» Регламентируем свое кадровое делопроизводство


Регламентируем свое кадровое делопроизводство


21.03.2010

В процессе выполнения своих трудовых обязанностей специалисту кадровой службы приходится оформлять огромное количество однотипных документов. Несмотря на то, что законодательством определен порядок заполнения основных кадровых документов, целесообразно в организации разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству в целях совершенствования кадрового документооборота и повышения эффективности работы с кадровыми документами путем унификации состава и форм документов, технологий работы с ними.

В практике организации работы с персоналом, ведения кадрового учета и делопроизводства по кадровым вопросам Инструкция по кадровому делопроизводству выполняет важные задачи:
определяется последовательность оформления и порядок прохождения кадровых документов внутри организации;
в приложении к Инструкции утверждаются шаблоны документов, необходимых для ведения кадрового делопроизводства;
четко определяется перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового бизнес-процесса, что позволяет снизить временные, а следовательно и материальные затраты на обработку кадровых документов.
Инструкция по делопроизводству должна базироваться на действующем законодательстве в сфере документации и информации. Важно отметить, что при разработке Инструкции учитываются особенности кадрового делопроизводства, специфика организации, которая определяется сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников.
Инструкция по кадровому делопроизводству в организации должна разрабатываться в целях упорядочения документационного обеспечения управления персоналом компании и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает общие требования к функционированию системы документационного обеспечения управления персоналом, документированию кадровой деятельности и организации работы с документами в кадровой службе компании.
Структурно текст Инструкции состоит из следующих разделов:
общие положения, содержащие назначение и цели Инструкции, сферу распространения, общие принципы работы с кадровыми документами, ответственность подразделений, должностных лиц и работников организации за соблюдение положений Инструкции;
тематические разделы, последовательно раскрывающие порядок оформления основных кадровых операций, таких как прием, перемещение, увольнение работников, правила оформления командировок, оформления и учета отпусков и т.д. Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы и принятой технологии;
заключительные положения, определяющие момент вступления в силу, и порядок внесения изменений в Инструкцию;
приложения включают максимальный справочно-иллюстративный материал, систематизированный в порядке расположения разделов.
Предлагаем пример распоряжения об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству, образец оформления титульного листа и примерный текст Инструкции.

ОАО «Ремстрой»

Распоряжение
об утверждении Инструкции
по кадровому делопроизводству в ОАО «Ремстрой»

29 августа 2008 г.

N 1335р

В целях установления единой системы кадрового делопроизводства в открытом акционерном обществе «Российские железные дороги»:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по кадровому делопроизводству в ОАО «Ремстрой» (далее — Инструкция) и ввести в действие с 1 сентября 2008 г.
2. Начальникам департаментов и управлений, руководителям филиалов и иных подразделений ОАО «Ремстрой»:
организовать изучение и обеспечить неукоснительное исполнение Инструкции работниками служб управления персоналом соответствующих подразделений ОАО «Ремстрой»;
привести учет работников ОАО «Ремстрой» в соответствие с требованиями Инструкции.

Генеральный директор
ОАО «Ремстрой» Корниенко Г.В. Корниенко

29.08.2008 г.

Примерный образец

———————————————-
Наименование организации

Утверждаю
Генеральный директор
____________________ ФИО
«___» _____________ года

Инструкция
по ведению кадрового делопроизводства

Место издания
Год издания

1. Общие положения

1. Настоящая Инструкция:
1.1. Разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации в области трудового права и нормативными актами в области организации делопроизводства.
1.2. Составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами, повышения качества подготовки кадровых документов, упорядочения и оптимизации кадрового документооборота в организации.
1.3. Предназначена для установления единого порядка работы с кадровыми документами в организации.
2. Ответственность за ведение кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил работы, сроков оформления и сохранность кадровых документов возлагается на начальника отдела кадров.
3. Инструкция утверждается генеральным директором Компании.
4. Документы, оформляемые кадровой службой организации, относящиеся к кадровому делопроизводству, подразделяются на:
Организационные документы;
Документы по личному составу;
Информационно-справочные документы;

4.1. К организационным документам относятся:
Штатное расписание (форма Т-3)
Правила внутреннего трудового распорядка
Положение об оплате труда и премировании сотрудников
Положение о защите персональных данных работников
Положение об оценке персонала
Должностные инструкции
Инструкция по ведению кадрового делопроизводства
Положение об охране труда
Инструкция по охране труда по профессиям
Журнал инструктажа (ознакомления с Инструкциями)
Кодекс корпоративного поведения.

4.2. К документам по личному составу относятся:
Трудовой договор
Книга регистрации трудовых договоров
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1)
Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма Т-5)
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а)
График отпусков (форма Т-7)
Журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении
Журнал регистрации приказов о предоставлении отпусков
Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора (форма Т-8, Т-8а)
Приказ (распоряжение) о направлении в командировку (форма Т-9, Т-9а)
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (Т-10, Т-10а)
Журнал регистрации приказов о направлении работников в командировку
Журнал учета выдачи командировочных удостоверений
Приказ (распоряжение) о поощрении (Т-11, Т-11а)
Приказ о полной материальной ответственности
Договор о полной (частичной) материальной ответственности
Личная карточка работника (форма Т-2)
Табель учета рабочего времени (форма Т-13)
Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60)
Записка-расчет при прекращении (расторжении) действия трудового договора с работником (форма Т-61)
Трудовая книжка
Анкета (личный листок по учету кадров)
Дополнение к личному листку по учету кадров.

4.3. К информационно-справочным документам относятся:
Заявления
Акты
Докладные записки
Объяснительные записки
Уведомления
5. Кадровые документы приобретают юридическую силу с момента их подписания и регистрации.

2. Порядок оформления приема на работу

1. Документы, необходимые при оформлении приема на работу
1.1. Перечень необходимых документов:
трудовой договор — документ, устанавливающий трудовые отношения между работодателем и работником и определяющий условия трудовых отношений между ними;
приказ о приеме — распорядительный документ, на основании которого вносятся записи в трудовую книжку работника;
трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника;
личная карточка (форма N Т-2) — учетный документ, содержащий сведения анкетно-биографического характера;
личное дело работника — совокупность документов, содержащих сведения биографического характера о работнике, сведения о его профессиональном опыте.
Кроме перечисленных документов лицо, поступающее на работу, заполняет анкету установленной формы.
1.2. Перечень необходимых регистрационных форм:
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них*(1);
журнал ознакомления с локальными нормативными актами организации.
1.3. Лицо, поступающее на работу, предъявляет сотруднику кадровой службы следующие документы:
паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
иные документы, необходимые для предоставления в соответствии с действующим законодательством РФ.
1.4. При заключении трудового договора впервые трудовая книжка и страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляется сотрудником кадровой службы работодателя в установленном законодательстве порядке.

2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Документирование процедуры приема на работу (до подписания трудового договора) начинается с ознакомления работника с должностной Инструкцией, правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами организации.
2.1.2. Ознакомление с должностной Инструкцией работник подтверждает своей подписью непосредственно на экземпляре должностной Инструкции.
2.1.3. Ознакомление с Правилами внутреннего трудового распорядка и другими локальными нормативными актами работник подтверждает, расписываясь в журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами.
2.2. Далее специалист отдела кадров начинает оформление трудового договора с работником.
2.2.1. Форма трудового договора для работников организации утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника.
2.2.2. Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Один экземпляр передается работнику под расписку, другой хранится работодателем в отделе кадров до передачи на хранение в архив. Если условие ознакомления и росписи включено в текст трудового договора, дополнительный регистрационный журнал вести нет необходимости.
2.2.3. Со стороны работодателя трудовой договор подписывается генеральным директором организации, а во время его отсутствия лицом, получившим соответствующие полномочия.
2.2.4. Трудовой договор оформляется в срок не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к выполнению трудовых обязанностей.
2.2.5. После подписания сторонами трудовой договор подлежит обязательной регистрации в журнале учета трудовых договоров.
2.3. Трудовой договор является основанием для издания приказа о приеме работника на работу. После составления, подписания и регистрации трудового договора сотрудник кадровой службы составляет приказ о приеме на работу.
2.3.1. Приказ о приеме на работу оформляется по унифицированной форме Т-1, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».
2.3.2. Приказ о приеме на работу подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствие лицом, получившим соответствующие полномочия.
2.3.3. Приказ о приеме обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
2.3.4. С подписанного и зарегистрированного приказа специалист отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело работника.
2.3.5. Оригиналы приказов формируются специалистом отдела кадров в дела и хранятся в отделе кадров организации до момента их передачи в архив.
2.4. На основании приказа о приеме на работу вносятся записи в трудовую книжку работника.
2.4.1. Работникам, поступающим на работу впервые, заводятся трудовые книжки нового образца, утвержденного постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках». Остальным сотрудникам записи заносятся в прежние трудовые книжки.
2.4.2. Трудовые книжки заполняет специалист отдела кадров, ответственный за учет, ведение, хранение и выдачу трудовых книжек. Приказ о назначении ответственного за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.4.3. Трудовые книжки работников ведутся в порядке, предусмотренном Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.
2.4.4. Специалист отдела кадров вносит сведения о владельце и реквизитах трудовой книжки в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, а также расписывается в получении на хранение трудовой книжки работника.
2.4.5. Трудовые книжки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу.
2.5. С каждой вносимой в трудовую книжку записью специалист отдела кадров обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке.
2.5.1. Личная карточка оформляется по унифицированной форме Т-2, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».
2.5.2. Личная карточка заполняется в одном экземпляре и подписывается специалистом отдела кадров, а также работником, принятым на работу.
2.5.3. Личные карточки хранятся в отделе кадров в сейфе или запираемом шкафу.
2.6. После документального оформления приема работника на работу оформляется его личное дело.
2.6.1. В состав документов личного дела работников входят следующие документы:
внутренняя опись документов дела;
анкета;
копия приказа о приеме на работу;
копии документов об образовании;
характеристики и рекомендательные письма;
трудовой договор;
справки о состоянии здоровья;
фотографии.
2.6.2. В дальнейшем в личное дело в хронологическом порядке подшиваются документы:
личные заявления работника (в том числе о переносе очередного отпуска);
копии документов, подтверждающих получение дополнительного образования;
копии приказов о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях работника;
отзывы должностных лиц о работнике.
2.6.3. Личные дела содержат информацию о персональных данных работника и хранятся в кадровой службе как документы строгой отчетности. Личные дела работников хранятся 75 лет, руководителей организации — постоянно.

3. Порядок оформления увольнения с работы

1. Документы, необходимые для оформления увольнения с работы
Увольнение с работы оформляется следующим комплексом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
заявление работника, составленное от руки, с резолюцией руководителя (заявление составляется не всегда, а в зависимости от обстоятельств, послуживших причиной для прекращения трудовых отношений);
обходной лист;
приказ об увольнении;
трудовая книжка;
личная карточка;
личное дело.
1.2. Форма обходного листа утверждается приказом руководителя организации и может индивидуально дополняться для каждого работника. Сотрудник отдела кадров выдает работнику обходной лист для самостоятельного сбора подписей должностных лиц.
1.3. Перечень необходимых регистрационных форм:
книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении.

2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. При увольнении работника в связи с истечением срока действия срочного трудового договора (ст. 79 ТК РФ) работник должен быть предупрежден в письменной форме не менее чем за три дня до увольнения.
2.2. Трудовой договор может быть расторгнут по соглашению сторон в любое время (ст. 78 ТК РФ). Необходимо оформить соглашение о расторжении трудового договора.
2.3. Сотрудник отдела кадров начинает оформление увольнения работника с работы по составлению приказа.
2.3.1. Приказ об увольнении составляется по унифицированной форме Т-8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».
2.3.2. Все приказы об увольнении согласовываются с непосредственным начальником структурного подразделения, из которого увольняется работник. Приказ об увольнении материально-ответственного лица дополнительно согласовывается и визируется главным бухгалтером организации.
2.3.3. На подпись генеральному директору передается приказ об увольнении с визами указанных должностных лиц.
2.3.4. Приказ об увольнении подписывается генеральным директором организации, а в его отсутствие лицом, получившим соответствующие полномочия.
2.3.5. Приказ об увольнении обязательно регистрируется в журнале регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников.
2.3.6. С подписанного и зарегистрированного приказа сотрудник отдела кадров снимает копию и подшивает в личное дело.
2.4. На основании приказа об увольнении с работы в день увольнения работника соответствующие записи вносятся в его трудовую книжку.
2.4.1. Внесенная в трудовую книжку запись об увольнении заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации.
2.4.2. При увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в организации, дополнительно заверяются подписью самого работника.
2.4.3. Перед выдачей трудовой книжки сотрудник отдела кадров проверяет наличие подписей должностных лиц в обходном листе.
2.4.4. Трудовая книжка выдается работнику на руки строго в день увольнения.
2.4.5. При получении своей трудовой книжки сотрудник расписывается в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
2.5. Сведения об увольнении работника заносятся сотрудником отдела кадров в его личную карточку.
2.6. В день увольнения работник расписывается в своей личной карточке.
2.7. В личное дело работника подшивается копия приказа об увольнении и обходной лист.
2.8. По письменному заявлению работника специалист отдела кадров выдает ему заверенные копии документов, связанных с работой: копии приказов, справки о заработной плате и т.д.

4. Порядок оформления отпусков

1. Документы, необходимые для оформления отпусков
Отпуска оформляются следующим комплектом документов:
1.1. Перечень необходимых документов:
заявление, составленное от руки;
график отпусков;
уведомление о начале отпуска;
табель учета рабочего времени;
приказ о предоставлении отпуска;
записка-расчет.

2. Порядок и сроки оформления документов
2.1. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков. График отпусков утверждается генеральным директором организации ежегодно в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года.
2.2. График отпусков оформляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».
2.3. На основании графика отпусков работник должен быть извещен о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели до его начала.
2.4. Форма извещения о начале отпуска разрабатывается специалистами отдела кадров и утверждается генеральным директором.
2.5. На основании графика отпусков оформляется приказ о предоставлении отпуска работнику.
2.5.1. Приказ о предоставлении отпуска составляется по унифицированной форме N Т-6, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об унифицированной форме первичной документации по учету труда и его оплаты».
2.6. Сведения о предоставлении отпуска работнику заносятся специалистом отдела кадров в его личную карточку.
2.7. На основании приказа о предоставлении отпуска заполняется табель учета рабочего времени.

5. Порядок оформления перевода работника

1. Существуют следующие виды переводов на другую работу:
перевод на работу в той же организации по инициативе работодателя;
перевод на постоянную работу в другую организацию;
перевод в другую местность вместе с организацией.
2. Все переводы допускаются только с письменного согласия работника.
3. Работодатель вправе переводить работника на срок до одного месяца на не обусловленную трудовым договором работу в случае производственной необходимости.
4. Не является переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его в той же организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение этой же организации в той же местности, если это не влечет за собой изменения трудовой функции и изменения существенных условий трудового договора.
5. Заявление о переводе на другую работу является письменным согласием работника на перевод. Заявление пишется в одном экземпляре.
6. На заявлении проставляются визы руководителей.
7. Сотрудник отдела кадров издает приказ (распоряжение) о переводе работника. Приказ объявляется работнику под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров.

6. Заключительные положения

1. Настоящая Инструкция вступает в силу с момента ее утверждения Руководителем организации.
2. Изменения и дополнения в Инструкцию вносятся на основании приказа Руководителя организации.

Начальник отдела кадров _______________ (расшифровка подписи)
(подпись)

Юрист ________________ (расшифровка подписи)
(подпись)
00.00.0000

М. Горбенко,
офис-менеджер компании «24 ПРИНТ»

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 10, октябрь 2008 г.

————————————————————————-
*(1) Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек».



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит