» Возможности комплексной автоматизации работы кадровых служб предприятий


Возможности комплексной автоматизации работы кадровых служб предприятий


21.03.2010

Автоматизация любой работы, в том числе и работы кадровой службы, значительно повышает эффективность труда. Автоматизированные системы экономят время кадровика, высвобождая его для решения более творческих и интересных задач. гибкий механизм разграничения прав доступа пользователей к тем или иным документам организации обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности личных данных сотрудников, не усложняя при этом работу в целом с системой. в статье освещены возможности автоматизации кадрового учета и делопроизводства на примере прикладных программных продуктов на базе Microsoft.

Системы кадрового учета и автоматизации кадрового делопроизводства (далее по тексту — САКД) предназначены для комплексной автоматизации работы кадровых служб предприятий и учреждений и создаются разработчиками с учетом потребностей организаций разного размера — от небольших организаций с ограниченным количеством рабочих мест до крупных компаний, численность персонала которых достигает десятков тысяч сотрудников.
САКД автоматизируют все основные функции кадрового учета:
ведение штатного расписания;
ведение личных карточек и информации о командировках и отпусках;
формирование приказов по личному составу;
составление табелей учета рабочего времени и др.
Рассмотрим возможности, которые предоставляет пользователям автоматизация основных функций кадрового учета.
Автоматизированная система позволяет сформировать нужную (заданную) организационно-штатную структуру (подразделения, департаменты, отделы и проч.). Характеристики подразделений и должностей организации система размещает на так называемых электронных регистрационных карточках — карточках подразделения или карточках должности.
Так, например, регистрационная карточка должности позволяет зафиксировать все необходимые сведения, которые могут быть в дальнейшем использованы как для заполнения личных карточек работников при их служебно-профессиональном перемещении, так и при формировании разнообразных отчетов (например, отчет по таким признакам, как «категория должности», «оклад», «полагающиеся по должности надбавки» и т.д.). К электронной регистрационной карточке могут быть прикреплены произвольные файлы (например, файл с текстом Положения о подразделении, файл с текстом должностной инструкции и др.).

«Рис. 1. Главное окно функции «Штатное расписание»

«Рис. 2. Фрагмент окна с электронной личной карточкой работника»

«Рис. 3. Фрагмент электронной формы Т-2 «Личная карточка работника»

Практически все САКД предоставляют пользователям возможность формирования штатного расписания и вывода его на печать, согласно требованиям унифицированной системы документации (рис. 1). Пользователь, имеющий доступ к сведениям штатного расписания, может просматривать структуру штатного расписания организации на любую дату.
Большинство САКД обеспечивает возможность формирования, просмотра и редактирования сведений из личных карточек сотрудников (рис. 2), существенно облегчая трудоемкий процесс их заполнения и ведения.
Существенным преимуществом САКД является то, что к электронной личной карточке могут быть прикреплены любые необходимые произвольные файлы (например, наиболее часто используемые «прикрепления» — файл с фотографией работника, файл с копиями паспорта, диплома, заявлений, отчетов и т.д.).
На основании данных из личной карточки САКД поможет кадровику решить такие задачи, как:
ведение истории изменения оклада и надбавок работника;
ведение персонифицированной информации об отпусках;
расчет продолжительности отпуска по указанному периоду с учетом праздничных и перенесенных дней;
расчет стажа работника на основании информации о работе в прошлом и о работе на данном предприятии;
формирование документов по личному составу в соответствии с требованиями унифицированных форм, в том числе формы Т-2 и Т-2 ГС (рис. 3);

«Рис. 4. Фрагмент электронной карточки по командировкам сотрудников»

«Рис. 5. Форма Т-10 «Командировочное удостоверение»

«Рис. 6. Главное окно функции «Приказы»

перемещение личных карточек уволенных сотрудников в архив с сохранением доступа к ним для просмотра;
поиск личных карточек и их сортировка (отбор) по всем основным реквизитам.
Возможности САКД позволяют регистрировать информацию о командировках работников организации (рис. 4). Соответствующие сведения автоматически отражаются в личной карточке работника.
На основе введенных данных возможно автоматическое формирование и печать командировочных удостоверений (форма Т-10) и служебных заданий (форма Т-10а) (рис. 5).
Современные САКД обеспечивают ведение всех унифицированных форм приказов по личному составу, предоставляя пользователям возможность не только регистрировать приказы по личному составу, но и автоматически (при «исполнении» приказа) переносить информацию в личную карточку работника. Подготовленный приказ может быть распечатан по унифицированной форме (рис. 6)
Электронные массивы информации о персонале организации дают возможность вести картотеку кандидатов на замещение должностей — информация о кандидатах может автоматически отображаться при просмотре штатного расписания.
САКД позволяют готовить общие аналитические сведения для принятия управленческих решений в сфере управления персоналом — автоматически формировать и выводить на печать различные отчеты (рис. 7). Например, на базе информации штатного расписания система может сформировать отчет о кандидатах на замещение должностей, отчет о вакантных должностях, справку о штатной численности и о количестве должностей в организации.
С помощью автоматизированной системы можно быстро подготовить общую справку по командировкам, журнал учета работников, прибывающих и выбывающих в командировки.
САКД позволяет существенно снизить трудоемкость формирования необходимых для организации повседневной деятельности предприятия графиков, отчетов, справок (автоматизированные системы позволяют в автоматическом режиме составить график отпусков, протокол по больничным листам, отчет о военнообязанных, справку о качественном составе кадров, калькуляцию сроков стажа, отчет о прохождении инструктажа по ТБ и др.)
Особое значение в связи с автоматизацией кадрового учета приобретает разграничение прав доступа к кадровой информации — борьба за конфиденциальность персональных данных, активизация методов хэдхантинга, рост числа инсайдеров, охрана коммерческой тайны, и др. проблемы остро обозначают необходимость поиска эффективных подходов к организации электронного документооборота.
Современные САКД предлагают пользователям разграничение прав доступа к сведениям кадрового учета и делопроизводства, что позволяет выделить каждому сотруднику свой участок работы, ограниченный, например, перечнем доступных подразделений организации или определенными разделами личной карточки (т.е. конкретному должностному лицу может быть закрыт доступ к любому разделу персональных данных — к информации об окладе и надбавках или к сведениям о прохождении аттестации). Также права доступа к сведениям могут быть ограничены пользовательскими функциями (например, просмотр сведений личной карточки разрешен, а редактирование нет или функции пополнения массива сведений доступны, а формирование общих аналитических отчетов запрещено и т.п.)

«Рис. 7. Окно функции «Аналитические отчеты»

«Рис. 8. Фрагмент окна функции «Табель учета рабочего времени»

Существуют сегодня и автоматизированные разработки функции ведения табелей учета рабочего времени, которые позволяют существенно упростить эту процедуру для организаций, имеющих большую численность сотрудников (рис. 8).
В некоторых программных продуктах реализована возможность полуавтоматического заполнения табеля в случае, если работник направлен в командировку, находится в отпуске или отсутствует по болезни.

Литература

1. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. — М.: Науч. кн., 2002.
2. Гутгарц Р.Д. Информационные технологии в кадровой работе. — М.: ИНФРА-М, 2001.
Иллюстрации и информационная поддержка предоставлены консалтинговой группой «Термика» — www. termika. ru

О. Малинина,
к.э.н., эксперт консалтинговой группы «Имикор-Карьера»

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 2, февраль 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит