» Трудовые книжки: приобретаем и выдаем


Трудовые книжки: приобретаем и выдаем


21.03.2010

Трудовым законодательством предусмотрено, что трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Работодатели обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, в случае если работа в этой организации является для него основной.

Статьи 65, 66, 84.1 ТК РФ вменяют в обязанность работодателю при заключении трудового договора с работником впервые оформить ему трудовую книжку, в течение всего срока действия трудового договора вести трудовую книжку, а при прекращении трудового договора — выдать ее работнику. Кроме этого, согласно ч. 5 ст. 65 ТК РФ, введенной в действие Федеральным законом от 30.06.2006 N 90-ФЗ, в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению данного лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую.
В соответствии с п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее — Правила), работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Работодатель приобретает бланки трудовых книжек и вкладыши в них за плату на основании договора с уполномоченным лицом (п. 46 Правил, п. 4 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденного Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н).
Согласно п. 47 Правил при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер который определяется суммой расходов на их приобретение.

Разберем подробно, как отразить эти операции в бухгалтерском и налоговом учете.

Отражаем приобретение и выдачу трудовых книжек в учете
бюджетного учреждения

С целью учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них в организациях ведется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Форма такой книги утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69. Пунктом 41 Правил предусмотрено, что в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка.
Согласно п. 42 Правил бланки трудовых книжек и вкладыши в них хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке. По окончании каждого месяца это лицо обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей в них и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладыши в них подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Не взимается с работника плата за бланк трудовой книжки в случае массовой утраты трудовых книжек или их неправильного заполнения.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей в них учреждения должны вести:
— приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них;
— книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходной книге ответственный работник отражает такие сведения: когда, у кого, в каком количестве, каких серий и номеров, на какую сумму были получены и выданы трудовые книжки и вкладыши. В эту книгу вносятся данные обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей в них, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек регистрируют все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также те, которые были выданы работникам впервые, с указанием серии и номера. При увольнении, получая трудовую книжку, работник должен расписаться в книге учета движения трудовых книжек.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы (п. 40, 41 Правил).

Порядок бухгалтерского учета бланков трудовых книжек и вкладышей в них регламентирован п. 236 Инструкции по бюджетному учету*(1), согласно которому их учет ведется на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». При этом учетная цена этих документов, выраженная в условной оценке, должна быть равна 1 руб. за бланк. Списывают израсходованные, а также испорченные бланки по акту о списании бланков строгой отчетности (ф. 0504816).
Расходы на приобретение бланков трудовых книжек следует относить на подстатью 226 «Прочие услуги» КОСГУ*(2).
Таким образом, если расценивать выдачу трудовой книжки (вкладыша в нее) новому сотруднику как реализацию, то при отражении операций по ее выдаче следует обратить внимание на Письмо Федерального казначейства от 30.12.2005 N 42-7.1-01/2.2-404 несмотря на то, что в предлагаемой в нем корреспонденции счетов по отражению реализации государственного имущества рассматривается реализация основных средств.

Учет трудовых книжек в целях налогообложения. Вопросу учета расходов организации по приобретению трудовых книжек и доходов, возникающих при выдаче их работникам за плату, в целях исчисления налога на прибыль, а также вопросу обложения НДС операций по возмездной передаче трудовых книжек работникам посвящено Письмо Минфина РФ от 26.09.2007 N 07-05-06/242.
Доходы, возникающие при выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним, учитываются при определении налоговой базы по налогу на прибыль как внереализационные. В налоговом учете в состав внереализационных доходов сумма компенсации расходов на приобретение бланков трудовых книжек, полученная от работников, включается на дату поступления денежных средств в кассу (на расчетный счет) налогоплательщика (ст. 250, пп. 2 п. 4 ст. 271 НК РФ).
Согласно ст. 146 НК РФ объектом обложения НДС являются операции по реализации товаров (работ, услуг) на территории РФ.
В связи с этим выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату для целей обложения НДС является реализацией товаров и подлежит обложению этим налогом в общеустановленном порядке. Соответствующие разъяснения Минфина изложены в Письме от 27.11.2008 N 03-07-11/367.
Что касается налога на доходы физических лиц, то в соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной формах или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды, определяемой в соответствии со ст. 212 НК РФ. Таким образом, если при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее организация-работодатель не взимает плату, то их стоимость является доходом работника в натуральной форме и подлежит обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке.
Рассмотрим проводки, рекомендованные в Письме N 42-7.1-01/2.2-404, для отражения операций по реализации имущества (в данном случае трудовых книжек) на следующем примере.

Пример.
Учреждение в январе 2009 г. приобрело 5 бланков трудовых книжек на сумму 450 руб. Рыночная цена каждой составляет 90 руб. В этом же месяце учреждение выдало трудовую книжку новому сотруднику. Лицевой счет бюджетного учреждения обслуживается в территориальном органе Федерального казначейства.
В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:

————————————————-T————————T————T————¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦Сумма, руб. ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Приобретены бланки трудовых книжек ¦ 1 401 01 226 ¦1 302 09 730¦ 450 ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Оплачен счет поставщика на приобретение трудовых¦ 1 302 09 830 ¦1 304 05 226¦ 450 ¦
¦книжек ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Оприходованы бланки трудовых книжек на ¦ 03 ¦ — ¦ 5 ¦
¦забалансовом счете ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Переданы бланки на хранение работнику кадровой ¦ ¦ ¦ ¦
¦службы (отражение на забалансовом счете) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Списаны с кассира — материально ответственного ¦ — ¦ 03 ¦ 5 ¦
¦лица трудовые книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Оприходованы трудовые книжки на работника отдела¦ 03 ¦ — ¦ 5 ¦
¦кадров ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Начислен доход от возмещения работником ¦ 1 205 10 560 ¦1 401 01 180¦ 90 ¦
¦стоимости трудовой книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Начислен НДС (90 руб. x 18%) ¦ 2 205 10 560 ¦2 401 01 180¦ 16,2 ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Приняты деньги в кассу от сотрудника за трудовую¦ 1 201 04 510 ¦1 205 10 660¦ 90 ¦
¦книжку ¦ 2 201 04 510 ¦2 205 10 660¦ 16,2 ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Отражены денежные средства на лицевом счете ¦ 1 304 05 226 ¦1 201 04 610¦ 90 ¦
¦учреждения, полученные за трудовую книжку ¦ 2 201 01 510 ¦2 201 04 510¦ 16,2 ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Перечислены в доход денежные средства, ¦ 1 210 02 180 ¦1 304 05 226¦ 90 ¦
¦полученные за трудовую книжку ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————+————————+————+————+
¦Перечислен НДС в бюджет ¦ 2 401 01 180 ¦2 201 01 610¦ 16,2 ¦
L————————————————+————————+————+————-

С.Е. Нестеров,
эксперт журнала «Оплата труда в бюджетном учреждении:
бухгалтерский учет и налогообложение»

«Оплата труда в бюджетном учреждении: бухгалтерский учет и налогообложение», N 5, май 2009 г

————————————————————————-
*(1) Утверждена Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н, зарегистрирована В Минюсте РФ 12.02.2009 N 13309. Действие распространено с 01.01.2009
*(2) Приказ Минфина РФ от 25.12.2008 N 145н «Об утверждении Указаний о порядке применения бюджетной классификации РФ», Письмо от 14.04.2006 N 02-14-10/880.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит