» Учитываем командированных работников по-новому


Учитываем командированных работников по-новому


21.03.2010

Практически каждому работодателю приходится либо своих сотрудников направлять в командировки, либо принимать в своей организации командированных работников. В октябре 2008 года было утверждено Положение об особенностях направления работников в служебные командировки*(1) (далее — Положение), которым в настоящее время руководствуются кадровики. Но некоторые вопросы не нашли своего разрешения в Положении, а некоторые было поручено разрешить Минздравсоцразвития. В Приказе от 11.09.2009 N 739н это было сделано (далее — Приказ N 739н).

В статье 166 ТК РФ дано определение служебной командировки: поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
До вступления в силу Положения работодатели при направлении своих работников в командировки пользовались Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция), которая и сейчас применяется наряду с Положением в части, не противоречащей ТК РФ.
Напомним, что в соответствии с п. 3 Положения работники направляются в командировки по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.
Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.
Пункт 4 Положения устанавливает, что срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки — дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее — последующие сутки.
Цель командировки определяется руководителем организации и указывается в служебном задании, которое утверждается работодателем. Далее работнику оформляется командировочное удостоверение (в одном экземпляре, подписанном работодателем), подтверждающее срок пребывания в командировке (п. 6, 7 Положения).
Фактический срок пребывания в месте командирования определяется по отметкам о дате приезда в место командирования и дате выезда из него. Они проставляются в командировочном удостоверении и заверяются подписью полномочного должностного лица и печатью, используемой в хозяйственной деятельности организации, в которую командирован работник, для засвидетельствования такой подписи.
Если работник командирован в организации, находящиеся в разных населенных пунктах, отметки в командировочном удостоверении о дате приезда и дате выезда делают в каждой из организаций, в которые он командирован.
Работодателю необходимо вести учет выбывающих в командировки и прибывших в организацию. Для этого кадровые службы ранее пользовались формами журналов, приведенными в приложениях 2 и 3 к Инструкции. Поскольку во исполнение п. 8 Положения Минздравсоцразвития определило порядок и формы учета работников, выбывающих из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, в настоящее время следует применять новые формы журналов.
В приложении 1 к Приказу N 739н приведен Порядок учета указанных работников: в соответствии с его п. 1 ведется специальный журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, форма которого предусмотрена приложением 2 к Приказу N 739н. Заметим, что форма журнала отличается от формы, утвержденной Инструкцией. Раньше в нем содержались сведения не только об имени, фамилии и отчестве командированного сотрудника, но и о его должности. Были графы: «ФИО, должность работника, подписавшего командировочное удостоверение», «Дата фактического выбытия и фактического прибытия», «Расписка командированного работника в получении командировочного удостоверения». Теперь в журнале должны содержаться сведения о фамилии, имени и отчестве командированного работника, дате и номере командировочного удостоверения, наименовании организации, в которую командируется работник, пункте назначения.
Если же работник прибывает в организацию, в которую его командировали, то его необходимо учитывать в другом журнале — учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы (форма утверждена приложением 3 к Приказу N 739н). Форма данного журнала практически не претерпела изменений: из нее убрана лишь одна графа — «Занимаемая должность». Другие графы остались неизменными, в них должны фиксироваться сведения о фамилии, имени и отчестве работника, прибывшего в организацию, в которую он командирован, наименовании организации, выдавшей командировочное удостоверение, дате прибытия и дате выбытия (п. 4 Порядка). Образец заполнения журналов приведен на стр. 71.
Приложение N 2
к приказу Министерства здравоохранения
и социального развития РФ
от 11 сентября 2009 г. N 739н

Журнал
учета работников, выбывающих в служебные
командировки из командирующей организации

____________________________________________ (наименование организации)

——T—————-T—————-T—————————————¬
¦ N ¦ Фамилия, имя и ¦ Дата и номер ¦ Место командирования ¦
¦п/п ¦ отчество ¦командировочного+——————-T——————+
¦ ¦командированного¦ удостоверения ¦ наименование ¦ пункт ¦
¦ ¦ работника ¦ ¦ организации ¦ назначения ¦
+—-+—————-+—————-+——————-+——————+
¦ …¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+—-+—————-+—————-+——————-+——————+
¦8 ¦Лисицина Надежда¦11.11.2009. N 64¦ОАО «Торгмаш» ¦г. Сергиев Посад ¦
¦ ¦Сергеевна ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+—————-+—————-+——————-+——————+
¦9 ¦Волчихин Михаил¦16.11.2009. N 65¦ИП Коломенский А.В.¦г. Муром ¦
¦ ¦Николаевич ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+—————-+—————-+——————-+——————+
¦10 ¦Зорин Дмитрий¦24.11.2009. N 66¦ООО «Стройтех», ООО¦г. Нижний Новгород¦
¦ ¦Александрович ¦ ¦»Ремторг» ¦ ¦
L—-+—————-+—————-+——————-+——————-

Приложение N 3
к приказу Министерства здравоохранения
и социального развития РФ
от 11 сентября 2009 г. N 739н

Журнал
учета работников, прибывших в организацию,
в которую они командированы

_____________________________________________________ (наименование организации)

——T——————T———————T—————T—————¬
¦ N ¦ Фамилия, имя и ¦ Наименование ¦ Дата прибытия ¦ Дата выбытия ¦
¦п/п ¦ отчество ¦ организации, ¦ ¦ ¦
¦ ¦ командированного ¦ выдавшей ¦ ¦ ¦
¦ ¦ работника ¦ командировочное ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ удостоверение ¦ ¦ ¦
+—-+——————+———————+—————+—————+
¦ …¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+—-+——————+———————+—————+—————+
¦ 2 ¦Рукавишников Игорь¦ОАО «Ремсервис-М» ¦12.11.2009 ¦13.11.2009 ¦
¦ ¦Станиславович ¦ ¦ ¦ ¦
+—-+——————+———————+—————+—————+
¦ 3 ¦Перевозкина Ирина¦ООО «Запчасть» ¦18.11.2009 ¦20.11.2009 ¦
¦ ¦Сергеевна ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+——————+———————+—————+—————-

Чтобы журналы своевременно оформлялись, работодатель должен назначить работника, ответственного за их ведение и проставление отметок в командировочных удостоверениях. Если такая обязанность ни за кем не была закреплена, можно возложить ее на одного из работников, заключив с ним дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК РФ). В случае несогласия работника с расширением обязанностей можно воспользоваться нормами ст. 60.2 ТК РФ, в соответствии с которыми работодатель может поручить работнику выполнение наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату, которая определяется в дополнительном соглашении сторон.
После этого необходимо издать кадровый приказ о назначении конкретного работника ответственным за ведение журналов убытия и выбытия в командировку и, если установлена доплата, представить копию в бухгалтерию.
Приведем пример приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Колор Плюс»

г. Саратов 11 ноября 2009 г.

Приказ N 103
о назначении ответственного за ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы

В связи с необходимостью ведения учета командированных сотрудников и в соответствии с п. 5 приложения к Приказу Минздравсоцразвития РФ от 11.09.2009 N 739н

Приказываю:
1. Назначить ответственной за ведение журналов учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, с возложением обязанности проставления отметок в командировочных удостоверениях работников секретаря Агафонову Елену Викторовну.
2. Установить доплату в размере 500 (пятьсот) руб. Агафоновой Е.В. за выполнение указанных обязанностей.
3. Возложить ответственность за исполнение настоящего приказа на начальника отдела кадров Краснову Елену Михайловну.

Директор Васнецов /П.О. Васнецов/

С приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров Краснова, 11.11.2009
Секретарь Агафонова, 12.11.2009

То есть раньше вопрос не был урегулирован — отметку в командировочном удостоверении мог поставить практически любой работник, в частности, бухгалтер, офис-менеджер, кадровый работник, юрист. Теперь это будет конкретное лицо, ответственное за данную процедуру. Если работодатель не желает назначать ответственного работника, он самостоятельно обеспечивает ведение журналов и проставление отметок в командировочных удостоверениях.
Пунктом 6 Порядка установлен срок хранения журналов выбытия и прибытия. Он составляет пять лет со дня их оформления в установленном порядке. Такой же срок хранения установлен и пп. «б» п. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденного Росархивом 06.10.2000.
Кадровые работники или лица, ответственные за ведение указанных журналов, зададут вопрос: как же быть с прежними журналами? Рекомендуем после последней записи в журнале сделать запись «Заведен новый журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, такого-то числа» и передать его в архив. Соответственно, завести новый журнал по утвержденной форме и все последующие записи производить уже в нем. Аналогично нужно поступить и с журналом учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы.

Т.В. Шадрина,
редактор журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

«Отдел кадров коммерческой организации», N 12, декабрь 2009 г.

————————————————————————-
*(1) Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит