» Инструкция по наведению порядка в работе кадровой службы


Инструкция по наведению порядка в работе кадровой службы


21.03.2010

Если при приеме дел обнаружено, что порядка в работе кадров нет, то необходимо произвести проверку, позволяющую выявить конкретные нарушения. По ее результатам надо будет составить недостающие документы и исправить ошибки предшественника.
1. На предприятии должны быть следующие документы, и каждый из них должен соответствовать действующему законодательству.

—————————————————————————————————¬
¦ Обязательные документы ¦
+—————————————————————————————————+
¦Трудовые договоры ¦
+—————————————————————————————————+
¦Штатное расписание (Т-3) ¦
+—————————————————————————————————+
¦Табель учета рабочего времени (Т-13) ¦
¦или Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы (Т-12) ¦
+—————————————————————————————————+
¦Правила внутреннего трудового распорядка ¦
+—————————————————————————————————+
¦График отпусков (Т-7) ¦
+—————————————————————————————————+
¦Личные карточки (Т-2) ¦
+—————————————————————————————————+
¦Приказы. Например, о приеме работника (Т-1), о приеме работников (Т-1а), о предоставлении отпуска¦
¦(Т-6), о предоставлении отпусков (Т-6а), о поощрении работника (Т-11), о поощрении работников¦
¦(Т-11а), о командировке работника (Т-9), о командировке работников (Т-9а), о переводе работника¦
¦(Т-5), о переводе работников (Т-5а), о прекращении трудового договора с работником (Т-8), о¦
¦прекращении трудовых договоров с работниками (Т-8а), о применении дисциплинарного взыскания, о¦
¦снятии дисциплинарного взыскания, о совмещении, о замещении, об отстранении, о прекращении¦
¦отстранения, о переносе отпуска, об отзыве из отпуска, о сокращении штата, об аттестации и др. ¦
+—————————————————————————————————+
¦Основания к приказам (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры) ¦
+—————————————————————————————————+
¦Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. ¦
+—————————————————————————————————+
¦Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним ¦
+—————————————————————————————————+
¦Трудовые книжки ¦
+—————————————————————————————————+
¦Все ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы,¦
¦отпускных, компенсаций за неиспользованные отпусках, «расчетных» при увольнениях, утвержденная¦
¦форма расчетного листка ¦
L—————————————————————————————————

—————————————————————————————————¬
¦ Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах: ¦
+———————————T——————————————————————+
¦Коллективный договор ¦обязателен, если хотя бы одна из сторон (работники или работода-¦
¦ ¦тель, что уже не редкость) выходили с инициативой его заключить ¦
+———————————+——————————————————————+
¦Положение об оплате труда и пре-¦обязателен, если какие-то из условий оплаты труда и премировании,¦
¦мировании ¦которые применяются у данного работодателя, не отрегулированы ни¦
¦ ¦в одном другом документе, например, ни в трудовом договоре, ни в¦
¦ ¦штатном расписании ¦
+———————————+——————————————————————+
¦Должностные инструкции ¦если все должностные обязанности работников не отрегулированы в¦
¦ ¦трудовых договорах ¦
+———————————+——————————————————————+
¦Положение об аттестации и сопут-¦обязательно, если работодателем проводится аттестация работников ¦
¦ствующие аттестации документы¦ ¦
¦(приказ об аттестации, протокол¦ ¦
¦аттестационной комиссии, аттес-¦ ¦
¦тационный лист) ¦ ¦
+———————————+——————————————————————+
¦График сменности ¦при наличии сменной работы ¦
+———————————+——————————————————————+
¦Положение о коммерческой тайне и¦обязательно, если в трудовом договоре указано, что работник¦
¦режиме ее обеспечения ¦обязан коммерческую тайну сохранять, а также, если в каких-либо¦
¦ ¦документах есть ссылки на необходимость ее (тайну)обеспечивать ¦
+———————————+——————————————————————+
¦Списки несовершеннолетних работ-¦при наличии несовершеннолетних работников, инвалидов, женщин,¦
¦ников, инвалидов, женщин, нахо-¦находящихся в отпуске по уходу за ребенком в штате ¦
¦дящихся в отпуске по уходу за¦ ¦
¦ребенком. ¦ ¦
L———————————+——————————————————————

Также проверьте:
2. Ознакомлены ли все работники с приказами под роспись. Если нет, то обязательно ознакомьте. Не забывайте, что, когда работник расписывается на приказе, он должен ставить дату ознакомления.
3. Все ли основания к приказам есть (заявления, акты, докладные и т.д.)
Если отсутствуют некоторые документы, то рекомендуем воспользоваться ниже приведенной таблицей для восстановления документооборота в рамках закона.

—————————-T———————————————————————-¬
¦ Приказ ¦ Минимальный набор оснований ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦О приеме на работу ¦трудовой договор (хотя некоторые до сих пор по старинке считают¦
¦ ¦основанием для издания приказа личное заявление о приеме на работу. В¦
¦ ¦Трудовом кодексе РФ об этом заявлении нет ни слова.) ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦О наложении дисциплинарного¦докладная лица, обнаружившего нарушение, или другие документы,¦
¦взыскания ¦подтверждающие нарушение, объяснительная нарушителя или акт об отказе¦
¦ ¦дать объяснения ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦Об отпуске ¦заявление о предоставлении отпуска график отпусков ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦О премировании ¦документ, устанавливающий критерии и порядок премирования — Положение¦
¦ ¦о премировании, трудовой договор или др., представление руководителя о¦
¦ ¦наличии оснований для премирования (хороших результатах работы,¦
¦ ¦выдающихся достижений и т.д.) ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦Приказ о расторжении/прек-¦Состав документов для издания приказа о прекращении/расторжении¦
¦ращении трудового договора/¦трудового договора об увольнении работника за нарушение трудовой¦
¦увольнении по соответствую-¦дисциплины ¦
¦щему основанию ¦ ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦О расторжении трудового до-¦заявление об этом от самого работника*(1). ¦
¦говора по инициативе работ-¦ ¦
¦ника ¦ ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦Об увольнении за прогул ¦докладная сотрудника, обнаружившего прогул, акт об отсутствии работни-¦
¦ ¦ка на рабочем месте, объяснительная прогульщика и/или акт об отказе¦
¦ ¦дать объяснения ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦Об увольнении в связи с¦приказ о сокращении численности и штата, утвержденное приказом новое¦
¦сокращением численности или¦штатное расписание, письменное уведомление, сделанное работнику за 2¦
¦штата ¦месяца до увольнения, о планируемом сокращении численности или штата¦
¦ ¦(или письменное согласие работника на увольнение без предупреждения за¦
¦ ¦2 месяца), сравнительная таблица (о преимущественном праве на¦
¦ ¦оставление на работе при сокращении), письменное предложение работнику¦
¦ ¦по имеющимся у работодателя вакансий с подписью об отказе работника от¦
¦ ¦них ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦Об увольнении в связи с не-¦по первому дисциплинарному проступку — докладная сотрудника,¦
¦однократным нарушением тру-¦обнаружившего нарушение, документы, подтверждающие нарушение¦
¦довой дисциплины ¦(должностная инструкция или трудовой договор или правила внутреннего¦
¦ ¦трудового договора, пункт которых нарушен, акты ревизии, уведомления и¦
¦ ¦т.д.), объяснительная работника, допустившего нарушение или акт об¦
¦ ¦отказе дать объяснения, приказ о привлечении к дисциплинарной¦
¦ ¦ответственности (и объявлении замечания или выговора), с которым¦
¦ ¦работник ознакомлен под расписку, ¦
¦ ¦по второму нарушению — докладная сотрудника, обнаружившего нарушение,¦
¦ ¦документы, подтверждающие нарушение (акты ревизии, уведомления),¦
¦ ¦объяснительная работника, допустившего нарушение или акт об отказе¦
¦ ¦дать объяснения ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦Об увольнении работника в¦утвержденное Положение об аттестации, с которым работник ознакомлен по¦
¦связи с несоответствием за-¦расписку, уведомление о сроке аттестации, диапазоне вопросов и заданий¦
¦нимаемой должности по ре-¦(под расписку), протокол аттестационной комиссии, аттестационный лист,¦
¦зультатам аттестации ¦письменное ознакомление работника с результатами аттестации,¦
¦ ¦письменное предложение увольняемому работнику других соответствующих¦
¦ ¦его уровню вакансий, его письменный отказ ¦
+—————————+———————————————————————-+
¦О прекращении трудового до-¦Свидетельство о смерти работника ¦
¦говора в связи со смертью¦ ¦
¦работника ¦ ¦
L—————————+————————————————————————

4. Всели работники ходили в отпуск за последние годы, соблюдался ли при этом график отпусков, всем ли правильно выплачивались отпускные.
Если отпускные не доплачены, то обязательно следует исправить это нарушение. Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то внесите в график соответствующие изменения приказами. Помните, что работник должен быть уведомлен не позднее, чем за 2 недели до наступления отпуска. Значит, у вас должны быть либо письменные уведомления с подписями работников об ознакомлении, либо заранее изданные приказы об отпуске, с которыми работники знакомились под роспись за 2 недели до отпуска. График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года. Проверьте дату утверждения на своем графике.
5. Проверьте, правильно ли установлен режим рабочего времени для сотрудников.
Часто бывает, что в Правилах внутреннего трудового распорядка, в трудовых договорах, в графиках работы для одних и тех же должностей установлены разные режимы работы. Это ошибка. Могут быть выявлены также нарушения норм рабочего времени при установлении режимов рабочего времени. Например, при нормированном рабочем дне с пятидневной рабочей неделей иногда в трудовых договорах и Правилах внутреннего распорядка устанавливают продолжительность рабочего дня более 8 часов в день, для совместителей — более 16 часов в неделю, при этом нередко умалчивают об обеде. Все это нарушения. Следует проверить этот момент заблаговременно также и у себя. Приходится сталкиваться и с тем, что в Правилах внутреннего трудового распорядка устанавливают график работ, не соответствующий реальному. Т.е., если работник прогуляет в реальное рабочее время, которое не совпадает с документально установленным, то не удастся законно уволить его за прогул.
6. Особенно внимательно проверьте все документы на участке «Зарплата».
Вот перечень типичных нарушений и конкретные рецепты по наведению порядка в оплате труда.
1) По общему правилу на предприятии должны быть установлены две даты в месяц для выплаты заработной платы с интервалом полмесяца, т.е. 14-15 дней.
Даты и место выдачи зарплаты должны быть обозначены в Правилах внутреннего трудового распорядка (это обязательный документ, о чем не все сегодня помнят — прим. автора), коллективном договоре, трудовых договорах.
У большинства предприятий сегодня либо нет Правил внутреннего трудового распорядка, либо они есть, но т.к. «срисованы» они из Интернета, то в них вообще мало чего есть, в частности не указаны даты выдачи зарплаты. Часто в датах обнаруживается нестыковка: в правилах стоят одни даты, в трудовых договорах — другие, а в ведомостях по зарплате — третьи. В этой связи мы рекомендуем привести в соответствие с законом и действительностью положения о датах получения зарплаты в ваших документах.
На практике часто бывает, что в одну из назначенных дат работники сами не приходят за зарплатой. Таким образом, работодатель лишается возможности соблюсти требования закона о выплате зарплаты дважды. Насильно реализовать право работника на получение заработной платы пока невозможно, поэтому многие кассы, бухгалтерии в конце дня ее выдачи составляют акт о неявке таких-то работников за получением зарплаты, снимая таким образом с работодателя ответственность за невыплату в установленное время.
2) При проверках трудовой или налоговой инспекций всегда смотрят, какого размера зарплаты установлены в трудовых договорах, в штатном расписании и в ведомостях и не ниже ли они установленного законом минимума. Проверьте, совпадают ли цифры в названных документах.
3) У некоторых работодателей обнаруживаются факты незаконного оформления понижения заработной платы — просто приказом директора о внесении изменений в штатное расписание. Это недопустимо, ведь зарплата — существенное условие трудового договора. Трудовой договор — это двустороннее соглашение сторон, и его существенные условия могут изменяться только по обоюдному согласию работника и работодателя, а не только работодателем.
4) В трудовых договорах по-прежнему многие пишут фразу: «с оплатой согласно штатному расписанию». Это — ярчайшее нарушение трудового законодательства. Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре должны быть указаны: размер тарифной ставки или должностного оклада, надбавки, доплаты. Если обнаружено приведенное нарушение, то подпишите с работниками соглашение о внесении изменений в трудовые договоры или примите трудовые договоры в новой редакции, если они совсем устарели.
5) Если работники помимо оклада, обозначенного в трудовом договоре и штатном расписании, получают и иные надбавки, премии, комиссионные, то на предприятии обязательно должен быть документ, четко и детально регулирующий порядок, основания, критерии расчета и начисления таких выплат по существующим у вас системам оплаты труда и премирования. Таким документом является, как правило, Положение об оплате труда и премировании.
6) Если у вас есть недавно уволившиеся работники, то нужно проверить все ли положенные выплаты им были сделаны при увольнении (зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск). А в случае, когда такие работники за расчетом не являлись, у работодателя должны быть почтовые квитки об отправке им уведомлений о необходимости забрать расчет.
7) Проверьте, утверждена ли форма расчетного листка работодателем, извещаются ли работники в письменном виде о составных частях заработной платы, причитающейся им на соответствующий период, о размерах и основаниях произведенных удержаний, а также об общей денежной сумме, подлежащей выплате. Если обнаружите нарушения на данном участке, устраните их, разработайте (совместно с бухгалтерией) и утвердите форму расчетного листка.
Может возникнуть вопрос: можно ли платить зарплату один раз в месяц?
Статьей 136 Трудового кодекса РФ предусмотрено, что работодатель обязан выплачивать своим работникам заработную плату не реже чем каждые полмесяца. Поэтому, если вы предусмотрите в Правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре, что выплата зарплаты осуществляется раз в месяц, то это будет явным нарушением трудового законодательства. Ведь работодатель не имеет права по своей инициативе изменять положения Трудового кодекса не в пользу работника.
Если вы решили навести юридический порядок на таком участке, как зарплата, то советуем собрать воедино, проверить и состыковать следующие документы: штатное расписание, трудовые договоры, Правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, Положение об оплате труда и премировании, заявления работников, акты о неявке работников за зарплатой, расчетные документы и уведомления по уволенным, ведомости и приказы по зарплате.
7. Проверьте — правильно ли заполнены трудовые книжки. Они должны быть заполнены в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утв. Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69.
Проконтролируйте, чтобы трудовые книжки заполнялись правильно. Сегодня две самые распространенные ошибки: кадровики, проставляя запись о расторжении трудового договора, делают запись об увольнении, и вместо соответствующих пунктов ст. 77 ТК РФ делают ссылки на ст. 78, 79, 80.
Работники не заверяют своей подписью запись об увольнении в трудовой книжке. Не страшно. Т.к. трудовые книжки — это личная собственность каждого работника и когда человек не работает по трудовому договору, трудовая книжка находится у него. А вот в журнале выдачи трудовых книжек, личной карточке Т-2 и в приказе о расторжении трудового договора такая подпись обязательна. Убедитесь, что сотрудник, который заполняет трудовые книжки и работает с ними, не допускает этих досадных ошибок и соблюдает законодательство России.
8. Проконсультируйтесь с юристом. И не вообще — с каким-либо, а с юристом, работающим в сфере трудового законодательства, или с тем, кто имеет опыт судебной практики по трудовым спорам.

С.В. Ливена

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 1, январь 2007 г.

————————————————————————-
*(1) Постарайтесь забыть формулировку «по собственному желанию», потрепавшую в течение десятилетий ее применения нервы многим людям. В статье 77 Трудового кодекса РФ нет такого основания, как увольнение по собственному желанию.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит