» Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек


Учет, хранение и уничтожение трудовых книжек


21.03.2010

Обязанности работодателя по учету, порядку приобретения и выдачи, хранению и уничтожению трудовых книжек — основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника — столь же строго регламентированы действующим законодательством, как и обязанности по их правильному ведению и заполнению.

Бланки трудовых книжек

Экскурс в историю

Впервые трудовые книжки появились в нашей стране в 1919 г. в Москве и Петрограде. Между тем уже в 1923 году они были заменены на удостоверения личности, а чуть позже в действие были введены «Трудовые списки». И, наконец, 15 января 1939 г. для всех рабочих и служащих была введена трудовая книжка единого образца.
В прошлом веке в ходу были трудовая книжка колхозника и трудовая книжка старателя, кроме того, существовали 15 разновидностей трудовых книжек на языках союзных республик. Причем с 1974 года трудовая книжка стала печататься исключительно на Гознаке.
Отметим, что с 2004 г. в России действуют новые бланки трудовых книжек и вкладышей в нее, образцы которых утверждены приказом Минфина РФ от 22.12.2003 г. N 117н «О трудовых книжках». В настоящее время это документ, изготовленный в соответствии со стандартами защищенной полиграфии. Защитный комплекс включает двухтоновой водяной знак, защитные волокна, бумага имеет две химических защиты — от вытравливания и для идентификации подлинности, на листы книжки нанесена гильоширная сетка, присутствует ирисный переход и микротекст, на документ нанесена невидимая уф-краска, номер документа имеет магнитные свойства, сшита книжка специальной нитью «биколор».
Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

Порядок приобретения трудовых книжек

Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями), ведет трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда данная работа является для гражданина основной (ст. 66 ТК РФ). При этом оформление трудовой книжки лицу, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем не позднее недельного срока со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225 (далее — Правила). Поэтому на предприятии всегда следует иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил). Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша утвержден приказом Минфина от 22.12.2003 г. N 117н «О трудовых книжках» (далее — Порядок).
Изготовлением бланков трудовой книжки и вкладыша, как мы уже упоминали, занимается Объединение государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков — Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ (п. 2 Порядка). Распространением указанных бланков занимаются, в свою очередь, юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным изготовителем (п. 3 Порядка). Данные требования предусматривают организованные охрану, транспортировку, учет и складирование бланков.
Между тем обеспечение работодателей на платной основе бланками трудовых книжек и вкладышей в них должно осуществляться на основании договора, заключенного с изготовителем либо распространителем (п. 4 Порядка).

Судебная практика
Продажа трудовых книжек распространителями должна осуществляться только работодателям. В случае реализации бланков иным лицам действия продавца могут быть квалифицированы по ст. 14.2 КоАП РФ как незаконная продажа товаров, свободная реализация которых запрещена или ограничена законодательством (решение Арбитражного суда Рязанской области от 02.10.2007 г. N А54-3897/2007).

Хранение трудовых книжек

Ответственное лицо

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. При этом руководитель своим приказом (см. Пример 1) назначает конкретное лицо, отвечающее за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 45 Правил).

Пример 1

Общество с ограниченной ответственностью «Стратосфера»

Приказ

от 20 апреля 2009 года N 15

О назначении уполномоченного лица,
ответственного за ведение, хранение,
учет и выдачу трудовых книжек

В соответствии с пунктом 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225, приказываю:
1. Назначить с 22.04.2009 г. ответственным за ведение, учет и выдачу трудовых книжек начальника отдела кадров В.Н. Петрову.
2. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

Директор Махонин Д.А. Махонин

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Петрова В.Н. Петрова
20.04.2009 г.

Отметим, что несоблюдение установленного Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек является нарушением законодательства о труде. В данном случае в соответствии с п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрено наложение административного штрафа: — на должностных лиц — от 1 000 руб. до 5 000 руб.; — на предпринимателей — от 1 000 руб. до 5 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток; — на юридических лиц — от 30 000 руб. до 50 000 руб. или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
При этом указанное нарушение, совершенное должностным лицом, ранее подвергнутым административному наказанию за аналогичное правонарушение, влечет дисквалификацию на срок от одного года до трех лет (п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).

Временная выдача трудовых книжек

В соответствии с п. 7 Правил работодатель обязан по письменному заявлению сотрудника выдать ему копию трудовой книжки либо заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки, причем сделать это надо не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления.
Может получиться и так, что работнику временно понадобится подлинник трудовой книжки. Как правило, такая необходимость возникает в случае, когда гражданин обращается в органы Пенсионного фонда за назначением пенсии. При этом действующее законодательство не содержит запрета на выдачу работникам по их просьбе подлинников трудовой книжки в период действия трудового договора. В то же время специалисты Роструда считают, что в таких случаях ответственность за утерю трудовой книжки работником будет нести не данный сотрудник, а лицо, отвечающее за сохранность трудовых книжек в организации (письмо Роструда от 18.03.2008 г. N 656-6-0). В любом случае рекомендуется с работника, временно взявшего трудовую книжку, попросить расписку.

Сроки хранения

Отметим, что трудовые книжки, не полученные сотрудниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (п. 43 Правил).
При этом п. 342, п. 351, п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000 г., установлены следующие сроки хранения документов:
— трудовые книжки, которые не были востребованы, — не менее 50 лет;
— документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним — 3 года;
— книги выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним — 50 лет.

Уничтожение трудовых книжек

Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта (п. 42 Правил). Данный акт составляется в произвольной форме (см. Пример 2).

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью «Курьер»

Утверждаю
Астахов
—————————
Генеральный директор
Астахов Сергей Валерьевич

29 июня 2009 г.
—————————

Акт N 3 от 29 июня 2009 г.
— —————
об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей в них

Мы, нижеподписавшиеся, комиссия, назначенная приказом от 01.06.2009 г. N 45,
в составе:
— заместителя директора по управлению персоналом М.А. Хорина (председатель комиссии);
— главного бухгалтера Е.А. Абрамовой (член комиссии);
— начальника отдела кадров Н.Н. Егоровой (член комиссии)
составили настоящий акт о том, что 29.06.2009 г. были уничтожены (путем сжигания)
————-
следующие испорченные бланки:
— трудовых книжек 1 (одна) шт.: АТ-V N 5564641 —————————————
——— ——————————————————
———————————————————————————— ;
————————————————————————————-
— вкладышей в трудовые книжки (— шт.): ———————————————
——- ———————————————
———————————————————————————— ;
————————————————————————————-
Заместитель директора по управлению персоналом Хорин М.А. Хорин 29.06.2009 г.
————-

Главный бухгалтер Абрамова Е.А. Абрамова 29.06.2009 г.
————-

Начальник отдела кадров Егорова Н.Н. Егорова 29.06.2009 г.
————-

Отметим, что не лишним будет приложить к акту об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек и вкладышей вырезанные номера этих бланков. Данная процедура может послужить доказательством того, что указанные бланки были уничтожены.

Учет трудовых книжек

В соответствии с п. 40 Правил с целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодателем ведутся:
— приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
— книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждены постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Обратите внимание, что данные книги должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью либо опломбированы (п. 41 Правил).

Приходно-расходная книга по учету бланков

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности. Лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, они выдаются, согласно п. 42 Правил, исключительно по его заявке (см. Пример 3).

Пример 3

Главному бухгалтеру ООО «Магазин»
Старцевой Е.В.
инспектора по кадрам Кожиной О.В.

Заявка N 1 от 11 июня 2009 г.
на выдачу бланков трудовых книжек

Прошу выдать под отчет бланки трудовых книжек в количестве 5 (пяти) штук.

11 июня 2009 г. Кожина

В свою очередь в приходно-расходную книгу (см. Пример 4) вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладышей в нее. При этом следует указать серию и номер каждого бланка (п. 41 Правил).

Пример 4

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

——T—————-T——————T————-T—————————-T————————————¬
¦N ¦ Дата ¦От кого получено ¦ Основание ¦ Приход ¦ Расход ¦
+—-+——T——T—-+или кому отпущено¦(наименование+——————T———+—————————T———+
¦ ¦число¦месяц¦год ¦ ¦документа, N ¦ Количество ¦ Сумма ¦ Количество ¦ Сумма ¦
+—-+ ¦ ¦ ¦ ¦ и дата) +————T——+ (руб.) +———————T——+ (руб.) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ трудовых ¦вкла-¦ ¦ трудовых книжек ¦вкла-¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ книжек ¦дышей¦ ¦ (серия и номер) ¦дышей¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (серия и ¦(се- ¦ ¦ ¦(се- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ номер) ¦рия и¦ ¦ ¦рия и¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦номер¦ ¦ ¦номер¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ) ¦ ¦ ¦ ) ¦ ¦
+—-+——+——+—-+——————+————-+————+——+———+———————+——+———+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦
+—-+——+——+—-+——————+————-+————+——+———+———————+——+———+
¦ 1 ¦ 09 ¦ 06 ¦2009¦ООО «Бланки» ¦Договор N 5¦20 шт.:¦ — ¦4 000,00 ¦ — ¦ — ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦от 09.06.2009¦серия ТК-I,¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦г. ¦NN с 5460920¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦по 5460939 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——+——+—-+——————+————-+————+——+———+———————+——+———+
¦ 2 ¦ 11 ¦ 06 ¦2009¦Инспектор по ¦Заявка N 1 от¦ — ¦ — ¦ ¦5 шт.: серия — ТК-I,¦ — ¦1 000,00 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадрам Кожина ¦10.06.2009 г.¦ ¦ ¦ ¦NN с 5460920 по¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦О.В. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦5460924 ¦ ¦ ¦
+—-+——+——+—-+——————+————-+————+——+———+———————+——+———+
¦ 3 ¦ 02 ¦ 07 ¦2009¦Инспектор по ¦Заявка N 2 от¦ — ¦ — ¦ ¦3 шт.: серия ТК-I,¦ — ¦ 6000,00 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦кадрам Кожина ¦02.07.2009 г.¦ ¦ ¦ ¦NN с 5460925 по¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦О.В. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦5460927 ¦ ¦ ¦
L—-+——+——+—-+——————+————-+————+——+———+———————+——+———-

Книга учета движения трудовых книжек

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (см. Пример 5) регистрируются все трудовые книжки, принятые от сотрудников при поступлении на работу, а также новые трудовые книжки и вкладыши, выданные работникам. Впоследствии при получении трудовой книжки в связи с увольнением сотрудник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 41 Правил).

Пример 5

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

——T—————T———-T————T——————T—————T—————T————T———-T———-T——————¬
¦N ¦Дата приема на ¦ Фамилия, ¦ Серия и ¦ Должность, ¦ Наименование ¦ Дата и N ¦ Расписка ¦ Получено ¦ Дата ¦ Расписка ¦
¦п/п ¦ работу, ¦ имя и ¦ номер ¦ профессия, ¦ места работы ¦ приказа ¦ответствен-¦ за ¦выдачи на ¦ работника в ¦
¦ ¦ заполнение ¦ отчество ¦ трудовой ¦ специальность ¦ (с указанием ¦(распоряжения) ¦ного лица, ¦заполнен- ¦ руки ¦ получении ¦
¦ ¦трудовой книжки¦владельца ¦книжки или ¦ работника, ¦ структурного ¦ или иного ¦принявшего ¦ ные ¦ трудовой ¦ трудовой книжки ¦
¦ ¦или вкладыша в ¦ трудовой ¦вкладыша в ¦ который сдал ¦подразделения)¦ решения ¦ или ¦ трудовые ¦книжки при¦ ¦
¦ ¦ нее ¦ книжки ¦ нее ¦ трудовую книжку ¦, куда принят ¦ работодателя, ¦заполнивше-¦книжки или¦увольнении¦ ¦
¦ +—-T——T—-+ ¦ ¦ или на которого ¦ работник ¦ на основании ¦го трудовую¦вкладыши в¦(прекраще-¦ ¦
¦ ¦чис-¦месяц¦год ¦ ¦ ¦ заполнена ¦ ¦ которого ¦ книжку ¦них (руб.)¦ нии ¦ ¦
¦ ¦ ло ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ трудовая книжка ¦ ¦ произведен ¦ ¦ ¦трудового ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦или вкладыш в нее¦ ¦прием работника¦ ¦ ¦договора) ¦ ¦
+—-+—-+——+—-+———-+————+——————+—————+—————+————+———-+———-+——————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦
+—-+—-+——+—-+———-+————+——————+—————+—————+————+———-+———-+——————+
¦ 1 ¦ 27 ¦ 04 ¦2009¦Дубинин ¦серия -¦Юрисконсульт ¦Юридический ¦Приказ от¦ Дубинин ¦ 200 ¦10.09.2009¦ Дубинин ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сергей ¦ТК-I, N¦ ¦отдел ¦27.04.2009 г. N¦ ¦ ¦ г. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Иванович ¦7894561 ¦ ¦ ¦12-к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+—-+——+—-+———-+————+——————+—————+—————+————+———-+———-+——————+
¦ 2 ¦ 30 ¦ 04 ¦2009¦Пушкин ¦серия -¦Механик ¦Участок N 1 ¦Приказ от¦ Пушкин ¦ 200 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Иван ¦ТК-II, N¦ ¦ ¦30.04.2009 г.¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Сергеевич ¦2556314 ¦ ¦ ¦N15-к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+—-+——+—-+———-+————+——————+—————+—————+————+———-+———-+——————+
¦ 3 ¦ 02 ¦ 06 ¦2009¦Зотова ¦серия -¦Маляр 3-его¦Участок N 1 ¦Приказ от¦ Зотова ¦ 200 ¦30.06.2009¦ Зотова ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Елена ¦ТК-I, N¦разряда ¦ ¦02.06.2009 г. N¦ ¦ ¦ г. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Павловна ¦3586456 ¦ ¦ ¦21-к ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+—-+——+—-+———-+————+——————+—————+—————+————+———-+———-+——————

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, должно предоставить в бухгалтерию отчет о наличии бланков и суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши, с приложением приходного кассового ордера (п. 42 Правил). При этом сам отчет составляется в произвольной форме (см. Пример 6).

Пример 6

Отчет
об использовании бланков трудовых книжек и вкладышей в них
за июнь 2009 г.

1. Количество бланков на начало месяца:

————————————-T————————T————————————¬
¦ Название бланка ¦ Бланки (серия, номер) ¦ Количество (шт.) ¦
+————————————+————————+————————————+
¦Трудовые книжки ¦ — ¦ — ¦
+————————————+————————+————————————+
¦Вкладыши в трудовые книжки ¦ — ¦ — ¦
L————————————+————————+————————————-

2. Количество полученных бланков:

————————————-T———————————-T—————————¬
¦ Название бланка ¦ Бланки (серия, номер) ¦ Количество (шт.) ¦
+————————————+———————————-+—————————+
¦Трудовые книжки ¦ ТК-I N с 5460920 по 5460924 ¦ 5 (пять) ¦
+————————————+———————————-+—————————+
¦Вкладыши в трудовые книжки ¦ — ¦ — ¦
L————————————+———————————-+—————————

3. Количество использованных бланков трудовых книжек 3 (три):

———T—————————T—————————T————T————————¬
¦ N п/п ¦ Бланк (серия, номер) ¦ Использование ¦ Удержанная ¦ Приходно-кассовый ¦
¦ ¦ ¦ ¦ стоимость ¦ ордер ¦
¦ ¦ ¦ ¦ бланка ¦ (дата, номер) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ (руб.) ¦ ¦
+———+—————————+—————————+————+————————+
¦ 1 ¦ТК-I N 5460920 ¦Выдан ¦ — ¦ Подлежит удержанию ¦
¦ ¦ ¦Филимонычеву Ивану ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Григорьевичу ¦ ¦ ¦
+———+—————————+—————————+————+————————+
¦ 2 ¦ТК-I N 5460921 ¦Испорчен ¦ — ¦ — ¦
¦ ¦ ¦при заполнении (акт об ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦уничтожении N 2 от ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦30.06.2009 г.) ¦ ¦ ¦
+———+—————————+—————————+————+————————+
¦ 3 ¦ТК-I N 5460922 ¦Выдан Коробову Сергею ¦ — ¦ Подлежит удержанию ¦
¦ ¦ ¦Анатольевичу ¦ ¦ ¦
L———+—————————+—————————+————+————————

4. Количество использованных бланков вкладышей в трудовые книжки — :
——

————————T———————-T—————T————-T———————-¬
¦ N п/п ¦ Бланк (серия, номер) ¦ Использование ¦ Удержанная ¦ Приходно-кассовый ¦
¦ ¦ ¦ ¦ стоимость ¦ ордер (дата, номер) ¦
¦ ¦ ¦ ¦бланка (руб.)¦ ¦
+————————+———————-+—————+————-+———————-+
¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦ — ¦
L————————+———————-+—————+————-+————————

5. Количество бланков на конец месяца:

———————————————T————————T——————————¬
¦ Название бланка ¦ Бланки (серия, номер) ¦ Количество (шт.) ¦
+———————————————+————————+——————————+
¦Трудовые книжки ¦ТК-I N 5460923, 5460924¦ 2 (два) ¦
+———————————————+————————+——————————+
¦Вкладыши в трудовые книжки ¦ — ¦ — ¦
L———————————————+————————+——————————-

Инспектор по кадрам Кожина О.В. Кожина

«30» июня 2009 г.

М. Косульникова,
главный бухгалтер ООО «Галан»

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 8, август 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит