» Оформляем личные дела


Оформляем личные дела


21.03.2010

Итак, вы решили заняться формированием личных дел. В качестве рамочных документов можно использовать вышеназванные закон и указ. Требуется также соблюдать правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.03 N 65-ст) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России 06.10.2000 (далее — перечень)).
Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов, наименовании и количестве листов в деле. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. Таким образом, вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее и отвечающим за ее составление. Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.
Основа дела — личный листок по учету кадров. Как правило, работник заполняет его собственноручно при приеме на работу. В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, происшедшие после заполнения личного листка по учету кадров.
Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.
Составляющей личного дела будет являться личная карточка. Этот документ (форма Т-2 «Личная карточка работника») заполняется на каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.
Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре и содержит следующие сведения.
Общие сведения — это прежде всего:
фамилия, имя, отчество;
дата рождения;
место рождения;
гражданство;
знание иностранного языка;
образование;
наименование образовательного учреждения;
специальность по диплому;
стаж работы;
семейное положение;
состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи);
серия, номер паспорта, кем выдан, дата его выдачи;
домашний адрес и телефон.
При заполнении пункта «Знание иностранного языка» указывается степень владения языком («владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем»).
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документов.
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.
Сведения о воинском учете указываются на основании:
военного билета (или временного удостоверение) — на граждан, пребывающих в запасе;
удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.
На граждан, пребывающих в запасе:
пункт 1 «Категория запаса» на офицеров запаса — не оформляется;
пункт 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения;
пункт 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр);
пункт 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами:
— А (годные к военной службе);
— Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
— В (ограниченно годные к военной службе);
— Г (временно не годные к военной службе).
При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;
пункт 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом:
— строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизованных предписаний;
— строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.
На граждан, подлежащих призыву на военную службу:
пункты 1, 3, 4 и 7 — не заполняются;
пункт 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;
пункт 5 — записывается буквами:
— А (годные к военной службе);
— Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями);
— В (ограничено годные к военной службе);
— Г (временно не годные к военной службе);
— Д (не годен к военной службе).
Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;
пункт 8 — в свободной строке делается отметка для гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, — «снят с воинского учета по возрасту», для гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, — «снят с воинского учета по состоянию здоровья».
При заполнении раздела III «Прием на работу, переводы на другую работу» указываются:
дата;
структурное подразделение (цех, отдел, участок);
профессия (должность);
тарифный разряд (категория, класс);
оклад (тарифная ставка);
основание (наименование документа, дата, номер).
С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работника знакомят под роспись.
В разделе IV «Аттестация» указываются дата, решение комиссии, документ (дата и номер), основание.
В разделе V «Повышение квалификации» — дата, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, свидетельство (серия, номер, дата).
В разделе VI «Профессиональная переподготовка» — дата, специальность (направление, профессия), документ (диплом, свидетельство), основание.
В разделе VII «Поощрения и награды» — наименование награды, документ (наименование, номер, дата).
В разделе VIII «Отпуск» — за какой период, основание, количество рабочих календарных дней основного отпуска, дополнительного отпуска, дата начала основного и дополнительного отпуска, дата окончания основного и дополнительного отпусков. В этом разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.
В разделе IX «Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством» — наименование льгот, документ (номер, дата выдачи), основание.
В разделе X «Дополнительные сведения» — данный раздел заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и т.п.
Наконец, в разделе XI «Основание прекращения трудового договора» указывается дата увольнения, приказ (номер, дата), основание.
Следует помнить, что персональные данные работника — это информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность.
Статья 137 УК РФ предусматривает наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную и семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в виде штрафа.
Уголовная ответственность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение законных прав и свобод граждан.
В отношении нарушителя работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение. Предусмотрено специальное основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).
К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными. Иначе говоря, данное условие было включено в их трудовой договор, они были ознакомлены с локальными нормативными актами по вопросу защиты этой конфиденциальной информации, а работодатель создал для работы все необходимые условия. Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, которому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет.
Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь за собой административную ответственность работодателя или его представителей. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на работодателя в размере от пяти до десяти МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Поскольку персональные данные — один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности предусмотрена также статьей 13.14 КоАП РФ. Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ.

Е. Студеникина,
кандидат юридических наук

«Практический бухгалтерский учет», N 1, январь 2007 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит