» Страховое свидетельство: порядок оформления


Страховое свидетельство: порядок оформления


21.03.2010

В соответствии с п. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю при заключении трудового договора страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. На практике, особенно у сотрудников кадровых служб, приступивших к исполнению обязанностей недавно, возникают вопросы о том, что делать, если данный документ отсутствует (был утерян или работник поступает на работу впервые). Кто должен оформлять его и как это правильно сделать? На поставленные и другие вопросы дадим ответ в настоящей статье.

Правовые основания выдачи страхового свидетельства

Случаи и порядок оформления страхового свидетельства государственного пенсионного страхования регламентированы следующими правовыми актами:
— Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ) (ред. от 23.07.2008);
— Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее — Закон N 167-ФЗ) (ред. от 18.07.2009);
— Инструкция о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования (далее — Инструкция), утвержденная Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318 (ред. от 10.03.2006);
— Постановление Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее — Постановление N 192п) (ред. от 28.07.2008).
В статье 7 Закона N 27-ФЗ установлены общие положения, регулирующие порядок получения страхового свидетельства. В частности, указано, что страховое свидетельство выдается каждому застрахованному лицу — то есть такому, за которое в соответствии с законодательством РФ уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд. К ним согласно ст. 7 Закона N 167-ФЗ относятся граждане РФ, а также постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства:
— работающие по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, а также по авторскому и лицензионному договору;
— самостоятельно обеспечивающие себя работой (индивидуальные предприниматели, частные детективы, занимающиеся частной практикой нотариусы, адвокаты);
— являющиеся членами крестьянских (фермерских) хозяйств;
— работающие за пределами территории РФ в случае уплаты страховых взносов в соответствии со ст. 29 Закона N 167-ФЗ, если иное не предусмотрено международным договором РФ;
— являющиеся членами родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования;
— иные категории граждан, у которых отношения по обязательному пенсионному страхованию возникают по Закону N 167-ФЗ.
На каждое застрахованное лицо Пенсионный фонд открывает индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером (ч. 1 ст. 6 Закона N 27-ФЗ). Это означает, что в случае перехода с одной работы на другую, изменении личных данных или потери страхового свидетельства номер данного свидетельства остается прежним. Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде Российской Федерации в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти — в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел (ч. 7 ст. 6 Закона N 27-ФЗ).

Сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к категории конфиденциальной информации в соответствии с законодательством РФ (ч. 8 ст. 6 Закона N 27-ФЗ). Это означает, что лицо, получившее доступ к такой информации, не вправе передавать ее третьим лицам без согласия ее обладателя (п. 7 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Получение страхового свидетельства впервые

Как было указано выше, согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю страховое свидетельство государственного пенсионного страхования. Если человек ранее нигде не работал, у него отсутствует данное свидетельство. Обязанность оформить этот документ лежит на страхователе (ч. 2 ст. 7 Закона N 27-ФЗ), к которым относятся:
— юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения;
— международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории РФ (в отношении застрахованных лиц в соответствии с Законом N 167-ФЗ);
— родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования;
— крестьянские (фермерские) хозяйства;
— граждане, в том числе иностранные, лица без гражданства, проживающие на территории РФ, и индивидуальные предприниматели, осуществляющие прием на работу по трудовому договору, а также заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы.
Кроме того, к понятию «страхователь» приравнены:
— органы службы занятости в отношении безработных;
— организации, в которых лица, осужденные к лишению свободы, привлекаются к труду (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закона N 27-ФЗ).
Страхователи в отношении указанных категорий лиц, не зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования, в течение двух недель с даты заключения трудового или гражданско-правового договора, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, представляют в территориальный орган Пенсионного фонда по месту регистрации работодателя в качестве страховщика анкету застрахованного лица (п. 6 Инструкции). Форма анкеты (АДВ-1) утверждена Постановлением N 192п. Образец заполнения приведен на стр. 41. Анкета заполняется застрахованным лицом и подписывается. Сведения, указанные в анкете, проверяются страхователем.
Пунктом 7 Инструкции установлено, что если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить анкету застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее. Однако следует помнить о двухнедельном сроке, указанном в п. 6 Инструкции.
Далее анкеты застрахованных лиц страхователь передает в территориальный орган вместе с описью документов по форме N АДВ-6, утвержденной Постановлением N 192п. В свою очередь территориальный орган в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица осуществляет одно из действий (п. 8 Инструкции):
— открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство;
— принимает решение об отказе в регистрации (при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными), которое сообщается страхователю и застрахованному лицу;
— направляет страхователю запрос об уточнении сведений по форме N АДИ-2, утвержденной Постановлением N 192п.
Направление страхователю страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации сопровождается ведомостью по форме N АДИ-5, утвержденной Постановлением N 192п. Действия страхователя после получения страховых свидетельств могут быть следующими:
1. Если в полученных свидетельствах данные верны, страхователь в течение недели после получения выдает их застрахованным лицам. Застрахованное лицо расписывается в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства. Когда нет возможности выдать страховое свидетельство (или решение об отказе в регистрации) в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке застрахованного лица, его длительной болезнью или по иной причине, страхователь проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу (п. 11 Инструкции).
2. Если в страховом свидетельстве были неверно указаны фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения или пол, застрахованное лицо заполняет листок исправлений по форме N АДВ-9, утвержденной Постановлением N 192п, в котором указывает правильные сведения. Если ошибки обнаружены в период длительного (свыше одного месяца) нахождения в командировке застрахованного лица, длительной болезни или по иной причине, листок исправлений заполняется страхователем (п. 12 Инструкции).
3. Если застрахованное лицо получило решение об отказе в регистрации потому, что в системе обязательного пенсионного страхования имеется лицевой счет на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными, но при этом данное лицо не имеет страхового свидетельства, заполняется заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме N АДВ-3, утвержденной Постановлением N 192п.
Далее не позднее одного месяца с даты получения в территориальном органе страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации страхователь возвращает в территориальный орган сопроводительную ведомость, листки исправлений, заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования или наличия в них ошибок (п. 14 Инструкции). В свою очередь, территориальный орган в течение трех недель (п. 15 Инструкции):
— на основании сопроводительной ведомости отмечает в лицевом счете факт выдачи страхового свидетельства;
— на основании представленных страхователем листков исправлений, заполненных запросов об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства оформляет новые страховые свидетельства и передает их страхователю для выдачи застрахованным лицам в порядке, предусмотренном п. 11 Инструкции.

*

Застрахованные лица, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию, в том числе граждане РФ, работающие за пределами территории РФ и осуществляющие уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за себя, застрахованные лица, уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за которых осуществляют другие физические лица, а также неработающие застрахованные лица могут пройти регистрацию в территориальном органе по месту жительства. При регистрации указанные застрахованные лица представляют в территориальный орган анкету застрахованного лица и предъявляют паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (п. 17 Инструкции).

*

После получения страховых свидетельств рекомендуем работнику кадровой службы снять с них копии, которые необходимо хранить в личном деле сотрудника. Само же страховое свидетельство хранится у застрахованных лиц (ч. 3 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).
Бывают случаи, когда на работу устраивается человек, ранее работавший, но не получивший страховое свидетельство из-за невнимательности работника кадровой службы:
— страховое свидетельство было оформлено, но не было выдано;
— в нарушение правовых актов страховое свидетельство даже не было оформлено.
В этих случаях сотрудник отдела кадров по новому месту работы подает в указанном выше порядке необходимые сведения в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда. Если ранее сведения на данное лицо не подавались, будет открыт индивидуальный лицевой счет и выдано страховое свидетельство. Если же сведения ранее подавались и страховое свидетельство было оформлено, но не выдано работнику, будет получен отказ в регистрации, и тогда следует подавать документы на выдачу дубликата страхового свидетельства.
Иногда работник говорит, что устраивается на работу впервые, но при подаче документов на выдачу страхового свидетельства приходит отказ с указанием, что на данное лицо уже открыт индивидуальный лицевой счет и выдавалось страховое свидетельство. В этом случае также необходимо подать документы на выдачу дубликата страхового свидетельства. Но подобные действия со стороны работника дают работодателю основания для выяснения оснований увольнения с прежнего места работы.

*

За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд. Взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда в судебном порядке (ст. 17 Закона N 27-ФЗ).

*

Обмен и выдача дубликата страхового свидетельства

Обмен страхового свидетельства производится при изменении у застрахованного лица:
— фамилии, имени, отчества, фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении;
— даты рождения;
— места рождения;
— пола.
Для обмена необходимо представить в Пенсионный фонд сведения об изменениях в порядке, определенном ст. 8-10 Закона N 27-ФЗ: после получения заявления работника о выдаче дубликата в связи с изменением личных данных работодатель не позднее двух недель передает это заявление по форме N АДВ-2, утвержденной Постановлением N 192п, вместе с описью документов по форме N АДВ-6, утвержденной Постановлением N 192п, в территориальное отделение Пенсионного фонда. Орган Пенсионного фонда в течение месяца после получения заявления от страхователя принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе в таком обмене (п. 23-25 Инструкции).
В первом случае застрахованному лицу выдается новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (ч. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ). Порядок выдачи установлен п. 11 Инструкции и приведен выше.
Решение об отказе в обмене страхового полиса принимается в случае, если в системе персонифицированного учета отсутствует лицевой счет со страховым номером, указанным в заявлении об обмене свидетельства, или указанные в заявлении фамилия, имя, отчество не соответствуют сведениям, содержащимся в лицевом счете, страховой номер которого указан в заявлении (п. 25 Инструкции).
Восстановление страхового свидетельства необходимо произвести в случае его утери или приведения в негодность. Порядок получения дубликата свидетельства аналогичен порядку обмена страхового свидетельства при изменении личных данных сотрудника, только вместо заявления по форме N АДВ-2 подается заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме N АДВ-3, утвержденной Постановлением N 192п.

Утверждена
Постановлением
Правления ПФ РФ
от 31.07.2006 N 192п
———-¬
¦ ¦
Форма АДВ-1 Код по ОКУД ¦ ¦
Анкета застрахованного лица L———-

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами:
—————————————————————————————————¬
¦Фамилия .В.Е.Т.Р.Р.О.В. . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ——————————————— ¦
¦Имя .О.Л.Е.Г. . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ——————————————— ¦
¦Отчество .И.В.А.Н.О.В.И.Ч. . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ——————————————— ¦
¦Пол .М. (м/ж) ¦
¦ —- ¦
¦Дата рождения «.1.8.» .А.П.Р.Е.Л.Я. . .1.9.7.7. года ¦
¦ ——- —————- ——— ¦
¦Место рождения: ¦
¦ город (село, дер.,…) .Ч.Е.Л.Я.Б.И.Н.С.К. . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————- ¦
¦ район . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————- ¦
¦ область (край, респ.,…) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————- ¦
¦ страна .Р.О.С.С.И.Й.С.К.А.Я. .Ф.Е.Д.Е.Р.А.Ц.И.Я. . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦Гражданство .Р.О.С.С.И.Й.С.К.А.Я. .Ф.Е.Д.Е.Р.А.Ц.И.Я. . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦Адрес постоянного места жительства ¦
¦Адрес индекс .4.5.4.0.0.0.адрес. .Ч.Е.Л.Я.Б.И.Н.С.К. . . . . . . ¦
¦ ————- ——————————— ¦
¦регистрации .У.Л. .Л.Е.Н.И.Н.А. .Д. .1.5. .К.В. .8. . . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦Адрес места индекс . . . . . . .адрес. . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ———— ——————————— ¦
¦жительства . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦фактический . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦ (заполнять при отличии от адреса регистрации) ¦
¦ ¦
¦Телефоны .2.9.8.4.3.1. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦ (домашний и/или рабочий) ¦
¦Документ, удостоверяющий личность ¦
¦ ¦
¦Вид документа .П.А.С.П.О.Р.Т. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ——————————————————————- ¦
¦ (указать название документа: паспорт, удостоверение личности и др.) ¦
¦ ¦
¦Серия, номер .2.2.0.1. .8.1.4.2.4.4. . . . . . . . . . . ¦
¦ ——————————————- ¦
¦Дата выдачи «.2.0.» .А.П.Р.Е.Л.Я. . . .2.0.0.0. года ¦
¦ ——- —————— ——— ¦
¦Кем выдан .У.В.Д. .Л.Е.Н.И.Н.С.К.О.Г.О. .Р.А.Й.О.Н.А. . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦ .Г. .Ч.Е.Л.Я.Б.И.Н.С.К.А. . . . . . . . . . . . . . ¦
¦ ————————————————— ¦
¦ ¦
L—————————————————————————————————

Дата заполнения Личная подпись
«.0.6.» .А.В.Г.У.С.Т.А. . . 2.0.0.9. года застрахованного лица Ветров
———————

И.А. Маркелова,
эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 9, сентябрь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит