» Должностная инструкция как инструмент кадровой политики


Должностная инструкция как инструмент кадровой политики


21.03.2010

Изменения в экономике страны оказали значительное влияние на финансовое положение российских компаний, которые в настоящее время пытаются всячески сократить расходы, в том числе за счет сокращения фонда оплаты труда. В результате работодатели вынуждены сокращать штат и проводить перераспределение должностных обязанностей между оставшимися сотрудниками. В такой ситуации крайне актуальными становятся инструменты трудового законодательства, позволяющие сторонам достичь компромисса в условиях явно антагонистических интересов.
В качестве одного из таких инструментов можно рассматривать должностную инструкцию. Трудовым кодексом РФ (далее — ТК РФ) в настоящее время не предусмотрена обязанность работодателя иметь должностные инструкции, в связи с чем многие работодатели предпочитают не задумываться над целесообразностью их создания. Между тем именно должностная инструкция может стать спасательным кругом, который обеспечит баланс интересов сторон трудового договора.
Порядок создания должностной инструкции в настоящее время законодательством не урегулирован, хотя Федеральная служба по труду и занятости выпустила ряд писем, разъясняющих некоторые спорные вопросы. Данные письма не являются нормативными документами, поэтому носят исключительно рекомендательный характер. Так, в частности, по мнению Роструда должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании (письмо Роструда от 09.08.2007 г. N 3042-6-0)*(1). Данная рекомендация представляется логичной, например, в целях возможности обосновать отказ в приеме на работу соискателя несоответствием требованиям должностной инструкции. Так, ст. 64 ТК РФ запрещает необоснованный отказ в заключении трудового договора. Необоснованным является отказ, обусловленный обстоятельствами, не связанными с деловыми качествами работника. Пленум Верховного суда РФ в постановлении N 2 от 17.03.2004 года «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»*(2) разъяснил, что под деловыми качествами работника следует, в частности, понимать способности физического лица выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств работника (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли). Наличие должностной инструкции, в том числе на вакантные должности, позволит отказать в приеме на работу лицу, не имеющему достаточного стажа или квалификации. Отсутствие должностной инструкции означает, что соискатель должен соответствовать требования, предъявляемым Единым тарифно-квалификационным справочником. Между тем данный документ содержит весьма примерные требования к соискателям и не учитывает организационных, региональных и других особенностей, предъявляемых работодателями. Таким образом, работодателю при отсутствии должностной инструкции будет сложнее обосновать отказ в приеме на работу, чем при ее наличии.
Кроме того, должностная инструкция может оказаться полезной работодателю в случае, если работнику было установлено испытание, которое он не выдержал. Согласно ст. 71 ТК РФ при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его об этом в письменной форме не позднее чем за три дня с указанием причин, послуживших основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Причем работник имеет право обжаловать решение работодателя в суд. При рассмотрении дела суд будет рассматривать вопрос о том, какие именно обязанности должен был выполнять работник и какие причины послужили основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Таким образом, работодателю необходимо представить доказательства законности и обоснованности расторжения трудового договора по рассматриваемому основанию. В качестве одного из таких доказательств может выступать должностная инструкция. В результате сравнения должностной инструкции с фактически выполняемой работником работой работодатель сможет доказать, какие именно обязанности работник не выполнил либо каким деловым качествам работник не отвечает.
Аналогичная ситуация складывается при решении вопроса о наложении дисциплинарной ответственности. Статья 192 ТК РФ предусматривает, что дисциплинарный проступок — это неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей. Таким образом, для наложения дисциплинарного взыскания работодатель, прежде всего, должен выяснить, входили ли обязанности, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которых он намерен применить дисциплинарное взыскание, в круг трудовых обязанностей работника. Ответить на этот вопрос без должностной инструкции крайне проблематично.
К подготовке должностной инструкции нельзя подходить формально. Должностная инструкция может являться приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ (локальный нормативный акт). Последний вариант является более предпочтительным для работодателя, так как любое изменение условий трудового договора должно производиться по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ). Соответственно, если должностная инструкция будет приложением к трудовому договору, ее изменение также должно быть в любом случае согласовано с работником. Если же должностная инструкция не будет приложением к трудовому договору, то внесение в нее изменений может производиться без согласия работника, но при соблюдении ряда условий.
Федеральная служба по труду и занятости в письме от 31.10.2007 N 4412-6 разъясняет, что внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано или не связано с изменением обязательных условий трудового договора (ст. 57 ТК РФ).
Если внесение изменений в должностную инструкцию связано с изменением обязательных условий трудового договора, должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений в новых условиях, вносятся изменения в должностную инструкцию.
Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, работодателю достаточно утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника. Согласия работника в данном случае не требуется.
Таким образом, работодателю нужно выяснить вопрос, относятся ли вносимые изменения к обязательным условиям трудового договора. Казалось бы, все довольно просто. Статья 57 ТК РФ предусматривает, какие именно условия трудового договора являются обязательными. Однако на практике ситуация не так проста.
Одним из обязательных условий, которые чаще всего затрагиваются при изменении должностной инструкции, является трудовая функция работника, то есть работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы. Разумеется, при составлении должностной инструкции работодатель, скорее всего, указал обязанности работника исходя из профессии, специальности и квалификации. Однако изменения могут производиться и внутри этих обязанностей.
Например, если в результате перераспределения обязанностей между несколькими менеджерами по персоналу работнику поручается выполнение обязанностей, которые он ранее не выполнял, будет ли это изменением трудовой функции? Представляется, что для ответа на этот вопрос нужно выяснить два обстоятельства.
Прежде всего, нужно определить, включена ли данная обязанность в должностную инструкцию. Многие работодатели предпочитают включать ряд обязанностей в должностные инструкции нескольких работников, чтобы их выполнение не прерывалось на время отсутствия одного из них. В этой ситуации изменения трудовой функции не будет, следовательно, согласия работника на выполнение таких обязанностей не требуется. Если, к примеру, в отделе кадров ведением личных дел работников занимается только один менеджер, но данная обязанность включена в должностную инструкцию всех менеджеров отдела, то поручение ведения личных дел другому работнику изменением трудовой функции не будет.
Если вновь поручаемая обязанность прямо не оговорена в должностной инструкции работника, следует выяснить, входит ли она в круг обязанностей, предусмотренный Единым тарифно-квалификационным справочником. Если такая обязанность по соответствующей должности в справочнике не отражена, то ее поручение работнику является изменением трудовой функции, которое может быть произведено работодателем только с предварительного письменного согласия работника. Например, ведение воинского учета, хотя на практике часто и возлагается на менеджера по персоналу, не включено справочником в круг обязанностей по соответствующей должности. Следовательно, поручение данной обязанности, если она не была предусмотрена должностной инструкцией изначально, требует письменного согласия работника.
Если же обязанность по соответствующей должности включена в справочник, то представляется, что ее поручение работнику не является изменением трудовой функции. Например, если менеджеру по персоналу поручается проведение собеседований с соискателями, а ранее его должностной инструкцией такая обязанность не была предусмотрена, то такие действия работодателя не влекут изменения трудовой функции, поскольку обязанность по проведению собеседований включена в справочник для должности «менеджер по персоналу». Поступая на работу по данной должности, работник должен был знать, исполнение каких обязанностей может от него потребоваться. Противники данной точки зрения могут утверждать, что при подписании трудового договора и ознакомлении работника с должностной инструкцией стороны согласовали круг выполняемых обязанностей, которые работник должен выполнять за обусловленную трудовым договором заработную плату. Соответственно изменение этого круга обязанностей должно производиться с согласия обеих сторон и подразумевает изменение размера заработной платы. Однако в поддержку того, что изменения трудовой функции в рассматриваемом случае не будет, можно привести следующие аргументы.
Во-первых, при заключении трудового договора согласно ст. 57 ТК РФ стороны должны включить условие о трудовой функции работника, но не обязаны создавать должностную инструкцию. Соответственно, если бы должностной инструкции в рассматриваемом случае не было, то при решении поставленного вопроса стороны исходили бы из критериев справочника.
Во-вторых, законодатель указал, что трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации. Рассмотрим эти понятия.
Должность — служебное положение работника, определяющее круг его полномочий и ответственности; может быть занимаемой постоянно и замещаемой, занимаемой временно, а также замещаемой периодически, по конкурсу.*(3)
Профессия — род трудовой деятельности человека, предмет его постоянных занятий, а также свидетельство наличия у него знаний и умений, опыта, позволяющих квалифицированно выполнять данный вид работ.*(4)
Квалификация (от лат. qualis — качество) — профессиональная зрелость работников, их подготовленность к качественному выполнению конкретных видов работ, определяемые наличием знаний, умений, профессиональных навыков, опыта.*(5)
Таким образом, исходя из приведенных определений, при перераспределении трудовых обязанностей в данном примере не меняется ни должность, ни профессия, ни квалификация, ни специальность работника.
В-третьих, в условиях регулярных изменений в действующем законодательстве на практике, само собой, возникают обязанности, включить которые ранее в должностную инструкцию не представлялось возможным в силу отсутствия таких норм. Такие обязанности, хотя и со значительным опозданием, вносятся и в справочник.
Как уже отмечалось, к созданию должностной инструкции нельзя подходить формально. Данный локальный нормативный акт должен отражать особенности должности у конкретного работодателя и подробно описывать круг обязанностей работника. В некоторых случаях наличие должностной инструкции позволило работодателям избежать юридической ответственности. Так, например, налоговые органы посчитали, что неприменение юридическим лицом техники вследствие ненадлежащего исполнения трудовых обязанностей работника организации не является обстоятельством, освобождающим это юридическое лицо от ответственности, установленной ст. 14.5 КоАП РФ. Однако суд не согласился с этим утверждением и пояснил, что юридическое лицо признается виновным, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению (п. 2 ст. 2.1 КоАП РФ). Поэтому, если в торговой точке имелась зарегистрированная кассовая машина и должностная инструкция , с которой последний был ознакомлен, то этого достаточно, чтобы считать, что организация приняла все зависящие от нее меры по соблюдению требований законодательства о применении контрольно-кассовой техники (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.02.2008 г. N А29-6203/2007 и определение Высшего Арбитражного Суда от 24.06.2008 г. N 7557/08). Аналогичная судебная практика существует и по индивидуальным предпринимателям (постановление ВАС от 22.05.2007 г. N 16234/06)*(6).
В некоторых случаях наличие должностной инструкции помогло работодателям обосновать экономическую обоснованность расходов, которая в настоящее время все чаще становится предметом проверок налоговых органов. Так, например, организациям удалось отстоять экономическую обоснованность расходов на мобильную связь без счетов телефонных станций с представлением всех номеров абонентов, перечня стран, дат, конкретных телефонов, наименованием фирм, с которыми велись переговоры. ФАС Московского округа в постановлениях от 16.07.2007 N КА-А40/5441-07 и от 07.02.2007 N КА-А40/113-07 *(7) решил, что ни налоговое законодательство, ни законодательство РФ о связи, ни законодательство РФ о бухгалтерском учете не содержат требования об обязательности расшифровки проведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку при отнесении стоимости услуг связи к расходам, уменьшающим прибыль. Обоснованность расходов и вычета налога на прибыль была подтверждена копиями должностных инструкций сотрудников и копиями приказов по организации.
Подводя итог, следует отметить, что законодательство РФ не часто предоставляет возможность работодателям самостоятельно регулировать отношения с работниками. Возможность создания должностной инструкции — редкое исключение, которым работодателям вряд ли следует пренебрегать. Чем четче стороны трудовых отношений установят «правила игры», тем меньше споров возникнет у них в ходе этих отношений, а значит, тем эффективнее окажется процесс труда.

Е.М. Серебренникова,
к.ю.н., преподаватель кафедры трудового права
Уральской государственной юридической
академии, налоговый консультант

«Трудовое право», N 5, май 2009 г.

————————————————————————
*(1) Нормативные акты для бухгалтера, 2007, N 17.
*(2) Российская газета N 297 от 31.12.2006 г.
*(3) Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь, ИНФРА-М, 2006.
*(4) Там же.
*(5) Там же.
*(6) СПС Гарант
*(7) СПС Гарант



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит