» Порядок оформления страхового свидетельства


Порядок оформления страхового свидетельства


21.03.2010

Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (далее — страховое свидетельство) является обязательным документом любого гражданина, работающего по трудовому или гражданско-правовому договору. При заключении трудового договора страховое свидетельство должно быть предъявлено работодателю (п. 3 ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Как поступить работодателю, если вновь принятый на работу сотрудник говорит, что утерял его, или если гражданин поступает на работу впервые? Рассмотрим подробно эти и другие вопросы.

Нормативно-правовая база

Порядок оформления страхового свидетельства регламентирован следующими правовыми актами:
— Федеральным законом от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — Закон N 27-ФЗ) (ред. от 23.07.2008);
— Федеральным законом от 15.12.2001 N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (далее — Закон N 167-ФЗ) (ред. от 18.07.2009);
— Инструкцией о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования (далее — Инструкция), утвержденной Постановлением Правительства РФ от 15.03.1997 N 318 (ред. от 10.03.2006);
— Постановлением Правления ПФ РФ от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее — Постановление N 192п) (ред. от 28.07.2008).
Федеральным законом от 24.07.2009 N 213-ФЗ*(1), вступающим в силу с 01.01.2010, в законы N 27-ФЗ и N 167-ФЗ были внесены изменения, которые, однако, не коснулись порядка получения страхового свидетельства.
Необходимость оформления страховых свидетельств каждому застрахованному лицу — такому, за которое в соответствии с законодательством РФ уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд, установлена ст. 7 Закона N 27-ФЗ. За несоблюдение этой обязанности ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 5 до 50 минимальных размеров оплаты труда.
Перечень категорий застрахованных лиц установлен ст. 7 Закона N 167-ФЗ. В частности, к ним относятся граждане РФ, а также постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане и лица без гражданства:
— работающие по трудовому договору или по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг, а также по авторскому или лицензионному договору;
— самостоятельно обеспечивающие себя работой (индивидуальные предприниматели, частные детективы, занимающиеся частной практикой нотариусы, адвокаты);
— являющиеся членами крестьянских (фермерских) хозяйств;
— работающие за пределами территории РФ в случае уплаты страховых взносов в соответствии со ст. 29 Закона N 167-ФЗ, если иное не предусмотрено международным договором РФ;
— являющиеся членами родовых, семейных общин малочисленных народов Севера, занимающихся традиционными отраслями хозяйствования;
— иные категории граждан, у которых отношения по обязательному пенсионному страхованию возникают по Закону N 167-ФЗ.
В Пенсионном фонде на каждое застрахованное лицо открывается индивидуальный лицевой счет с постоянным страховым номером (ч. 1 ст. 6 Закона N 27-ФЗ). В случае перехода с одной работы на другую, изменения личных данных или потери страхового свидетельства номер данного свидетельства остается прежним. Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица хранится в Пенсионном фонде Российской Федерации в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти — в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел (ч. 7 ст. 6 Закона N 27-ФЗ).
Сведения, содержащиеся в индивидуальных лицевых счетах застрахованных лиц, относятся к категории конфиденциальной информации в соответствии с законодательством РФ (ч. 8 ст. 6 Закона N 27-ФЗ). Это означает, что лицо, получившее доступ к такой информации, не вправе передавать ее третьим лицам без согласия ее обладателя (п. 7 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Получение страхового свидетельства впервые

Согласно ст. 65 ТК РФ лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю страховое свидетельство. Если человек ранее нигде не работал, у него отсутствует данное свидетельство. Обязанность оформить этот документ лежит на страхователях (ч. 2 ст. 7 Закона N 27-ФЗ), к которым относятся:
— юридические лица, в том числе иностранные, и их обособленные подразделения;
— индивидуальные предприниматели, а также граждане, в том числе иностранные, лица без гражданства, проживающие на территории РФ и осуществляющие прием на работу по трудовому договору, а также заключающие договоры гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы;
— международные организации, осуществляющие свою деятельность на территории РФ (в отношении застрахованных лиц в соответствии с Законом N 167-ФЗ);
— родовые, семейные общины малочисленных народов Севера, занимающиеся традиционными отраслями хозяйствования;
— крестьянские (фермерские) хозяйства.
Также к понятию «страхователь» приравнены:
— органы службы занятости в отношении безработных;
— организации, в которых лица, осужденные к лишению свободы, привлекаются к труду (п. 3 ч. 1 ст. 1 Закона N 27-ФЗ).
Страхователи в отношении указанных категорий лиц, не зарегистрированных в системе обязательного пенсионного страхования, в течение двух недель с даты заключения трудового или гражданско-правового договора, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, представляют в территориальный орган Пенсионного фонда по месту регистрации работодателя в качестве страхователя анкету застрахованного лица (п. 6 Инструкции). Форма анкеты (АДВ-1) утверждена Постановлением N 192п. Образец заполнения приведен на стр. 60. Анкета заполняется застрахованным лицом и подписывается. Сведения, указанные в анкете, проверяются страхователем.
Если застрахованное лицо не имеет возможности лично заверить анкету застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине, страхователь указывает эту причину в анкете и заверяет ее (п. 7 Инструкции). Вместе с тем следует помнить о двухнедельном сроке, указанном в п. 6 Инструкции.
Далее анкеты застрахованных лиц страхователь передает в территориальный орган вместе с описью документов по форме N АДВ-6, утвержденной Постановлением N 192п. Территориальный орган в течение трех недель со дня получения анкеты застрахованного лица осуществляет одно из действий (п. 8 Инструкции):
— открывает лицевой счет и оформляет страховое свидетельство;
— принимает решение об отказе в регистрации (при наличии в системе обязательного пенсионного страхования лицевого счета на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными), которое сообщается страхователю и застрахованному лицу;
— направляет страхователю запрос об уточнении сведений по форме N АДИ-2, утвержденной Постановлением N 192п.
Направление страхователю страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации сопровождается ведомостью по форме N АДИ-5, утвержденной Постановлением N 192п. Действия страхователя после получения страховых свидетельств могут быть следующими:
1. Если в полученных свидетельствах данные верны, страхователь в течение недели после получения выдает их застрахованным лицам. Застрахованное лицо расписывается в сопроводительной ведомости в получении страхового свидетельства. Когда нет возможности выдать страховое свидетельство (или решение об отказе в регистрации) в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке застрахованного лица, его длительной болезнью или по иной причине, страхователь проверяет правильность содержащихся в страховом свидетельстве сведений, расписывается за застрахованное лицо в сопроводительной ведомости и принимает меры к передаче страхового свидетельства застрахованному лицу (п. 11 Инструкции).
2. Если в страховом свидетельстве были неверно указаны фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения или пол, застрахованное лицо заполняет листок исправлений по форме N АДВ-9, утвержденной Постановлением N 192п, в котором указывает правильные сведения. При обнаружении ошибок в страховом свидетельстве в период отсутствия застрахованного лица в связи с длительным (свыше одного месяца) нахождением в командировке, длительной болезнью или по иной причине листок исправлений заполняется страхователем (п. 12 Инструкции).
3. Если застрахованное лицо получило решение об отказе в регистрации потому, что в системе обязательного пенсионного страхования имеется лицевой счет на застрахованное лицо с идентичными анкетными данными, но при этом данное лицо не имеет страхового свидетельства, заполняется заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме N АДВ-3, утвержденной Постановлением N 192п.
Далее не позднее одного месяца с даты получения в территориальном органе страховых свидетельств, запросов об уточнении сведений и решений об отказе в регистрации страхователь возвращает в территориальный орган сопроводительную ведомость, листки исправлений, заполненные запросы об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства, а также страховые свидетельства, которые не были выданы застрахованным лицам по причине невостребования или наличия в них ошибок (п. 14 Инструкции). В свою очередь территориальный орган в течение трех недель (п. 15 Инструкции):
— на основании сопроводительной ведомости отмечает в лицевом счете факт выдачи страхового свидетельства;
— на основании представленных страхователем листков исправлений, заполненных запросов об уточнении сведений и заявления о выдаче дубликата страхового свидетельства оформляет новые страховые свидетельства и передает их страхователю для выдачи застрахованным лицам в порядке, предусмотренном п. 11 Инструкции.
Застрахованные лица, добровольно вступившие в правоотношения по обязательному пенсионному страхованию, в том числе граждане РФ, работающие за пределами территории РФ и осуществляющие уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за себя, застрахованные лица, уплату страховых взносов в бюджет Пенсионного фонда за которых осуществляют другие физические лица, а также неработающие застрахованные лица могут пройти регистрацию в территориальном органе по месту жительства. При регистрации указанные застрахованные лица представляют в территориальный орган анкету застрахованного лица и предъявляют паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (п. 17 Инструкции).
После получения страховых свидетельств рекомендуем работнику кадровой службы снять с них копии, которые необходимо хранить в личном деле сотрудника. Само же страховое свидетельство хранится у застрахованных лиц (ч. 3 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).
Бывают случаи, когда на работу устраивается человек, ранее работавший, но не получивший страховое свидетельство из-за невнимательности работника кадровой службы:
— страховое свидетельство было оформлено, но не было выдано;
— в нарушение правовых актов страховое свидетельство даже не было оформлено.
В этих случаях сотрудник отдела кадров по новому месту работы подает в указанном выше порядке необходимые сведения в соответствующий территориальный орган Пенсионного фонда. Если ранее сведения на данное лицо не подавались, будет открыт индивидуальный лицевой счет и выдано страховое свидетельство. Если же сведения ранее подавались и страховое свидетельство было оформлено, но не выдано работнику, будет получен отказ в регистрации, и тогда следует подавать документы на выдачу дубликата страхового свидетельства.
Иногда работник говорит, что устраивается на работу впервые, но при подаче документов на выдачу страхового свидетельства приходит отказ с указанием, что на данное лицо уже открыт индивидуальный лицевой счет и выдавалось страховое свидетельство. В этом случае также необходимо подать документы на выдачу дубликата страхового свидетельства. Но подобные действия со стороны работника дают работодателю основания для выяснения причин увольнения с прежнего места работы.
За непредставление в установленные сроки сведений, необходимых для осуществления индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, либо представление неполных и (или) недостоверных сведений к страхователям, в том числе физическим лицам, самостоятельно уплачивающим страховые взносы, применяются финансовые санкции в виде взыскания 10% причитающихся за отчетный год платежей в Пенсионный фонд. Взыскание указанной суммы производится органами Пенсионного фонда в судебном порядке (ст. 17 Закона N 27-ФЗ).

Обмен и выдача дубликата страхового свидетельства

Обмен страхового свидетельства производится при изменении у застрахованного лица:
— фамилии, имени, отчества, фамилии, которая была у застрахованного лица при рождении;
— даты рождения;
— места рождения;
— пола.
Для обмена необходимо представить в Пенсионный фонд сведения об изменениях в порядке, определенном ст. 8 — 10 Закона N 27-ФЗ: после получения заявления работника о выдаче дубликата в связи с изменением личных данных работодатель не позднее двух недель передает это заявление по форме N АДВ-2, утвержденной Постановлением N 192п, вместе с описью документов по форме N АДВ-6, утвержденной Постановлением N 192п, в территориальное отделение Пенсионного фонда. Орган Пенсионного фонда в течение месяца после получения заявления от страхователя принимает решение об обмене страхового свидетельства либо об отказе в таком обмене (п. 23 — 25 Инструкции).
В первом случае застрахованному лицу выдается новое (взамен выданного ранее) страховое свидетельство с тем же страховым номером индивидуального лицевого счета (ч. 4 ст. 7 Закона N 27-ФЗ). Порядок выдачи установлен п. 11 Инструкции и приведен выше.
Решение об отказе в обмене страхового полиса принимается в случае, если в системе персонифицированного учета отсутствует лицевой счет со страховым номером, указанным в заявлении об обмене свидетельства, или обозначенные в заявлении фамилия, имя, отчество не соответствуют сведениям, содержащимся в лицевом счете, страховой номер которого указан в заявлении (п. 25 Инструкции).
Восстановление страхового свидетельства необходимо произвести в случае его утери или приведения в негодность. Если застрахованное лицо утратило страховое свидетельство, оно обязано в течение месяца обратиться к страхователю с заявлением о его восстановлении, а страхователь должен передать это заявление в соответствующий орган Пенсионного фонда РФ вместе с документом, подтверждающим страховой номер индивидуального лицевого счета застрахованного лица. Если застрахованное лицо не работает по трудовому договору или не заключило договор гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с законодательством РФ начисляются страховые взносы, и не зарегистрировано в качестве страхователя, оно обязано в течение месяца со дня утраты страхового свидетельства обратиться с заявлением о его восстановлении в орган Пенсионного фонда РФ по месту жительства (при себе необходимо иметь паспорт). Физическое лицо, самостоятельно уплачивающее страховые взносы, обязано в течение одного месяца со дня утраты страхового свидетельства обратиться в орган Пенсионного фонда РФ по месту своей регистрации в качестве страхователя с заявлением о его восстановлении (ч. 5 ст. 7 Закона N 27-ФЗ).
Порядок представления документов для получения дубликата свидетельства аналогичен порядку их представления для обмена страхового свидетельства при изменении личных данных сотрудника, только вместо заявления по форме N АДВ-2 подается заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме N АДВ-3, утвержденной Постановлением N 192п. Дубликат страхового свидетельства выдается в течение месяца со дня обращения в орган Пенсионного фонда РФ с заявлением об утрате страхового свидетельства. Частью 5 ст. 7 Закона N 27-ФЗ органам Пенсионного фонда РФ предоставлено право потребовать в этом случае от застрахованного лица дополнительную информацию, подтверждающую его личность и сведения, содержащиеся в его индивидуальном лицевом счете.

Утверждена
Постановлением Правления ПФ РФ
от 31.07.2006 N 192п

—————-¬
Форма АДВ-1 Код по ОКУД ¦ ¦
L—————-
Анкета застрахованного лица

Заполняется застрахованным лицом печатными буквами:
—————————————————————————————————¬
¦Фамилия П А Р А М О Н О В ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦Имя В И Т А Л И Й ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦Отчество И Г О Р Е В И Ч ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦Пол М (м/ж) ¦
¦ L— ¦
¦Дата рождения » 0 5 » А В Г У С Т А 1 9 7 5 года ¦
¦ L-+— L-+-+-+-+-+-+— L-+-+-+— ¦
¦Место рождения: ¦
¦ город (село, дер.,…) Г . М О С К В А ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ район ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ область (край, респ.,…) ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ страна Р О С С И Й С К А Я Ф Е Д Е Р А Ц И Я ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦Гражданство Р О С С И Й С К А Я Ф Е Д Е Р А Ц И Я ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦Адрес постоянного места жительства ¦
¦Адрес индекс 1 0 5 0 6 2 адрес Г . М О С К В А ¦
¦ L-+-+-+-+-+— L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦регистрации У Л . Г О Р Ь К О Г О Д . 8 К В . 5 ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦Адрес места индекс адрес ¦
¦ L-+-+-+-+-+— L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦жительства ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦фактический ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ (заполнять при отличии от адреса регистрации) ¦
¦ ¦
¦Телефоны 7 8 5 — 6 3 — 2 1 ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ (домашний и/или рабочий) ¦
¦Документ, удостоверяющий личность ¦
¦ ¦
¦Вид документа П А С П О Р Т ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ (указать название документа: паспорт, удостоверение личности и др.) ¦
¦ ¦
¦Серия, номер 2 1 9 9 4 5 1 3 3 2 ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦Дата выдачи » 1 5 » С Е Н Т Я Б Р Я 1 9 9 8 года ¦
¦ L-+— L-+-+-+-+-+-+-+— L-+-+-+— ¦
¦Кем выдан О В Д М А Р Ь И Н О Г . М О С К В Ы ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ ¦
¦ L-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+-+— ¦
¦ ¦
L—————————————————————————————————

Дата заполнения Личная подпись
» 0 8 » О К Т Я Б Р Я 2 0 0 9 года застрахованного лица Парамонов
L-+— L-+-+-+-+-+-+-+— L-+-+-+— ————————

М.О. Строкина,
эксперт журнала «Оплата труда:
бухгалтерский учет и налогообложение»

«Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение», N 11, ноябрь 2009 г.

————————————————————————
*(1) «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования».



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит