» Организация делопроизводства в бюджетном учреждении


Организация делопроизводства в бюджетном учреждении


21.03.2010

Делопроизводство в бюджетном учреждении необходимо вести, соблюдая определенные требования, за невыполнение которых предусмотрена ответственность. Рассмотрим правила организации и ведения делопроизводства в бюджетных учреждениях и возможные санкции за нарушение действующего порядка.

Нормативно-правовая база организации делопроизводства

Организация работы с документами направлена на создание оптимальных условий для всех операций с документами и включает организацию документооборота (движения документа с момента создания или получения до исполнения или отправки), хранения документов и их использования.
Отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами, называют делопроизводством.
Документом является зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, которые позволяют ее идентифицировать. Официальные документы создаются юридическими или физическими лицами, оформляются и удостоверяются в установленном порядке. К официальным документам относят управленческие, научные, технические, производственные и др.
Важное место среди официальных документов занимают управленческие документы, которые являются основой документации любого бюджетного учреждения. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями бюджетного учреждения, порядком решения вопросов (единоначалие или коллегиальность), объемом и характером взаимосвязей как в самой организации (структура учреждения, количество и функции заместителей и др.), так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и т.д.). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических, относятся к системе организационно-распорядительной документации.
Законодательством РФ установлены нормы, регламентирующие весь процесс документооборота организации — от создания документов до сдачи их на хранение в архив. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:
— Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (в ред. от 30.06.2003);
— федеральные законы от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных», от 02.05.2006 N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», от 27.12.2002 N 184-ФЗ «О техническом регулировании» (в ред. от 01.12.2007), от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) (далее — Закон N 125-ФЗ);
— Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» (в ред. от 11.12.2002);
— часть 4 ГК РФ;
— постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации» (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 N 290 «О Федеральном архивном агентстве» (в ред. от 29.05.2008);
— Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 N 358-Р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»;
— Приказ Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (далее — Типовая инструкция по делопроизводству);
— Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003) (далее — Перечень типовых управленческих документов);
— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182;
— Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007) (далее — Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов);
— Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива от 19.01.1995 N 2;
— Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР от 29.07.1983 N 105 (далее — Положение о документах и документообороте);
— ГОСТ Р 6.30-2003 *(1), Р 51141-98 *(2), 6.10.4-84 *(3).
Также в процессе работы с документами используются общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации:
— Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 N 299) (ред. от 28.03.2008);
— Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР)*(4); и др.
Отдельно следует отметить ведомственные правовые акты нормативного и инструктивного характера. Например, в учреждениях культуры делопроизводство ведется в соответствии с приказами Роскультуры от 08.06.2006 N 243 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппарате Федерального агентства по культуре и кинематографии», Минкультуры РФ от 28.07.2006 N 377 «Об Инструкции по делопроизводству в Министерстве культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации».
Делопроизводство в образовательных учреждениях регулируют приказы Рособрнадзора от 24.08.2006 N 1889 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в федеральной службе по надзору в сфере образования и науки» и Рособразования от 29.06.2006 N 598 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Федеральном агентстве по образованию».
Делопроизводство в судах РФ ведется с учетом приказов ВАС РФ от 25.03.2004 N 27 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в арбитражных судах Российской Федерации», Судебного департамента при ВС РФ от 29.04.2003 N 36 «Об утверждении Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде» (ред. от 23.01.2007, с изм. от 21.05.2007).
Также выделим приказы об утверждении инструкций в таможенных органах, службе судебных приставов и учреждениях прокуратуры — ФТС РФ от 18.10.2004 N 160 «О Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах» (ред. от 30.03.2007), ФССП РФ от 27.12.2006 N 179 «Об утверждении и введении в действие Инструкции по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов», Генпрокуратуры РФ от 05.06.2008 N 107 «О введении в действие инструкции по делопроизводству в органах Прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях».
Наиболее важным из перечисленных выше документов является ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет:
— состав и требования к оформлению реквизитов документов. В частности, разд. 3 устанавливает, в каких случаях на бланках организаций может использоваться герб РФ, в каком порядке разместить на бланке письма наименования адресатов, как оформить отметку о наличии приложений и т.д.;
— требования к бланкам и оформлению документов: раздел 4 устанавливает два стандартных формата бланков документов — А4 и А5, рекомендуемый размер полей документов, а также ориентировочные границы зон расположения реквизитов.
Требования ГОСТ Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми, регламентируют оформление документов, принадлежащих только к системе организационно-распорядительной документации (приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.). Вместе с тем правила и требования, заложенные в стандарте, могут применяться для оформления и иных документов.
Типовые инструкции по делопроизводству, на основании которых издаются инструкции государственных и муниципальных органов исполнительной власти, включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, распоряжения, инструкции, протокола, служебных писем и т.д. В них описываются процедуры регистрации документов, построения поисковых систем для справочной работы, организации контроля исполнения документов, порядка составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. В приложениях даются, в частности, формы номенклатуры дел, актов о выделении документов к уничтожению, описей. Тем самым типовые инструкции отражают практически все вопросы организации делопроизводства, и на их основе создаются инструкции органами местного самоуправления. Они могут быть положены в основу инструкции по делопроизводству конкретного бюджетного учреждения.

Сроки хранения документов

Документы, создаваемые в течение срока деятельности организаций, подлежат учету в соответствии с требованиями Закона N 125-ФЗ и хранению в течение сроков, установленных:
— Перечнем типовых управленческих документов (перечислены сроки хранения всех возможных документов организации, от учредительных и кадровых документов до различных справок — о заработной плате, стаже, месте работы, а также проектов документов — приказов, договоров и т.д.);
— Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов;
— Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.
Необходимость хранения документов организации предусмотрена и другими законами РФ:
— пункт 8 ч. 1 ст. 23 НК РФ устанавливает обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;
— статья 17 Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 21.11.1996 N 129-ФЗ (в ред. от 03.11.2006) предусматривает обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.
Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Подготовка документов и дел к постоянному или временному хранению

Законченные производством дела после окончания календарного года (или периода, в котором они сформировались) должны быть оформлены и учтены. Работа с документами в архиве регламентирована Основными правилами работы архивов организаций*(5). Для бюджетных учреждений, не передающих на государственное хранение документы, а хранящих у себя, эти правила будут базой для организации их архива.
Перед оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию документов. Для этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, то есть в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (в начале дела, сверху, располагается самый ранний документ, в конце — самый поздний). Одновременно проверяют документы на дублетность, принадлежность к хронологическому периоду и делу, изымают черновики, лишние экземпляры и т.п.
Оформление дел (полное или частичное) производят в зависимости от сроков хранения дел, указанных в номенклатуре или определенных экспертной комиссией организации. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения. Частичному (неполному) — дела кратковременного хранения (до 10 лет включительно). Полное оформление дела включает:
— нумерацию листов;
— составление заверительной надписи;
— составление внутренней описи документов (в необходимых случаях);
— переплет или подшивку;
— оформление обложки.
Образцы данных форм содержатся в приложениях к Основным правилам работы архивов организаций.
При частичном оформлении допускается хранить дела в скоросшивателях, не проводить дополнительную систематизацию документов, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Передача дел в архив и уничтожение документов

При подготовке дел к передаче в архив, а также при проведении отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив проводится экспертиза ценности документов. Для этого формируется экспертная комиссия из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек. Состав комиссии утверждается приказом руководителя. В состав комиссии обычно входят:
— заместитель директора, ответственный за делопроизводство;
— специалист, ответственный за архив учреждения;
— специалист по учебной, технической и другим видам документации.
Председателем экспертной комиссии, как правило, назначается заместитель директора, секретарем — секретарь учреждения. Заседания комиссии проводятся в соответствии с планом работы и по мере необходимости, но не реже одного раз в год, и оформляются протоколами. Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения утверждает руководитель бюджетного учреждения.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:
— отбор дел постоянного и долговременного хранения для передачи в архив;
— отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;
— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов постоянного и долговременного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.
По результатам экспертизы ценности документов в организации составляются описи дел постоянного, долговременного хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Образцы форм описей представлены в качестве приложений к Основным правилам работы архивов организаций.
Экспертная комиссия бюджетного учреждения ежегодно утверждает годовые разделы описей дел постоянного хранения. В соответствии с этими описями документы указанного учреждения поступают в государственный архив. Дела, включенные в акты, уничтожают после утверждения описей на дела постоянного хранения и описей дел по личному составу.
Объектами рассмотрения экспертной комиссии являются:
— ежегодно составляемая номенклатура дел;
— описи дел постоянного и долговременного хранения;
— акты об аннулировании документов;
— изменение сроков хранения документов, предписанных типовыми и ведомственными перечнями документов (в сторону увеличения сроков), а также установление сроков хранения документов, которые присущи только данной организации и перечнями не предусмотрены;
— нормативные документы по совершенствованию делопроизводства.
Протоколы экспертной комиссии о согласовании (одобрении) номенклатуры дел, описей дел постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями Росархива, акты о выделении документов к уничтожению утверждает директор бюджетного учреждения только после их согласования с соответствующим органом архивной службы. В организациях, не передающих документы в государственный архив, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу и их утверждения директором бюджетного учреждения.

Ответственность за нарушение порядка
организации хранения документов

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. 27 Федерального закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.
Ответственность за нарушение порядка хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель бюджетного учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер бюджетного учреждения.
Статьей 13.20 КоАП РФ установлены административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц от 300 до 500 руб. Дела об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, в соответствии с ч. 3 ст. 23.1 КоАП РФ рассматриваются мировыми судьями.
Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ).
Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.
За грубые нарушения к организации могут быть применены следующие санкции согласно ст. 120 НК РФ:
если нарушение совершено в течение одного налогового периода — штраф в размере 5000 руб. (п. 1);
если нарушения совершены в течение более чем одного налогового периода — штраф в размере 15 000 руб. (п. 2);
если нарушение повлекло за собой занижение налоговой базы — штраф в размере 10% суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. (п. 3).
В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что нарушение обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами. Указанные обстоятельства устанавливаются наличием общеизвестных фактов, публикаций в СМИ и иными способами, не нуждающимися в специальных средствах доказывания.
В случае пропажи документов в результате чьих-либо неправомерных действий (например, хищения) необходимо подтверждение данного факта правоохранительными органами. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами: например, в случае пожара это может быть справка органов пожарного надзора.
В случае утраты первичных учетных документов руководитель организации в соответствии с п. 6.8 Положения о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия.

Должностные лица, имеющие право наложить административный штраф

Приказом Росархива N 18*(6) утвержден перечень должностных лиц органов управления архивным фондом, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20 КоАП. К ним относятся:
— руководитель Росархива, его заместители;
— руководители структурных подразделений Росархива, их заместители;
— руководители архивных органов субъектов РФ, их заместители;
— руководители структурных подразделений архивных органов субъектов РФ, их заместители.
Указанные должностные лица также могут привлекать к административной ответственности по следующим статьям КоАП РФ:
— часть 1 ст. 19.4 устанавливает ответственность за неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей и влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб., на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб.;
— согласно ч. 1 ст. 19.5 невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления, решения) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб., на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб. или дисквалификацию на срок до 3 лет, на юридических лиц — от 10 000 до 20 000 руб.;
— непринятие по постановлению (представлению) органа (должностного лица), рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения, в соответствии со ст. 19.6 влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.;
— статьей 19.7 за непредставление или несвоевременное представление в государственный орган (должностному лицу) сведений (информации), предусмотренных законом и необходимых для осуществления этим органом (должностным лицом) его законной деятельности, а равно представление в государственный орган (должностному лицу) таких сведений (информации) в неполном объеме или в искаженном виде, за исключением случаев, предусмотренных ст. 19.7.1, 19.7.2, 19.8, 19.19 КоАП РФ, установлена ответственность в виде наложения административного штрафа на граждан в размере от 100 до 300 руб., на должностных лиц — от 300 до 500 руб., на юридических лиц — от 3000 до 5000 руб.
В соответствии с п. 59 ч. 2 ст. 28.3 КоАП РФ протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных ст. 13.20, ч. 1 ст. 19.4, ч. 1 ст. 19.5, ст. 19.6, 19.7, составляются должностными лицами органов, уполномоченных в области управления архивным фондом. Порядок составления и внесения протоколов определен в ст. 28.2, 28.5, 28.8, 29.5.
Из всего сказанного следует вывод, что соблюдение норм и правил делопроизводства является обязательным для любого бюджетного учреждения. Законодательством РФ установлены как нормы, регулирующие порядок делопроизводства и рекомендуемые к применению во всех бюджетных учреждениях, так и нормы, установленные ведомственными приказами и обязательные для исполнения в отдельных бюджетных учреждениях (образовательных, судебных и т.д.). Отдельный блок законодательства составляют нормы, устанавливающие порядок хранения документов, образующихся в деятельности организаций, нарушение которого влечет административную ответственность.

А.Б. Вифлеемский,
эксперт журнала
«Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 4, октябрь 2008 г.

————————————————————————-
*(1) ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст).
*(2) «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» (утв. Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28).
*(3) ГОСТ 6.10.4-84. «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения» (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).
*(4) Постановление Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367 «О принятии и введении в действие Общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94» (ред. от 18.07.2007)
*(5) Одобрены Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
*(6) Приказ Росархива от 18.02.2002 N 18 «Об организации работы архивных органов по реализации Федерального закона «О введении в действие Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях.»



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит