» Регистрация кадровых документов


Регистрация кадровых документов


21.03.2010

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, журналы учета работников, выбывших в командировку и прибывающих в командировку в организацию, журнал учета мероприятий по контролю, журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда и др. Регистрационные журналы и книги — без строгого учета кадровых документов и без знаний о форме и порядке регистрации документов невозможно наладить кадровое делопроизводство в организации.

Регистрируются документы в пределах своей группы (организационные, распорядительные, кадровые и т.д.), а также в зависимости от названия вида документа. Кроме этого, отдельно регистрируются приказы (а также распоряжения) по основной деятельности, по личному составу и по административно-хозяйственным вопросам. Это означает, что вышеперечисленные подвиды приказов и распоряжений будут иметь не общую, а раздельную нумерацию.
Документу присваивается регистрационный номер и указывается дата его регистрации. Датой приказа и распоряжения является дата их подписания. Отсюда можно сделать вывод, что приказы и распоряжения должны регистрироваться именно в день их подписания.
Регистрация может осуществляться одним из трех способов:
записью о документе в бумажном журнале (журнальная форма регистрации);
записью в бумажной регистрационно-контрольной карточке (карточная форма регистрации);
внесением информации о документе в систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (автоматизированная форма регистрации).
Независимо от формы регистрации записывают обычно следующие сведения о документе: номер, присваиваемый ему при регистрации, дату регистрации, от кого получен или кому передан, краткое содержание, содержание резолюции, дату отправки, в какое дело подшит по исполнении.
Регистрацию кадровых и бухгалтерских документов обычно осуществляют в книгах или журналах учета документов. Журнальная форма регистрации появилась раньше карточной. Достоинство ее в том, что она хорошо обеспечивает сохранность информации о документах — одну из задач регистрации.
Количество журналов (книг учета), которые необходимо вести в организации, напрямую зависит от особенностей ее деятельности. Однако есть журналы, которые должны вестись в любой организации, независимо от формы собственности, сферы деятельности или размеров организации. К таким журналам относятся:
Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках», п. 40-41 от 16 апреля 2003 г. N 225 указано, что ведение Книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним обязательно.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала. Если книга учета до 2003 г. велась не по установленной форме, ее необходимо заменить новой. Для этого старую следует «закрыть», пояснив после последней записи причину прекращения ее ведения, а также указав общее количество зарегистрированных в ней трудовых книжек работающих. Затем следует начать учет трудовых книжек по установленной форме. При этом книга «неправильной» формы ни в коем случае не подлежит уничтожению, так как в ней содержатся не только сведения о трудовых книжках ранее принятых работников, но и отметки о получении книжек уволившимися работниками.
Особенностью книги является то, что она заполняется не в пределах календарного года, что характерно для большинства регистрационных книг и журналов, а до полного использования всех ее страниц, т.е. обычно ведется на протяжении нескольких лет. Все страницы книги должны быть заранее, до начала ее заполнения, пронумерованы, незаполненных граф быть не должно. Если невозможно заполнить какую-то графу (например, нет номера на трудовых книжках старого образца), то необходимо проставить «прочерк» или написать «нет».
Следует обращать внимание на то, что книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть опечатана сургучной печатью или опломбирована (п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек). Сургучная печать должна захватывать часть листа бумаги, выступающие из-под него концы шнура и обложку. Если вместо сургучной печати используется пломба, то она ставится на выступающие из-под бумаги концы шнура. К сожалению, Правила ведения и хранения трудовых книжек не предполагают использование в данной книге оттисков печатей организации или отдела кадров, на что указывают при проверках инспектора Государственной инспекции труда.
Срок хранения книги, в соответствии со статьей 358 Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения (далее — Перечень), составляет 50 лет.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним содержит сведения о трудовых книжках, выданных работнику впервые, а также сведения о выданных вкладышах. Ведется данная книга бухгалтерией. Постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках», п. 40-41 от 16 апреля 2003 г. N 225 указано, что ведение данного журнала обязательно. Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек» определена форма (наименования граф таблицы) данного журнала. Срок хранения журнала, в соответствии со статьей 193 Перечня, составляет 5 лет.

Журнал
учета работников, выбывающих в командировки
в ________________________________________________________________
(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

——T————T————T————T—————-T———————-T—————-¬
¦ N ¦Ф.И.О. ко-¦Занимаемая ¦Номер ко-¦Ф.И.О., дол-¦ ¦Расписка коман-¦
¦ п/п¦мандирован- ¦должность ¦мандировоч-¦жность работни-¦ ¦дированного ра-¦
¦ ¦ного работ-¦ ¦ного удос-¦ка, подписавше-+————T———-+ботника в полу-¦
¦ ¦ника ¦ ¦товерения ¦го командировоч-¦Фактическо-¦Фактичес- ¦чении командиро-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ное удостовере-¦го выбытия ¦кого при-¦вочного ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ние ¦ ¦бытия ¦ ¦
+—-+————+————+————+—————-+————+———-+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+————+————+————+—————-+————+———-+——————

Журнал
учета работников, прибывающих в командировки
в ________________________________________________________________
(наименование объединения, предприятия, учреждения, организации)

——T————T————T———————————T——————T——————¬
¦N ¦Ф.И.О. ко-¦Занимаемая ¦Наименование объединения, пред-¦ Дата прибытия ¦ Дата выбытия ¦
¦п/п ¦мандирован- ¦должность ¦приятия, учереждения, организа-¦ ¦ ¦
¦ ¦ного работ-¦ ¦ции, выдавшего командировочное¦ ¦ ¦
¦ ¦ника ¦ ¦удостоверение ¦ ¦ ¦
+—-+————+————+———————————+——————+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—-+————+————+———————————+——————+——————

В Журнале учета работников, выбывших в командировку, и журнале учета работников, прибывающих в командировку в организацию, производится регистрация работников, прибывающих в командировку и выбывающих в командировку. Ведет такие журналы специально назначенное приказом руководителя должностное лицо. Ведение данных журналов предусмотрено Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР». Срок хранения данных журналов, в соответствии со статьей 358б Перечня, 5 лет.
В Журнале учета мероприятий по контролю должностным лицом органа государственного контроля (надзора) производится запись о проведенном мероприятии, содержащая сведения о наименовании органа государственного контроля (надзора), дате, времени проведения мероприятия, о его правовых основаниях, целях, задачах и предмете, о составленных протоколах, выявленных административных правонарушениях и о выданных предписаниях. Указывается также фамилия, имя, отчество, должность лица (лиц), осуществившего мероприятие по контролю, и его (их) подпись.
Обязательность ведения такого журнала закреплена ст. 9 п. 5 Федерального закона от 08.08.2001 N 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)». Журнал должен быть обязательно прошит, пронумерован и удостоверен печатью юридического лица. Срок хранения журнала, в соответствии со ст. 52 Перечня, 5 лет.
В Журнале ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда обязательна графа: вид инструктажа, дата инструктажа, подпись инструктируемого и подпись, проводившего инструктаж. Обязательность ведения такого журнала предусмотрена п. 2.1.3 Постановления Минтруда РФ N 1, Минобразования РФ N 29 от 13.01.2003 «Об утверждении порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций (зарегистрировано в Минюсте РФ 12.02.2003 N 4209). Срок хранения такого журнала 10 лет, согласно ст. 316б Перечня.
Кадровой службе рекомендуется также вести следующие регистрационные журналы и книги, которые не имеют строго установленной формы:
Книга регистрации трудовых договоров;
Книга регистрации приказов;
Книга регистрации протоколов;
Книга регистрации карточки Т-2;
Книга регистрации личных дел;
Журнал учета сверхурочных работ;
Журнал предоставляемых отпусков;
Журнал использованных/неиспользованных дней ежегодного оплачиваемого отпуска;
Журнал учета рабочих, совмещающих профессии.
Введение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер (пропуска, справки, дипломы и т.д.), или в случаях минимального объема документооборота, например, в структурных подразделениях.
Журналы ведутся в тетрадях формата А4. На обложке (титульном листе) журнала делается запись о дате его заведения. В зависимости от того, сколько граф на страницах журнала, применяется книжная или альбомная ориентация обложки и листов.
Данные о работнике, ответственном за ведение журнала, могут приводиться на обложке журнала.
Страницы журнала должны быть защищены от изъятия и вложений. Для этого используются следующие способы:
1. Журнал нумеруется, шнуруется, скрепляется печатью (сургучной, мастичной) и заверяется начальником отдела кадров или заместителем руководителя предприятия по управлению персоналом либо самим руководителем организации.

______________________________________________________
наименование организации
______________________________________________________
наименование службы кадров

Журнал
учета ________________________________________________

Начат «___» ___________ 20 __ г.
Окончен «___» ___________ 20 __ г.

2. Листы журнала нумеруются по порядку и шнуруются. На узел шнуровки листов на последней странице делается наклейка с оттиском печати отдела кадров или предприятия.
3. На последней странице книг или журнала делается заверительная надпись по следующей форме:

В настоящем журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью
_____________ листов

Начальник
отдела кадров Личная подпись Расшифровка подписи

Дата

Все записи в журнале учета делаются чернилами (пастой) синего, фиолетового или черного цвета. Подчистки, исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются. Например, если произошли какие-либо изменения в записях трудовой книжки (смена фамилии), или если необходимо сделать исправление неправильно сделанной записи, то в журнале неправильные записи зачеркиваются одной чертой так, чтобы ранее написанный текст четко читался. Новая запись делается в той же графе. Это допустимо в том случае, если в журнале есть графа «Примечания». В нее вносится следующая запись:

Исправлено в графе 6

____________________ ____________________
подпись расшифровка подписи

Дата

Если графа «Примечания» в журнале отсутствует, то ошибочно внесенные сведения не зачеркиваются, а исправляются записи так же, как в трудовой книжке: «Запись за N _______ в графе N _________ недействительна» и указывается правильная запись.
В процессе ведения журнал хранится у лица, ответственного за его ведение. По окончании журнала учета на лицевой стороне обложки делается запись о дате окончания журнала.
Сроки хранения журналов определяются по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций (2002 г.). Если срок хранения журнала, заведенного вами, отсутствует в Перечне, то вопрос хранения решается руководителем. Как правило, срок хранения большинства журналов в отделе кадров от одного года до пяти лет, и зависит от того, какие сведения фиксируются в журнале.
В нормативных актах нет указаний о том, на каком носителе и в какой форме должен вестись журнал регистрации приказов. Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (2002 г.), установлены сроки хранения книг, журналов приема, перемещения (перевода) работников (75 лет, ст. 358а) и некоторых других учетных документов с иными сроками хранения. Ввиду отсутствия в законодательстве положений об обязательности ведения журналов на бумажном носителе, с особыми правилами его оформления (прошнурован, пронумерован, заверен печатью), его можно вести в электронном виде.
Поскольку еще не все государственные и муниципальные архивы, как и архивы организаций, готовы принимать на хранение документы в электронном виде, то можно поступать следующим образом: в течение года журнал регистрации вести в электронном виде, а по завершении года распечатать его, подшить в папку или переплести и в архив передать на бумажном носителе.
Стоит отметить, что в настоящее время целесообразна именно автоматизированная регистрация документов, так как она имеет множество преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами. Назовем часть из этих преимуществ:
быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам;
автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам.

Г. Мольков,
к.э.н., доцент Государственного университета управления

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 5, май 2008 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит