» Выдаем работнику дубликат трудовой книжки


Выдаем работнику дубликат трудовой книжки


21.03.2010

В соответствии со ст. 66 ТК РФ трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение. А если данный документ утерян или испорчен? Как быть работодателю? Какие записи нужно внести в дубликат трудовой книжки? Кто их должен вносить? На эти и некоторые другие вопросы ответим в данной статье.

Основными нормативными актами, регулирующими заполнение и выдачу трудовых книжек и документов, их заменяющих (дубликатов), являются Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», и Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Проанализировав эти документы, можно сделать вывод, что дубликат трудовой книжки выдается только в определенных случаях:
— трудовая книжка утеряна работником;
— трудовая книжка утеряна работодателем;
— имеется запись об увольнении или переводе, признанная в установленном порядке недействительной;
— трудовая книжка не пригодна для дальнейшего использования.
Таким образом, если кадровик выявляет неправильную или неточную запись в трудовой книжке, дубликат выдавать не нужно. В подобных случаях просто исправляют неверную запись по правилам разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек.

Общие правила выдачи дубликата

При оформлении дубликата в соответствии с п. 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек в документ вносятся сведения:
— об общем и (или) непрерывном стаже работы до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
— о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Сведения о стаже работодатель может учесть, исходя не только из представленных работником документов, но и из документов, подтверждающих страховой стаж работника до регистрации в ПФР в качестве застрахованного лица. Перечень последних содержится в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555. Это письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы. Кроме того, при восстановлении трудовой книжки можно использовать данные формы N СЗВ-К, которая утверждена Постановлением Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению», поскольку она заполнялась на основании трудовой книжки и других документов, подтверждающих трудовой стаж.
Сведения, содержащиеся в выписке из индивидуального лицевого счета застрахованного лица (форма N СЗИ-5, утверждена Постановлением N 192п), имеют преимущественное значение для установления продолжительности стажа после регистрации гражданина в качестве застрахованного лица (дата регистрации в ПФР будет указана в выписке) и могут лежать в основе оформления дубликата.
В любом случае рекомендуется проконсультироваться у специалистов ПФР о возможности использования таких данных для установления трудового стажа.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника*(1). Для подтверждения стажа работы работник представляет надлежащим образом оформленные или заверенные справки, копии приказов, трудовых договоров, справки из ПФР и иные документы от предыдущих работодателей.
Рекомендуем данные сведения вносить в графу 3 «Сведения о работе» в следующем виде: «Общий трудовой стаж составил 5 лет 7 месяцев и 12 дней». Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Образец приведен на стр. 56.
Работодатель должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. К сожалению, иногда данного срока не хватает, ведь процесс сбора документов может растянуться на более длительный срок.
Титульный лист дубликата трудовой книжки оформляется по правилам п. 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек:
— фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) указываются на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
То есть титульный лист оформляется по состоянию на момент выдачи дубликата. Например, при первом трудоустройстве в трудовой книжке в графе «Образование» было написано «среднее профессиональное». Через определенное время работник получил высшее образование и потерял трудовую книжку. При заполнении дубликата следует не писать «среднее профессиональное образование», а сделать запись о высшем образовании (при условии предъявления диплома).
В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат» в силу абз. 3 п. 1.2 Инструкции.
После того, как дубликат заполнен, необходимо внести сведения о том, что он выдан, в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой приведена в приложении 3 к Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.

Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работник

В соответствии с п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек работник, потерявший свою трудовую книжку, обязан немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Обычно такое заявление делается в письменной форме, причем желательно, чтобы работник указал предыдущие места работы и хотя бы приблизительные периоды работы в них, для исполнения работодателем норм о необходимости оказания содействия работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.
Здесь возникает вопрос: какое место работы считать последним — предыдущее или настоящее? Отвечаем. Если работник уволился с одного места работы и заключил трудовой договор с новым работодателем, то последнее место работы будет у нового работодателя. Если же новый трудовой договор не заключен, а утрата книжки произошла, работнику следует обратиться в организацию, из которой он уволился, так как именно она в данном случае будет последним местом работы.

Директору ООО «Катод»
Леванскому М.П.
от торгового представителя
Комова Сергея Ивановича

Заявление

В связи с утратой трудовой книжки прошу выдать мне дубликат.
Дополнительно сообщаю о местах работы, предшествующих трудоустройству в ООО «Катод»:
— ООО «Диод» — с 03.2008 по 10.11.2009;
— ОАО «Анод» — с 04.2007 по 03.2008;
— ИП Колобанов П.Р. — с 07.2004 по 02.2007.

27.11.2009 Комов

Выдаем дубликат, если трудовую книжку потерял работодатель

Трудовую книжку может потерять не только работник, но и работодатель, а также она может быть утрачена ввиду неправомерных действий третьих лиц, например, кражи. В этом случае дубликат оформляется с определенными особенностями. Сложности при оформлении дубликата возникают при массовой утрате трудовых книжек работодателем, например, в результате чрезвычайных ситуаций, экологических и техногенных катастроф, стихийных бедствий, массовых беспорядков и др. При таких обстоятельствах достаточно трудно получить документы, подтверждающие стаж работы сотрудников, которым необходимо выдать дубликаты. Пунктом 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусмотрено создание комиссии по установлению трудового стажа работников, чьи трудовые книжки были утеряны в связи с вышеуказанными обстоятельствами. Комиссия создается органами исполнительной власти субъекта РФ, на территории которого располагается организация, а в ее состав включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций. Порядок установления стажа работы определен Постановлением Минтруда РФ от 24.06.1994 N 50.
Факт работы, сведения о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя комиссия устанавливает на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза и т.п.). Если у него имеются другие документы, например, выписки из приказов или заверенные надлежащим образом копии приказов, он может и их предъявить комиссии. При отсутствии документов комиссия основывается на показаниях двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.
Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих данный факт. Для этого она может направлять соответствующие запросы в организации, предприятия, в которых работник трудился ранее, а также архивы и органы управления. Если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.
По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.
Поскольку комиссия создается органами власти, необходимо к ним письменно обратиться, например, в такой форме.

Общество с ограниченной ответственностью «Калита»

Исх. N 97 Начальнику
от 16.11.2009 департамента труда и социального
развития Вологодской области

Заявление о предоставлении государственной услуги «Создание и организация работы комиссии по установлению трудового стажа работников в связи с массовой утратой работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций»

Прошу создать и организовать работу комиссии по установлению трудового стажа работников в связи с массовой утратой трудовых книжек в результате чрезвычайной ситуации — пожара в ООО «Калита», расположенном по адресу: 160001, г. Вологда, ул. Благовещенская, д. 9.
Справку Управления противопожарной службы Вологодской области от 04.11.2009 N 214-52у, подтверждающую произошедшую чрезвычайную ситуацию, прилагаю.
Дата произошедшего пожара — 03.11.2009.
Количество утраченных трудовых книжек — 7.
Прошу установить на комиссии трудовой стаж следующим работникам ООО «Калита»:
1. Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения.
2. Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения.
3. Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения.
4. ………………………………………………………………. ..

Прошу включить в состав комиссии:
1. Кулемину Ирину Станиславовну, менеджера по персоналу ООО «Калита».
2. Зырянова Игоря Ивановича, заместителя директора ООО «Калита».
Юридический адрес, местонахождение: 160001, г. Вологда, ул. Благовещенская, д. 9
Адрес электронной почты: kalita@yandex. ru
Тел.: (8172) 64-13-81

Директор Поляков /П.Н. Поляков/

После исследования всех представленных документов по указанным работникам комиссия составляет акт.

Акт N 4 комиссии об установлении трудового стажа работников в ООО «Калита» в связи с массовой утратой трудовых книжек

г. Вологда 7 декабря 2009 г.

Комиссия в соответствии с Решением Департамента труда и социального развития Вологодской области от 20.11.2009 N 72 и приказом о создании комиссии об установлении трудового стажа работников ООО «Калита» от 24.11.2009

Постановляет:
1. Установить общий трудовой стаж по состоянию на 07.12.2009 работникам ООО «Калита»:
— Иванов Иван Иванович, 1980 г. рождения, — общий трудовой стаж 7 лет 4 месяца 12 дней;
— Петров Петр Петрович, 1972 г. рождения, — общий трудовой стаж 15 лет 8 месяцев 2 дня;
— Николаев Николай Николаевич, 1977 г. рождения, — общий трудовой стаж 11 лет 10 месяцев 22 дня;
— и т.д.
2. В соответствии с настоящим актом работодателю следует оформить дубликаты трудовых книжек указанным работникам. При оформлении указать общий трудовой стаж работников до поступления в ООО «Калита».
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, один из которых хранится в департаменте труда и социального развития области, второй у работодателя — ООО «Калита».

Председатель комиссии: Перекопов /А.В. Перекопов/
Члены комиссии: Селезнева /Р.Т. Селезнева/
Кулемина /И.С. Кулемина/
Зырянов /И.И. Зырянов/
Секретарь комиссии: Крылова /О.Б. Крылова/

На основании надлежащим образом оформленного акта работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки, оформленный с соблюдением изложенных выше требований.

Выдаем дубликат, если в трудовой книжке есть запись, признанная недействительной

Если работник не требует выдачи дубликата, можно воспользоваться правилами п. 1.2 Инструкции, в соответствии с которыми необходимо сделать следующее: в раздел «Сведения о работе» внести запись «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 дается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.
Но работник вместо исправления неверной записи может потребовать выдать дубликат без внесения в него записи, признанной недействительной (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек). При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать надпись «Дубликат», а на первой странице (титульном листе) прежней книжки пишется «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.
Для этого с работника необходимо взять письменное заявление.

Директору ОАО «Светлояр»
Кузнецову А.В.
от Комарова Андрея Васильевича

В связи с признанием недействительной записи об увольнении в моей трудовой книжке от 17.09.2009 N 12 (Решение Автозаводского районного суда г. Нижнего Новгорода от 13.11.2009 N 456-78/09) прошу выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. Копия решения суда прилагается.

Комаров, 24.11.2009

После проставления руководителем организации резолюции о выдаче оформляется дубликат. Обычно этим занимается кадровый работник или иное уполномоченное лицо. Оформление дубликата производится по общим правилам, рассмотренным в начале статьи, но требовать от работника документы, подтверждающие стаж работы, не нужно, так как на руках оригинал трудовой книжки. Надо просто перенести в новый бланк записи из старой трудовой книжки.
Оформленная надлежащим образом трудовая книжка должна быть возвращена ее владельцу.

Выдаем дубликат, если трудовая книжка не пригодна для использования

Пункт 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек предусматривает выдачу дубликата и в случае, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.). Порядок выдачи дубликата практически не отличается от рассмотренного в предыдущем разделе, но следует иметь в виду, что из-за обгорания, обрыва страниц и т.д. некоторые записи могут быть утрачены, и нужно будет потребовать от работника документы, подтверждающие стаж работы в конкретном месте.
Итак, в графе 3 «Сведения о работе» производится запись об общем трудовом стаже без расшифровки, у какого работодателя трудился работник. Затем этот стаж необходимо записать отдельными периодами, которые подтверждены документами, представленными работником:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата приема на работу;
— в графе 3 — наименование работодателя, у которого работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую работник был принят. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, об этом также делается соответствующая запись.
После оформления записи о приеме на работу в конкретную организацию производится запись об увольнении из нее:
— в графе 1 указывается порядковый номер записи;
— в графе 2 — дата увольнения (прекращения трудового договора);
— в графе 3 — причина (основание) увольнения (при условии, что в представленном работником документе имеются такие данные);
— в графе 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате.
Оригиналы документов, подтверждающие стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодателем возвращаются работнику (п. 7.2 Инструкции). В случае предъявления работником справки о периоде работы в организации ее дата и номер записываются один раз напротив записи об увольнении (то же с трудовым договором при работе у индивидуального предпринимателя до 2006 года). Если же представлены копии приказов о приеме и увольнении, заверенные надлежащим образом, реквизиты каждого из них вносятся напротив соответствующей записи.
В завершение статьи приведем для наглядности пример оформления дубликата трудовой книжки.

———-T————————T———————————————T——————————¬
¦N записи ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, переводе на ¦ Наименование, дата и номер ¦
¦ +——T———T——-+ другую постоянную работу, квалификации, ¦ документа, на основании ¦
¦ ¦число ¦ месяц ¦ год ¦увольнении (с указанием причин и ссылкой на ¦ которого внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+——T———T——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общий трудовой стаж составил 7 лет 3 месяца¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦22 дня. ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦12 ¦10 ¦2002 ¦Принята в Общество с ограниченной¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответственностью ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»КарТек» (ООО «КарТек») диспетчером. ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦23 ¦11 ¦2006 ¦Уволена по собственному желанию, пункт 3¦Справка от 07.10.2009 б/н ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части первой ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦статьи 77 Трудового кодекса Российской¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Федерации. ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦24 ¦11 ¦2006 ¦Принята в Открытое акционерное общество «Мир¦Копия приказа от 24.11.2006 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Дверей» ¦93-к ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦консультантом. ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦05 ¦07 ¦2007 ¦Трудовой договор расторгнут по соглашению¦Копия приказа от 05.07.2007 N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦сторон, пункт 1 ¦67-к ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦части первой статьи 77 Трудового кодекса¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Российской ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Федерации. ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответственностью¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Ривьера» ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ООО «Ривьера») ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ 1 ¦10 ¦07 ¦2007 ¦Принята на должность менеджера по продажам¦Приказ от 10.07.2007 N 26-к ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦фурнитуры. ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ 2 ¦09 ¦11 ¦2009 ¦Трудовой договор расторгнут в связи с¦Приказ от 09.11.2009 N 67-к ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦переводом по просьбе ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦работника на работу в Общество с¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ограниченной ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответственностью «Кислород», пункт 5 части¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦первой статьи 77 ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Трудового кодекса Российской Федерации. ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Менеджер по персоналу Кошкина ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ознакомлена. Зайцева ¦ ¦
+———+——+———+——-+———————————————+——————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦МП ¦ ¦
L———+——+———+——-+———————————————+——————————

В.П. Ющин,
эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

«Отдел кадров коммерческой организации», N 12, декабрь 2009 г.

————————————————————————-
*(1) Такие же требования к записи общего стажа предъявляет и п. 7.2 Инструкции.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит