отвечает в организации за разработку штатного расписания. Визы руководителя кадровой службы и главного бухгалтера могут быть на этом документе только в том случае, если оба подразделения в равной мере несут ответственность за разработку штатного расписания.

Унифицированная форма N Т-3
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301017 ¦
+————+
по ОКПО¦ ¦
————————————————— L————
наименование организации

Штатное расписание ————-T————¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦ документа ¦составления ¦
+————+————+
¦ ¦ ¦Утверждено
L————+————-
Приказом организации от » » ____ 20__ г.
на период ________ с «__» _________ 20___ г. N ____
Штат в количестве _______ единиц

———————T—————T————T————T——————T————-T————¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Количество ¦ Тарифная ¦ Надбавки, руб. ¦ Всего, руб. ¦ Примечание ¦
¦ подразделение ¦(специальность,¦ штатных ¦ ставка ¦ ¦ (гр. 5 + ¦ ¦
+————-T——+ профессия), ¦ единиц ¦ (оклад) и +——T——T——+гр. 6 + гр. 7¦ ¦
¦наименование ¦ код ¦ разряд, класс ¦ ¦ пр., руб. ¦ ¦ ¦ ¦ + гр. 8) х ¦ ¦
¦ ¦ ¦ (категория) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦гр. 4) ¦ ¦
¦ ¦ ¦ квалификации ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————-+——+—————+————+————+——+——+——+————-+————-
Итого ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————+————+——+——+——+—————

Руководитель кадровой службы _______________ __________________ ________________________
должность подпись расшифровка подписи

Главный бухгалтер _______________ __________________ ________________________
должность подпись расшифровка подписи

В. Янковая,
к.и.н., заведующая отделом ДОУ ВНИИ
документоведения и архивного дела

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 4, апрель 2008 г.

————————————————————————-
*(1) Напомним, что альбом унифицированных форм первичных учетных документов, утвержденный постановлением Госкомстата от 05.01.2004 N 1 состоит из двух разделов: формы по учету кадров и формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. Формы документов, с которыми работают кадровые службы организаций, в том числе форма Т-3, входят в первый раздел альбома форм — по учету кадров.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит