» Формирование базы данных персонального учета сотрудников с использованием Microsoft Access


Формирование базы данных персонального учета сотрудников с использованием Microsoft Access


21.03.2010

С каждым годом увеличивается объем информации, накапливаемой человечеством. полная, достоверная, своевременно полученная информация является необходимым условием успешного функционирования любой организации. Поэтому широкое развитие получили информационные технологии — процессы, использующие совокупность средств и методов сбора, обработки, накопления и передачи данных (первичной информации) для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления (информационного продукта). В статье подробно рассмотрен порядок формирования базы данных персонального учета с использованием табличной системы управления базами данных Microsoft Access.

Современные автоматизированные системы управления персоналом предназначены для оптимизации работы в первую очередь руководства и персонала кадровых служб организаций и играют большую роль в повышении производительности их труда. В частности, менеджеры по персоналу при помощи таких систем избавляются от выполнения рутинных операций при работе с кадрами. Автоматизированное хранение и обработка полной кадровой информации также позволяет эффективно осуществлять подбор и перемещение сотрудников. Кроме того, автоматизированный расчет заработной платы с учетом информации о позициях штатного расписания, отпусках, больничных, командировках, льготах и взысканиях дает возможность работникам бухгалтерии точно и оперативно начислять зарплату, формировать бухгалтерские отчеты, относить затраты на себестоимость. И это лишь некоторые из функций современных автоматизированных систем управления персоналом.
Существующие в настоящее время на рынке автоматизированные системы управления персоналом по их функциональной направленности условно можно разделить на следующие основные группы:
многофункциональные экспертные системы, позволяющие проводить бизнес-процессы, такие как профориентация, отбор, аттестация, деловая оценка сотрудников организации и т.д.;
экспертные системы для группового анализа персонала, выявления тенденций развития подразделений и организации в целом;
комплексные системы управления персоналом, позволяющие формировать и вести штатное расписание, хранить полную информацию о сотрудниках, отражать движение кадров внутри организации, рассчитывать заработную плату.
В частности, с помощью экспертных систем сопоставляются личностные, профессиональные и психофизиологические качества претендента на занятие вакансии с аналогичными параметрами лучших специалистов организации. Подобные системы достаточно дороги, они нашли применение в крупных организациях при наличии в них большого количества вакансий. Эти системы не позволяют автоматизировать повседневные рутинные операции персонала кадровых служб. Комплексные системы управления персоналом используются для автоматизации кадровой работы в любой организации. В первую очередь, такие системы необходимы руководству для получения оперативной информации по любому вопросу, связанному со структурой организации, штатным расписанием, вакансиями и информацией о сотрудниках.
Для формирования базы данных «Персональный учет работников» используется табличная система управления базами данных Microsoft Access. Microsoft Access является одним из составляющих пакета MS Office, который доступен большинству пользователей и рекомендуется в качестве инструмента разработки приложений для небольших и средних фирм, а также для отдельных приложений крупных фирм.
Внутренняя «начинка» базы данных для ведения персонального учета работников в нашем примере будет состоять из следующих объектов:
таблицы: «Учетные сведения»
«Профессиональные сведения»
«Иностранный язык»
«Командировки»
«Дети»
запросы: «Конкурс на должность»
«Оклад не более 10 000 руб.»
формы: «Учетные сведения»
«Профессиональные сведения»
отчеты: «Учетные сведения»
«Служебная записка»
Таблицы — это традиционные формы, применяемые для ввода информации и предназначенные для хранения исходных данных.
Создать таблицу в БД Access можно одним из трех способов:
с помощью Мастера таблиц, который предлагает выбрать шаблон-заготовку для новой таблицы;
в режиме конструктора, т.е. «вручную»;
путем ввода данных.
В базу данных можно импортировать таблицы других форматов, таких как Microsoft Excel, DBase, FoxPro, Paradox и др.
Наиболее часто создаются таблицы в режиме конструктора, т.к. вряд ли найдется такая заготовка у Мастера таблиц, которая подошла бы для решения конкретной, уникальной задачи. При создании таблицы определяется ее структура и свойства, при этом получается пустая незаполненная таблица.
Строится такая таблица в два этапа.
На первом этапе задается ее структура: имена полей (столбцов); типы данных каждого поля; свойства полей; первичный ключ таблицы; имя таблицы при сохранении и т.д.
На втором этапе осуществляется ввод данных в макет таблицы.
Далее приведены примеры вышеперечисленных этапов построения таблиц.

«Рис. Создание таблицы «Учетные сведения» в режиме Конструктора»

«Рис. «Наполнение таблицы «Учетные сведения» необходимыми данными»

«Рис. Создание таблицы «Профессиональные сведения» в режиме Конструктора»

«Рис. Наполнение таблицы «Профессиональные сведения» необходимыми данными»

«Рис. Создание таблицы «Командировки» в режиме Конструктора»

«Рис. Наполнение таблицы «Командировки» необходимыми данными»

«Рис. Создание таблицы «Иностранный язык» в режиме Конструктора»

«Рис. Наполнение таблицы «Иностранный язык» необходимыми данными»

«Рис. Создание таблицы «Дети» в режиме Конструктора»

«Рис. Наполнение таблицы «Дети» необходимыми данными»

«Рис. Окно «Схема данных»

Для службы управления персоналом помимо основных персональных сведений необходима дополнительная информация о сотрудниках, которая будет представлена в таблицах «Профессиональные сведения», «Командировки», «Иностранный язык» и «Дети». В зависимости от требований организации, таблицы могут иметь разнообразную структуру.
Для определения связей между таблицами или просмотра и изменения существующих связей в базе данных используют окно Схема данных.
Запросы — это средства, позволяющие выбирать данные из таблиц на экран в произвольной комбинации. В одном запросе можно показать данные из нескольких таблиц, если они связаны между собой. Можно включать в запрос любые расчетные выражения, получаемые путем арифметических и логических операций над соответствующими полями связанных таблиц.
Редактирование запроса осуществляется в специальном окне конструктора, в котором пользователь при помощи мыши определяет, какие поля включать в запрос и какие операции над ними следует выполнить. Далее приведены примеры формирования и результатов запросов.

«Рис. Формирование запроса «Конкурс на должность» и определение связей между таблицами»

«Рис. Результат запроса «Конкурс на должность»

«Рис. Формирование запроса «Оклад не более 10 000 руб.» и задание связей между таблицами»

«Рис. Результат запроса «Оклад не более 10 000 руб.»

В качестве примера постараемся сделать простые запросы «Конкурс на должность» и «Оклад не более 10 000 руб.».
Формы — это средства работы с информацией из таблиц (просмотр, редактирование и печать) в структурированном виде. Формы создаются на основе таблиц или запросов на выборку. В базе данных Microsoft Access формы являются основным средством для просмотра и редактирования хранящейся в таблицах информации, а набор форм образует удобный и наглядный пользовательский интерфейс к БД.
В Microsoft Access существует три способа создания форм:
с помощью Мастера форм;
Автоформа;
в режиме Конструктора (т.е. вручную).
Наиболее быстро и эффективно можно создать форму с помощью Мастера форм, а затем (если потребуется) изменить и доработать макет формы в режиме Конструктора.
При использовании Конструктора можно:
расположить поля таблицы на экране в произвольном порядке;
применить графическое оформление для каждого поля;
использовать для ввода исходных данных не таблицы, а только формы.
Первоначально необходимо создать структуру таблицы, а затем выбирать режим ее заполнения.

«Рис. Форма «Профессиональные сведения»

«Рис. Форма «Учетные сведения»

Отчеты — это объекты базы данных Microsoft Access, предназначенные для просмотра, анализа табличных данных и вывода их на печать в отформатированном виде. В отчете можно выполнять вычисления, сортировку и группировку записей, а также включать элементы деловой графики. Отчет доступен для печати, передаче по факсу или электронной почте, а также для редактирования в Word.
В базе данных Microsoft Access отчеты можно создавать на основе таблиц и запросов тремя основными способами:
с помощью Мастера отчетов;
командой Автоотчет;
в режиме Конструктора (т.е. вручную).
Наиболее быстро и эффективно можно создать отчеты с помощью Мастера отчетов, а затем (если потребуется) изменить и доработать макет отчета в режиме Конструктора.
Сведения в отчете можно располагать в разных частях (разделах) отчета. Пользователь имеет возможность скрыть раздел или изменить его размеры, добавить рисунок или задать цвет фона раздела. Можно также изменить свойства, определяющие, как будет печататься содержимое раздела.

«Рис. Отчет «Служебная записка»

«Рис. Отчет «Учетные сведения»

Литература

1. Система управления базами данных Microsoft Access 2003. (Учеб. пособие по курсу «Оператор баз данных Microsoft Access 2003»). — М.: Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2004.
2. Автоматизация кадрового учета // Винокуров М.А. и др. — М.: ИНФРА-М, 2001.
3. Абсолютно ясно о Microsoft Office Access 2003. (Учеб. пособие) // Шелли О’ Хара (Пер. с англ. Мингазова Е.Н.) . — М.: Изд-во «ТРИУМФ», 2005.

Е. Гурова,
к.э.н., доцент кафедры управления
персоналом Государственного
университета управления

Словарь кадрового делопроизводства
Автоматизированная информационная технология управления персоналом организации представляет собой систему процедур преобразования информации по кадрам с целью ее формирования, организации, обработки, распространения и использования соответствующими структурными подразделениями или руководителями.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 6, июнь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит