» Типичные ошибки в больничных


Типичные ошибки в больничных


21.03.2010

Прошло уже больше полугода с того момента, как начал действовать новый Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности*(1). Проанализируем типичные ошибки и недочеты, встречающиеся в больничных, которые могут быть в том числе причиной отказа в возмещении расходов отделениями ФСС России.
Типичные ошибки, чаще всего встречающиеся при оплате листков временной нетрудоспособности, можно условно разделить на несколько групп: нарушение сроков выплаты пособия; выдача неверной суммы пособия; выдача пособия по больничному, при оформлении которого допущены нарушения. Рассмотрим подробнее, какие ошибки и недочеты допускают лечебные учреждения и работодатели.

Нарушение сроков выплаты пособия

При оплате больничных организация должна соблюдать три простых правила, установленных ст. 12 и 13 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. N 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию» (далее — Закон о пособиях).
1. Пособие может быть выплачено только после согласования с ФСС России, если обращение за пособием последовало спустя шесть месяцев со дня восстановления трудоспособности.
2. Пособие бывшим сотрудникам организация обязана выплачивать, если заболевание или травма наступили в течение 30 календарных дней со дня прекращения работы.
3. Пособие выплачивается в порядке, установленном для выплаты работникам заработной платы.
Итак, наиболее распространенный недочет заключается в несвоевременной выплате пособия сотруднику. Иными словами, нарушено третье правило. Например, работник принес больничный в первой половине месяца, а пособие ему выплатили только в начале следующего месяца. Дело в том, что заработную плату в соответствии со ст. 136 Трудового кодекса РФ организация должна выплачивать не реже чем каждые полмесяца — в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором. При совпадении дня выплаты с выходным или нерабочим праздничным днем выплата заработной платы производится накануне этого дня. Таким образом, выплата пособия должна произойти в ближайший с момента предъявления правильно оформленного больничного день выдачи заработной платы.

Неверно рассчитана сумма пособия

К наиболее серьезным последствиям могут привести ошибки в расчетах. Среди них особенно популярны такие.
Ошибка 1. Неправильно подсчитан страховой стаж. Причин этого может быть множество. Например, в страховой стаж включены периоды обучения сотрудников в дневных учебных заведениях или, наоборот, исключены периоды деятельности индивидуального предпринимателя без выяснения наличия уплаты страховых взносов за эти периоды. Иногда встречается и такой недочет: при подсчете стажа работы совместителя в расчет берется лишь срок действия трудового договора, в то время как в отделе кадров присутствует копия трудовой книжки сотрудника.
Ошибка 2. Неверно рассчитан средний заработок. Наиболее типичные причины:
не учтены премии, надбавки, единовременное вознаграждение за выслугу лет, формирующие налоговую базу по ЕСН (ст. 14 Закона о пособиях, п. 2 Положения о пособиях*(2));
не учтена заработная плата, выданная в неденежной форме (напомним, что согласно п. 2, 5 Положения о пособиях заработная плата должна быть рассчитана исходя из рыночных либо государственных регулируемых цен или тарифов).
Или, наоборот, при расчете среднего заработка излишне включены:
премии, выплачиваемые за счет чистой прибыли (ст. 14 Закона о пособиях);
выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда, — материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха и др. (п. 4 Положения о пособиях);
периоды временной нетрудоспособности, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком, а также начисленные за эти периоды суммы (п. 8 Положения о пособиях);
период, в течение которого работнику предоставлялись дни отдыха (отгулов) в связи с работой сверх нормальной продолжительности рабочего времени при вахтовом методе организации работ и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ (п. 8 Положения о пособиях).
Ошибка 3. Неверно рассчитаны дни, которые подлежат оплате. Например, не приняты в расчет праздничные дни или дни ежегодного оплачиваемого отпуска, если часть срока болезни приходится на отпуск (ст. 9, 14 Закона о пособиях). Или, напротив, в расчет включен период, во время которого сотрудник был освобожден от работы с сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ (ст. 9 Закона о пособиях). К таким исключаемым периодам относятся в том числе время нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, по уходу за ребенком, в учебном отпуске, а также время исполнения обязанностей присяжного заседателя и других похожих обязанностей.
Ошибка 4. При совмещении специальных режимов налогообложения с общим сотрудникам, занятым в обоих видах деятельности (например, административному персоналу), организация оплачивает больничный так, будто они заняты только в одном виде деятельности, находящемся на общем режиме налогообложения.
Однако в этом случае, во-первых, должны быть выделены части пособия: первая, относящаяся к виду деятельности, переведенному на специальный режим, а вторая — к виду деятельности, который остался на общем режиме налогообложения. В частности, методика расчета пособий по временной нетрудоспособности работникам, получающим заработную плату за выполнение работ по видам деятельности, облагаемым и не облагаемым ЕНВД, приведена в письме Минфина России от 13 февраля 2008 г. N 03-11-02/20.
И во-вторых, часть пособия, относящаяся к специальному режиму, должна выплачиваться в особом порядке. За счет средств ФСС России, поступающих от уплаты ЕНВД и «упрощенного» налога, оплачивается только сумма в размере, не превышающем 1 МРОТ за полный календарный месяц. В остальной части пособие оплачивается за счет средств работодателя. Об этом сказано в ст. 2 Федерального закона N 190-ФЗ*(3).

Недочеты в оформлении больничного…

Практика показывает, что в недочетах, связанных с оформлением больничного, виноваты бывают, как правило, две стороны: медицинское учреждение и сама организация. Обнаружить ошибки лечебного учреждения легче всего в тот момент, когда листок нетрудоспособности только поступил в организацию. Для этого необходимо тщательно проверить правильность заполнения лицевой стороны.

…допущенные лечебным учреждением

Недочет 1. Ошибочное название компании.
Речь идет о самых обыкновенных описках: например, неправильно указана буква, не поставлено тире. Обратите внимание: Порядок выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности (далее — Порядок) разрешает указывать по строке «место работы» как полное, так и сокращенное наименование организации. Поэтому сокращенное наименование организации не является недочетом.
Недочет 2. Описки в фамилии, имени, отчестве сотрудника или сокращение инициалов.
Правильным же будет заполнение строки «фамилия, имя и отчество нетрудоспособного» в соответствии с паспортом или другим документом, его заменяющим, и с полной расшифровкой имени и отчества.
Недочет 3. Не совпадают дата выдачи больничного (указана в самом начале листка) и дата освобождения от работы (указана внизу, в табличной части).
Правильным будет такое заполнение:
в строке «Выдан» указываются число, месяц (прописью), год выдачи листка нетрудоспособности (по желанию сотрудника может быть указано и время выдачи);
в таблице «Освобождение от работы» в графе «С какого числа» должны быть указаны число, месяц и год (арабскими цифрами), с которого сотрудник освобожден от работы.
Обратите внимание, что использование римских цифр для обозначения даты не допускается.
Недочет 4. Сотрудник, работающий по совместительству, принес больничный, в котором по строке «Основное/по совместительству» не подчеркнуто слово «по совместительству» и не указаны серия и номер листка нетрудоспособности, выданного для представления по основному месту работы.
По правилам, предусмотренным п. 60 Порядка, эти строки должны быть заполнены. В противном случае получится, что сотрудник работает не по совместительству, а по основному месту работы. Наиболее вероятно, что этот недочет будет выявлен при выездной проверке ФСС России.
В некоторых ситуациях совместители могут не брать листок временной нетрудоспособности по основному месту работы, а взять его только для дополнительного места работы. Однако в этом случае получается, что вроде как на основную работу сотрудник ходил и, значит, нарушал режим, предписанный врачом. Следовательно, согласно ст. 8 Закона о пособиях размер выплачиваемого сотруднику пособия должен быть снижен.
Недочет 5. Неверно указана или не написана дата выхода на работу.
В соответствии с п. 60 Порядка независимо от того, является листок нетрудоспособности первичным или продолжением, в строке «Приступить к работе» обязательно должна присутствовать запись:
дата восстановления трудоспособности следующим днем после осмотра и признания гражданина трудоспособным;
«Продолжает болеть», номер и дата выдачи нового листка нетрудоспособности;
«Установлена инвалидность, степень ограничения способности к трудовой деятельности (дата)»
или иная запись, предусмотренная Порядком.
Оставлять пустую строку недопустимо. Обратите внимание: число и месяц в этой строке должны быть написаны прописью.
Недочет 6. Нет расшифровки фамилии или не указана специальность врача.
Порядком предусмотрено, что эти графы должны быть обязательно заполнены*(4).
Недочет 7. Неразборчивые штампы или не хватает одной печати.
В пункте 58 Порядка сказано, что оттиски печатей и штампов медицинской организации должны быть четкими и соответствовать названию, указанному в уставе медицинской организации. И таких печатей должно быть две: одна в верхнем углу бланка, другая — в нижнем (п. 75 Порядка).
Обратите внимание: некоторые медицинские организации (психиатрические, наркологические, центры по профилактике и борьбе с инфекционными заболеваниями и др.) могут использовать специальные печати или штампы — без указания профиля организации. Такой штамп недочетом считаться не будет.
Недочет 8. Указана более ранняя дата болезни, чем был открыт больничный.
В силу п. 15 Порядка не допускается выдача листка нетрудоспособности за прошедшие дни, когда гражданин не был освидетельствован медицинским работником. Исключение составляет решение врачебной комиссии.
Недочет 9. Больничный выдан сразу на срок более 10 дней.
Пунктом 12 Порядка предусмотрено, что медицинский работник единолично выдает листок нетрудоспособности единовременно на срок до 10 календарных дней. Из этого правила есть два исключения. Первое связано с выдачей больничных в особых условиях, например в отдаленных районах сельской местности или в районах Крайнего Севера. В этом случае по решению органов управления здравоохранением субъекта РФ выдача листков нетрудоспособности может быть разрешена лечащему врачу медицинской организации до дня восстановления гражданином трудоспособности либо до направления его на медико-социальную экспертизу. Второе исключение сделано для фельдшеров или зубных врачей — выдавать единолично больничный они могут единовременно на срок до пяти календарных дней.
Недочет 10. Листок временной нетрудоспособности продлен одним врачом на срок, превышающий 30 календарных дней.
По правилам врач имеет возможность единолично продлить больничный на срок до 30 календарных дней. Если болезнь превышает максимальный период, то для продления больничного необходимо решение врачебной комиссии.
Обратите внимание: фельдшеры и зубные врачи могут продлить листок временной нетрудоспособности только на срок, не превышающий 10 календарных дней. Если болезнь превышает этот период, то продлить больничный до 30 дней такие медицинские работники могут лишь после консультации с врачебной комиссией медицинской организации.

…допущенные организацией

Итак, проверка лицевой стороны больничного закончена. Самое время обратить внимание на то, как заполнена оборотная часть. Сразу скажем: в ошибках, которые встречаются на оборотной стороне, виноваты сотрудники компании, которые заполняют листок временной нетрудоспособности.
Недочет 11. Не совпадают даты открытия больничного или выхода на работу с данными, указанными по строке на оборотной стороне бланка «Не работал с», «Приступил к работе с».
При правильном заполнении данные в этой строке должны совпадать с датами, указанными в табличной части лицевой стороны больничного, а также с данными табеля учета рабочего времени.
Недочет 12. Указана только подпись главного (старшего) бухгалтера.
На бланке предусмотрено наличие еще как минимум двух подписей: руководителя подразделения, в котором работает сотрудник, и руководителя кадровой службы.
Недочет 13. Суммы пособий, уплачиваемые за счет средств работодателя и средств ФСС России, указываются цифрами.
В бланке предусмотрено, что эти суммы должны быть написаны прописью.

Как исправить ошибки

Недочеты, допущенные медицинским учреждением, организация самостоятельно исправить не может, даже несмотря на то, что такие описки, как правило, не влияют на сумму пособия. За исправлением необходимо обратиться в организацию, выдавшую больничный. Если ошибок не более двух, в лечебном учреждении внесут исправительные записи. Они должны быть подтверждены надписью «Исправленному верить», подписью лечащего врача и печатью медицинской организации. Если ошибок более двух, выдается новый листок нетрудоспособности (п. 58 Порядка).
А вот если ошибка допущена организацией, исправить ее можно самостоятельно. Для этого необходимо зачеркнуть неверную запись и написать правильные данные. Исправленный текст, конечно же, должен быть подтвержден надписью «Исправленному верить», подписью ответственного лица, вносившего исправления (с расшифровкой), и печатью организации.
Но не всегда ошибки или недочеты удается заметить или исправить до начала проверки. Некоторые из них обнаруживают ревизоры ФСС России. Если произошла такая ситуация, следует незамедлительно внести необходимые корректировки. Ведь действующее законодательство не содержит запрета на внесение исправлений в листки нетрудоспособности. А расходы на выплату пособий по временной нетрудоспособности могут приниматься к зачету, если произошел страховой случай (утрата трудоспособности) и он документально подтвержден. Аналогичные доводы приведены в Определении ВАС РФ от 3 мая 2007 г. N 4392/07.
Если же до окончания проверки внести исправления в больничный не удалось, то для зачета расходов по нему необходимо соблюдать верную последовательность действий (она описана в Методических указаниях о порядке назначения, проведения документальных выездных проверок страхователей по обязательному социальному страхованию и принятия мер по их результатам, утвержденных Постановлением ФСС России от 17 марта 2004 г. N 24). Итак, в акте, составленном ревизорами ФСС России по результатам проверки, необходимо написать замечания. Затем подать возражения на акт в письменном виде (п. 20, 23 Методических указаний). Исправленные листки нетрудоспособности можно подать вместе с возражениями на акт или принести в момент пересмотра руководителем филиала ФСС России результатов проверки.

А.П. Давыдова,
консультант по бухгалтерскому учету
и налогообложению

«Новое в бухгалтерском учете и отчетности», N 11, июнь 2008 г.

————————————————————————-
*(1) Утвержден приказом Минздравсоцразвития России от 1 августа 2007 г. N 514.
*(2) Положение об особенностях порядка исчисления пособий по временной трудоспособности, по беременности и родам гражданам, подлежащим обязательному социальному страхованию, утверждено Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. N 375.
*(3) Федеральный закон от 31 декабря 2002 г. N 190-ФЗ «Об обеспечении пособиями по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, и некоторых других категорий граждан».
*(4) Не являются исключением и ситуации, в которых листок нетрудоспособности подписывает врач особой специальности (нарколог, психиатр и т.д.). В этом случае указывается специальность врача общего профиля (письмо Минздравсоцразвития России от 20 ноября 2007 г. N 32541/МЗ-14).



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит