» Должностная инструкция и функционал должности: особенности применения на практике


Должностная инструкция и функционал должности: особенности применения на практике


21.03.2010

Мы рады рассказать нашим читателям о том, что 30 октября 2009 г. состоялся семинар-практикум «Должностная инструкция и функционал должности: что и как делает ваш персонал на рабочем месте!», организованный редакцией журнала «Кадровая служба и управление персоналом предприятия» и консалтинговой компанией «Бизнес-фактор». Такая форма общения нашего журнала и читателей нацелена на то, чтобы ответить на практические вопросы, с которыми специалисты ежедневно сталкиваются в своей работе.

Безусловно, форма семинаров призвана дополнить и расширить возможности читателей журналов, выпускаемых издательством «Бизнес-Арсенал», и позволяет получить не только необходимую информацию, но и начать формировать новые умения, а также обсудить в живом общении с коллегами по цеху рабочие ситуации, возникающие в практике каждого специалиста. Редакторы журналов издательства нацелены на предоставление читателям системного и объективного взгляда на профессиональные вопросы, что дает возможность увидеть их с разных сторон. Структура семинара предполагала объединение двух подходов к оценке должности: с помощью должностной инструкции и с использованием функционала должности. В итоге оба метода позволяют достигать одной цели — эффективно управлять отношениями между работодателями и работниками, регулировать вопросы обязанностей, прав и ответственности обеих сторон, участвующих в рабочем процессе.

Должностная инструкция

В первой части семинара Лариса Алексеевна Доронина, кандидат экономических наук, доцент Государственного университета управления, ведущий специалист в области документационного обеспечения управления, осветила вопросы, связанные с должностной инструкцией, подробно описав:
— структуру, содержание, особенности составления и оформления должностной инструкции;
— нормативные документы по регламентации деятельности персонала.
Многих участников семинара интересовало:
— Является ли должностная инструкция обязательным документом?
— Сколько пунктов должен содержать ее текст?
— Кто должен разрабатывать документ?
— Обязательно ли согласование должностной инструкции?
— Может ли инструкция быть приложением к трудовому договору?
— Как вносятся изменения?
Живой интерес участников вызвала информация о том, какие общероссийские регламенты и положения регулируют вопросы оформления и требования к содержанию Должностной инструкции.
Теперь все мы знаем, что существуют требования к стандартам описания должностной инструкции, несмотря на то, что данная форма кадрового документооборота не является обязательной, поскольку не предусмотрена Трудовым законодательством. И закреплены эти стандарты в нескольких основных документах:
1. Форма Должностной инструкции является унифицированной (код по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) 0212300001) и входит в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД).
2. Требования к оформлению Должностной инструкции изложены в ГОСТе Р 6.30-3003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В частности, в соответствии с ГОСТом должностная инструкция должна быть оформлена на общем бланке организации, который имеет следующие реквизиты:
— наименование организации,
— наименование вида документа (должностная инструкция),
— дату,
— регистрационный номер,
— место составления и издания.
3. Постановление Минтруда РФ от 09.02.2004 г. N 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» определяет, что «квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций. Должностная инструкция разрабатывается либо службой кадров, либо службой делопроизводства на каждую должность, указанную в штатном расписании, подписывается руководителем структурного подразделения.
4. А согласно приказу Минюста и департамента по архивам и делопроизводству от 14.05.2007 г. N 25 Должностная инструкция утверждается руководителем организации и имеет визы согласования с заинтересованными лицами, которые могут располагаться на отдельном листе бумаги (лист согласования) либо с оборотной стороны документа. Визу ознакомления сотрудник проставляет непосредственно на должностной инструкции (не запрещено проставлять визу ознакомления на каждом листе документа) либо на отдельном листе ознакомления, если данный лист подшит к инструкции.
5. Всем специалистам, курирующим вопрос формирования должностных инструкций, необходимо помнить, что эти документы разрабатываются в количестве, необходимом для каждой конкретной организации, однако все копии данных документов должны быть соответствующим образом заверены службой кадров и один экземпляр документа должен храниться в структурном подразделении.

Функционал должности

Вторая часть семинара была посвящена вопросам описания должности с использованием функционала должности.
Поскольку участники семинара — практики в HR-области, а также руководители организаций, всех интересовали вопросы:
1) как создать должностную инструкцию, соответствующую реальным функциям, выполняемым сотрудниками?
2) какие методы можно использовать для того, чтобы оценить содержание рабочего процесса сотрудников?
3) как правильно провести кадровую ротацию?
4) как рационально перераспределить обязанности между сотрудниками, например, в ситуации сокращения штата?
Валерия Владимировна Стрыгина, генеральный директор консалтинговой компании «Бизнес-фактор», разработчик методик оценки персонала и ведущий эксперт проекта «Магазин готовых решений для HR-специалистов» осветила вопросы:
1) отличия должностной инструкции от функционала должности;
2) предложила структуру функционала, отражающего текущие бизнес-процессы предприятия;
3) рассмотрела метод описания функционала должности с использованием методики «Фотография рабочего дня».
Участники семинара увидели, как функционал должности и должностная инструкция связаны между собой, какие у них отличия, в каких HR-процессах и как может быть использован функционал.
Отдельное внимание участники практикума уделили структуре и форме организации информации в функционале должности, выделили основные разделы функционала, рассмотрели основные правила описания функциональных областей и непосредственных функциональных задач должности. Используя реальные примеры, попробовали создать элементы функционала самостоятельно.
Было уделено внимание и новой форме оценки текущего функционала сотрудников, реализуемого ими в ежедневной работе.
Валерией Стрыгиной было предложено использовать для этих целей метод «Фотографии рабочего времени», который может показать, какие текущие задачи и с какими временными затратами выполняет персонал предприятия.
Использование этого метода становится особенно актуальным в том случае, если на предприятии предполагаются:
1) кадровые ротации;
2) сокращение штата;
3) изменения в организационной структуре;
4) изменения в организации бизнес-процессов;
5) планируется описание текущих бизнес-процессов. Поскольку обычно фотографию рабочего времени используют для оценки затрат рабочего времени, осуществляемых сотрудником на протяжении всего рабочего дня, предлагаемый новый формат ФРВ позволит, используя ее результаты, увидеть реальные функциональные обязанности, выполняемые сотрудниками, и на их основании создать функционал должности, отражающий реальные бизнес-процессы предприятия, оценить, какие временные затраты требуются работнику для выполнения той или иной рабочей функции.
Участники семинара на конкретных примерах проанализировали ошибки, которые могут возникнуть в процессе проведения ФРВ для анализа функционала.
В обсуждении получаемых с помощью ФРВ результатов были сформулированы плюсы и минусы данного метода.
В числе плюсов отмечена способность этого метода:
1) получать объективную информацию о текущих функциональных обязанностях работников;
2) проектировать эффективный функционал должности;
3) выявлять непродуктивные операции и функции;
4) подготавливать реальные предложения по оптимизации методов и способов выполнения работниками своих обязанностей.
Но поскольку не бывает идеальных методов, были отмечены следующие минусы ФРВ:
1) достаточно большие трудозатраты на выполнение ФРВ;
2) определенное эмоциональное напряжение, возникающее у сотрудников, чей рабочий день становится предметом оценки.
Как отметили участники семинара, интересными для них темами встреч могли бы стать:
— оценка должности: составление профилей должностей,
— оценка персонала,
— разработка критериев эффективности,
— организация адаптации персонала,
— вопросы материальной и нематериальной мотивации,
— реализация правильного увольнения сотрудников в связи с несоответствием занимаемой должности и по соглашению сторон, включая юридическую сторону вопроса.
Все участники семинара оценили высокий уровень подготовленности материала, профессиональную работу специалистов, проводивших семинар.
Мы искренне благодарим всех, пришедших на обучение, и рады процитировать оценку одного из участников обучения: «Спасибо, надеемся, что и в дальнейшем вы будете проводить интересные и полезные семинары!»
Конечно, будем! Следующий семинар планируем в марте 2010 года.

Материал подготовлен редакцией

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 12, декабрь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит