» Планируем отпуска


Планируем отпуска


21.03.2010

В череде многочисленных хлопот, приходящихся на конец года, руководителям и кадровикам необходимо будет выделить время на подготовку, согласование и утверждение графика отпусков на следующий календарный год. Напомним основные особенности этого важного кадрового документа.

График отпусков является локальным нормативным актом работодателя, регулирующим очередность предоставления работникам организаций и предпринимателей ежегодных оплачиваемых отпусков*(1). Законодатель обязывает работодателя утвердить его с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии) не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года*(2). Получается, что если работники не создали профсоюза либо организовали не профсоюз, а иной представительный орган, то при утверждении графика отпусков работодатель вообще не обязан учитывать чье-либо мнение.
Тем не менее в случаях, предусмотренных ТК РФ, работодатель при принятии локальных нормативных актов (к числу которых относится и график отпусков) учитывает мнение представительного органа работников (а не только профсоюза)*(3). Поэтому до издания приказа об утверждении графика отпусков работодателю, сотрудники которого создали не профсоюз, а иной представительный орган, все же целесообразно соблюсти процедуру учета мнения этого органа.
В текущем году график отпусков на 2010 год следует утвердить не позднее 17 декабря 2009 года.
Ежегодная подготовка графика отпусков обязательна практически для всех работодателей. Исключение составляют лишь работодатели — физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями (ведь они вообще не принимают локальные нормативные акты*(4)), а также работодатели, которые начали свою деятельность позднее, чем за 2 недели до окончания календарного года. Всех прочих работодателей контролирующие органы наказывают не только за отсутствие графика отпусков, но и за несоблюдение сроков его утверждения*(5).
Работу по подготовке этого документа целесообразно начать с выяснения пожеланий работников о наиболее удобном для них времени отпуска. Для этого обычно используется сбор соответствующих заявлений от сотрудников. Сопоставив их содержание с условиями своей деятельности, работодатель в той или иной степени учитывает пожелания работников исходя при этом из того, что непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд запрещается*(6).
Кроме того, заявления некоторых категорий работников должны быть обязательно учтены работодателем при составлении графика отпусков, поскольку им ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в удобное для них время*(7). К ним относятся, к примеру, несовершеннолетние работники*(8), ветераны боевых действий на территории других государств*(9), некоторые чернобыльцы*(10) и др.
Внешним совместителям отпуск должен предоставляться одновременно с ежегодным оплачиваемым отпуском по основной работе*(11). Поэтому для включения их в график необходимо, чтобы с основного места работы они представили справку о запланированном для них там отпуске. В противном случае данный совместитель в график отпусков работодателем не включается.
Сотрудники, принятые на работу после утверждения графика отпусков на следующий календарный год, в этот документ уже не включаются. Ежегодные оплачиваемые отпуска будут им предоставляться на основании письменных заявлений после возникновения у них соответствующего права, то есть по истечении 6 месяцев непрерывной работы у данного работодателя*(12).
При оформлении графика отпусков работодатели должны использовать унифицированную форму N Т-7 *(13). Пример ее заполнения смотрите на стр. 31.
Законодатель прямо не обязывает работодателя знакомить работников с утвержденным графиком отпусков под роспись. Но, поскольку этот документ является локальным нормативным правовым актом, такая обязанность возникает в силу общего требования, закрепленного в части 2 статьи 22 ТК РФ: работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
После завершения процедур утверждения и ознакомления график отпусков становится юридически обязательным как для работников, так и для работодателя*(14). Иными словами, работник должен будет использовать ежегодный оплачиваемый отпуск в тот календарный период, который указан в графике, а работодатель в свою очередь обязан предоставить сотруднику оплачиваемый отпуск именно в это время.
В дальнейшем с учетом графика проводится обязательное извещение работника под роспись о времени начала его отпуска и издается приказ (распоряжение) работодателя о предоставлении сотруднику отпуска. Заявление от работника в данном случае уже не требуется.
Законодатель допускает некоторые особые случаи, когда возможно отступление от графика и перенесение отпуска*(15). Однако для этого необходимо правильно оформить корректировку рассматриваемого нами документа.
Если работодатель не допускал нарушений установленных законом сроков выплаты отпускных и предупреждения работника о времени начала отпуска, а инициатором изменения установленного в графике времени начала отпуска выступает сотрудник, то для решения данного вопроса сторонам нужно достичь соглашения. Его можно оформить, например, заявлением работника, на котором в виде резолюции будет выражено согласие работодателя.
Изменение очередности предоставления отпусков по инициативе работодателя возможно, во-первых, только в исключительных случаях, когда предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации (или индивидуального предпринимателя), и, во-вторых, только с согласия сотрудника. При соблюдении перечисленных условий отпуск может быть перенесен на срок, не превышающий 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он должен был предоставляться*(16).
Кроме того, работодатель не вправе перенести на следующий рабочий год оплачиваемые отпуска работников в возрасте до 18 лет и сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда*(17). Поэтому для них отпуск может быть передвинут работодателем только в рамках текущего рабочего года, а не на следующий год.
Документами, подтверждающими правомерность действий работодателя по отступлению от графика отпусков, являются приказы (распоряжения) о перенесении отпусков, на которых должны быть проставлены письменные согласия работников.
И последнее. Каждое изменение запланированной даты отпуска в дальнейшем должно соответствующим образом отражаться в утвержденном ранее графике отпусков.
Таким образом, график отпусков — это один из важнейших локальных нормативных актов, который обеспечивает реализацию права работников на ежегодный оплачиваемый отпуск, а также ритмичную деятельность работодателя в период отпусков сотрудников.

Образец заполнения графика отпусков

Унифицированная форма N Т-7
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301020 ¦
+————+
Общество с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа») по ОКПО¦ 93763713 ¦
———————————————————————————— L————
наименование организации

Мнение выборного профсоюзного органа Утверждаю
от «14» декабря 2009 г. N 95 учтено Руководитель генеральный директор
— ———- — —— ————T—————T———¬ ————————
График отпусков ¦ Номер ¦ Дата ¦ На год ¦ (должность)
¦ документа ¦ составления ¦ ¦ Иванов Н.А. Иванов
+————+—————+———+ —————- ———————
¦ 1 ¦ 15.12.2009 ¦ 2010 ¦ (личная подпись) (расшифровка подписи)
L————+—————+———
» 15 » декабря 2009 г.
— ——- —

—————T——————T————————T————T———————————————T———¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Фамилия, имя, отчество ¦ Табельный ¦ Отпуск ¦Примеча- ¦
¦подразделение ¦ (специальность, ¦ ¦ номер +———T—————T——————-+ ние ¦
¦ ¦ профессия) по ¦ ¦ ¦количест-¦ дата ¦перенесение отпуска¦ ¦
¦ ¦ штатному ¦ ¦ ¦ во +———T——+———T———+ ¦
¦ ¦ расписанию ¦ ¦ ¦календар-¦заплани-¦фак- ¦основание¦ дата ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ных дней ¦рованная¦тиче-¦(документ¦ предпо- ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ская ¦ ) ¦лагаемого¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ отпуска ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦Генеральный ¦Иванов Николай¦ 1 ¦ 31 ¦21.04.20¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦директор ¦анатольевич ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦Администрация ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦технический ¦Домничев Иван Викторович¦ 2 ¦ 31 ¦01.09.20¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦директор ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦Специалист по¦Молчанова Светлана¦ 6 ¦ 28 ¦15.04.20¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦кадрам ¦Андреевна ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦Главный бухгалтер ¦Парамонова Ирина¦ 3 ¦ 31 ¦20.01.20¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Николаевна ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦Основное ¦Мастер ¦Евдокимова Юлия¦ 5 ¦ 28 ¦18.02.20¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦Анатольевна ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦производство ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦Плиточник ¦Ладная Любовь петровна ¦ 4 ¦ 31 ¦14.07.20¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 10 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—————+——————+————————+————+———+———+——+———+———+———-

Руководитель кадровой службы специалист по кадрам Молчанова С.А. Молчанова
——————— ————— ——————-
должность личная подпись расшифровка подписи

А.А. Курушин,
куратор по вопросам трудового права
экспертно-консультационного отдела
компании ПРАВОВЕСТ

«В курсе правового дела», N 22, ноябрь 2009 г.

————————————————————————-
*(1) ч. 1 ст. 123 ТК РФ
*(2) там же
*(3) ч. 2 ст. 8 ТК РФ
*(4) ч. 1 ст. 8 ТК РФ
*(5) ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ
*(6) ч. 4 ст. 124 ТК РФ
*(7) ч. 4 ст. 123 ТК РФ
*(8) ст. 267 ТК РФ
*(9) Федеральный закон от 12.01.1995 N 5-ФЗ «О ветеранах» (в ред. от 22.07.2008)
*(10) Закон РФ от 15.05.1991 N 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» (в ред. от 14.07.2008)
*(11) ч. 1 ст. 286 ТК РФ
*(12) ч. 2 ст. 122 ТК РФ
*(13) утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1
*(14) ч. 2 ст. 123 ТК РФ
*(15) ст. 124 ТК РФ
*(16) ч. 3 ст. 124 ТК РФ
*(17) ч. 4 ст. 124 ТК РФ



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит