» Забытая трудовая книжка: как вернуть её хозяину?


Забытая трудовая книжка: как вернуть её хозяину?


21.03.2010

«Задолжавший» работник отказывается отчитаться за суммы, полученные под отчёт, и исчезает в неизвестном направлении. Вчерашний школьник, которому пришлось не по нраву, как с ним разговаривают на первом взрослом месте работы, хлопает дверью и уходит красиво.
Сотрудник собирается увольняться и наотрез отказывается заполнять обходной лист. Директор велит не отдавать ему трудовую книжку, пока тот не заполнит (что, кстати, совершенно незаконно, ибо ТК РФ не предусмотрена обязанность работника заполнять обходной лист при увольнении)…
Итог в целом один: сотрудника нет, а его трудовая книжка лежит в сейфе. Некоторые считают: пусть лежит, хлеба, мол, не просит. Однако где гарантия, что завтра не придётся отвечать за незаконное «задержание» основного документа о трудовой деятельности и трудовом стаже работника? Трудинспекторы испытывают особую слабость к бесхозяйным трудовым книжкам…

Внимание на молодёжь

При приёме на работу молодых людей, впервые трудоустраивающихся, обязательно уведомите их о том, что оформляете на них трудовую книжку. Более того, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.03 N 225; далее — правила ведения трудовых книжек) требуют, чтобы оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществлялось работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приёма его на работу (п. 8 указанных правил). Большое количество молодых сотрудников ещё не понимают значения трудовой книжки, а некоторые даже не в курсе, кто должен заводить её.
Недавно пришлось столкнуться с приёмом на работу женщины в возрасте 37 лет. На работу она, по её собственным словам, устраивалась впервые. Проблему решили так:
— направили запрос в центр занятости по месту регистрации гражданки, выяснили, что в качестве безработной она зарегистрирована не была (центр занятости не ставит на учёт гражданина в качестве безработного до тех пор, пока не будут представлены документы о предшествующей трудовой деятельности);
— попросили получить выписку из своего индивидуального лицевого счёта в территориальном подразделении ПФР по месту регистрации. Выяснилось, что информация о трудовой деятельности гражданина после его регистрации в качестве застрахованного лица отсутствует.
Вдобавок оказалось, что у дамы трое детей.
Попросили написать заявление об оформлении трудовой книжки, а в качестве причины её отсутствия указали: «в связи с выходом на работу впервые». И приложили полученные ранее документы, а также копии свидетельств о рождении детей.

Есть ли управа на многокнижника?

Особое дело — сотрудники, имеющие вторую (третью, четвёртую и т.д.) книжку.
В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (ст. 65 ТК РФ).
Отдел кадров или сотрудник, выполняющий его функции, как правило, без вопросов заводят сотруднику новую трудовую книжку. Причём не только из-за человеколюбия, но и из-за нежелания платить штраф по статье 5.27 «Нарушение законодательства о труде и об охране труда» КоАП РФ за осуществление приёма на работу без оформления трудовой книжки в нарушение положений статьи 65 ТК РФ.
В конечном счёте правда может выясниться по итогам соответствующих проверок, но до этого может пройти довольно много времени, а сотрудник успеет обзавестись несколькими трудовыми книжками.
Несмотря на то что статья 66 ТК РФ говорит только об одной трудовой книжке установленного образца, тем не менее двое-, трое-, четверокнижие на сегодняшний день — явление распространённое и, увы, ненаказуемое. Это потом, в отдалённой перспективе, работнику придётся доказывать свой стаж, подтверждённый несколькими трудовыми книжками, но до этого далеко.
Пока же можно посоветовать сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек, оформлять дубликаты в строгом соответствии с требованиями правил о ведении трудовых книжек. А именно: не верить на слово, а требовать представления подтверждающих документов. Правила ведения трудовых книжек (п. 32) предусматривают, что при оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
— сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтверждённом соответствующими документами;
— сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы. При этом стоит обратить внимание на то, что общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
И, самое главное: если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения!

Кстати

Хотелось бы, кстати, предостеречь от соблазна использовать бланки, предоставленные работниками. В практике часто случается, что работники приносят собственные бланки незаполненных трудовых книжек, говоря, что впервые устраиваются на работу или потеряли старую книжку.
Причины отсутствия трудовой книжки могут быть разные:
— трудовой договор заключается впервые;
— трудовая книжка утрачена, повреждена или не может быть предъявлена по иной причине.
Если работник ссылается на утрату книжки, то в заявлении он должен указать работодателю причину отсутствия трудовой книжки (ст. 65 ТК РФ).
Главное, что работодатель не вправе принимать чистый бланк трудовой книжки, предложенный работником. Во-первых, потому что обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество этих бланков (п. 44 правил ведения трудовых книжек). Во-вторых, работодатель вправе приобрести бланки лишь у распространителей или изготовителя на основании договора, а распространителями бланков трудовой книжки могут выступать только юридические лица и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям изготовителя — объединения Гознак Минфина России (см. приказ Минфина России от 22.12.03 N 117н). Наконец, бланк, представленный работником, может оказаться поддельным.

Не занимайте телефон

Инспекторы по охране труда очень любят забытые трудовые книжки. Наверное, при виде их, одиноко пылящихся в сейфе, у чиновников просыпаются покровительственные инстинкты. Поэтому оптимальным вариантом будет снабдить «сиротку» документами, которые могут подтвердить, что работодатель сделал всё возможное, чтобы вернуть трудовую книжку хозяину.
Позвольте дать совет: не стоит звонить бывшему сотруднику и умолять его забрать наконец свою книжку. Если он до сих пор этого не сделал, то скорее всего не сделает вовсе. Между тем телефонный звонок ничего трудовому инспектору не докажет. Так что в любом случае правильнее будет предпочесть старую добрую почту.

Более лёгкий вариант

Тут тоже надо действовать в зависимости от ситуации. Скажем, работник увольняется мирно, оформляет все необходимые документы, пишет заявление об увольнении, ознакомлен с приказом об увольнении и подписал его. Однако что-то помешало выдать ему книжку в день увольнения (последний день работы) — например, сотрудник отсутствовал на работе.
Обратите внимание на два важных момента:
— пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия;
— со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки (п. 36 правил ведения трудовых книжек).
Текст уведомления может быть, например, таким:

Галкину Максиму Викторовичу,
проживающему по адресу:
100100, г. Москва, ул. Самая, д. 1

Уведомление
о необходимости прибытия за трудовой книжкой

Уважаемый Максим Викторович, в день увольнения 4 мая 2009 года Вы не явились в отдел кадров за получением трудовой книжки. Сообщаем Вам о необходимости явиться за получением трудовой книжки в отдел кадров по адресу: 221227, г. Москва, ул. Крайняя, д. 68, кабинет 13 или дать согласие на пересылку её Вам по почте по указанному Вами адресу. Согласие на пересылку необходимо дать в письменной форме.
Отдел кадров работает с понедельника по пятницу с 10.00 до 19.00, перерыв с 12.30 до 13.30.

Руководитель отдела кадров О.Х. Заботливый

Вариант более сложный

Это когда в отделе кадров нет ни одного документа, который мог бы свидетельствовать о желании сотрудника уволиться и в то же время сотрудника тоже фактически нет. Есть только его трудовая книжка.
Выход один: составлять документы. В их числе должны присутствовать обязательно:
— служебные записки, которые подтверждают факт отсутствия сотрудника на рабочем месте;
— акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте (за подписью не менее чем трёх свидетелей);
— копия письма с уведомлением с просьбой явиться за трудовой книжкой;
— объяснительная записка от сотрудника;
— акт об отказе написать объяснительную записку.
Ниже приведён пример служебной записки об отсутствии сотрудника на рабочем месте.

Генеральному директору
ООО «Малина»
Б.Е. Заботному
от начальника транспортного цеха
П.Е. Придорожного

Служебная записка

Настоящим сообщаю, что мой подчинённый, водитель-экспедитор В. А. Халява, не вышел на работу 4 мая 2009 года. Причину неявки установить не удалось.

Дата, подпись

А вот пример акта об отсутствии на рабочем месте:

г. Москва 25 мая 2009 г., 18.05

Акт
об отсутствии на рабочем месте водителя-экспедитора
Вадима Альбертовича Халявы

Мы, нижеподписавшиеся:
Пётр Евгеньевич Придорожный, начальник транспортного цеха ООО «Малина»;
Лариса Витальевна Бумажка, инспектор отдела кадров ООО «Малина», в присутствии Олега Викторовича Прохожего, заведующего административно-хозяйственной частью ООО «Малина», составили настоящий Акт о нижеследующем:
Водитель-экспедитор В.А. Халява отсутствовал на рабочем месте (ООО «Малина») с 09.05 4 мая 2009 года по 25 мая 2009 года до 18.05 (время московское).
Своё отсутствие на работе В.А. Халява ничем не мотивировал, оправдательных документов не представил.

Дата, подпись (в том числе и В.А. Халявы)

Нелишним будет направление «загулявшему» сотруднику нижеследующего письма:

Халяве Вадиму Альбертовичу,
проживающему по адресу: 100100,
г. Москва, ул. Отфонарная, д. 13, кв. 10

Уважаемый Вадим Альбертович! Просим Вас явиться по месту Вашей работы, в ООО «Малина», для написания и представления объяснительной записки в связи с вашим отсутствием на работе с 09.05 4 мая 2009 года по 25 мая 2009 года включительно.
В случае невозможности личной явки просим Вас написать объяснительную записку и выслать её по адресу: 121221, г. Москва, ул. Полярная, д. 10, кв. 1, ООО «Малина».

Дата, подпись

С наибольшей долей вероятности можно утверждать, что объяснительной записки не последует. В таком случае составляется акт об отказе от объяснительной записки по нижеследующему образцу.

г. Москва 5 июня 2009 г.,
12.00 (время московское)

Акт
об отказе от объяснительной записки по поводу отсутствия на работе
водителя-экспедитора Вадима Альбертовича Халявы

Мы, нижеподписавшиеся:
Пётр Евгеньевич Придорожный, начальник транспортного цеха ООО «Малина»;
Лариса Витальевна Бумажка, инспектор отдела кадров ООО «Малина», в присутствии Олега Викторовича Прохожего, заведующего административно-хозяйственной частью ООО «Малина», составили настоящий Акт о нижеследующем:
водитель-экспедитор Вадим Альбертович Халява от написания объяснительной записки по поводу отсутствия на работе с 09.05 4 мая 2009 года по 25 мая 2009 года включительно отказался.
Акт об отсутствии на рабочем месте был направлен ему для ознакомления на адрес, указанный в трудовом договоре.

Дата, подпись

Полагаем, что наличие у работодателя копий отосланных документов, их описей, кассовых чеков за почтовые услуги с указанием даты отправки будут достаточным доказательством того, что были предприняты все необходимые меры для возвращения трудовой книжки законному владельцу.

М. Дашевская,
юрист

«Практический бухгалтерский учет», N 6, июнь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит