» Сдача отчетности в ПФР за 2007 год с помощью «1С:Предприятия»


Сдача отчетности в ПФР за 2007 год с помощью «1С:Предприятия»


21.03.2010

См. Консультации для пользователей систем автоматизации бухучета «1С»

Сведения о работниках, их страховом стаже и заработке передаются организациями в Пенсионный Фонд РФ ежегодно не позднее 1 марта. В соответствии с последними законодательными актами, эти сведения могут быть поданы как в бумажном, так и в электронном виде. О том, каким образом осуществляется ведение персонифицированного учета в программах кадрового учета и расчета заработной платы в «1С:Предприятии» рассказывает А.В. Ярвельян, ЗАО «Си Дата».

Ежегодно организации должны подавать в Пенсионный фонд сведения о страховом стаже и начисленных взносах по каждому работнику за предыдущий отчетный период. Состав информации, предоставляемой в ПФР, регламентируется статей 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее — «Закон»). Эта статья гласит, что кроме индивидуальных сведений о каждом работнике, «страхователь один раз в год, но не позднее 1 марта года, следующего за отчетным, представляет сведения об уплаченных страховых взносах в целом за всех работающих у него застрахованных лиц».
Кроме того, в соответствии со статьей 9 «Сведения о застрахованных лицах, представляемые страхователем» Закона, организации предоставляют в Пенсионный фонд РФ сведения о работниках в следующих случаях:
при начальной регистрации застрахованных лиц для индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования;
при приеме на работу граждан или при заключении с гражданами договоров гражданско-правового характера, на вознаграждения по которым в соответствии с законодательством Российской Федерации начисляются страховые взносы, не имевших до этого страхового стажа и страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
при ликвидации и снятии с учета в качестве страхователя;
при утрате работающим у него застрахованным лицом страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
при изменении сведений о работающих у него застрахованных лицах.
Состав предоставляемой в таких случаях информации о работниках регламентируется пунктом 2 статьи 6 «Индивидуальный лицевой счет застрахованного лица» Закона. Сведения, предусмотренные Законом, представляются по формам, определяемым Пенсионным фондом РФ. Таким образом, сведения в Пенсионный фонд подаются в виде следующих форм отчетности.
Ежегодно представляются:
индивидуальные сведения о страховом стаже и начисленных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование застрахованных лиц по форме СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2;
опись передаваемых в Пенсионный фонд документов по форме АДВ-6-1;
список застрахованных лиц, составленный в произвольной форме;
ведомость уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по форме АДВ-11.
В случаях, предусмотренных статьей 9 Закона, в ПФР:
— анкета застрахованного лица по форме АДВ-1;
— заявление об обмене страхового свидетельства по форме АДВ-2;
— заявление о выдаче дубликата страхового свидетельства по форме АДВ-3;
Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 N 192п «О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и инструкции по их заполнению» (далее — «Постановление») Пенсионный фонд утвердил бланки документов индивидуального (персонифицированного) учета. Также Постановлением утверждена инструкция по заполнению форм отчетности и приведены примеры заполнения указанных форм.
В частности, пунктом 15 Инструкции по заполнению форм документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования, утвержденной Постановлением, устанавливается, что: «В случае представления информации, подготовленной средствами вычислительной техники, в качестве документов допускается использование распечаток в форме, согласованной с территориальным органом ПФР. При этом отклонение от утвержденного состава реквизитов не допускается».
Постановление содержит приложения 3 и 4, в которых утверждены форматы данных для документов, предоставляемых в Пенсионный фонд в электронном виде. Согласно Постановлению, данные в формате 4.0 (текстовый файл с разделителями) могут предоставляться в Пенсионный фонд до конца 2006 года, с января 2007 года данные должны предоставляться в формате 7.0 (файл XML).

Сдача отчетности в электронном виде

Формирование файлов для передачи в ПФР может быть осуществлено с помощью программного обеспечения, предоставляемого Пенсионным фондом, однако возможно также и использование других программных продуктов, позволяющих сформировать файлы, удовлетворяющие требованиям ПФР. Удобнее всего для формирования файлов отчетности использовать программный продукт, с помощью которого организация осуществляет ведение кадрового учета и расчет заработной платы и налогов.

Подготовка отчетности в «1С:Предприятии 8»

Конфигурация «Зарплата и Управление Персоналом» на платформе «1С:Предприятие 8» (далее «ЗУП») позволяет формировать файлы данных для предоставления в ПФР как в формате 4.0, так и в формате 7.0.
Для ведения персонифицированного учета в конфигурации «ЗУП» предусмотрены следующие документы:
1. Анкета застрахованного лица. Документ предназначен для передачи в отделение ПФР данных форм АДВ-1 работников организации, не имеющих страховых номеров ПФР. Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-1, а также опись документов по форме АДВ-6-1.
Список работников в документе может быть автоматически заполнен работниками, не имеющими страховых номеров (см. рис. 1).

Рис. 1 Анкета застрахованного лица АДВ-1

2. Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства. Документ предназначен для передачи в отделение ПФР форм АДВ-2 (в случае изменения анкетных данных работников) или форм АДВ-3 (в случае потери работником страхового свидетельства). Документ позволяет вывести на печать формы АДВ-2, АДВ-3, а также опись документов по форме АДВ-6-1.
Список работников заполняется вручную, а остальные закладки документа могут быть заполнены автоматически по данным информационной системы (если на работника уже оформлялись документы «Анкета застрахованного лица» или «»заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства).
3. Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4. Это документ, соответствующий пачке документов, передаваемых в ПФР. Документ позволяет вывести на печать формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, список застрахованных лиц, а также опись документов по форме АДВ-6-1.
4. Передача СЗВ-4 в ПФР. Документ, являющийся аналогом ведомости уплаты страховых взносов на обязательное пенсионное страхование (АДВ-11), позволяющий автоматически по данным кадрового учета, штатного расписания и рассчитанного ЕСН сформировать данные для передачи в ПФР. Документ позволяет вывести на печать форму АДВ-11, а также для каждой пачки документов формы СЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, список застрахованных лиц и опись документов по форме АДВ-6-1.
В левой части документа отображается список пачек СЗВ-4, передаваемых в ПФР, в правой части — состав пачки из таблицы «Пачки СЗВ-4», на которой установлен курсор.
Закладка «Расчеты с ПФР» содержит таблицу, в которой отражаются все данные о расчетах с ПФР по всей организации, вне зависимости от того, по скольким работникам подаются сведения СЗВ-4, включая суммы начисленных и уплаченных за текущий расчетный период взносов, суммы задолженности на начало и конец расчетного периода в разрезе лет образования задолженности (переплаты).
Данные о расчете с ПФР могут быть заполнены вручную или с помощью кнопки «Заполнить/Задолженность перед ПФР» на командной панели таблицы. При автоматическом заполнении сумм расчетов с ПФР будет производиться анализ уже существующих в информационной базе проведенных документов «Передача СЗВ-4 в ПФР» с заполненными данными о задолженности, и из документов прошлых лет будут перенесены данные об оставшейся непогашенной задолженности, а из документов текущего расчетного периода будут перенесены все данные о задолженности (см. рис. 2).

Рис. 2 Передача СЗВ-4 В ПФР

Формирование пачек документов для передачи в ПФР в «ЗУП» может быть осуществлено двумя способами: вручную и автоматически.
При формировании данных вручную необходимо создать документы «Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4» для каждой пачки документов, передаваемых в ПФР, заполнить списки работников, типы формы, сведений и прочие параметры пачки. Документы проводятся. Затем создается документ «Передача СЗВ-4 в ПФР», в котором заполняется табличная часть «Пачки СЗВ-4» либо вручную, либо с помощью кнопки «Заполнить/Заполнить подготовленными пачками СЗВ-4» на командной панели.
При автоматическом формировании пачек начинать работу нужно сразу с документом «Передача СЗВ-4 в ПФР». Кнопка «Сформировать» на командной панели таблицы «Пачки ПФР» предназначена для автоматического создания документов «Сведения о трудовом стаже и заработке СЗВ-4» в соответствии с требованиями законодательства и типом сведений, заданным в шапке документа «Передача СЗВ-4 в ПФР». Созданными документами заполняется таблица «Пачки ПФР». Проведение пачек вынесено в отдельное действие: по кнопке «Провести» на командной панели таблицы «Пачки ПФР» запускается процедура пакетного проведения пачки, при этом в случае ошибок заполнения документов выдаются диагностические сообщения, и пачка не проводится. Признак того удачно прошла процедура проведения пачки или нет наглядно отображается с помощью привычной пиктограммы проведенного или записанного документа в списке пачек СЗВ-4. Каждую пачку можно открыть для просмотра и редактирования и провести отдельно от остальных пачек ПФР.
Для каждого работника, сведения о котором передаются, можно открыть форму, содержащую данные о начисленных страховых взносах, периодах отсутствия и стаже работы. Если за расчетный период по работнику уже формировались документы «Передача СЗВ-4 в ПФР», то в открывшейся форме будут данные, если документы не формировались, и не было ручных корректировок, то форма откроется пустой.
Форма редактирования данных для СЗВ-4 будет доступна для редактирования только в том случае, если документ-пачка СЗВ-4, в которой передаются данные о работнике, не проведен. Форма может быть также открыта из меню «Персонифицированный учет» интерфейса «Кадровый учет организаций».
5. Сведения о трудовом стаже застрахованного лица (СЗВ-К). Форма СЗВ-К содержит данные о периодах трудовой деятельности сотрудников до 1 января 2002 года. Документ позволяет вывести на печать форму СЗВ-К, а также опись документов по форме АДВ-6-1.
Все указанные документы при проведении автоматически проверяются на корректность введенных данных, при этом соответствующие формы отчетности не могут быть выведены на печать до тех пор, пока ошибки в заполнении не будут устранены.
С помощью каждого документа может быть сформирован файл для передачи в ПФР, при этом файл может быть сформирован как в формате 4.0, так и в формате 7.0. Для выбора формата в документе есть соответствующий реквизит (см. рис. 3).

Рис. 3

В соответствии с законодательством, по умолчанию при создании документа устанавливается формат 7.0, при желании его можно изменить. Следует отметить, что проведение документа означает факт его передачи в ПФР, при этом документ становится недоступным для редактирования и для того, чтобы изменить, например, формат файла выгрузки, необходимо будет отменить проведении документа.
Для формирования файла данных для передачи в ПФР в каждом документе существует кнопка «Записать файл на диск». При нажатии на эту кнопку пользователю предлагается выбрать каталог, в который будет записан файл. Имя файла формируется автоматически в соответствии с Инструкцией по заполнению форм отчетности (постановление Правления ПФР от 31.07.2006 N 192п). При необходимости можно просмотреть формируемый файл с помощью кнопки «Показать файл», однако следует помнить, что открытый для просмотра текст имеет другой формат — текстовый, не следует сохранять его и отправлять в ПФР — он не пройдет проверку на соответствие требованиям к данным.

Подготовка отчетности в «1С:Зарплате и Кадрах 7.7»

Данные для передачи в ПФР могут быть сформированы и с помощью конфигурации «Зарплата + Кадры» на платформе «1С:Предприятие 7.7».
Для целей ведения персонифицированного учета в программе реализованы:
1. Документ «Заявление об обмене, дубликате страхового свидетельства», позволяющий формировать печатные формы АДВ-2 или АДВ-3 и опись документов АДВ-6-1, а также формировать файлы данных в указанном пользователем формате 4.0 или 7.0.
2. Отчет «Подготовка сведений для ПФР», позволяющий формировать печатные формы АДВ-1, СЗВ-К, CЗВ-4-1 или СЗВ-4-2, форму АДВ-11, опись документов АДВ-6-1 и список застрахованных лиц (см. рис. 4).

Рис. 4 Передача данных персонифицированного учета в ПФР

А.В. Ярвельян,
ЗАО «Си Дата»

«БУХ.1С», N 1, январь 2008 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит