» Порядок и условия хранения кадровых документов


Порядок и условия хранения кадровых документов


21.03.2010

Выбор той или иной формы для создания архива в организации зависит от многих факторов, но необходимо помнить, что архивные документы — это ценная часть документального фонда организации, подлежащая особому контролю, учету и хранению. Поэтому у многих работников кадровых служб возникают вопросы, связанные с организацией хранения документов по кадровым вопросам и личному составу.

Создание документального фонда

В кадровой службе фактически создаются две самостоятельные части документального фонда. Одна часть состоит из создающихся в организации и поступающих из других организаций и структурных подразделений подлинников и копий документов по всем вопросам деятельности организации, присылаемых для сведения; положений об отделе, его подразделениях, должностных инструкций сотрудников. Большое место в работе кадровой службы также занимает переписка с организациями и гражданами по различным вопросам, документация по рассмотрению административных правонарушений, по проверкам состояния документов, содержащих персональную информацию, в структурных подразделениях и филиалах организации. Другая часть документального фонда — это личные дела и сопутствующие им формы, например, учетные карточки, личные листки, автобиографии и резюме, документы по аттестации работников и пр.
Документы кадровой службы на бумажной основе после завершения исполнения подшиваются в дела в соответствии с их номенклатурой. Дела в течение определенных сроков хранятся в шкафах в отделе кадров исходя из общих правил делопроизводства; обычно это 2-3 года. По истечении этого срока дела постоянного и долговременного (свыше 25 лет) хранения передаются в архив организации, а дела временных сроков хранения могут оставаться в кадровой службе до истечения установленных сроков хранения, после чего по акту выделяются для уничтожения. Основным документом в области установления сроков хранения документов является Перечень типовых управленческих документов, образующихся в результате деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000, ред. от 27.10.2003, далее — Перечень).
В указанном Перечне кадровой документации посвящено два раздела:
раздел 7 включает документацию по трудоустройству, организации труда, нормированию труда, тарификации, оплате труда, охране труда;
раздел 8 содержит документы о работе с кадрами: приеме, перемещении, увольнении работников, повышении их квалификации, проведении аттестации, а также награждении.
Обычно под общей категорией документов по личному составу подразумевают лишь небольшую группу документов (приказы по личному составу, личные дела или личные карточки (форма Т-2), лицевые счета или ведомости по начислению заработной платы, контракты, заключаемые работником с работодателем).
Однако вышеназванные документы отнюдь не охватывают всей той многочисленной группы документов, которые могут быть с полным основанием отнесены к документам по личному составу. К таким документам в полной мере относятся:
документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, протоколы заседаний государственных экзаменационных комиссий, книги регистрации выданных дипломов и аттестатов, журналы регистрации выдачи учащимся золотых и серебряных медалей);
документы по аттестации и установлению квалификации;
различные наградные документы (наградные листы, ходатайства, заключения, списки лиц, получивших награду);
документы, подтверждающие вредные условия производства;
списки работников, имеющих право на льготную пенсию (документы: справки, ходатайства, анкеты);
список (штатно-списочный состав) работников;
списки членов руководящих и исполнительных органов организации; ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий; награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий;
а также различные формы учета выданных документов, записи которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.
Всего к группе документов по личному составу могут быть отнесены более 40 видов и разновидностей документов. Практически все они, за небольшим исключением, приведены в Перечне.
Сроки хранения документов, указанные в Перечне, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают.

Оптимальный вариант

В коммерческой организации желательно организовать отдельное помещение — комнату, на двери которой будет табличка «Архив». Там нужно создать специальные условия, указанные в Основных правилах работы архивов (одобр. Решением коллегии Росархива от 06.02.2002): соответствующие температура, уровень влажности, освещенности; обеспечить противопожарную безопасность — металлические стеллажи, металлическая дверь, специальные приборы. Это было бы идеально, хотя организация не обязана это делать, а только вправе.
В настоящее время действует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле» (ред. 13.05.2008), также надо помнить о ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Там сказано: за необеспечение правильного комплектования, учета, хранения и использования документации прошлых лет предусмотрены предупреждение и штраф — на должностных лиц в размере от 300 до 500 руб.
Порядок работы с кадровой документацией должен в полном объеме соответствовать требованиям обращения с конфиденциальными документами.
Именно поэтому при создании архива в организации необходимо принципиально решить вопрос о том, что в любом случае документы по личному составу должны храниться отдельно от других документов. Оптимальным вариантом, тем более для крупной организации, было бы создание специализированного хранилища, где хранились бы эти документы. Но так как в большинстве случаев это не соответствует реальным возможностям организации, то надо обеспечить в общем хранилище изолированное хранение документов по личному составу в закрывающихся шкафах, сейфах и т.д. То есть здесь единым принципом является отделение (изолирование) документов по личному составу от остальных документов. Это объясняется, прежде всего, тем, что документы по личному составу носят конфиденциальный характер, доступ к ним должен быть строго ограничен, а порядок допуска к этим документам определяется службой кадров совместно со службой режима организации и утверждается руководством.
Основное техническое требование к архиву — помещение должно быть изолировано, отвечать основным требованиям противопожарной безопасности, оснащено охранной и пожарной сигнализацией. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света.
В идеале кадровая служба фирмы должна иметь минимально три смежных помещения: комнату для работников службы, кабинет руководителя службы и помещение, в котором размещаются шкафы и сейфы для документов, дел и картотек. Вход в кадровую службу может быть только один. Для ожидающих приема посетителей целесообразно выделить дополнительное помещение за пределами основных помещений службы.
Помещение для размещения шкафов может не иметь окон и оборудуется эффективными техническими средствами пожаротушения. Помещения, шкафы с документацией кадровой службы и компьютеры обеспечиваются охранной сигнализацией. Входная дверь кадровой службы должна быть двойной металлической, окна защищаются решетками. Если кадровая служба использует в работе компьютеры, то помещения службы должны быть оборудованы средствами защиты от технической разведки.
По окончании рабочего дня все двери (в том числе внутренние) запираются на надежные замки и опечатываются личной печатью руководителя кадровой службы. Электропитание помещений кадровой службы отключается на центральном щите в помещении охраны фирмы. Ключи от дверей в опечатанном руководителем службы пенале сдаются работнику охраны под роспись в специальном журнале.
Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель.

И. Гущина,
старший преподаватель кафедры
менеджмента Московского института
туризма и гостеприимства

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 7, июль 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит