» Заполнение трудовой книжки: семь раз отмерь, один отрежь


Заполнение трудовой книжки: семь раз отмерь, один отрежь


21.03.2010

Каждый работодатель обязан вести трудовые книжки своих работников. Трудовая книжка и вкладыш в нее являются унифицированными формами, которые требуют безупречного заполнения. Для этого существуют правила и инструкции, но законодательство не может предусмотреть все случаи, с которыми приходится сталкиваться кадровику на практике. Поэтому мы решили остановиться на заполнении трудовой книжки в некоторых «нестандартных» ситуациях.
Трудовая книжка — это основной документ, в котором отражается трудовая деятельность рабочих и служащих (ст. 66 ТК РФ). Книжки ведутся во всех организациях и предприятиях на всех работников, проработавших в них свыше пяти дней, в том числе на сезонных, временных, если эта работа является для них основной. На лиц, работающих по совместительству, трудовые книжки ведутся только по месту их основной работы, хотя по желанию работника сведения о его работе по совместительству могут быть внесены в его трудовую книжку на основании документа, подтверждающего совместительство.

Это важно

Трудовая книжка является обязательным кадровым документом, прямо предусмотренным Трудовым кодексом. Ее работник обязан представить работодателю при заключении трудового договора (ст. 65 ТК РФ). Трудовой книжки может не быть лишь в случаях, если:
— человек поступает на работу и заключает трудовой договор впервые;
— человек поступает на работу по совместительству;
— трудовая книжка потеряна или повреждена.
На впервые поступающего на работу сотрудника трудовую книжку нужно оформить не позднее пяти дней с момента его приема на работу, если эта работа является для него основной (ст. 66 ТК РФ),

Помнить о главном

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, основания прекращения трудового договора. Вносятся и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарное взыскание явилось основанием увольнения.
Записи о причинах увольнения в трудовой книжке должны производиться в точном соответствии с формулировками действующего законодательства и со ссылками на соответствующую статью, пункт закона.
Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.
Работодатель должен всегда иметь в распоряжении чистые бланки трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку. Но категорически нельзя приобретать их с рук у случайных людей — есть риск приобрести фальшивку. А это влечет недействительность всех записей.
Бланки трудовых книжек и вкладышей в них — это защищенная полиграфическая продукция. Печатать их вправе только типографии объединения Гознак Минфина России, а распространять — организации или предприниматели, но строго по договорам с Гознаком, имеющие право работать с защищенной полиграфической продукцией (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки, утв. приказом Минфина России от 22 декабря 2003 г. N 117н «О трудовых книжках»).
Форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей установлены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (далее — Правила).
Без трудовой книжки вкладыш недействителен. Его вшивают в книжку, когда в ней не хватает страниц для внесения сведений о работе или о награждении. При этом в трудовой книжке ставят штамп «Выдан вкладыш», указывают его серию и номер. Вкладыш оформляют в том же порядке, что и трудовую книжку.
Если требуется внести исправления в трудовую книжку, то следует помнить главное: в трудовой книжке нельзя ничего подчищать или «замазывать». Запрещено также что-либо зачеркивать в разделах «Сведения о работе» или «Сведения о награждении».

В трудовой книжке вырвана страница

Как показывает практика, случается, что в трудовой книжке вырывают страницы: то ли работник хочет скрыть свой неблаговидный опыт работы, то ли работодатель таким образом «исправил» ошибку. Делать этого ни в коем случае нельзя. Дело в том, что данная форма унифицирована. Она строго предусматривает титульный лист и два раздела: сведения о работе и сведения о награждениях. Количество разворотов, отведенных на каждый раздел документа, регламентировано.
Поэтому если в трудовой книжке вырвана страница, то нарушается сама ее форма, которая не подлежит никаким изменениям. Все записи, которые сделаны в такой трудовой книжке, будут признаны недействительными. В такой ситуации следует выдать дубликат или новую трудовую книжку, взяв с работника письменное заявление (п. 33 Правил). Работнику во избежание затруднений при подаче документов в Пенсионный фонд рекомендуем сразу указать работодателю на подобную ошибку.

Проблемы титульного листа

Обычно заполнение титульного листа трудовой книжки сложностей не вызывает. Следует помнить лишь о том, что фамилию, имя, отчество работника и дату его рождения указывают полностью, без сокращений. Например, «Скворцова Ольга Андреевна», а не «Скворцова О.А.»; «21 апреля 1986 года», а не «21.04.1986 г.».
Запись об образовании работника (высшее, среднее специальное и т.п.) делают на основании диплома, аттестата или другого документа об образовании. Затем вписывают специальность работника, как указано в документе о его образовании.
Если работнику впервые оформляют трудовую книжку, он должен обязательно проверить, все ли данные внесены правильно. Свою подпись в документе он ставит, только если нет ошибок. Свою подпись ставит и работник кадровой службы. Печать предприятия обязательна: без нее трудовая книжка недействительна. Если при заполнении титульного листа лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, допустило ошибки в личных данных работника, исправлять титульный лист нельзя. В этом случае бланк считается испорченным и подлежит уничтожению. Испорченные бланки трудовых книжек (и вкладышей в них) списывают по акту.
Основная проблема титульного листа — внесение в него исправлений в связи с изменением личных данных работника. Например, каким образом вносить записи, если при принятии на работу человек имел одну фамилию и среднее специальное образование по одной специальности, а через год он сменил фамилию и получил высшее образование по другой специальности?
Сразу отметим, что изменения записей о фамилии и о получении образования производятся разными методами.
Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения осуществляется на основании паспорта, свидетельств о браке (расторжении брака), рождении и прочих документов со ссылкой на их номер и дату Чтобы внести такие изменения, необходимо аккуратно одной чертой (лучше по линейке) зачеркнуть прежнюю информацию, а рядом написать новую, но чтобы прежняя осталась читаемой.
Сведения об образовании, профессии, специальности подлежат исправлению посредством дополнения информации на основании документов об образовании, о квалификации или получении специальных знаний (п. 9, 26 Правил). Новые записи делаются через запятую после предыдущих. На внутренней стороне титульного листа трудовой книжки нужно вписать информацию о документах, на основании которых были внесены исправления, и заверить подписью кадровика, а также печатью организации (п. 2.3, 2.4 постановления Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек», далее — Инструкция).
Работникам следует обратить внимание, что по их желанию можно внести информацию о незаконченном высшем образовании. Для этого необходимо представить студенческий билет, зачетную книжку, справку из образовательного учреждения (п. 2.1 Инструкции).
Вот пример исправлений личных данных работника (см. документ 1):

——————————————————-T————————————————¬
¦Фамилия Журавлева изменена на фамилию Скворцова ¦ Трудовая книжка ¦
¦на основании свидетельства о заключении брака ¦ ТК N 128500 ¦
¦серия 02 N 123456, выданного Царицынским ¦ Фамилия Журавлева Скворцова ¦
¦отделением ЗАГС 20 декабря 2009 г. ¦ ————————————— ¦
¦Инспектор отдела кадров ¦ Имя Ольга ¦
¦Харламова МЛ. (печать) ¦ —————————————— ¦
¦ ¦ Отчество Андреевна ¦
¦ ¦ ————————————- ¦
¦ ¦ Дата рождения 21 апреля 1986 года ¦
¦ ¦ ——————————— ¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦ Образование средне-специальное, высшее ¦
¦ ¦ ——————————— ¦
¦ ¦ Профессия, специальность экономист, бухгалтер ¦
¦ ¦ ———————- ¦
¦ ¦ Дата заполнения 15 января 2007 г. ¦
¦Образование дополнено записью «высшее», профессия ¦ —————————— ¦
¦специальность дополнена записью «бухгалтер» ¦ (число, месяц, год) ¦
¦на основании диплома ДА 987654 от 25 января 2010 года,¦ Подпись владельца книжки Журавлева ¦
¦выданного Московским институтом права ¦ ——————— ¦
¦Инспектор отдела кадров ¦ М.П. Подпись лица, ответственного за ведение ¦
¦Харламова М.А.. (печать) ¦ трудовых книжек Харламова ¦
¦ ¦ —————————— ¦
L——————————————————+————————————————-

Обратите внимание: ошибки в изменениях или отсутствие обязательных изменений могут повлечь проблемы при назначении пенсии работнику, а также при расчете стажа для выплаты пособия по временной нетрудоспособности. Постановление Правительства РФ от 24 июля 2002 г. N 555 «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий» разъясняет: если фамилия, имя, отчество гражданина в документе о страховом стаже не совпадают с его фамилией, именем, отчеством, указанными в паспорте или свидетельстве о рождении, то факт принадлежности этого документа данному гражданину устанавливается на основании свидетельства о браке, свидетельства о перемене имени, справок компетентных органов (должностных лиц) иностранных государств или в судебном порядке.

Исправления постфактум…

Причина возникновения многих ошибок заключается в том, что, как говорится, сначала сделали, а потом подумали.
А вот исправление таких ошибок в трудовых книжках строго регламентировано. В разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждении» трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается (п. 1.2 Инструкции). Исправления следует вносить дополнительными записями.
Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения новой записи. В графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», а в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.
Случаются и такие ситуации, когда после увольнения и поступления на работу к другому работодателю работник замечает в трудовой книжке отсутствие записи о повышении разряда или переводе на более высокую должность на предыдущем месте работы. Работник имеет право потребовать внесения правильной информации в его трудовую книжку. Но кто должен это сделать: новый работодатель или старый?
Конечно, бывший работодатель нарушил законодательство. Ведь записи должны вноситься в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 10 Правил).
Если бы прошлый работодатель выявил неточность до устройства работника на новую работу, то он должен был внести соответствующие уточнения самостоятельно. А если работник уже устроился в другую организацию, исправления могут производиться работодателем по новому месту работы. Ведь теперь только он ответственен за ведение трудовых книжек. Но право сделать запись он имеет только на основании официального документа работодателя, который допустил ошибку. В этом случае последний обязан оказать работнику необходимую помощь при его обращении (п. 1.2 Инструкции, письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. N 1027-6).
Ниже приведен фрагмент документа с исправлением указанной ошибки (см. документ 2).

——T———————T————————————————T—————————¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, переводе ¦ Наименование, дата ¦
¦запи-+——-T——T——+ на другую постоянную работу квалификации ¦ и номер документа, ¦
¦ си ¦ число ¦месяц ¦ год ¦ увольнении(с указанием причин и ссылкой ¦ на основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+——+——-+——+——+————————————————+—————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+——+——-T——T——+————————————————+—————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответственностью «Чуд ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ООО «Чудо») ¦ ¦
+——+——-+——+——+————————————————+—————————+
¦ 4 ¦ 02 ¦ 02 ¦2009 ¦Принята на должность бухгалтера ¦Приказ от 02.02.2009 г. N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦12к ¦
+——+——-+——+——+————————————————+—————————+
¦ 5 ¦ 05 ¦ 02 ¦2009 ¦Запись N 4 недействительна. Принята 02.02.2009¦Приказ от 02.02.2009 г. N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦г. в бухгалтерию на должность бухгалтера-кассира¦12к ¦
+——+——-+——+——+————————————————+—————————+
¦ 6 ¦ 20 ¦ 11 ¦2009 ¦Уволена по собственному желанию, пункт 3 части 1¦Приказ от 20.11.2009 г. N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации¦12к ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор по кадрам Харламова М.А. (печать) ¦Скворцова О.А. ¦
+——+——-+——+——+————————————————+—————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответственностью¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Прелесть» (ООО «Прелесть») ¦ ¦
+——+——-+——+——+————————————————+—————————+
¦ 7 ¦ 01 ¦ 12 ¦2009 ¦Принята на должность главного бухгалтера ¦Приказ от 01.12.2009 г. N¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦17-в ¦
+——+——-+——+——+————————————————+—————————+
¦ 8 ¦ 25 ¦ 12 ¦2009 ¦Переведена на должность заместителя главного¦Приказ ООО «Чудо» от¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦бухгалтера в Обществе с ограниченной¦07.07.2009 г. N 14 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответственностью «Чудо» ¦ ¦
L——+——-+——+——+————————————————+—————————

Обратите внимание: выдавать трудовую книжку работнику можно только при его увольнении (под расписку в книге учета движения трудовых книжек). Делают это в день оформления приказа об увольнении. В остальных случаях (например, сотруднику требуется оформить загранпаспорт) следует выдавать лишь копию трудовой или выписку из нее, поскольку ответственность за сохранность трудовых книжек возложена на работодателя. Сделать копию (или выписку) кадровик обязан в течение трех дней после поступления письменного заявления работника (п. 7 Правил).

Отмечаем успехи в работе

Трудовое законодательство обязывает работодателей вносить сведения о награждениях за успехи в работе в трудовые книжки сотрудников (ст. 66 ТК РФ).
На основании статьи 191 Трудового кодекса работодатель поощряет работников, добросовестно исполняющих трудовые обязанности: объявляет благодарность, выдает премию, награждает ценным подарком, почетной грамотой, представляет к званию лучшего по профессии. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги (п. 24 Правил):
— о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
— о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Следует помнить, что записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся (п. 25 Правил).
Запись о поощрении в виде благодарности или выдачи почетной грамоты отражается в разделе «Сведения о награждении» в графе 3 в виде заголовка, в котором указывается полное наименование организации. Далее в графе 1 ставится порядковый номер записи, а в графе 2 указывается дата награждения. Затем в графу 3 вносится запись, чем награжден работник, за какие достижения, какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись о поощрении, со ссылкой на дату и номер документа (раздел 4 Инструкции).
Вот пример внесения поощрительной записи в трудовую книжку (см. документ 3).

——T———————T————————————————T—————————¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о награждении (поощрении) ¦Наименование, дата и номер¦
¦запи-+——T——T——+ ¦ документа, на основании ¦
¦ си ¦число ¦месяц ¦ год ¦ ¦ которого внесена запись ¦
+——+——+——+——+————————————————+—————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+——+——T——T——+————————————————+—————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ответственностью «Чуд ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦(ООО «Чудо») ¦ ¦
+——+——+——+——+————————————————+—————————+
¦ 1 ¦ 15 ¦ 07 ¦ 2009 ¦Награжден ценным подарком за активное участие в¦Приказ от 15.07.2009 г. N ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦тендере ¦22 ¦
+——+——+——+——+————————————————+—————————+
¦ 2 ¦ 22 ¦ 10 ¦ 2009 ¦Благодарность за проведение семинара по ¦Приказ от 22.10.2009 г. N ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦бухгалтерскому учету ¦14 ¦
L——+——+——+——+————————————————+—————————

Сокращения и ссылки

В трудовой книжке недопустимы даже общепринятые сокращения. Слова «приказ», «распоряжение», «пункт», «часть», «статья», «Трудовой кодекс Российской Федерации» пишутся полностью (п. 1.1 Инструкции).
Кадровики сталкиваются с еще одной проблемой: как правильно делать запись об увольнении, причем даже в самых распространенных случаях — по собственному желанию. Согласно пункту 15 Правил, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи Трудового кодекса. А Трудовой кодекс указывает, что запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на статью, часть статьи, пункт статьи соответствующего законодательного акта (ст. 73, 74 ТК РФ).
Вот пример внесения записи об увольнении (см. документ 4).

——-T———————-T——————————————T—————————-¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, переводе ¦ Наименование, дата ¦
¦записи+——T——-T——-+на другую постоянную работу, квалификации,¦ и номер документа, ¦
¦ ¦число ¦ месяц ¦ год ¦ увольнении (с указанием причин и ссылкой ¦ на основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+——+——+——-+——-+——————————————+—————————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+——+——T——-T——-+——————————————+—————————-+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+——+——+——-+——-+——————————————+—————————-+
¦ 9 ¦ 12 ¦ 01 ¦ 2010 ¦Трудовой договор расторгнут по инициативе ¦Приказ от 12 января 2010 г.¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦- работника пункт 3 части 1 статьи 77 ¦N 14-21 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Трудового кодекса Российской Федерации ¦ ¦
+——+——+——-+——-+——————————————+—————————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор отдела кадров Смирнов О.П. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Смирнов» «печать» ¦ ¦
+——+——+——-+——-+——————————————+—————————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Ознакомлен Серова А.А. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»Серова» ¦ ¦
+——+——+——-+——-+——————————————+—————————-+
¦ ¦
L——————————————————————————————————

Обратите внимание: в статье 80 Трудового кодекса говорится о расторжении трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию). Но при внесении записи об увольнении по собственному желанию в трудовую книжку ссылка на статью 80 кодекса не делается, так как эта статья не является основанием для увольнения, а лишь регламентирует порядок расторжения трудового договора по данному основанию. Поэтому ссылаться нужно на статью 77.
Итак, трудовая книжка — это личный документ сотрудника. Но хранить его должно предприятие, где человек работает. Обязательно должна вестись книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (п. 40 Правил). Ее форма также утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69.
Законодательством предусмотрена ответственность за нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек: должностные лица несут ответственность в виде административного штрафа в размере от 1000 до 5000 рублей, учреждение — от 30 000 до 50 000 рублей или административное приостановление деятельности на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ). Наказание по статье 5.27 кодекса может грозить в случае отсутствия приходно-расходной книги (для чистых бланков) или книги учета движения трудовых книжек (для действующих книжек).

С. Шестакова,
редактор-эксперт

«Практическая бухгалтерия», N 2, февраль 2010 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит