» Вакансия «секретарь»: что нового на рынке труда?


Вакансия «секретарь»: что нового на рынке труда?


21.03.2010

Практически каждой организации нужен секретарь, поэтому спрос на этих работников устойчиво высок и, по прогнозам кадровых агентств, будет расти и в дальнейшем. Чем же руководствуется компания, подбирая сотрудника на должность секретаря, какие требования предъявляются к соискателю? Какие проблемы возникают у менеджеров по персоналу при подборе секретарей?

Тенденции на рынке

Секретарские должности, представленные сегодня на рынке труда, довольно разнообразны: секретарь приемной (секретарь на reception), секретарь отдела (офиса), секретарь-референт, офис-менеджер, секретарь-делопроизводитель, персональный ассистент (личный помощник) руководителя. Самые востребованные из них — секретарь-референт, личный ассистент руководителя и секретарь приемной (45, 24 и 15 процентов запросов на рынке вакансий соответственно). Спрос на более высокую позицию — офис-менеджер — составляет около 10 процентов запросов.
В зависимости от размера и направления деятельности компании в ней могут быть представлены как все секретарские должности, так и только некоторые из них. В небольших российских компаниях должность секретаря приемной, как правило, отсутствует. Его обязанности выполняет секретарь-референт или офис-менеджер.
Важная тенденция рынка труда — увеличение спроса на персональных ассистентов первых лиц компании. Эта должность традиционно существует в крупных западных фирмах, сегодня ее активно перенимают и российские организации, которые сотрудничают с иностранными. Что касается среднего уровня зарплат секретарей и офис-менеджеров, то он по сравнению с прошлым годом существенно повысился и будет продолжать расти.

Основные требования

Вакансию секретаря приемной (секретаря на reception) открывают компании, в офисы которых поступает большое число телефонных звонков, приходит много посетителей. Поэтому на должность секретаря приемной обычно приглашают девушек с хорошими внешними данными и коммуникативными навыками. Среди основных требований — уверенное пользование компьютером и офисной техникой, а также знание иностранного языка (для иностранных компаний или российских компаний, работающих с иностранными партнерами). Опыт не входит в число обязательных требований к соискателям, но является их конкурентным преимуществом.
Секретарь отдела (офиса) — наиболее распространенная должность по сравнению с другими на этом рынке труда. Требования к соискателям на эту позицию разнообразны и зависят от размера и направления деятельности компании. Но навыки работы с компьютером и оргтехникой нужны всегда, и довольно часто — опыт работы и знание иностранного языка.
Для секретаря-референта опыт работы обязателен. Иногда необходимыми требованиями к соискателю этой позиции являются высшее образование, в некоторых случаях профильное (юридическое, если предполагается сотрудничать в юридическом отделе, экономическое — для отдела продаж и т.д.), и знание иностранного языка (для западных или крупных российских компаний).
Офис-менеджер обеспечивает работу офиса, координирует работу секретарей и других «младших» сотрудников офиса, может заниматься вопросами аренды и ремонта офисного помещения. Обычно для соискателя на эту должность высшее образование и опыт работы входят в число обязательных требований.
Должность секретаря-делопроизводителя существует в некоторых банковских, финансовых структурах, юридических компаниях и крупных организациях со значительным документооборотом. Для делопроизводителя важны профильное образование и навыки работы с документами.
Профессиональные требования к персональному ассистенту (личному помощнику) руководителя в российских и иностранных компаниях схожи с требованиями к секретарю-референту. Прежде всего, персональный ассистент должен составлять рабочий график своего начальника, планировать процесс проведения деловых встреч, вести делопроизводство. Кроме этого личному помощнику важно обладать ответственностью, исполнительностью, обучаемостью.
Почему, подбирая сотрудника на должность персонального ассистента, менеджер по персоналу испытывает особенные трудности? Одно из требований к персональному ассистенту — психологическая совместимость с руководителем, готовность работать в ненормированном режиме. Начальник может трудиться и в выходные, и в праздники, задерживаться допоздна. Персональному помощнику приходится работать в таком же темпе, а на это соглашается не каждый кандидат. Кроме того, руководитель и личный помощник проводят практически все рабочее время вместе, и если они психологически не соответствуют друг другу, то эффективной деятельности не получится.
Стоит отметить, что требования разных компаний-работодателей к возрасту и опыту персональных ассистентов варьируются: некоторые организации хотят видеть на этой позиции молодых амбициозных девушек с небольшим опытом работы, но желанием развиваться и делать карьеру, другие фирмы, наоборот, отдают предпочтение уже состоявшимся личностям с большим профессиональным опытом. Для иностранных компаний потенциальный кандидат на должность личного помощника руководителя — выпускник лингвистического вуза, получивший опыт работы на позиции секретаря отдела или секретаря-референта.

Взгляд с другой стороны

Если взглянуть на рынок предложений глазами кандидатов, то для них важной характеристикой потенциального места работы является перспектива карьерного роста или профессионального развития. Особенно это характерно для претендентов на позиции секретаря приемной и референта. Секретарские должности часто и небезосновательно рассматриваются как стартовые позиции. Именно в те организации, где существует возможность роста, приходят наиболее активные, подготовленные и образованные сотрудники. Для позиции персонального ассистента такая тенденции не характерна, так как эта позиция постепенно выделяется в самостоятельную профессию, требующую высокой квалификации.

Кто в вашей компании (подразделении) исполняет функции секретаря?

«Рис. 1»

15,5% — Выпускница курсов секретарей
19,0% — Студентка-заочница (вечерница)
29,3% — Сотрудник без опыта работы
36,2% — Профессионал с большим опытом работы

Опрос проводился на сайте www.kdelo.ru. В опросе приняли участие 809 человек.

Обязанности, требуемые навыки, зарплата секретарей (г. Москва)

—————-T——————————-T—————————————T————¬
¦ Должность ¦ Обязанности ¦ Требуемые навыки ¦Зарплата, ¦
¦ ¦ ¦ ¦долл. США ¦
+—————+——————————-+—————————————+————+
¦Секретарь при-¦Работа с мини-АТС, прием писем¦Навыки работы с оргтехникой, коммуни-¦ 300-700 ¦
¦емной (секре-¦и факсов. Встреча и регистрация¦кативные навыки, ПК — уверенный поль-¦ ¦
¦тать на recep-¦посетителей ¦зователь. Для иностранных компаний:¦ ¦
¦tion) ¦ ¦знание иностранного языка ¦ ¦
+—————+——————————-+—————————————+————+
¦Секретарь отде-¦Прием звонков, встреча посе-¦Навыки работы с оргтехникой, коммуни-¦ 400-600 ¦
¦ла (офиса) ¦тителей, покупка канцелярских¦кативные навыки, ПК — уверенный поль-¦ ¦
¦ ¦принадлежностей, ведение дело-¦зователь. Высшее образование и опыт¦ ¦
¦ ¦производства ¦работы желательны. Для иностранных¦ ¦
¦ ¦ ¦компаний: знание иностранного языка ¦ ¦
+—————+——————————-+—————————————+————+
¦Секретарь-рефе-¦Планирование рабочего дня руко-¦Знание MS Office, опыт работы в¦ 600-900 ¦
¦рент ¦водителя, ведение делопроизвод-¦аналогичной должности или в должности¦ ¦
¦ ¦ства. Для иностранных компаний:¦секретаря от двух лет, желательно¦ ¦
¦ ¦перевод корреспонденции на ино-¦высшее образование. Для иностранных¦ ¦
¦ ¦странном языке ¦компаний: знание иностранного языка ¦ ¦
+—————+——————————-+—————————————+————+
¦Офис-менеджер ¦Обеспечение работы офиса, коор-¦Высшее образование, знание MS Office.¦ 800-1000 ¦
¦ ¦динация работы секретарей. До-¦Опыт работы в аналогичной должности от¦ ¦
¦ ¦полнительно: аренда и ремонт¦двух лет; энергичность, ответствен-¦ ¦
¦ ¦помещения офиса, организация¦ность ¦ ¦
¦ ¦работы водителей и курьеров ¦ ¦ ¦
+—————+——————————-+—————————————+————+
¦Секретарь-дело-¦Оформление, классификация и¦Опыт работы в аналогичной должности¦ 400-700 ¦
¦производитель ¦хранение документов, отслежива-¦(стажировка, практика), профильное об-¦ ¦
¦ ¦ние процедуры прохождения доку-¦разование, владение ПК. Для иностран-¦ ¦
¦ ¦ментов ¦ных компаний: знание иностранного язы-¦ ¦
¦ ¦ ¦ка ¦ ¦
+—————+——————————-+—————————————+————+
¦Личный помощник¦Планирование рабочего дня ру-¦Высшее образование, опыт работы в¦ 1000-2500 ¦
¦персональный ¦ководителя, подготовка совеща-¦аналогичной должности от года. Личные¦ ¦
¦ассистент ¦ний и деловых встреч, подготов-¦качества: исполнительность, ответст-¦ ¦
¦ ¦ка презентаций и конференций,¦венность, обучаемость. Психологическая¦ ¦
¦ ¦ведение делопроизводства ¦совместимость с руководителем. Для¦ ¦
¦ ¦ ¦иностранных компаний: знание иностран-¦ ¦
¦ ¦ ¦ного языка, высшее лингвистическое об-¦ ¦
¦ ¦ ¦разование ¦ ¦
L—————+——————————-+—————————————+————

Ксения Пакулова, менеджер по подбору персонала компании Manpower:
— Секретарь — должность, для которой в большинстве компаний характерна высокая текучесть кадров. Как работодателю обезопасить себя от постоянной смены сотрудников на этой позиции? Прежде всего, во время собеседования менеджеру по персоналу следует выяснить, с какими целями человек пришел в организацию. Молодежь чаще всего воспринимает секретарскую работу как первую ступень в карьере, их привлекает только возможность продвижения по служебной лестнице. В такой ситуации работодателю имеет смысл задуматься: насколько ему в данный момент выгодно развивать нового человека. Если же соискатель — профессиональный секретарь с опытом работы, которому вполне подходит предложенная позиция, вероятность того, что он скоро покинет компанию или перейдет на другую должность, гораздо ниже.

Средние заработные платы секретарей
в разных городах России (долл. США)

—————-T——————T—————T————T—————T——————-¬
¦Секретарь ¦Санкт-Петербург ¦ Владивосток ¦ Пермь ¦ Екатеринбург ¦ Ростов-на-Дону ¦
+—————+——————+—————+————+—————+——————-+
¦со знанием ино-¦ 300-700 ¦ 250-600 ¦ 200-400 ¦ 250-500 ¦ 200-300 ¦
¦странного языка¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+—————+————+—————+——————-+
¦без иностранно-¦ 200-500 ¦ 200-350 ¦ 150-300 ¦ 200-400 ¦ 150-200 ¦
¦го языка ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—————+——————+—————+————+—————+———————

А. Макова,
менеджер по подбору персонала компании АНКОР

«Кадровое дело», N 5, май 2005 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит