» Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам


Порядок учета и хранения распорядительных документов по кадрам


21.03.2010

В любой организации, имеющей достаточно большой штат сотрудников, практически каждый день происходят события, требующие надлежащего документального оформления. одни сотрудники убывают в командировку, другие в отпуск, кто-то остается их временно замещать, кто-то увольняется, а на освободившиеся вакансии принимаются новые сотрудники и т.д. Во всех подобных случаях требуется решение руководства организации, оформленное в виде определенного распорядительного документа, которое в последующем подлежит строгому учету и хранению.
В зависимости от системы управления организацией распорядительные документы подразделяются на: приказы, распоряжения или решения. Если во главе организации стоит коллегиальный орган, то распорядительные документы, принятые им — это решения или постановления, принятые единолично руководителем этого органа — распоряжения. Если в организации единоначальное управление, то распорядительными документами будут являться приказы (далее по тексту — приказ).
Поскольку последствия принимаемых кадровых решений различны для организации и для ее сотрудников, то различна и ценность распорядительных документов, в которых они фиксируются. Многие кадровые приказы унифицированы и включены в альбомы унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, например: об отпусках, о командировках, о премировании. Это связано в первую очередь с их финансовой значимостью.
Те приказы, которые не включены в альбом унифицированных форм, например: об учебных и дополнительных отпусках, о дежурствах и отгулах и др., составляются по общим правилам оформления организационно-распорядительных документов.
В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. руководителем Федеральной архивной службы России (Росархивом) от 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003), эти приказы должны храниться во всех организациях, независимо от формы собственности, но срок их обязательного хранения ограничен пятью годами (п. «б» ст. 6). Копии этих приказов (распоряжений) в бухгалтерии и подразделениях хранятся такой же срок (ст. 150) или до минования надобности (п. «а» ст. 6).
В соответствии со сроками хранения определяются система регистрации и система хранения таких документов. Их регистрация может осуществляться по усмотрению самой организации как в общем массиве, так и отдельно по группам, например: отпуска, командировки, дежурства и отгулы, поощрения и т.д. Так же могут формулироваться и заголовки дел в номенклатуре дел кадровой службы, например: «Приказы по отпускам» и т.д.
Выбор системы регистрации и хранения этих приказов определяется их количеством в течение года. Чем больше количество документов, тем целесообразней выделение самостоятельных регистрационных баз данных и дел. Сама регистрация может вестись в любой форме по выбору организации, ограничений здесь нет. Это могут быть журналы, картотеки, компьютерные базы данных. Но при этом следует иметь в виду, что многие контролирующие органы и суды, в случае трудового спора, традиционно отдают предпочтение журнальной форме регистрации.
Структура регистрационного индекса — это порядковая нумерация по возрастанию (валовая) в течение делопроизводственного года с добавлением, как правило, расшифровывающего буквенного индекса, например: «л /с» — личный состав, «о» — отпуска, «п» — поощрения, командировки — «км» и т.д.
Дела с такими приказами могут быть переходящими, то есть их формирование может осуществляться несколько лет (принято — не более 5 лет), так как при небольшом количестве листов в деле нецелесообразно каждый год заводить новое. Это увеличит сроки хранения части документов, но уменьшит объемы хранимых дел.
Их хранение ничем не отличается от правил хранения дел с иными сроками хранения (до 10 лет). Они учитываются по номенклатуре дел за последний год их формирования, при закрытии дела уточняются хронологические рамки включенных в дело документов и полнота раскрытия их состава в заголовке. Сами документы дополнительно не систематизируются, листы не нумеруются, скобки и скрепки могут не выниматься, нет претензий и к качеству папок и способам крепления в них документов.
Хранятся эти приказы там, где это удобнее: в кадровой службе, в архиве фирмы или другом помещении, обеспечивающем их сохранность. После того, как истекает срок их хранения, они, наряду с другими документами, включаются в акты о выделении документов к уничтожению.
Но, кроме текущих кадровых приказов, в кадровой службе создаются распорядительные документы, обязательность которых установлена ТК РФ. Например, ст.ст. 62, 68 ТК РФ и др. прямо говорят, что прием на работу, перевод на другую постоянную работу и увольнение должны оформляться соответствующими приказами. Только они являются основанием для внесения записей в трудовую книжку работника, о чем в последней по каждой записи дается ссылка на соответствующий номер и дату документа.
Так, в соответствии с действующими Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (п. 10), все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа.

—T——-T—————T————————-T—————-T————¬
¦N¦ Дата ¦Регистрационный¦ Кто подписал ¦ Заголовок ¦Примечание ¦
¦п¦ ¦номер (индекс) ¦ (должность, фамилия) ¦ (краткое ¦ ¦
¦/¦ ¦ ¦ ¦ содержание) ¦ ¦
¦п¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-+——-+—————+————————-+—————-+————+
¦1¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+-+——-+—————+————————-+—————-+————+
¦.¦ ¦ … ¦ ¦ ¦ ¦
¦.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-+——-+—————+————————-+—————-+————+
¦3¦24.12.2¦ 38-К ¦Заместитель генерального ¦ О приеме ¦ ¦
¦8¦ 004 ¦ ¦ директора ¦менеджером А.П. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Симаго ¦ ¦
+-+——-+—————+————————-+—————-+————+
¦3¦24.12.2¦ 39-Кол ¦ Генеральный директор ¦ Об увольнении ¦ ¦
¦9¦ 004 ¦ ¦ ¦ (на 10 чел.) ¦ ¦
L-+——-+—————+————————-+—————-+————

Рис. 1. Образец журнала регистрации приказов по личному составу

Эти кадровые приказы являются основными документами, подтверждающими сам факт работы гражданина в данной организации, его квалификацию, занимаемые в процессе работы должности, факт и основание увольнения. В соответствии с их информационной ценностью эта группа кадровых распорядительных документов должна сохраняться столько времени, сколько может понадобиться данная информация.
Ранее за основу при определении минимальных сроков хранения таких приказов была принята средняя продолжительность жизни — 75 лет, те есть до достижения гражданином 75 летнего возраста*(1). В соответствии с действующим Перечнем нормативно установлено, что приказы должны храниться не менее 75 лет после увольнения работника. Этот срок хранения вряд ли целесообразен, но он может быть пересмотрен только централизованно Архивной службой РФ.
Формы приказов по приему на работу, перемещению и увольнению унифицировались одними из первых и с 1980 года входили в унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УС ОРД), а затем в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда (формы Т-1, Т-1а; Т-5, Т-5а; Т-8, Т-8а). Для каждого документа разработаны и обязательны к применению два варианта форм — для оформления на одного работника и на группу работников (многосубъектный — с индексом «а»)
На практике к перечисленным основным кадровым приказам обычно относят и документы о смене фамилии, имени, отчества, так как их совместное хранение позволяет отследить (найти) всю необходимую информацию, касающуюся сотрудницы или сотрудника, работавших в данной организации под разными фамилиями.
Эта группа приказов регистрируется в специальных журналах, в которых указывается не только регистрационный индекс, но и, по возможности, фамилии работников, особенности оформления документа: рукописные тексты или исправления, отсутствие виз, дат и др. (рис.1)
Для данной категории приказов государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ) рекомендуется дополнять возрастающий в течение года порядковый номер буквенным индексом «К».*(2) По усмотрению организации возможны, как уже было сказано, и другие варианты индексов.
Журнальная форма регистрации в данном случае обязательна и обусловлена тем, что «книги, журналы учета приема, перемещения (перевода) и увольнения работников» должны минимально храниться 75 лет (п. «а» ст. 358 Перечня). Срок хранения начинается после внесения в них последней записи оформления законченного журнала как дела длительного (свыше 10 лет) срока хранения.
Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2008 году, начинается с 1 января 2009 года.
Такой же срок установлен и для хранения картотек и указателей к приказам по личному составу, если они создавались для внутренних потребностей кадровой службы организации.
Кадровые приказы создаются в нескольких экземплярах. Первые экземпляры (подлинники) кадровых приказов регистрируются и хранятся централизованно в отдельном деле в отделе кадров. Остальные (копии) — в бухгалтерии, в личных делах сотрудников.
Копии приказов могут передаваться в структурное подразделение, тиражироваться для ознакомления всех сотрудников, выдаваться по просьбе работника ему на руки.
Дела с приказами данной категории также могут быть переходящими (вестись при небольшом количестве документов в течение нескольких лет) или, наоборот, разбиваться на тома в течение года. Завершенное дело приказов по личному составу должно быть полностью оформлено в строгом соответствии с основными правилами работы архивов организаций во всех учреждениях, организациях, предприятиях и фирмах, независимо от их формы собственности.
В соответствии с Правилами полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов в деле;
составление заверительной надписи дела;
составление внутренней описи документов дела;
оформление обложки дела (уточнение заголовка дела, крайних дат приказов, включенных в дело, и др.).
Кадровые приказы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них.
При подготовке документов к подшивке (переплету) они располагаются в прямой хронологической последовательности по возрастанию номеров в пределах каждого года, при этом должны быть удалены все металлические скобки и скрепки.
Одновременно проверяется полнота оформления документов, наличие всех необходимых дат и подписей. Проверяется также наличие всех зарегистрированных приказов. В случае утери подлинника при подготовке дела к подшивке (к переплету) на его место должна быть помещена заверенная копия.
В конце дела подшивается чистый бланк листа заверителя, а в начале дела листы внутренней описи документов дела.
Для учета всех включенных в дело кадровых приказов (распоряжений) составляется их внутренняя опись. Внутренняя опись содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ

Внутренняя опись документов
дела N _____________

—T————T———T————————T————T——————¬
¦N ¦ Индекс ¦ Дата ¦ Заголовок приказа ¦ Номера ¦ Примечание ¦
¦п/¦ приказа ¦ ¦ (распоряжения) ¦ листов ¦ ¦
¦п.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————+———+————————+————+——————+
¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+—+————+———+————————+————+——————+
¦..¦ ¦ ¦ … ¦ ¦ ¦
¦. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————+———+————————+————+——————+
¦12¦ 125-Кол ¦01.10.20¦Об увольнении 6 человек ¦ 168 ¦Заверенная копия ¦
¦7 ¦ ¦ 08 ¦ ¦ ¦ ¦
L—+————+———+————————+————+——————

Итого внесено 186 (сто восемьдесят шесть) документов
—————————
(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи 7 (семь)
———————
(цифрами и прописью)

Ст. инспектор подпись М.Д. Иващенко
18.01.2009

Рис. 2. Образец формы внутренней описи документов дела

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество приказов (распоряжений) и количество листов самой внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается составившим ее сотрудником кадровой службы с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления описи (рис. 2).
Если дело с приказами было переплетено или подшито без внутренней описи, то оформленная позднее внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки полистно только за верхний край так, чтобы можно было прочитать все включенные в нее записи.
После подшивки (переплета) страницы дела с приказами по личному составу должны быть пронумерованы, для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Нумеруются все листы порядковой нумерацией (кроме листов внутренней описи и листа-заверителя) только простым карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов. Листы внутренней описи нумеруются при ее составлении посредине верхнего поля листа.
Заверение пронумерованного дела оформляется:
на специальном бланке листа-заверителя дела или чистом листе бумаги;
в журнале регистрации приказов по личному составу на оборотной стороне последнего чистого листа;
в картотечных указателях к приказам — на обороте отдельной чистой карточки.
При заверении дела с приказами указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов (карточек) и отдельно, через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В заверительной надписи указывается наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров листов в деле и карточек. Лис-заверитель подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления (рис. 3).

Лист-заверитель дела
N ________________
В деле подшито (вложено) и пронумеровано 207 (двести семь) листа (ов) + 5 листов
——————-
(цифрами и прописью)
внутренней описи
в том числе:
литерные листы: 25а, 25б, 148а, 168а;
пропущенные номера 74.

—————————-T————————————————¬
¦ Особенности физического ¦ Номера листов ¦
¦ состояния и формирования ¦ ¦
¦ дела ¦ ¦
+—————————+————————————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦
+—————————+————————T————————+
¦Надорван и заклеен с¦л. 87 ¦ ¦
¦оборотной стороны ¦ ¦ ¦
+—————————+————————+————————+
¦Текст на двух сторонах¦лл. 25, 157, 201 ¦ ¦
¦листа ¦ ¦ ¦
+—————————+————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦
+—————————+————————+————————+
¦Инспектор отдела кадров ¦А. П. Балакина ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦10.01.2009 ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦Результаты последующих¦ ¦ ¦
¦проверок: ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦подпись ¦ ¦ ¦
L—————————+————————+————————

Рис. 3. Образец оформления листа-заверителя дела к приказам по личному составу

Лист-заверитель не нумеруется. Запрещается оформлять заверение дела на внутренней стороне обложки или обороте последнего листа самих приказов. Если дело было подшито без бланка листа-заверителя, он вклеивается позднее за верхнюю часть к внутренней стороне обложки дела.
После подшивки отдельные приказы из дела не выдаются, при необходимости дела выдаются целиком. При возвращении дела с приказами на хранение в листе-заверителе дела делается отметка о том, в полном ли порядке и составе приказы были возвращены. При хищении или невосполнимой порче дела (документов) оформляется соответствующий акт по форме, включенной в основные правила работы архивов.
Обложки всех дел по личному составу длительного (свыше 10 лет) срока хранения оформляются в соответствии со стандартом.*(3) На обложке дела указывают:
наименование организации;
наименование кадровой службы;
индекс дела по номенклатуре дел;
заголовок дела;
крайние даты приказов (распоряжений) в деле;
количество листов;
срок хранения дела;
архивный шифр дела (оформляется в ведомственном архиве).
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования вышестоящей организации (также в именительном падеже). Выше наименования организации оставляют две резервные строки для внесения, в случае необходимости наименования государственного или муниципального архива, в который могут быть сданы кадровые приказы вместе с другими делами на хранение.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел организации, при необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения, например, проставляются номера приказов, если из них сформировано несколько томов дела, например:

—————————¬
¦Приказы по личному составу¦
¦ NN с 189 по 364. ¦
L—————————

В строке «Дата», на обложке дела, содержащего кадровые приказы, для которого точная датировка имеет важное значение, указываются крайние даты, то есть дата самого раннего и дата самого позднего из документов, включенных в дело, например:

————————-¬
¦ с 04 июня 2008 года ¦
¦по 26 декабря 2008 года.¦
L————————-

Если делом является журнал регистрации приказов, то указываться должны точные календарные даты первой и последней записи.
Количество листов на обложке дела проставляется на основании листа-заверителя дела.
Срок хранения дела переносится на обложку из номенклатуры дел организации после сверки его по Перечню с указанием соответствующей статьи, например:

—————¬
¦75 лет, ст. 6.¦
L—————

Каждая организация обязана обеспечивать сохранность документов по личному составу и их систематический учет. Опись дел по личному составу предназначена для раскрытия состава и содержания дел, отобранных к долговременному хранению, закрепления их систематизации и учета. Опись дел одновременно является и учетным документом, и основным видом научно-справочного аппарата, обеспечивающим оперативный поиск дел.
Каждая опись представляет собой последовательное описание включенных в нее дел с самостоятельной нумерацией (описательных статей). Описательная статья описи дел по личному составу включает в себя следующие элементы:
порядковый номер дела;
делопроизводственный индекс дела;
полный заголовок дела;
крайние даты приказов, включенных в дело;
количество листов в деле;
срок хранения дела. При составлении описи дел кадровой службой необходимо соблюдать следующие правила:
1. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состояло из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.
2. Систематизация дел в описи, как правило, должна соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.
3. Графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложки дел.
4. При внесении подряд в опись дел с одинаковыми заголовками полностью пишется заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью.
5. Графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о выдаче дела во временное пользование в другую организацию и другая информация (со ссылками на соответствующие акты).
В опись дел по личному составу включаются и законченные регистрационные журналы и картотеки.
В конце описи оформляется итоговая запись о количестве и номерах дел, включенных в опись, оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
Опись дел кадровой службы подписывается руководителем кадровой службы, согласовывается с руководителем службы ДОУ организации, рассматривается и согласовывается (одобряется) экспертной комиссией (ЭК) и утверждается руководителем организации (рис. 4).
Опись дел кадровой службы составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в архив организации, второй остается в качестве контрольного экземпляра в кадровой службе, третий экземпляр описи должен быть приложен в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором она была одобрена.
Как правило, одновременно кадровой службой готовится проект акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения за тот же период, на который составляется опись дел по личному составу.
Дела включаются в акт о выделении к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (рис. 5).
Документы организации, в том числе и кадровые, предназначенные для уничтожения, после утверждения актов о выделении их к уничтожению, сдаются работником организации, занимающимся их утилизацией. После утилизации во все учетные документы в графу «Примечания» вносятся ссылки на соответствующий акт.
Кадровые приказы, отобранные на длительное хранение, могут храниться как в кадровой службе, так и в архиве организации в зависимости от того, где будет лучше обеспечена их безопасность и сохранность от преждевременного старения.

Наименование организации
Опись дел по личному составу Утверждаю
за 2007 год Генеральный директор фирмы «Орион»
Москва подпись С.П. Сидоров
15.04.2008

—T———T—————T———-T————T———-T—————-¬
¦N ¦ Индекс ¦Заголовок дела¦Дата дела ¦ Кол-во ¦ Срок ¦ Примечания ¦
¦п¦ дела ¦ ¦ ¦ листов в ¦ хранения ¦ ¦
¦п ¦ ¦ ¦ ¦ деле ¦ дела ¦ ¦
+—+———+—————+———-+————+———-+—————-+
¦1 ¦ 06-01 ¦ Приказы по ¦ С ¦ 186 л. ¦ 75 л. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ личному ¦04.01.2007¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦составу с N 1 ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ по N 189 ¦26.07.2007¦ ¦ ¦ ¦
+—+———+—————+———-+————+———-+—————-+
¦2 ¦ 06-02 ¦То же с N 190 ¦ С ¦ 167л. ¦ 75 л. ¦ ¦
¦ ¦ ¦ по N 327 ¦28.07.2007¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦29.12.2007¦ ¦ ¦ ¦
L—+———+—————+———-+————+———-+——————

В данную опись внесено: 15 (пятнадцать) дел с N 1 по N 16, в том числе:
литерные номера: 9а
пропущенные номера:

Зав. отдела кадров подпись А.Ф. Чижов
18.03.2003

Зав. службы ДОУ подпись И.И. Иванова
18.03.2008
Согласовано
Протокол ЭК
от 20.03.2008 N 1

Рис. 4. Образец заполнения описи дел по личному составу

Наименование организации Утверждаю
N_____________________ Акт ————————
(место составления) ————————
о выделении к уничтожению документов и дел, (должность, инициалы)
не подлежащих хранению ————————
подпись, дата

На основании ________________________________________________________________________________
(название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения)
отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое
значение документы: номер и название фонда*(4)

—T————T———-T————T———-T——T————-T———¬
¦N¦ Заголовок ¦Дата дела ¦ Номера ¦ Индекс ¦Кол-во¦ Сроки ¦Примеча-¦
¦п¦ дела или ¦ или ¦ описей ¦ дела ¦ дел ¦хранения дела¦ ния ¦
¦/¦ групповой ¦ крайние ¦(номенкла- ¦ (тома, ¦(томов¦(тома, части)¦ ¦
¦п¦ заголовок ¦ даты дел ¦ тур) за ¦части) по ¦ , ¦ и номера ¦ ¦
¦ ¦ дел ¦ ¦ 1997-1998 ¦номенкла- ¦частей¦ статей по ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ год (ы) ¦туре или N¦ ) ¦ перечню ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ дела по ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ описи ¦ ¦ ¦ ¦
+-+————+———-+————+———-+——+————-+———+
¦.¦ ¦ ¦ ¦ … ¦ ¦ ¦ ¦
¦.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦.¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-+————+———-+————+———-+——+————-+———+
¦1¦ Приказы по ¦ с ¦ ¦ N 12-04 ¦ 2 ¦5л., п. «б», ¦ ¦
¦2¦командиров- ¦01.01.2001¦ ¦ ¦ ¦ ст. 6 ¦ ¦
¦ ¦ кам ¦ по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦31.12.2001¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L-+————+———-+————+———-+——+————-+———

Итого __________________ дел за ________________ годы
(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ________ годы утверждены, а по личному составу согласованы
с ЭПК _____________________________________________________________________________________
(наименование архивного учреждения)

(протокол от_______N_______)

Наименование должности лица, проводившего И.О.
экспертизу ценности документов подпись Фамилия
Дата

Согласовано
Протокол ЭК организации
от_______N_______

Документы в количестве___________________________________________дел, весом________________кг
(цифрами и прописью)

сданы в___________на переработку по приемо-сдаточной накладной от_______N_______

Наименование должности работника,
сдавшего документы подпись И.О. Фамилия

Изменения в учетные документы внесены

Наименование должности работника центрального
архива (службы документационного обеспечения
управления), внесшего изменения в учетные
документы подпись И.О. Фамилия

Дата

Рис. 5. Образец внесения в акт о выделении дел к уничтожению приказов по личному
составу

А. Пшенко,
к. и. н., доцент,
заведующий кафедрой документоведения и
документационного обеспечения управления
Государственного университета управления

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 1, январь 2009 г.

————————————————————————————-
*(1) Считалось, и не без основания, что к этому возрасту пенсия работнику уже оформлена, и необходимость в документах, подтверждающих или уточняющих отдельные факты трудовой деятельности, уже отпала.
*(2) Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. М: ВНИИДАД, 1991.
*(3) ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования».
*(4) Только наименование для организаций, не имеющих номера фонда.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит