» Новые решения в работе с электронными документами. С конференции «Осенний документооборот — 2009»


Новые решения в работе с электронными документами. С конференции «Осенний документооборот — 2009»


21.03.2010

Перед кадровыми службами и делопроизводителями сегодня все чаще встает вопрос, стоит ли полностью автоматизировать документооборот в организации, если да, то какой метод выбрать, к какой системе прибегнуть. Мы знакомим наших читателей с различными подходами, в этом номере хотелось бы рассказать о конференции, проходившей 23 октября 2009 года.

Компания «Электронные офисные системы» (ЭОС) и технический подкомитет по стандартизации электронного документооборота (ПК6) провели пользовательскую конференцию «Осенний документооборот-2009» — «Электронный документооборот сегодня. Проблемы и решения. 15 лет ЭОС вместе с вами!».
Мероприятие носило особый статус — в этом году ЭОС исполнилось 15 лет. И все эти годы компания предоставляла своим многочисленным клиентам и партнерам самые современные и высокотехнологичные программные решения для автоматизации документооборота, учитывая передовой российский и мировой опыт.
Традиционно Конференция «Осенний документооборот» посвящена не столько решениям, которые предлагает ЭОС своим клиентам, сколько российскому и мировому опыту применения систем электронного документооборота (СЭД) и организации документооборота.
Для предоставления наиболее полной, актуальной и эксклюзивной информации, ЭОС пригласила ведущих российских и мировых экспертов в области применения СЭД, стандартизации документооборота, организации юридически-значимого электронного документооборота и т.д.
Открыл конференцию Андрей Артизов, исполняющий обязанности руководителя Федерального архивного агентства России. Свои доклады представили Джованни Сено, исполнительный директор компании SIAV S.p.A — ведущего итальянского поставщика систем управления документами, Ворен Дженкис — MBS Public Director, UK, Microsoft MBS, директор по работе с государственными органами Майкрософт (MBS) Великобритании, Владимир Баласанян — генеральный директор компании ЭОС, председатель ПК6, Наталья Храмцовская — ведущий эксперт компании ЭОС по управлению документацией, член Гильдии управляющих документацией, Юрий Назаров — заместитель генерального директора компании ЭОС, Екатерина Каменева — главный специалист-эксперт компании ЭОС.
Ключевой темой Конференции стало обсуждение разработки системы межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Обновились Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, в которых появился раздел об электронном документообороте, вышло Положение о системе межведомственного электронного документооборота, которое делает ясными ответы на очень многие вопросы в этой сфере, а также появились Технические требования к системе электронного документооборота. Кроме того, Владимир Баласанян отметил: «Если раньше речь шла о внедрении МЭДО только в федеральных органах исполнительной власти, то теперь в положении о системе МЭДО появилось просто упоминание о федеральных органах власти вообще. Таким образом, сделан гигантский шаг вперед, была четко проявлена политическая воля при реализации этого проекта».
Наталья Храмцовская рассказала об основных проблемах электронного документооборота, проанализировала мировой и российский опыт, основное внимание уделив электронной цифровой подписи. В каких случаях ее использование обязательно, а когда затрудняет обмен документами.
Екатерина Каменева посвятила свое выступление организации межведомственного электронного документооборота с использованием системы «Дело», она подробно рассказала о преимуществах и недостатках различных подходов в организациях с территориально-распределенной структурой. Они могут выбрать как единую систему, так и отдельные системы для каждого филиала. Кадровики и делопроизводители должны внимательно изучить проблемы в той и другой ситуации, ведь это именно им работать с системой прежде всего, а покупает обычно руководитель.
В настоящее время ПК6 завершает работу над первым национальным стандартом в области СЭД — стандартом межведомственного взаимодействия. Гильдия управляющих документацией внесла в подкомитет предложения еще по двум новым стандартам: по терминологии в области систем управления электронным документооборотом и по требованиям к системам документооборота.
ЭОС продемонстрировала принципиально новые решения в области работы с электронными документами. Речь идет о системе «ДЕЛО Live», построенной полностью на web-технологиях, ориентированную на работу преимущественно с электронными документами и адресованную малому и среднему бизнесу. Представляя новую систему, Юрий Назаров отметил: «В процессе своей деятельности компания обрастает колоссальным количеством документов, причем совершенно разных форматов. И хотя для обслуживания бухгалтерских и кадровых документов есть специализированные системы, все равно остается огромный пласт документации, который ничем не обслуживается. Состав реквизитов управленческой документации слабо регламентирован, а кроме того, он очень сильно варьируется от компании к компании. Мы поняли, что клиенту нужно предоставить возможность адаптировать систему под себя».
Наш журнал прежде всего интересовали, разумеется, специализированные системы. Представленная система «КАДРЫ» автоматизирует и оптимизирует кадровое делопроизводство, выполняя следующие функции:
— ведение штатного расписания;
— ведение личных карточек;
— оформление командировок;
— оформление отпуска;
— табельный учет рабочего времени;
— формирование и ведение приказов по личному составу и др.
Этот продукт разработан для решения именно задач сотрудников кадровых служб. Но особо интересно то, что он интегрируется с программой 1С.
1С: «Зарплата и Кадры» нацелена на решение задач расчета заработной платы и генерации связанных с этим отчетов, привычна для бухгалтеров и расчетных служб. В типовой конфигурации или конфигурации «Для бюджетных организаций» 1С: «Зарплата и Кадры» вполне устраивает расчетную службу, но в сравнении с системой «КАДРЫ», менее удобна и функциональна без дополнительной настойки с точки зрения сотрудников отдела кадров.
Разработанная компанией «Корпоративные системы» (региональный представитель ЭОС в Западной и Восточной Сибири) утилита позволяет интегрировать системы. Утилита использует стандартные функции API 1С и выполняет передач у данных, необходимых для расчета заработной платы из системы «КАДРЫ» в 1С: «Зарплата и Кадры». Утилита предназначена для работы с ПО «КАДРЫ» версии 3.х и 1С: «Зарплата и Кадры» версии 7.7 и апробировалась на типовой конфигурации и конфигурации «Для бюджетных организаций».
Демонстрационную версию утилиты и документацию можно скачать на сайте компании «Корпоративные системы» http://www.csys.ru/delo/freever/.
Утилита лицензируется по числу баз данных, из которых производится перенос данных в 1С. Число инсталляций клиентской части не лимитируется. Защита от несанкционированного копирования программного обеспечения утилиты (ПО) реализована посредством программной привязки к SQL. Процедура запроса привязки описана в документации к приложению.
Среди участников конференции большой популярностью пользовался специальный стенд с демо-версиями всех систем: «ДЕЛО», «КАДРЫ», «АРХИВНОЕ ДЕЛО», корпоративный документальный сервер eDocLib, система криптографического обеспечения «КАРМА» и система электронного документооборота и управления контентом на платформе — eoS for SharePoint. Не меньше посетителей было в специальной опытной зоне, где каждый желающий с помощью консультантов ЭОС мог попробовать любую систему в действии и оценить ее возможности.
В 2009 г. Конференция «Осенний документооборот» прошла в седьмой раз. В этот раз она собрала беспрецедентно большое число участников — более 390 человек, представляющих 200 организаций из самых разных городов России и стран мира: Рима, Лондона, Москвы, Московской области, Санкт-Петербурга, республик: Башкортостан, Беларусь, Татарстан; Краснодарского и Алтайского краев; Нижегородской области; Астрахани, Брянска, Вологды, Великого Новгорода, Иркутска, Красноярска, Омска, Пскова, Ростова-на-Дону, Ростовской области, Рязани, Тулы, Ульяновска, и др.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 1, январь 2010 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит