» Подготовка к визиту трудовой инспекции в филиал


Подготовка к визиту трудовой инспекции в филиал


21.03.2010

В филиальных структурах организаций руководство может экономить на кадровом документообороте (поручить его ведение, например, бухгалтеру). Для того чтобы полностью соответствовать требованиям российского трудового законодательства, в статье описываются и приводятся кадровые документы, которые обязательно должны быть в любой организации/филиале.

Проверка организации государственной инспекцией труда зачастую застает руководство врасплох, с учетом того, что трудовой инспектор имеет право посетить организацию в любое время и без предупреждения, особенно если данный факт произошел в одном из региональных ее филиалов. Головные офисы организаций имеют более отлаженные механизмы взаимодействия (в т.ч. и с государственной инспекцией труда), в то время как в филиальных структурах все ресурсы сосредоточены на развитии бизнеса и освоении рынка, поэтому на обеспечивающих бизнес функциях руководство организаций старается экономить. Поэтому до сих пор не редки случаи, когда различные обеспечивающие функции совмещает в себе один узкоспециализированный специалист, например, кадровый документооборот ведет бухгалтер. В данных условиях организациям необходимо кратко инструктировать специалистов, ответственных за ведение кадрового документооборота, о необходимости качественно выполнять данную функцию с учетом практики проведения проверок трудовой инспекции в головных организациях.
Как уже говорилось, проверка может прийти в любое время, без информирования руководства организации, поэтому ошибочно мнение о том, что проверка приходит после обращения в государственную инспекцию труда сотрудника (или бывшего сотрудника) данной организации с жалобой на работодателя. По факту жалоб осуществляются внеплановые проверки и только по тем фактам, которые изложены в жалобе. Однако через небольшой промежуток времени внеплановая проверка может превратиться в плановую, которая охватывает весь спектр вопросов соблюдения организацией трудового законодательства. Плановая проверка проводится не чаще 1 раза в 2 года. В целом порядок проведения проверок должностными лицами государственной инспекции труда определяется соответствующими конвенциями Международной организации труда (МОТ), Трудовым кодексом РФ, федеральными законами (Федеральный закон от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (ред. от 28.04.2009), постановлениями Правительства РФ.
Объем проводимой плановой проверки первоначально зависит от ее назначения. Например, плановая проверка может быть целевой или комплексной. Понятно, что при комплексной проверке будут изучаться не только документы, но и реальное состояние условий труда. При целевой же проверке обычно изучается одно-два направления, к примеру, порядок предоставления отпуска и учет больничных листков. Целью внеплановой проверки является изучение обстоятельств конкретного выявленного нарушения или жалобы работника.
Как правило, проверку проводит один инспектор, если в филиал пришли несколько инспекторов, необходимо убедиться, фигурируют ли они в распоряжении о проведении проверки, которое ранее должно было быть предъявлено руководителю организации. Продолжительность контрольного мероприятия не должна превышать 1 месяца, в исключительных случаях — 2 месяцев. Организация не имеет права отказывать представителям государственного надзорного органа, т.к. в противном случае ее ждут санкции в соответствии со ст. 19.4 КоАП РФ. Также интересно и то, что проверяются положения, не имеющие срока давности, т.е. факту, происшедшему несколько лет тому назад. Во избежание дополнительных трудностей не рекомендуется представлять на проверку документы, не относящиеся к предмету проверки, т.к. во многих случаях тема проверки четко определена и инспекторы не имеют права выискивать нарушения в других областях трудового права.
Для того чтобы полностью соответствовать требованиям российского трудового законодательства, рассмотрим, какие кадровые документы (или их копии) обязательно должны быть в любой организации / филиале (табл. 1) .

Таблица 1

Перечень документов, предъявляемых на проверку инспектору труда

————————T——————————————T——————————¬
¦ Проверяемый участок ¦ Документы ¦ Основание ¦
¦ трудового права ¦ ¦ ¦
+———————-+——————————————+——————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+———————-+——————————————+——————————+
¦ Соблюдение норм ОТ и ¦Журналы проведения инструктажа Инструкции¦Раздел 10 ТК РФ Ст. 217 ТК РФ¦
¦ ТБ ¦по охране труда ¦ ¦
+———————-+——————————————+——————————+
¦ Соблюдение трудового ¦Правила внутреннего трудового распорядка ¦Ст. 189 ТК РФ ¦
¦ распорядка ¦Уставы и положения о трудовой дисциплине¦Постановление Госкомстата¦
¦ ¦для разных категорий работников ¦России от 05.01.2004 N 1 ¦
¦ ¦Положения об отделах и структурных¦Ст. 91 ТК РФ ¦
¦ ¦подразделениях и должностные инструкции по¦ ¦
¦ ¦каждой должности в соответствии со штатным¦ ¦
¦ ¦расписанием ¦ ¦
¦ ¦Табель учета рабочего времени и расчета¦ ¦
¦ ¦оплаты труда ¦ ¦
+———————-+——————————————+——————————+
¦ Порядок выплат ¦Положение об оплате труда, премировании и¦Раздел 10 ТК РФ ¦
¦ заработной платы ¦материальном стимулировании работников¦ ¦
¦ ¦Платежная ведомость ¦ ¦
¦ ¦Штатное расписание ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
+———————-+——————————————+——————————+
¦ Кадровый учет ¦Трудовые и коллективные договоры ¦Статьи 16, 56, 67 ТК РФ ¦
¦ ¦Личные дела сотрудников Заявления,¦Ст. 68 ТК РФ, постановление¦
¦ ¦уведомления, приказы о приеме на работу,¦Госкомстата России от¦
¦ ¦увольнении, переводе, личная карточка¦05.01.2004 N 1 ¦
¦ ¦сотрудника ¦Ст. 128 ТК РФ ¦
¦ ¦Заявления работника по предоставлению¦Ст. 69 ТК РФ ¦
¦ ¦отпуска без сохранения заработной платы¦ ¦
¦ ¦при наличии таковых отпусков ¦ ¦
¦ ¦Журнал прохождения работниками¦ ¦
¦ ¦обязательного медицинского¦ ¦
¦ ¦освидетельствования ¦ ¦
+———————-+——————————————+——————————+
¦Работа с персональными¦Положение о персональных данных работников¦Ст. 86 ТК РФ ¦
¦ данными ¦ ¦ ¦
+———————-+——————————————+——————————+
¦ Порядок ведения ¦Трудовые книжки, приходно-расходная книга¦Постановление Минтруда России¦
¦ трудовых книжек ¦по учету бланков трудовых книжек и¦от 10.10.2003 N 69 ¦
¦ ¦вкладышей к ним ¦ ¦
¦ ¦Книгу учета движения трудовых книжек ¦ ¦
L———————-+——————————————+——————————

Для предотвращения нарушений, выявляемых при проверках ГИТ, администрации организации не следует пользоваться типовыми документами, их лучше принять за основу, но заполнить своим содержанием. Далее, все документы должны быть согласованы между собой и надлежащим образом оформлены независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.
По результатам проверки инспекторы составляют акт — форма N 1-ГИТ — «Акт о результатах проверки соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права в филиале организации» (прил. 1 к приказу Роструда от 10.12.2004 N 47, всего утвердившему 20 форм ГИТ) и форма предписания N 2-ГИТ. В данном предписании перечислены обнаруженные нарушения с указанием соответствующих нормативных актов и указаны сроки, в которые необходимо устранить названные недостатки, например, дооформить график отпусков или ввести в употребление журнал инструктажа по охране труда и т.п.
Также инспекторы составляют протокол об административном правонарушении — форма N 3-ГИТ, и в случае если допущенные ошибки значительны, выносят постановление о назначении административного наказания форма — N 5-ГИТ. Ответственность за нарушение трудового законодательства предусмотрена ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Приказом Роструда от 10.04.2006 N 60 утвержден Перечень должностных лиц этой структуры, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях.
В соответствии с действующим КоАП РФ за нарушение трудового законодательства должностные лица и предприниматели подвергаются штрафу от 500 до 5000 руб., а предприятие может быть оштрафовано на сумму от 300 до 50 000 руб. В соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ нарушение законодательства о труде и об охране труда влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 500 до 5000 руб.
Деятельность предприятия, допустившего существенные грубые нарушения прав работников и трудового законодательства, может быть приостановлена на срок до 90 суток, то есть в соответствии со ст. 3.12 КоАП РФ предприятие не сможет отгружать товары, оказывать услуги или выполнять работы. Конкретное наказание определяется судом.
Согласно ст. 143 Уголовного кодекса РФ, нарушение правил техники безопасности или иных правил охраны труда, совершенное лицом, на котором лежали обязанности по соблюдению этих правил, если это повлекло причинение по неосторожности тяжкого или средней тяжести вреда здоровью человека, наказывается штрафом в размере от 20 000 до 50 000 руб. или иного дохода осужденного за период от двух до пяти месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо лишением свободы на срок до двух лет.
Те же деяния, повлекшие по неосторожности смерть человека, наказываются лишением свободы на срок до 5 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового.
Нарушение законодательства о труде и об охране труда лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного до трех лет.
Сокрытие страхователем наступления страхового случая при обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, согласно ст. 5.44 КоАП РФ, влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц — от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 руб.
Неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего государственный надзор (контроль), а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей, согласно ст. 19.4 КоАП РФ, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 500 до 1000 руб.; на должностных лиц — от 1000 до 2000 руб.
Невыполнение в установленный срок законного предписания (постановления, представления) органа (должностного лица), осуществляющего государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства, согласно ст. 19.5 КоАП РФ,
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб.; на должностных лиц — от 500 до 1000 руб.; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 руб.
В соответствии с постановлением Правительства РФ от 07.07.2000 N 507 «О порядке распределения средств от штрафов, взыскиваемых за нарушение законодательства Российской Федерации о труде и об охране труда» (ред. от 28.07.2006) средства от штрафов распределяются в следующем порядке:
30% — органу исполнительной власти субъекта РФ, ведающему вопросами охраны труда;
40% — на текущий счет Министерства труда и социального развития России;
30% — государственной инспекции труда.
Снижение суммы штрафа возможно в случаях, если работодатель частично или полностью возместил ущерб или вред, нанесенный, в частности, в случае травмы работника на производстве, предотвратил вредные последствия нарушений, либо совершил нарушение впервые. Также возможно полное прекращение по делу об административном правонарушении, в результате чего выносится постановление о прекращении производства по делу об административном правонарушении — форма N 7-ГИТ.

Литература

1. Данюкова М. Предъявите трудовые книжки // Московский бухгалтер, N 7, 2008.
2. Васильчикова Н.В. Проверки федеральной инспекцией труда. — М.: Омега-Л, 2006.
3. Погодина И.В. Как подготовиться к приходу трудовой инспекции // Трудовое право, N 2, 2009.
4. Скрябина О.Н. Предъявите документы // Консультант, N 23, 2008.

Типовая форма (приложение 1
к приказу Роструда от 10 декабря 2004 г. N 47)
Образец заполнения

Герб России
Федеральная служба по труду
и занятости
Государственная инспекция труда
в _____________________________
(наименование субъекта
Российской Федерации)
_______________________________
(почтовый адрес, NN телефона,
факса)

Форма N 1-ГИТ

Акт
о результатах проверки соблюдения трудового законодательства
и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы
трудового права в филиале организации

01 апреля 2009 г.
г. Москва, ООО «Делит Лимитед»

(место проведения проверки:
наименование населенного пункта,
организации)

В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Федеральным
законом от 08.08.01 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и
индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля
(надзора)», Положением о Федеральной службе по труду и занятости,
утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от
30.06.2004 N 324, и на основании приказа (распоряжения) Государственной
инспекции труда в

г. Москва
—————————————— от «20» февраля 2009 года N 28
(наименование субъекта Российской Федерации)

Старшего Государственного инспектора Ивановой Е.А.
Государственного инспектора Шмельковой Т.Г.
————————————————————————-
(должность, фамилия, инициалы должностных лиц органов, проводивших
проверку)
при участии следующих лиц
_________________________________________________________________________
(должность, фамилия, инициалы)

в присутствии
Генерального директора Сидорова Г.О.
Начальника отдела кадров Козловой О.Н.
Менеджера по персоналу Шишкиной И.Ю
————————————————————————-
(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителей),
принимавших участие в проведении мероприятий по контролю (надзору)

действующих на основании приказа Государственной инспекции труда N 28
————————————————————————-
от 20.02.2009 г.
————————————————————————-
(указать наименование и номер документа, предоставляющего полномочия)
с «17» марта по «27» марта 2009 г. проведена проверка
соблюдения трудового законодательства и иных нормативных правовых актов,
содержащих нормы трудового права, в ООО «Делит Лимитед»,
————————————————————————-
Сидоров Георгий Олегович
————————————————————————-
(полное наименование юридического лица, фамилия,
имя, отчество работодателя — физического или юридического лица)

В результате проверки установлено:
1. Ненадлежащее ведение и оформление кадровой документации
(отсутствие подписей ознакомления с приказами, нарушение нумерации
кадровых приказов, отсутствие приказов и оснований к ним).
2. Отсутствие необходимых условий хранения кадровой документации,
трудовых книжек (отсутствие металлических шкафов для хранения
документации).
(изложение существа выявленных нарушений с указанием нарушенных
законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы
трудового права, и лиц, ответственных за выявленные нарушения)

Проверка проводилась в моем (нашем) присутствии:
Начальника отдела кадров Козловой О.Н.
——————————
Менеджера по персоналу Шишкиной И.Ю.
——————————-

————————————————————————-
(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителей),
подпись, дата)

С результатами и актом проверки ознакомлен Начальник отдела кадров
—————————-
(должность, фамилия,
Козлова О.Н
————————————————————————-
инициалы работодателя (его представителя), подпись, дата)

К акту прилагаются:
1. Копии кадровых приказов, акты осмотра помещений для хранения
кадровых документов
(наименование прилагаемых к акту документов: протоколы,
постановления, предписания, результаты испытаний и экспертиз, объяснения
должностных лиц, на которых возложена ответственность за нарушение
требований трудового законодательства, и другие документы или их копии,
связанные с результатами проверки)
2.
3.
____________________________________________________________________
____________________________________________________________________

Проверка проведена и настоящий акт составлен:
Старший государственный инспектор Иванова Е.А.
Государственный инспектор Шмелькова Т.Г.
(должность, фамилия, инициалы должностных лиц органов, проводивших
и участвовавших в проверке, подпись, дата, печать)

Акт зарегистрирован в журнале учета мероприятий по контролю
(надзору)
05 апреля 2009 года, N 456
(дата, N записи, отметка об отсутствии указанного журнала)

Акт проверки получил: Генеральный директор Сидоров Г.О. 05.04.2009
(должность, фамилия, инициалы работодателя
(его представителя), подпись, дата)

Типовая форма (приложение 2
к приказу Роструда от 10.12.2004 N 47).
Образец заполнения

Герб России
Федеральная служба по труду
и занятости
Государственная инспекция труда
в _____________________________
(наименование субъекта
Российской Федерации)
_______________________________
(почтовый адрес, NN телефона,
факса)

Форма N 2-ГИТ

Предписание N 234

2009 г. Москва
(место предъявления предписания:
наименование населенного пункта, организации)

Кому
Начальник отдела кадров Козлова О.Н.
————————————————————————-
(должность, фамилия, инициалы работодателя (его представителя)
ООО «Делит Лимитед»
————————————————————————-
(полное наименование организации)
В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Положением
о Федеральной службе по труду и занятости, утвержденным постановлением
Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 324, обязываю принять
следующие меры по устранению нарушений трудового законодательства и иных
нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права:

——T—————————————————T—————¬
¦ N ¦Перечень требований об устранении правонарушений,¦ Срок ¦
¦ п/п ¦отмеченных в протоколе (акте) ¦ выполнения ¦
+——+—————————————————+—————+
¦ 1. ¦Оформить надлежащим образом кадровые приказы (112¦01.06.2009 ¦
¦ ¦документов), оформить журнал ведения учета и¦ ¦
¦ ¦движения трудовых книжек ¦ ¦
+——+—————————————————+—————+
¦ 2. ¦Приобрести металлический шкаф для хранения¦15.05.2009 ¦
¦ ¦трудовых книжек и документации, содержащей¦ ¦
¦ ¦конфиденциальную информацию ¦ ¦
L——+—————————————————+—————

Об устранении выявленных нарушений сообщить по адресу:
Москва, Большая Семеновская, д.17
————————————————————————-
Подпись должностного лица, составившего предписание
Старший государственный инспектор Иванова Е.А.
————————————————————————-
(должность, фамилия, инициалы, подпись, дата, личный штамп или печать)

Подпись лица, получившего предписание Начальник отдела кадров Козлова О.Н
————————————————————————-
(должность, фамилия, инициалы, подпись, дата)

Отметка о выполнении предписания и принятых мерах

_________________________________________________________________________
(сведения о повторной проверке по выполнению предписания или сообщения
работодателя (его представителя) о выполнении предписания или его
отдельных пунктов, мерах административного и иного наказания в случае
невыполнения предписания и другие сведения)

Подпись должностного лица, проводившего проверку
Старший государственный инспектор Иванова Е.А.
————————————————————————-
(должность, фамилия, инициалы, подпись, дата)

М. Розин,
канд. экон. наук, главный
специалист Управления по работе
с персоналом АБ «Оргрэсбанк»

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 10, октябрь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит