» В отпуск по графику


В отпуск по графику


21.03.2010

Часто случается, что необходимо отозвать сотрудника из отпуска, перенести отпуск на более поздний срок или разделить его на части. Это проблемы, которые касаются как самих работников, так и специалистов кадровой службы и руководства организации. Рассмотрим подробнее, как правильно оформить отпускные документы и какими нормами действующего законодательства руководствоваться.

Несмотря на множество нюансов и многообразие сложившихся ситуаций, специалисту кадровой службы не стоит волноваться. Выход из сложившейся ситуации можно найти всегда. Для этого достаточно иметь правильно и своевременно оформленные кадровые документы. Причем специалистам кадровой службы не стоит пренебрегать разработкой такого документа, как график отпусков, потому что он позволяет систематизировать работу кадровой службы и служит своевременным напоминанием для оформления иных отпускных документов. А наличие необходимых документов поможет избежать претензии со стороны инспекторов по труду.

Зачем нужен график?

Наверное, каждый кадровик задается вопросом: а нужно ли вообще составлять график отпусков? Ответ на этот вопрос дает статья 123 Трудового кодекса, нормы которой гласят, что составление графика отпусков является обязанностью, а не правом работодателя.
Следует также отметить, что вовремя составленный график отпусков дает ряд преимуществ работодателю, например:
— при предоставлении отпуска в соответствии с графиком работодатель может заблаговременно оформить все необходимые документы, а также своевременно рассчитать отпускные;
— у работодателя при необходимости будет время найти замену уходящему в отпуск сотруднику;
— график отпусков позволяет контролировать своевременность предоставления работникам отпусков. При условии его соблюдения у сотрудников не будут накапливаться неотгулянные отпуска. Несмотря на видимые преимущества наличия графика отпусков в организации, работодатели зачастую пренебрегают его составлением и работники уходят в отпуск только по согласованию с руководителем. Это в свою очередь нарушает права работника, поскольку он лишен возможности планировать время отдыха и организовать его наиболее эффективным образом. А за несоблюдение трудового законодательства работодателя могут оштрафовать на сумму от 30 000 до 50 000 рублей или приостановить деятельность компании на срок до 90 суток (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Составить график по форме и в срок

В соответствии с частью 1 статьи 123 Трудового кодекса не позднее чем за две недели до наступления календарного года организация должна утвердить график отпусков. Так, на 2010 год график отпусков должен быть утвержден не позднее 17 декабря 2009 года.
График отпусков подписывается руководителями кадровой службы и структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом.
Если в организации есть профсоюзный орган, график отпусков обязательно должен быть согласован с ним (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).
График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Данным постановлением были также утверждены Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
В графике отпусков подлежат отражению сведения по каждому работнику, а именно указываются:
— наименование структурного подразделения (графа 1);
— наименование должности работника (графа 2);
— фамилия, имя, отчество работника (графа 3);
— его табельный номер (графа 4);
— продолжительность отпуска (графа 5);
— запланированная дата начала отпуска (графа 6) и иные сведения.
На этапе планирования отпусков сотрудник кадровой службы заполняет только графы с 1 по 6 формы N Т-7. При этом наименования должностей должны быть указаны в соответствии со штатным расписанием. А графа 4 заполняется только в случае, если в организации работникам присваиваются табельные номера, если нет, то в данной графе ставятся прочерки. Графы с 7 по 9 заполняются сотрудником кадровой службы от руки, по мере ухода сотрудников в отпуска. В графе 7 отметки ставятся после фактического окончания отпуска работника. Перенос отпуска вне зависимости от причины должен быть отражен в графе 8. Специалист кадровой службы в данной графе должен указать документ, на основании которого происходит перенос отпуска (например, заявление работника, приказ руководителя о переносе отпуска в связи с производственной необходимостью).
В графике отпусков, помимо ежегодных оплачиваемых отпусков, должны быть также отражены и дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска. Также, при составлении графика должны быть учтены неотгулянные отпуска (то есть отпуска, которые не были использованы работниками в течение календарного года), и отпуска, которые предоставляются внешним совместителям. В графике отражается время отпусков всех без исключения работников, в том числе и работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время. Дата начала отпуска таких работников указывается в графе 6 графика, а ее изменение фиксируется в графах 8 и 9.

Ознакомить работников

После того как график отпусков на очередной год составлен и утвержден руководством организации, специалист кадровой службы должен ознакомить с ним всех работников. Существует несколько способов «знакомства» работников с графиком отпусков.
Первый способ. В унифицированную форму графика отпусков N Т-7 работодатель имеет право внести дополнительные реквизиты (Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20). Так, форму можно дополнить графой 11, в которой сотрудники будут ставить отметки о том, что дата начала отпуска им известна. Следует отметить, что вносимые изменения должны быть оформлены соответственным организационно-распорядительным документом (например, приказом руководителя). Примерный образец приказа о внесении изменений в форму «График отпусков» может выглядеть так, как показано в форме 1.

Форма 1

Общество с ограниченной ответственностью «Арго»

Приказ N 15/к о внесении изменений в унифицированную форму графика отпусков

г. Москва 12 декабря 2009 г.

На основании Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденного постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20, приказываю:
1. Внести в унифицированную форму N Т-7 «График отпусков» дополнительный столбец 11 «С графиком ознакомлен/дата/подпись».
2. Начальнику отдела кадров Л.А. Красновой внести изменения в форму N Т-7 и составить график отпусков на 2010 год с учетом изменений.

Генеральный директор ООО «Арго» Ефимов Ефимов Г.П.
————-

Второй способ. Ознакомить работников о дате начала ежегодного оплачиваемого отпуска можно и с помощью листа ознакомления (уведомления). Лист ознакомления может быть составлен специалистом кадровой службы в произвольной форме. Такой лист ознакомления будет являться приложением к графику отпусков. Примерный образец листа ознакомления может выглядеть, как показано в форме 2.

Форма 2

Общество с ограниченной ответственностью «Арго»

Лист ознакомления сотрудников о начале ежегодного оплачиваемого отпуска в 2010 году согласно графику отпусков

————T—————T————T————T———-T————¬
¦Структур- ¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦Количество ¦ Дата ¦ Подпись ¦
¦ ное ¦ ¦ ¦календарных¦ начала ¦ ¦
¦подразде- ¦ ¦ ¦ дней ¦ отпуска ¦ ¦
¦ ление ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————+————+————+———-+————+
¦ Дирекция ¦ Генеральный ¦ Ефимов ¦ 28 ¦01.04.2010¦ Ефимов ¦
¦ ¦ директор ¦ Геннадий ¦ ¦ ¦25.12.2009 ¦
¦ ¦ ¦ Петрович ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————+————+————+———-+————+
¦Бухгалте- ¦ Главный ¦ Наумова ¦ 14 ¦15.10.2010¦ Наумова ¦
¦ рия ¦ бухгалтер ¦ Валентина ¦ ¦ ¦29.12.2009 ¦
¦ ¦ ¦ Федоровна ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————+————+————+———-+————+
¦ Отдел ¦ Начальник ¦ Краснова ¦ 14 ¦13.05.2010¦ Краснова ¦
¦ кадров ¦ отдела ¦ Лариса ¦ ¦ ¦30.12.2009 ¦
¦ ¦ ¦Александров-¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ на ¦ ¦ ¦ ¦
L———-+—————+————+————+———-+————

Но на этом работа специалиста кадровой службы не заканчивается. Помимо ознакомления он, как представитель работодателя, в соответствии с частью 3 статьи 123 Трудового кодекса не позднее чем за две недели до начала отпуска обязан известить работника под роспись о начале отпуска. Обычно для этого специалистом кадровой службы по структурным подразделениям ежемесячно рассылаются уведомления непосредственно каждому работнику за две недели до начала его ежегодного отпуска. Унифицированной формы уведомления работников о начале ежегодного отпуска законодательством не предусмотрено, и оно может быть составлено в произвольной форме. Примерный образец уведомления о начале отпуска приведен в форме 3.

Форма 3

Общество с ограниченной ответственностью «Арго»

Уведомление N 1
о начале ежегодного основного оплачиваемого отпуска в апреле 2010 года

13 марта 2010 г.

————-T————T————T————T————T———¬
¦Подразделе- ¦ Должность ¦ Ф.И.О. ¦ Количество ¦Дата начала¦Подпись ¦
¦ ние ¦ ¦ ¦календарных ¦ отпуска ¦работни-¦
¦ ¦ ¦ ¦ дней ¦ ¦ ка ¦
+————+————+————+————+————+———+
¦ Дирекция ¦Генеральный ¦ Ефимов ¦ 28 ¦01.04.2010 ¦ Ефимов ¦
¦ ¦ директор ¦ Геннадий ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Петрович ¦ ¦ ¦ ¦
L————+————+————+————+————+———

Ознакомлен 15 марта 2010 г.

Кто пишет заявление на отпуск?

Еще в период действия КЗоТа сложилась практика написания заявления на отпуск за две недели до его начала. Действующим Трудовым кодексом не установлена обязанность работника по представлению в кадровую службу заявления на отпуск, если его отпуск предусмотрен графиком.
В соответствии с частью 3 статьи 122 Трудового кодекса заявление на отпуск обязательно должны писать вновь принятые работники и те, кто вправе получить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации.
Несмотря на это, практика написания заявления на отпуск повсеместно применяется как работниками, так и работодателями.
Заявление о предоставлении отпуска составляется в произвольном виде, например, как показано в форме 4.

Форма 4

Генеральному директору ООО «Арго» Г.П. Ефимову
от главного бухгалтера В.Ф. Наумовой

Заявление

Прошу предоставить мне очередной ежегодный оплачиваемый отпуск продолжительностью 14 календарных дней с 15 октября 2010 года.

30 сентября 2010 г. Наумова Наумова В.Ф.
————-

После получения заявления о предоставлении отпуска специалисту кадровой службы следует подготовить приказ. Если в отпуск уходит один работник, то издается приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме N Т-6. Если в отпуск уходят несколько работников, то кадровиком должен быть оформлен приказ по форме N Т-6а. Унифицированные формы приказов N Т-6 и Т-6а утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1.
В приказе о предоставлении отпуска указываются данные работника, уходящего в отпуск, наименование структурного подразделения, наименование его должности. Также указывается вид предоставляемого отпуска (ежегодный основной или ежегодный дополнительный), прописывается продолжительность отпуска.
С приказом о предоставлении отпуска работника следует ознакомить под роспись. Затем на основании приказа специалист кадровой службы должен произвести соответствующие отметки о предоставлении отпуска в личной карточке и лицевом счете работника (в формах N Т-2 и Т-54 соответственно, данные формы утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Затем специалистом кадровой службы составляется записка-расчет о предоставлении отпуска по унифицированной форме N Т-60, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1. Данная форма состоит из лицевой и оборотной сторон. На лицевой стороне записки-расчета отражаются сведения приказа о предоставлении отпуска, а именно:
— фамилия, имя, отчество работника;
— структурное подразделение, должность;
— период отпуска;
— вид отпуска.
На оборотной стороне отражается сумма отпускных, рассчитанных бухгалтером.
Следует отметить, что все кадровые документы, в том числе и документы по личному составу о предоставлении оплачиваемых отпусков работникам, подлежат хранению не менее пяти лет (ст. 6 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.).

Как оформить перенос

Зачастую возникают ситуации, когда отпуск подлежит переносу или продлению.
Случаи, по которым ежегодный отпуск может быть перенесен или продлен, прописаны в статье 124 Трудового кодекса. Наиболее распространенной причиной для переноса или продления отпуска является временная нетрудоспособность (болезнь) работника.
Обратите внимание, что отпуск может быть продлен или перенесен только в случае болезни самого работника. Если работник во время ежегодного отпуска осуществляет уход за ребенком или больным членом семьи, пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается, а отпуск не продляется и не переносится (письмо ФСС РФ от 9 августа 2007 г. N 02-13/07-7422).
Руководитель имеет право с согласия работника перенести отпуск только в случае, если:
— отпуск конкретного работника в текущем рабочем году неблагоприятно скажется на ходе работ в организации;
— возникает необходимость отзыва работника из отпуска.
Если перенести отпуск захотел сам работник, он должен известить об этом работодателя в виде заявления в произвольной форме (см. форму 5).

Форма 5

Генеральному директору 000 «Арго» Г.П. Ефимову
от главного бухгалтера В.Ф. Наумовой

Заявление о переносе ежегодного отпуска

Прошу Вас перенести начало ежегодного оплачиваемого отпуска с 15 октября 2010 года на 17 мая 2010 года по семейным обстоятельствам.

01.05.2010 г. Наумова Наумова В.Ф.
—————

С переносом отпуска согласен Ефимов Ефимов Г.П.
Генеральный директор ————-

При согласии руководителя с переносом отпуска работника кадровик издает приказ по основной деятельности. Одновременно с приказом с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это, специалист кадровой службы вносит изменения в график отпусков (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1). Также целесообразно издать приказ руководителя организации о переносе срока отпуска и внесении изменений в график отпусков. У данного приказа нет унифицированной формы, и он может выглядеть, как показано в форме 6.

Форма 6

Общество с ограниченной ответственностью «Арго»

Приказ N 35/к
о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска

г. Москва 2 мая 2010 г.

На основании заявления главного бухгалтера о переносе ежегодного оплачиваемого отпуска
Приказываю:
1. Перенести часть ежегодного оплачиваемого отпуска продолжительностью 14 календарных дней главному бухгалтеру Валентине Федоровне Наумовой с периода 15.10.2010 по 29.10.2010 на период с 17.05.2010 по 07.06.2010.
2. Начальнику отдела кадров Л.А. Красновой внести соответствующие изменения в график отпусков N 1, утвержденный 10.12.2009.

Генеральный директор Ефимов 02.05.2010 Ефимов Г.П.
————————
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Краснова 02.05.2010 Краснова Л.А.
————————-
Главный бухгалтер Наумова 02.05.2010 Наумова В.Ф.
————————

Если руководитель и работник достигнут соглашения по вопросу перенесения отпуска, то ранее изданный приказ по форме N Т-6 должен быть отменен. Для его отмены необходимо издать новый приказ. Он может быть составлен в произвольной форме (на бланке приказов, использующихся в организации для оформления приказов по основной деятельности (см. форму 7)).

Форма 7

Общество с ограниченной ответственностью «Арго»

Приказ N 129-к
об отзыве из отпуска

г. Москва 2 мая 2010 г.

В связи с производственной необходимостью (началом проведения выездной налоговой проверки) и на основании норм статьи 125 Трудового кодекса Российской Федерации
Приказываю:
1. С 24 мая 2010 года прервать ежегодный оплачиваемый отпуск главного бухгалтера В.Ф. Наумовой (с ее согласия).
2. Предоставить В.Ф. Наумовой неиспользованную часть ежегодного оплачиваемого отпуска в размере 7 (семи) календарных дней в любое удобное для нее время с 1 июля 2010 года по 31 декабря 2010 года.
3. Бухгалтерии произвести перерасчет отпускных В.Ф.Наумовой.
4. Начальнику отдела кадров Л.А. Красновой внести соответствующие изменения в график отпусков N 1, утвержденный 10.12.2009.
5. С настоящим приказом ознакомить В.Ф. Наумову.
Основание: заявление В.Ф. Наумовой о согласии на отзыв из отпуска от 21 мая 2010 года.

Генеральный директор Ефимов 02.05.2010 Ефимов Г.П.
————————
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Краснова 02.05.2010 Краснова Л.А.
————————-
Главный бухгалтер Наумова 02.05.2010 Наумова В.Ф.
————————
С приказом ознакомлена, приступить к работе и перерасчету отпускных согласна с 24 мая 2010 года.

Согласовать и отозвать

В некоторых случаях у работодателя возникает необходимость прервать отпуск, предоставленный работнику. Возможность отзыва работника из отпуска предусматривает статья 125 Трудового кодекса. Например, главный бухгалтер организации ушел в отпуск, а в этот период «нагрянула» внеплановая проверка.
Несмотря на то что работодателю предоставлена возможность отзыва работника из отпуска, конкретный перечень причин, по которым работник может быть отозван из отпуска, действующим законодательством не предусмотрен. Не определены также и формы документов, которыми должна быть оформлена данная процедура.
Руководствуясь общими правилами, нужно полагать, что отзыв работника из отпуска должен быть инициирован письменным приказом (распоряжением) руководителя. Согласие работника может быть отражено как в самом приказе, так и в качестве самостоятельного заявления. Образец приказа об отзыве работника из отпуска приведен в форме 7.
Следует помнить, что отзыв из отпуска допускается только с согласия самого работника. В случае отзыва работника из отпуска его неиспользованная часть может быть предоставлена работнику в удобное для него время в текущем рабочем году либо присоединена к отпуску за следующий рабочий год. Работник вправе отказаться от досрочного выхода из отпуска. Какой бы острой ни была возникшая производственная необходимость, отозвать работника в принудительном порядке нельзя. При этом отказ работника от выхода на работу не может повлечь применения к нему мер дисциплинарного взыскания (постановление Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. N 2).
Кроме того, не стоит забывать, что некоторые категории сотрудников вообще не подлежат отзыву из отпуска. К ним, в частности, относятся:
— работники в возрасте до 18 лет;
— беременные женщины;
— работники, занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
После того как работник был отозван из отпуска, с первого дня выхода на работу ему начисляется заработная плата в общеустановленном порядке. Выплаченные сотруднику отпускные подлежат перерасчету, а разница между суммой отпускных, начисленных до и после отзыва из отпуска, по согласованию с работником может быть зачтена в счет его заработной платы либо возвращена им в кассу организации.

Деление отпуска на части

Во многих организациях практикуется предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска по частям, например в зимний и летний периоды. Следует помнить, что одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней. А количество и продолжительность остальных частей отпуска законодательством не ограничены. Таким образом, сотрудник может взять отпуск даже на день и на два.
Следует отметить, что работодатель не может по собственной инициативе разделить отпуск работника, сделать это можно только по соглашению сторон (ст. 125 ТК РФ). Однако работодатель вправе отказать работнику, изъявившему желание разделить свой отпуск (например, в связи со спецификой работы), впрочем, и работник может не согласиться с предложением работодателя.
Вопрос о разделении ежегодных оплачиваемых отпусков на части может решаться руководителем по согласованию с работниками непосредственно как при составлении графика отпусков, так и при предоставлении отпуска конкретному работнику. Если часть отпуска не использована в том рабочем году, за который она полагается, она подлежит переносу на следующий год.
В свою очередь специалистам кадровой службы следует помнить и соблюдать все правила, установленные действующим законодательством для процедуры предоставления отпуска, даже если сотрудник берет отпуск на два дня.
После оформления всех документов в соответствии со статьей 136 Трудового кодекса не позднее трех дней до начала отпуска (или его части) работнику должны быть выплачены отпускные. За их несвоевременную выплату работодатель несет материальную ответственность.

Е. Зуденкова,
редактор-эксперт

Внимание

Право работников на отдых закреплено в Конституции и Трудовом кодексе Российской Федерации. В соответствии с частью 1 статьи 21 Трудового кодекса право на ежегодный оплачиваемый отпуск имеют сотрудники, работающие по трудовому договору. К ним, в частности, относятся:
— постоянные работники;
— работники-совместители;
— работники, выполняющие трудовые обязанности на условиях неполного рабочего времени;
— работники, выполняющие сезонную работу;
— работники, выполняющие работу на дому.
Продолжительность отпусков также регламентирована Трудовым кодексом. Так, часть 1 статьи 115 кодекса устанавливает минимальный размер ежегодного оплачиваемого отпуска, который составляет 28 календарных дней. Помимо этого, законодательством для некоторых категорий работников (например, педагоги, медицинские работники) предусмотрены удлиненные оплачиваемые отпуска (ч. 2 ст. 115 ТК РФ). Следует отметить, что исполнители, работающие по гражданско-правовым договорам, право на отпуск не имеют.

Важно

График отпусков нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года (на 2010 год — не позднее 17 декабря 2009 года). В нем нужно отразить, кроме ежегодных оплачиваемых отпусков, дополнительные ежегодные оплачиваемые отпуска, неотгулянные отпуска, отпуска внешних совместителей. С графиком отпусков необходимо ознакомить под расписку всех сотрудников.
За две недели до начала отпуска работника кадровая служба уведомляет его о предстоящем отпуске. Заявление на отпуск обязаны писать только вновь принятые работники, чьи отпуска не были включены в график, и те, кто вправе получить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы в организации.

Важно

Все кадровые документы, в том числе и документы по личному составу о предоставлении оплачиваемых отпусков работникам, подлежат хранению не менее пяти лет.

Важно

Отозвать работника из отпуска в принудительном порядке нельзя. Отказ работника от выхода на работу не может повлечь применения к нему мер дисциплинарного взыскания.

Важно

Отпуск может быть продлен или перенесен только в случае болезни самого работника. Если работник во время ежегодного отпуска осуществляет уход за ребенком или больным членом семьи, пособие по временной нетрудоспособности ему не выплачивается, а отпуск не продляется и не переносится.

«Практическая бухгалтерия», N 11, ноябрь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит