» Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего


Правовые аспекты ведения личного дела государственного служащего


21.03.2010

На любом предприятии очень важно систематизировать учет и хранение информации о сотрудниках, то есть персональные данные. Каждый кадровик должен знать, какие люди работают в организации. Поэтому многие работники отдела кадров ведут либо личную карточку по форме Т-2 *(1) либо личное дело. Но если для коммерческих структур существует выбор, в какой форме они будут систематизировать данные о работниках, то для гражданских служащих форма четко регламентирована. Статья 42 Федерального закона от 27.07.2004 N 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» (далее — Закон N 79-ФЗ) определяет, в каком виде должны быть представлены персональные данные служащего — личное дело. Рассмотрим, что же такое персональные данные, как построить, оформить и вести личное дело, какую информацию и в каком порядке размещать в деле.

Персональные данные и их состав

Закон N 79-ФЗ устанавливает правила обращения с персональными данными гражданских служащих, определяет требования, обязательные для соблюдения кадровой службой государственного органа при их обработке, хранении и передаче. Однако в нем не содержатся определение понятия «персональные данные гражданского служащего», а также разъяснение, что включается в это понятие. В статье 85 ТК РФ персональные данные определяются как информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями. Государственная служба трактует его как сведение о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющее идентифицировать его личность и содержащееся в личном деле гражданского служащего либо подлежащее включению в него (п. 2 Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела*(2)) (далее — Положение).
В статье 42 Закона N 79-ФЗ установлены детальные требования, которые должны соблюдаться кадровой службой государственного органа при обработке персональных данных гражданского служащего. Под данной обработкой понимаются отдельные действия или операции, выполняемые кадровиком государственного органа с персональными данными гражданского служащего (сбор, запись, организация, упорядочивание, накопление, хранение, обновление или изменение, извлечение, группирование, использование, раскрытие, распространение, обезличивание, уничтожение и т.п.). Эти действия могут осуществляться либо с помощью средств автоматизации, либо без их помощи. Чтобы регламентировать работу с персональными данными, ч. 4 ст. 42 Закона N 79-ФЗ предусматривается издание Положения.
Необходимо помнить, что при работе с персональными данными представитель нанимателя обязан обеспечивать их защиту от неправомерного использования или утраты.
В Законе N 79-ФЗ прямо не устанавливается перечень персональных данных служащего. Президент РФ в Положении также не указал на состав этих данных.
Но следует обратить внимание на статьи Закона N 79-ФЗ, которые определяют перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением (ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др.), а п. 16 Положения содержит список документов, приобщаемых к личному делу. Эти документы стоит отнести к обязательным данным для представления государственными служащими. Однако, помимо подобных сведений, наниматель имеет право включать в состав персональных данных и иные, обусловленные спецификой гражданской службы в данном государственном органе и необходимые для обеспечения его деятельности сведения. Например, личный листок по учету кадров или архивные справки о взысканиях, привлечении к уголовной ответственности, которые помогут специалисту кадровой службы в принятии решений при написании характеристики, формировании кадрового резерва, аттестации и иных ситуациях (в частности, при необходимости расширить круг служебных обязанностей).

Правовой режим персональных данных

Закон N 79-ФЗ не устанавливает правового режима персональных данных служащих. Но существующие правила обращения с этими данными свидетельствуют о том, что они имеют строго конфиденциальный характер, за исключением случаев, определенных законами и иными нормативными правовыми актами. Этот вывод подтверждается и Положением. Пунктом 11 предусмотрено, что сведения, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в них, являются информацией, носящей конфиденциальный характер (за исключением сведений, которые в установленных федеральными законами случаях могут быть опубликованы в средствах массовой информации).
Защиту персональных данных государственных гражданских служащих обязан обеспечивать наниматель во избежание несанкционированного доступа к ним, их блокирования или раскрытия, а равно их случайного уничтожения, изменения или утраты.
Правовой режим этих данных определяется также установленными целями их обработки. К ним относятся:
— обеспечение соблюдения Конституции РФ;
— обеспечение соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, регламентирующих отношения гражданской службы;
— учет результатов исполнения должностных обязанностей гражданским служащим;
— содействие гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, обучении и должностном росте;
— обеспечение личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи;
— обеспечение сохранности имущества государственного органа, а также имущества, принадлежащего гражданскому служащему.
При работе с персональными данными вышеуказанных служащих кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:
1. Персональные данные следует получать лично у гражданского служащего, а при необходимости у третьей стороны, но при этом кадровику нужно известить об этом гражданского служащего заранее, заручившись его письменным согласием и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения информации (пп. 2 п. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).
2. Представитель нанимателя не вправе получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах (пп. 3 п. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).
3. При принятии решений, затрагивающих интересы гражданского служащего, наниматель не вправе основываться на персональных данных этого служащего, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей.
4. Передача персональных данных гражданского служащего третьей стороне не допускается без письменного его согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом (пп. 6 п. 1 ст. 42 Закона N 79-ФЗ).
5. Защита персональных данных гражданского служащего от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами.
Но специалистам кадровых служб государственного органа следует знать, что гражданский служащий имеет право:
— получать информацию о своих персональных данных и об их обработке;
— на свободный бесплатный доступ к своим данным, получать копии любой записи, содержащейся в этих данных, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом (п. 5 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» устанавливает ограничения на их получение, если это затрагивает интересы безопасности и правосудия или конституционных прав и свобод других лиц). Например, доступ к данным о себе в органах, осуществляющих оперативно-розыскную деятельность, возможен в объеме, обеспечивающем защиту охраняемых законом интересов, в частности строго оберегаются сведения об источниках оперативной информации, если ими являются лица, добровольно сотрудничающие с правоохранительными органами;
— требовать исключения или исправления неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением федерального закона. При отказе от этого гражданский служащий имеет право обратиться в письменной форме к представителю нанимателя о своем несогласии. Персональные данные оценочного характера он имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
— требовать от представителя нанимателя или уполномоченного им лица уведомления всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, о произведенных в них изменениях или исключениях из них;
— обжаловать в суде неправомерные действия или бездействие представителя нанимателя или уполномоченного им лица при обработке и защите его персональных данных.
Руководство государственного органа вправе подвергать обработке (в том числе автоматизированной) персональные сведения гражданских служащих при формировании кадрового резерва, потому что согласно ст. 15 Федерального закона от 27.05.2003 N 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации» (далее — Закон N 58-ФЗ) именно на основе таких данных в государственном органе формируются и ведутся реестры гражданских служащих.

Оформление личного дела

Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов можно использовать Закон N 79-ФЗ и Положение, а также правила оформления и хранения документов — ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»*(3) и Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения*(4).
Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются, к личному делу прилагается опись.

Опись документов личного дела

Солодкова Александра Ивановича
———————————-
(фамилия, имя, отчество работника)

——T————————T———T————-T—————T—————T—————¬
¦ N ¦ Наименование ¦ Кол-во ¦ Дата ¦ Кому ¦ Дата ¦ Подпись ¦
¦ п/п ¦ документа ¦ листов ¦ выдачи ¦ выдан ¦ возврата ¦ работника ¦
¦ ¦ ¦ ¦ документа ¦ документ ¦ документа ¦службы кадров ¦
+——+————————+———+————-+—————+—————+—————+
¦1. ¦Личный листок по учету¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+————————+———+————-+—————+—————+—————+
¦2. ¦Дополнение к личному¦ 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦листку по учету кадров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+————————+———+————-+—————+—————+—————+
¦3. ¦Автобиография ¦ 4 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——+————————+———+————-+—————+—————+—————+
¦4. ¦Копия диплома об образо-¦ 2 ¦ 02.06.2008 ¦ Солодков А.И.¦ 04.06.2008 ¦ ¦
¦ ¦вании ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L——+————————+———+————-+—————+—————+—————

Ведущий специалист отдела кадров Книжкина Н.В. /Книжкина/

Обычно кадровики оформляют личные дела в картонных скоросшивателях либо заказывают в типографиях специальные папки.
Учетные данные гражданских служащих в соответствии с порядком, установленным Президентом РФ, хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровики обязаны обеспечивать их защиту от несанкционированного доступа и копирования.

Что входит в личное дело государственного служащего?

Итак, как было сказано ранее, основным документом учета гражданских служащих в государственных органах являются их личные дела. В них вносятся персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением и увольнением и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.
Личное дело гражданского служащего ведет кадровая служба государственного органа и включает в него следующие документы:
— письменное заявление о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы РФ;
— собственноручно заполненную и подписанную гражданином РФ анкету установленной формы с приложением фотографии;
— документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);
— копию паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;
— копию трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;
— копии документов о профессиональном образовании, переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
— копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);
— копию акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;
— экземпляр служебного контракта, а также экземпляры дополнительных соглашений об изменении или дополнении служебного контракта;
— копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им этой должности;
— копии документов воинского учета;
— копию акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;
— аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;
— экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина гражданской службы РФ;
— копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина государственной гражданской службы РФ (иного классного чина, квалификационного разряда, дипломатического ранга);
— копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв, а также об исключении его из кадрового резерва;
— копии решений о поощрении гражданского служащего, а также о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены;
— копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы;
— документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную тайну;
— сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
— копию страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
— копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории РФ;
— копию страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования граждан;
— медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу или ее прохождению;
— справку о результатах проверки достоверности и полноты представленных гражданским служащим сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами. Указанная справка составляется кадровиком на основании п. 1 Указа Президента РФ от 01.06.1998 N 41 «О мерах по организации проверки сведений, предоставляемых лицами, замещающими государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной гражданской службы».
В личное дело гражданского служащего вносятся письменные объяснения этого служащего, если они даны им после ознакомления с документами своего личного дела. Также к данному личному делу могут быть приобщены иные документы, предусмотренные федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.
При переводе или назначении гражданского служащего на должность гражданской службы в другом государственном органе его личное дело передается по новому месту замещения.
Личные дела служащих, уволенных с гражданской службы (за исключением служащих, назначенных на государственные должности), хранятся кадровой службой соответствующего государственного органа в течение 10 лет со дня увольнения с данной службы, после чего передаются в архив (п. 23 Положения).
Если гражданин, личное дело которого хранится кадровиками государственного органа, поступит на гражданскую службу вновь, то его личное дело подлежит передаче указанной кадровой службой в государственный орган по месту замещения должности гражданской службы.
Личные дела гражданских служащих, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, хранятся кадровиками соответствующего государственного органа согласно законодательству РФ о государственной тайне.

Предоставление сведений средствам массовой информации

Некоторые персональные данные отдельных категорий государственных служащих могут быть предоставлены средствам массовой информации. Частью 5 ст. 20 Закона N 79-ФЗ разрешено оглашение сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ. Такие сведения опубликовываются общероссийскими и региональными средствами массовой информации после их обращения с одновременным информированием об этом указанных служащих.
Средствам массовой информации предоставляются следующие сведения:
— декларированный годовой доход;
— перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
— перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.
Такие сведения даются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
Кадровику представителя нанимателя следует помнить, что в предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
— иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;
— данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
— данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
— данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
— информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.
В обязанности кадровой службы государственного органа, осуществляющей ведение личных дел гражданских служащих, входят:
— приобщение установленных документов к личным делам гражданских служащих;
— обеспечение сохранности личных дел гражданских служащих;
— обеспечение конфиденциальности сведений, содержащихся в личных делах гражданских служащих;
— предоставление сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ, для опубликования общероссийскими средствами массовой информации по их обращениям;
— информирование указанных гражданских служащих об обращении общероссийского или регионального средства массовой информации о предоставлении ему сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера этих гражданских служащих;
— ознакомление гражданского служащего с документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также по его просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством.

Ответственность гражданского служащего за ведение личных дел

Гражданские служащие, уполномоченные на ведение и хранение личных дел таких же служащих, могут привлекаться к дисциплинарной и иной ответственности за разглашение конфиденциальных сведений, содержащихся в указанных личных делах, а также за иные нарушения порядка ведения этих дел.
Так, в случае разглашения сведений, представляющих государственную и иную тайну, или служебной информации, ставших известными гражданскому служащему в связи с исполнением им должностных обязанностей, в том числе и персональных данных, он может быть уволен с гражданской службы (п. 3 ч. 1 ст. 37 и п. 5 ч. 1 ст. 57 Закона N 79-ФЗ).
Но не только этим законом предусмотрена ответственность. Административный штраф в размере от 5 000 до 10 000 руб. грозит государственному органу, а в размере от 500 до 1 000 руб. должностному лицу за нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) (ст. 13.11 КоАП РФ).
В соответствии со ст. 13.14 КоАП РФ разглашение информации с ограниченным доступом лицом, получившим доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, влечет за собой наложение административного штрафа на должностных лиц — от 4 000 до 5 000 руб.
Если будет установлена вина гражданского служащего в разглашении персональных данных, относящихся к сведениям, составляющим государственную тайну, то он может быть привлечен к уголовной ответственности. В соответствии со ст. 283 УК РФ за разглашение другим лицам информации, представляющей государственную тайну, лицо, которому она была доверена или стала известна по службе или работе, при отсутствии признаков государственной измены наказывается арестом на срок от 4 до 6 месяцев либо лишением свободы на срок до 4 лет с лишением права занимать определенную должность или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет или без такового. Совершение того же деяния, но повлекшего по неосторожности тяжкие последствия, грозит этому же лицу лишением свободы на срок от 3 до 7 лет с лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до 3 лет.
Также в соответствии со ст. 137 УК РФ незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную или семейную тайну, без его согласия либо оглашение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации наказываются штрафом в размере от 20 000 до 50 000 руб., либо в размере заработной платы осужденного за период от 2 до 5 месяцев, либо обязательными работами на срок от 120 до 180 часов, либо исправительными работами на срок до 1 года, либо арестом на срок до 4 месяцев, если эти деяния совершены из корыстной или иной личной заинтересованности и причинили вред правам и законным интересам граждан.
Те же деяния, осуществленные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 50 000 до 80 000 руб. либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от 4 до 6 месяцев.

Т.Ю. Бляшко,
эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 1, июль 2008 г.

————————————————————————-
*(1) Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
*(2) Утверждено Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609.
*(3) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.
*(4) Утвержден Росархивом 06.10.2000.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит