» Разработка Положения об отделе кадрового учета и делопроизводства


Разработка Положения об отделе кадрового учета и делопроизводства


21.03.2010

В настоящее время постановка учета кадров и ведение кадрового делопроизводства является обязательным условием эффективного управления персоналом любой компании. Неукоснительного соблюдения требований к документам по кадрам и личному составу требует действующее гражданское, налоговое и трудовое законодательство. Кроме этого, кадровое делопроизводство является немаловажной составляющей трудовых взаимоотношений, оно официально отражает отношения работодателя и наемного работника. Поэтому большое значение приобретает формальное закрепление функций ведения кадрового учета и делопроизводства, которое возможно посредством разработки Положения о подразделении, выполняющем эту работу.

Положение об отделе кадрового учета и делопроизводства службы управления персоналом предприятия — организационно-правовой документ, определяющий место подразделения в общей структуре предприятия, регламентирующий порядок его повседневного функционирования, а также вопросы подчиненности и взаимодействия отдела с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия. Положение устанавливает системно связанные между собой правила, нормы и требования по всем вопросам, отнесенным к компетенции отдела кадрового учета и делопроизводства предприятия (организации, учреждения), обязательные для выполнения его сотрудниками.
Текст Положения должен быть напечатан на общем бланке предприятия и изложен от третьего лица единственного или множественного числа. При этом используются формулировки «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Текст положения может быть разделен на главы, пункты и подпункты. Тогда главы должны иметь названия и быть пронумерованы римскими цифрами, а нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Заголовок к тексту Положения формулируется в предложном падеже.
Структура «Положения об отделе кадрового учета и делопроизводства» должна соответствовать методическим рекомендациям по унификации текстов управленческих документов, но при этом как можно более полно учитывать специфику его организации и деятельности и может содержать следующие основные разделы:
общие положения;
структура и состав отдела кадрового учета и делопроизводства;
цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства;
организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства;
организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства;
организация обеспечения отдела кадрового учета и делопроизводства;
полномочия отдела кадрового учета и делопроизводства;
ответственность отдела кадрового учета и делопроизводства;
особые вопросы деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства;
заключительные положения.
Перечисленные разделы образуют основной текст Положения.

Преамбула Положения об отделе кадрового учета и делопроизводства

Основному тексту Положения, как правило, предшествует преамбула, указывающая на его предназначение, например:
«Настоящее Положение определяет порядок работы отдела кадрового учета и делопроизводства: (следует указать полное наименование предприятия). Нормы и правила, содержащиеся в настоящем Положении, являются обязательными для исполнения всеми должностными лицами и структурными подразделениями предприятия, допущенными к ведению работы с персоналом предприятия».

Раздел I. Общие положения

Данный раздел должен содержать следующую информацию:
о цели работы по учету кадров и организации кадрового делопроизводства на предприятии;
о целях и задачах деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства, его организационном статусе;
о полном официальном и условно-сокращенном наименовании отдела кадрового учета и делопроизводства;
о руководстве отделом кадрового учета и делопроизводства;
о порядке установления (изменения) организационно-штатной структуры отдела кадрового учета и делопроизводства;
о документах, регламентирующих деятельность отдела кадрового учета и делопроизводства и его сотрудников.

Примерный текст раздела I

I. Общие положения

1.1. Под кадровым обеспечением предприятия понимается целенаправленная, упорядоченная деятельность по полному и своевременному комплектованию подразделений и служб предприятия необходимым количеством работников требуемых специальностей и квалификации.
1.2. Решение задач кадрового обеспечения предприятия возлагается на штатную службу управления персоналом (СУП), организационно входящую в управление предприятия. В свою очередь отдел кадрового учета и делопроизводства (ОКУиД) является структурным подразделением службы персонала.
1.3. Непосредственное руководство отделом кадрового учета и делопроизводства осуществляет его начальник. Начальник ОКУиД является прямым начальником для всех сотрудников отдела. Он в свою очередь подчиняется заместителю генерального директора предприятия по управлению персоналом — начальнику службы управления персоналом и является его заместителем по вопросам учета кадров и организации кадрового делопроизводства.
1.4. Нормирование труда сотрудников отдела учета и кадрового делопроизводства, постановка задач, расчет общей численности и загрузки осуществляется на основе действующих «Единых норм времени и выработки:», инв. N…
1.5. Условия труда сотрудников отдела кадрового учета и делопроизводства, организация их рабочих мест определяются и регулируются в соответствии с действующими внутриотраслевыми стандартами, санитарными нормами, инв. N…
1.6. Деятельность сотрудников отдела кадрового учета и делопроизводства регламентируется соответствующими должностными инструкциями. Разработка должностных инструкций осуществляется заместителем начальника отдела кадрового учета и делопроизводства на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Их подписывает начальник ОКУиД, а утверждает — заместитель генерального директора по управлению персоналом. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах отдела или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.
1.7. В своей работе отдел кадрового учета и делопроизводства руководствуется настоящим Положением, законодательными и нормативно-правовыми актами органов государственной власти, распорядительными документами вышестоящих органов управления и предприятия, а также иными действующими руководящими документами по вопросам документационного обеспечения управления.
1.8. Для обеспечения повседневной деятельности отдел кадрового учета и делопроизводства имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к предприятию (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.

Раздел II. Структура и состав отдела кадрового учета и делопроизводства

В этом разделе, как правило, отражаются:
порядок установления и изменения организационно-штатной структуры и численного состава подразделения по работе с персоналом;
сведения о наличии в составе подразделения по работе с персоналом внутренних подразделений, их названиях;
сведения о численном составе сотрудников подразделения по работе с персоналом;
организационно-штатная структура (в виде схемы, как правило, выносимой в приложение) подразделения по работе с персоналом;
ведомость численного состава (обычно в табличной форме, с указанием количества, в т.ч. в процентах к общей численности, руководителей, специалистов и исполнителей, и также выносимая в приложение) подразделения по работе с персоналом.

Примерный текст раздела II

II. Структура и состав отдела кадрового учета и делопроизводства

2.1. Организационно-штатная структура и численный состав отдела кадрового учета и делопроизводства определяются исходя из содержания и объема возлагаемых на него задач и утверждаются решением генерального директора по представлению заместителя генерального директора предприятия по управлению персоналом. Изменения в организационно-штатной стриктуре и численном составе отдела производятся приказом генерального директора о введении в действие нового штатного расписания (организационной структуры) отдела.
2.2. В целях обеспечения эффективной работы отдела кадрового учета и делопроизводства в его организационно-штатную структуру включены: группа документационного обеспечения управления персоналом, группа кадрового учета и делопроизводства.
2.3. Численный состав сотрудников распределяется по категориям (руководители, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на отдел кадрового учета и делопроизводства.

Раздел III. Цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства

В этом разделе излагают цели и основные задачи отдела кадрового учета и делопроизводства, определяющие состав его важнейших функций. Содержание этого раздела следует построить таким образом, чтобы оно не только включало в себя перечень целей и задач отдела, но и наглядно показывало роль и место ОКУД в деятельности предприятия (например, в виде схемы, отражающей внутренние организационно-документационные связи подразделений службы управления персоналом, вынесенной в приложение).

Примерный текст раздела III

III. Цели и задачи деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства

3.1. Целью деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства является организационно-документационное обеспечение кадровой работы на предприятии.
3.2. Для реализации цели своего предназначения отдел кадрового учета и делопроизводства решает следующие основные задачи:
1) оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия;
2) организация и ведение учета личного состава, выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников;
3) хранение и заполнение трудовых книжек работников;
4) ведение установленной документации по кадрам;
5) формирование банка данных о персонале предприятия, его своевременное пополнение, оперативное представление необходимой информации пользователям;
6) подготовка материалов для представления персонала к поощрениям и награждениям;
7) подготовка документов по пенсионному страхованию, а также документов, необходимых для назначения пенсий работникам предприятия и их семьям, а также представление их в орган социального обеспечения;
8) соблюдение порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им льгот и компенсаций, установленных действующим законодательством, отраслевыми соглашениями и коллективным договором;
9) организация табельного учета;
10) составление и выполнение графиков отпусков;
11) контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;
12) статистика и анализ текучести кадров по видам причин;
13) обновление научно-методического обеспечения кадровой работы, ее материально-технической и информационной базы;
14) методическое руководство и координация деятельности специалистов и инспекторов по кадрам подразделений предприятия;
15) автоматизация рабочих мест работников службы управления персоналом предприятия и внедрение современных методов управления кадрами с использованием автоматизированных подсистем «АСУ-кадры»;
16) контроль исполнения документов по кадрам;
17) участие в разработке предложений по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени;
18) составление установленной отчетности по учету личного состава и работе с кадрами.
3.3. В зависимости от изменений в направленности и содержании кадровой политики предприятия могут уточняться и задачи, решаемые отделом кадрового учета и делопроизводства.

Раздел IV. Организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства

Содержание этого раздела целесообразно изложить в следующей последовательности:
1) общее и повседневное руководство работой отдела кадрового учета и делопроизводства;
2) руководящий состав отдела кадрового учета и делопроизводства;
3) организация управления повседневной деятельностью отдела кадрового учета и делопроизводства;
4) организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства в оперативном режиме.

Примерный текст раздела IV

IV. Организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства

4.1. Общая организация управления отделом кадрового учета и делопроизводства возлагается на начальника службы управления персоналом предприятия. Непосредственное руководство работой отдела кадрового учета и делопроизводства осуществляет руководящий состав отдела.
4.2. К руководящему составу отдела кадрового учета и делопроизводства относятся его начальник, руководитель группы документационного обеспечения управления персоналом — заместитель начальника ОКУД по вопросам документационного обеспечения управления персоналом, руководитель группы кадрового учета и делопроизводства — заместитель начальника ОКУД по вопросам кадрового учета и делопроизводства.
4.3. Управление повседневной деятельностью отдела кадрового учета и делопроизводства осуществляется начальником отдела путем отдачи устных и письменных распоряжений (указаний) своим подчиненным. При этом, как правило, распоряжения поступают от начальника службы управления персоналом предприятия к начальнику отдела кадрового учета и делопроизводства, а от него — заместителям — руководителям соответствующих групп.
4.4. При необходимости руководящий состав отдела кадрового учета и делопроизводства должен уметь организовать управление работой отдела в оперативном режиме, предполагающем сокращение привычных сроков выполнения задач. Последнее достигается на основе параллельного метода управления.

Раздел V. Организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства

Этот раздел содержит описание организации его взаимодействия с должностными лицами, подразделениями и службами предприятия в вопросах:
получения, отдачи и выполнения распоряжений (указаний) руководства предприятия;
обмена документами.
Кроме того, в разделе целесообразно коротко пояснить, что подразумевает термин «взаимодействие» применительно к условиям данного предприятия. Как правило, указываются основные направления взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства с другими подразделениями, службами и должностными лицами.

Примерный текст раздела V

V. Организация взаимодействия отдела кадрового учета и делопроизводства

5.1. Взаимодействие отдела кадрового учета и делопроизводства с другими подразделениями, службами и должностными лицами предприятия предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т.п.) в части кадрового учета и делопроизводственного обеспечения деятельности по управлению персоналом предприятия.
5.2. Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения кадровых мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.
5.3. Документационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка исполнения документов.
5.4. Отдел кадрового учета и делопроизводства в процессе своей деятельности взаимодействует:
1) со всеми подразделениями предприятия — по вопросам контроля за организацией первичного учета кадров, ведения табельного учета, организации аттестации персонала и др. вопросам документационного обеспечения работы с персоналом;
2) с юридической службой — по правовым вопросам, возникающим при ведении кадрового учета и организации кадрового делопроизводства;
3) с подразделениями службы управления персоналом — по всем кадровым вопросам, регламентируемым трудовым законодательством РФ;
4) с планово-экономической службой предприятия — по вопросам планирования численности, составления, ведения и сдачи статистической отчетности по кадровому составу предприятия;
5) с финансово-экономической службой — по вопросам финансово-экономической деятельности подразделения;
6) со службой материально-технического обеспечения и административно-хозяйственного обслуживания — по вопросам материально-технического обеспечения деятельности подразделения и хозяйственного обслуживания;
7) с техническим отделом IT-службы — по вопросам технического обслуживания ПК и средств оргтехники подразделения, а также обеспечения программными средствами для ведения учета и делопроизводства по кадрам предприятия.

Раздел VI. Организация обеспечения отдела кадрового учета и делопроизводства

В этом разделе должен быть определен общий порядок технического и материального обеспечения деятельности подразделения. Здесь же могут быть отражены вопросы технического обслуживания оргтехники, используемой в работе ОКУД, его информационного обеспечения, включая меры по защите служебной информации от несанкционированного доступа и т.п.

Примерный текст раздела VI

VI. Организация обеспечения отдела кадрового учета и делопроизводства

6.1. Обеспечение деятельности отдела кадрового учета и делопроизводства техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным на предприятии.
6.2. Выполнение мероприятий по обслуживанию оргтехники отдела кадрового учета и делопроизводства, обеспечению защиты служебной информации от несанкционированного доступа возлагается на соответствующие службы предприятия.

Раздел VII. Полномочия отдела кадрового учета и делопроизводства

Этот раздел может включать перечень предоставленных отделу кадрового учета и делопроизводства полномочий для реализации своих задач.

Примерный текст раздела VII

VII. Полномочия отдела кадрового учета и делопроизводства

Сотрудники отдела кадрового учета и делопроизводства в пределах своей компетенции вправе:
7.1. Запрашивать у руководителей подразделений, служб предприятия необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений о целесообразности предполагаемых кадровых перестановок.
7.2. Требовать при приеме на работу и в других установленных случаях представления соответствующих документов и материалов (трудовых книжек, копий дипломов об образовании и др.).
7.3. Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
7.4. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела.
7.5. Вносить на рассмотрение руководства предприятия предложения по вопросам кадровой работы.
7.6. Вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

Раздел VIII. Ответственность отдела кадрового учета и делопроизводства

Содержание этого раздела определяет границы коллективной и индивидуальной ответственности отдела кадрового учета и делопроизводства.

Примерный текст раздела VIII

VIII. Ответственность отдела кадрового учета и делопроизводства

8.1. Отдел кадрового учета и делопроизводства несет коллективную ответственность за:
своевременное, полное и качественное выполнение задач, возложенных на отдел;
соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы кадрового учета, ведения делопроизводства, архивного дела, кадровой работы.
8.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

Раздел IX. Особые вопросы деятельности отдела кадрового учета делопроизводства

В данном разделе рассматриваются иные вопросы, отражающие специфику деятельности подразделения по работе с персоналом предприятия и требующие документального разъяснения (регламентации), в т.ч.:
вопросы контроля и проверки деятельности отдела;
отдельные вопросы трудовых взаимоотношений сотрудников отдела и должностных лиц других подразделений и служб предприятия.
В связи со специфичностью данных вопросов примерный текст данного раздела не приводится.

Раздел X. Заключительные положения

В разделе обычно излагается порядок внесения изменений, дополнений и уточнений в действующее положение. Также здесь может быть установлен срок пересмотра содержания документа и порядок внесения и утверждения дополнений и изменений в текст Положения.
При введении в действие данного документа можно учесть рекомендации, изложенные в п. 2.7.2. Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти [1], которую часто принимают в качестве образца при подготовке инструкции о делопроизводстве на предприятии. Так, согласно указанной Типовой инструкции, Положение (в нашем случае — Положение об отделе кадрового учета и делопроизводства) «принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила» и «применяется как самостоятельный правовой акт». Этот документ подписывает начальник данного структурного подразделения, а утверждает — в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об утверждении — руководитель предприятия или его заместитель по управлению персоналом. Решение о порядке принятия положений (а также правил и инструкций) организация, не относящаяся к органам федеральной исполнительной власти, устанавливает самостоятельно.

Примерный текст раздела X

X. Заключительные положения

10.1. Изменения, дополнения и уточнения к настоящему Положению подготавливаются заместителями начальника отдела кадрового учета и делопроизводства, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами предприятия и представляются начальником отдела на рассмотрение заместителю генерального директора предприятия по управлению персоналом. Основанием для внесения соответствующих изменений в текст настоящего Положения служит письменное распоряжение заместителя генерального директора по управлению персоналом.
10.2. Настоящее Положение подлежит пересмотру не реже одного раза в 5 лет. В необходимых случаях в документ могут быть внесены изменения и дополнения. Оформление положения об отделе кадрового учета и делопроизводства предприятия выполняется в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и Типовой инструкции по кадровому делопроизводству.

Литература

1. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536) // «Российская газета», N 24, 07.02.2006.
2. Справочник кадровика: должности руководителей и служащих, квалификационные характеристики, тарифные разряды. — 3-е изд., испр. и доп. — М.: ИНФРА-М, 2005 г. — 700 с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». — М.: ИПК «Изд-во стандартов», 2003.

А. Савченко,
заслуженный экономист России

Словарь кадрового делопроизводства
Отдел (служба) кадрового учета и делопроизводства — это подразделение службы управления персоналом, в котором осуществляется организация работы с кадровыми документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, хранение и др. функции.
Преамбула (от фр. preambule — предисловие) — вводная или вступительная часть законодательного или иного правового акта, а также декларации или международного договора, в которой обычно излагаются принципиальные положения, побудительные мотивы, цели издания соответствующего акта. Преамбула содержит так называемые нормы-цели и нормы-принципы, которые не обладают непосредственной юридической силой, но могут учитываться при толковании других положений акта правоприменителем, при необходимости прояснения их общего контекста.
Бланк (фр. blanc — белый) — лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа либо с напечатанным любым способом текстом штампа либо иным текстом (текстом и рисунком), используемый для составления документа.
Кадровая отчетность — это совокупность форм отчетности, составленных на основании данных оперативного кадрового учета с целью представления руководству компании обобщенной информации о состоянии кадрового менеджмента в области выделенных центров кадрового учета и (или) предприятия в целом.
Формы отчетности должны быть удобны и понятны для принятия пользователями определенных деловых решений.
Взаимодействие — участие в общей работе, деятельности, сотрудничество, совместное осуществление операций, функций, задач, действий.
Оперативный кадровый учет — это комплекс средств, инструментов и мероприятий кадрового менеджмента, предназначенный для обеспечения непосредственного наблюдения за отдельными процессами, операциями, факторами или явлениями в момент или непосредственно после их совершения для оперативного управления, планирования, прогнозирования и контроля за реализацией кадровых решений.
Бюджет кадровой службы — это документ, определяющий статьи и объемы расходов кадровой службы на заданный период времени.
Компетенция (от лат. competens — соответствующий) — совокупность полномочий, которыми обладает или должны обладать подразделения организации и должностные лица согласно законам, нормативным документам, Уставу организации, локальным нормативным актам, положениям.
Регламент (франц. reglement от regle — правило) — правила, устанавливающие, регулирующие порядок и время проведения мероприятий и действий, осуществления деятельности, ограничивающие их определенными пределами. Установление и контроль за соблюдением таких правил называется регламентацией.
Унификация документов (лат. uni — один и facere — делать) — установление единообразия в оформлении документации, приведение документации к единой форме.
Документированная информация — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Учет — составная часть управления экономическими процессами и объектами, сущность которого состоит в фиксации их состояния и параметров, сборе и накоплении сведений об экономических объектах и процессах, отражении этих сведений в учетных ведомостях.
Функция (лат. functio — совершение, исполнение) — деятельность, роль объекта в рамках некоторой системы, которой он принадлежит.
Трудовые функции — содержание объективных факторов труда как отражение требуемого от человека опыта, необходимого для их выполнения. Трудовые функции определяются условиями труда и предметом труда. В числе трудовых функций по конкретной должности могут быть выделены: главная функция, основные и вспомогательные. Главная функция — это та, для выполнения которой и создана данная должность. Основная функция — функция, обеспечивающая выполнение главной. Без нее невозможно выполнение главной цели работы в должности. Вспомогательная функция — функция, способствующая осуществлению основных функций.
Трудовая задача — предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным способом и в установленные сроки.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 5, май 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит