» Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти


Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти


21.03.2010

Работа с документами является неотъемлемой частью деятельности любой организации. С целью упорядочения, установления единообразия производства данной работы Правительство РФ Постановлением от 15.06.2009 N 477 утвердило Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее — Правила). Рассмотрим подробно содержание принятого документа.

Порядок оформления документов

Начнем с того, что Правила не распространяются на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну. Для них применяются правила, установленные в специальных инструкциях.
Порядок работы с остальными документами должен быть закреплен в инструкции по делопроизводству, которую федеральный орган исполнительной власти разрабатывает на основе рассматриваемых Правил с учетом условий и специфики своей деятельности. Инструкцию утверждает руководитель соответствующего федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела (п. 3 Правил). Вместе с тем п. 4 Постановления N 477 указывает, что методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти должны быть утверждены Росархивом до 01.01.2010. Пока такие рекомендации не изданы.
Раздел 2 Правил содержит определения основных используемых понятий.
В разделе 3 подробно указан порядок создания документов. В частности, повторены отдельные положения, содержащиеся в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»*(1). Указано, что документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, должны оформляться:
— на бланках (разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа, при продольном — посередине листа вдоль верхнего поля. Бланки должны быть утверждены приказом руководителя федерального органа исполнительной власти);
— на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм);
— в виде электронных документов.
Документы, оформляемые на бланках и стандартных листах бумаги, должны иметь поля не менее: 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.
Пункт 9 Правил содержит перечень реквизитов создаваемых документов. Конкретный состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. К ним относятся:
— Государственный герб РФ;
— наименование федерального органа исполнительной власти;
— должность лица, подписавшего документ;
— подпись должностного лица;
— вид документа;
— место составления (издания) документа;
— справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
— адресат;
— дата документа;
— регистрационный номер документа;
— наименование документа;
— текст документа;
— ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
— отметка о наличии приложений;
— гриф согласования;
— гриф утверждения;
— виза;
— оттиск печати;
— отметка о заверении копии;
— отметка об исполнителе;
— указания по исполнению документа;
— отметка о контроле документа;
— отметка об исполнении документа;
— отметка о конфиденциальности.
В пункте 11 Правил установлен порядок согласования документов: в федеральном органе исполнительной власти согласование производится путем визирования документа уполномоченным должностным лицом этого органа. Если же документ, созданный в федеральном органе исполнительной власти, необходимо согласовать с другими органами государственной власти и организациями, оформляется гриф (лист) согласования, протокол или письмо о согласовании.

Организация документооборота

Подробно порядок организации документооборота указан в разд. 4 Правил. Документооборот включает в себя следующие потоки документации:
1) поступающая (входящая);
2) отправляемая (исходящая);
3) внутренняя.
Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.
В отношении документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти, проводится:
1) первичная обработка — включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также их распределение на регистрируемые и не подлежащие регистрации;
2) регистрация — осуществляется, как правило, в день поступления документа;
3) рассмотрение (в том числе предварительное) руководителем федерального органа исполнительной власти;
4) передача документов с указанием по исполнению должностным лицам. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа;
5) помещение документов в дела после исполнения.
Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти (п. 17 Правил).
Создаваемые в федеральном органе исполнительной власти документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу делопроизводства, где осуществляется проверка правильности оформления документа, его комплектности и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Регистрация документов производится в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день. Отправка документов осуществляется в день их регистрации или на следующий рабочий день.
Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства. Кроме того, в обязанности службы делопроизводства входит обобщение и анализ данных о количестве поступающих, создаваемых и отправляемых документов, а также представление этих сведений руководителю федерального органа исполнительной власти (п. 23, 24 Правил).

Документальный фонд

Пунктом 26 Правил установлено, что федеральный орган исполнительной власти формирует документальный фонд из документов, образующихся в процессе деятельности. Перечень последних, а также документов, образующихся в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения необходимо разработать и утвердить, согласовав с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.
Непосредственно формирование документального фонда осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти (п. 27 Правил).
Работа с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти включает в себя следующие стадии:
— составление такой номенклатуры на основе номенклатур дел структурных подразделений федерального органа исполнительной власти. Наименования подразделений являются наименованиями разделов номенклатуры;
— согласование ее с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти, утверждение руководителем этого органа не позднее конца текущего года и введение в действие с 1 января следующего года;
— согласование один раз в пять лет с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда РФ;
— согласование с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти.
Формирование дел осуществляется в соответствии с их номенклатурой с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения (п. 30 Правил).
Все дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования (п. 31 Правил).
Дела могут выдаваться во временное пользование сотрудникам структурных подразделений. Срок пользования определяется руководителем федерального органа исполнительной власти, после истечения этого срока дела подлежат возврату. Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.
В исключительных случаях и с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти возможно изъятие документов из дел постоянного хранения. При этом в деле необходимо оставить копию документа, заверенную в установленном порядке, и акт о причинах выдачи подлинника (п. 33 Правил).
Передача дел в архив осуществляется в строго установленные сроки. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через три года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке. За основу при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения берется номенклатура дел.
Порядок составления номенклатуры и описи дел, их формирования и оформления, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

Работа с электронными документами

В федеральных органах исполнительной власти наряду с обычным осуществляется электронный документооборот. Для подписания электронных документов такого органа используются электронные цифровые подписи, порядок применения которых установлен Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ред. от 08.11.2007).
Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства. При получении этих документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении их в структурные подразделения и ответственным исполнителям данного органа, отправке и хранении вместе с документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.
При рассмотрении и согласовании документов в системе электронного документооборота могут применяться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.
Единицей учета является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел этого органа. При составлении номенклатуры указывается, что дело ведется в электронном виде.
После их исполнения электронные документы подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.
После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные дела (документы) подлежат уничтожению.
В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются следующие обязательные сведения о документах:
1. Адресант.
2. Адресат.
3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ.
4. Вид документа.
5. Дата документа.
6. Номер документа.
7. Дата поступления документа.
8. Входящий номер документа.
9. Ссылка на исходящий номер и дату документа.
10. Наименование текста.
11. Индекс дела.
12. Сведения о переадресации документа.
13. Количество листов основного документа.
14. Количество приложений.
15. Общее количество листов приложений.
16. Указания по исполнению документа.
17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя.
18. Отметка о конфиденциальности.

Е.Л. Новицкая,
эксперт журнала
«Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 7, июль 2009 г.

————————————————————————-
*(1) Приняты и введены в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит