» Примерное описание вакансии. Административный директор


Примерное описание вакансии. Административный директор


21.03.2010

Подчинение
Административный директор подчиняется генеральному директору компании.
Основные обязанности
Имея в своем подчинении всех сотрудников отдела хозяйственного обеспечения (30 человек: секретари; 15 водителей; курьеры и т.д.), административный директор отвечает за всестороннюю и бесперебойную поддержку работы всех служб предприятия в плане административно-хозяйственного обеспечения.
Основными обязанностями являются:
1. Разработка и внедрение внутрикорпоративных положений и стандартов, касающихся административно-хозяйственной деятельности.
2. Создание благоприятных условий для ведения бизнеса подразделениями и клиентами компании.
3. Организация работы Административного блока.
4. Осуществление контроля за выполнением работ сотрудниками Административного блока.
Обеспечение работы офиса
Обеспечивает хозяйственное обслуживание и надлежащее состояние в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной защиты зданий и помещений, в которых расположены подразделения предприятия, контроль исправности оборудования (лифтов, освещения, систем отопления, вентиляции и др.), а также руководит работами по содержанию прилегающих территорий в надлежащем санитарном состоянии.
Участвует в разработке единого корпоративного стиля (оборудование офиса, униформа и т.п.)
Принимает участие в разработке планов текущих и капитальных ремонтов основных фондов организации (зданий, систем водоснабжения, воздухопроводов и др. сооружений), составлении смет хозяйственных расходов.
Заключает договора аренды на помещения, в которых расположены подразделения компании, и ведет в дальнейшем все переговоры с арендодателем по вопросам жизнеобеспечения офиса и получения для сотрудников компании максимально возможных комфортных условий работы.
Устанавливает контакты с эксплуатационными службами, коммунальными организациями для ресурсообеспечения помещений офиса, проведения ремонтных и иных работ.
Организует проведение ремонта помещений, осуществляет контроль качества выполнения ремонтных работ.
Обеспечивает подразделения предприятия мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда, осуществляет наблюдение за их сохранностью и проведением своевременного ремонта.
Обеспечивает сотрудников компании средствами мобильной связи.
Организует проведение тендеров поставщиков материальных ресурсов и внешних услуг.
Организует оформление необходимых документов для заключения договоров на оказание услуг, получение и хранение канцелярских принадлежностей, необходимых хозяйственных материалов, оборудования и инвентаря, обеспечивает ими структурные подразделения предприятия, а также ведение учета их расходования и составление установленной отчетности.
Контролирует рациональное расходование материалов и средств, выделяемых для хозяйственных целей.
Организует складской учет материальных ценностей.
Осуществляет изучение конъюнктуры рынка товаров и услуг применительно к хозяйственным потребностям компании.
Осуществляет заключение договоров страхования движимого и недвижимого имущества компании.
Участвует в урегулировании страховых случаев в отношении застрахованного имущества.
Составляет бюджет на материально-техническое обеспечение офиса и контролирует его выполнение.
Организует совместно с бухгалтерией проведение ежегодной инвентаризации.
Участвует в работе комиссий компании по списанию товарно-материальных ценностей. Подготавливает предложения по реализации выбывших из употребления или устаревших товарно-материальных ценностей в соответствии с установленным порядком.
или
Обеспечивает потребности компании в транспортном обслуживании с использованием собственного арендованного автотранспорта.
Осуществляет контроль за обеспечением горюче-смазочными материалами, за своевременным обслуживанием и правилами хранения автотранспорта.
Организует заказ и приобретение авиа и железнодорожных билетов для сотрудников и партнеров (в случае необходимости) компании.
Бронирует места в гостиницах Москвы, России и за рубежом для сотрудников и партнеров (в случае необходимости) компании.
Организует прием, регистрацию и необходимое обслуживание делегаций и лиц, прибывших в служебные командировки.
Организует эффективное и культурное обслуживание посетителей, обеспечивает создание для них комфортных условий, консультирует их по административным вопросам, предоставляет информационные и иные материалы (визитки, прайсы, буклеты, пр.).
Подготавливает материально-техническую базу для проведения сложных переговоров с партнерами, клиентами, иными категориями посетителей, деловых встреч, протокольных и торжественных мероприятий.
Осуществляет контроль над оформлением помещений, следит за подготовкой и выпуском рекламных и иных информационных материалов в офисе, предназначенных для выдачи посетителям.
Руководит работами по благоустройству, праздничному художественному оформлению зданий, проходных и т.п.
Обеспечение корпоративных мероприятий, в том числе — техническая сторона — контроль платежей, договоры, административная помощь.
Организует хозяйственное обслуживание совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
Протокольные вопросы (поздравления, подарки, праздники, визитки, корпоративные телефоны и т.п.)
Организует оформление подписки на периодические печатные издания, их получение и доставка (приобретение при необходимости), получение и отправка почтовой корреспонденции компании.
Обеспечивает выполнение противопожарных мероприятий и содержание в исправном состоянии пожарного инвентаря.
Организует электронную систему контроля доступа.
Обеспечивает подготовку офиса к рабочему дню (деактивирование системы охранной сигнализации, подключение офисной оргтехники и подготовка ее к эксплуатации, обеспечение офиса канцтоварами и расходными материалами).
Обеспечивает чистоту и порядок в помещениях офиса. Организует питание сотрудников компании.
Организует делопроизводство офиса, прием входящих звонков и управление исходящими звонками.
Организует электронный документооборот. Организует архив компании.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя. Подготавливает офис к закрытию (отключает освещение и оргтехнику, активирует системы охранной сигнализации, пр.).
Взаимодействие с органами власти (Москомзем, Москомимущество, Префектуры, Территориальные Управления строительством, РЭУ, Мосэнерго, Госпожнадзор, ГИБДД) по вопросам, связанным с обеспечением деятельности компании.
Осуществляет мониторинг профессионализма, мотивации и лояльности подчиненных сотрудников.
Отдельно следует отметить, что компания готовится в ближайшее время к переезду в новый офис, и соответственно наряду с перечисленными обязанностями выше большую часть в работе административного директора займет подготовка к этому мероприятию, а именно:
Ответственность за подготовку бюджета, его обоснование на планировку, строительные работы, обеспечение необходимыми коммуникациями и переезд.
Организация проектных работ планировки офиса с учетом корпоративного стиля и взаимодействие с проектными организациями.
Планировка с учетом распределения людей по площадям на основе внутренних связей, требований законодательства и эргономики.
Организация и контроль строительных работ по планировке офиса. Прием строительных работ от подрядчика.
Контроль обеспечения нового офиса всеми необходимыми коммуникациями, в том числе Интернет и телефония.
Обеспечение нового офиса мебелью, хозяйственным инвентарем, средствами механизации инженерного и управленческого труда.
Организация с учетом специфики работы подразделений эффективного и минимального по временным и материальным затратам переезда сотрудников на новые подготовленные рабочие места.
Кандидат
Идеальным кандидатом на должность административного директора является российский профессионал, предположительно мужчина 40 лет, имеющий доказанный и проверяемый успешный опыт административно-хозяйственного управления объектами коммерческой недвижимости или управления административно-хозяйственным отделом крупной компании.
Образование
Кандидат должен обладать высшим образованием.
Опыт работы
Кандидат должен иметь доказанный и проверяемый успешный опыт работы в качестве руководителя административно-хозяйственного подразделения не менее 7 лет.
Личные качества
С точки зрения личных качеств кандидат должен демонстрировать хладнокровие, целеустремленность, спокойствие, хорошие коммуникационные навыки и способность без эмоций решать сложные проблемы в любой обстановке. Также важны хорошие аналитические способности, умение планировать и заранее предусмотреть возможные подводные камни.
Компенсационный пакет
Предполагаемый компенсационный пакет административного директора состоит из заработной платы от 5 до 8 тыс. долл. в месяц, а также других способов поощрения, принятых в компании.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 1, январь 2008 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит