» К рабочему месту — через ярмарки вакансий. Практические рекомендации для работодателей и кадровиков


К рабочему месту — через ярмарки вакансий. Практические рекомендации для работодателей и кадровиков


21.03.2010

Если у вашей организации есть предложения по вакансиям, тогда ваша цель — найти сотрудников. Другой целью может быть: презентация предприятия, формирование имиджа, информирование о потенциальной потребности в работниках. Далее определяются технологии работы, которые могут быть различными в зависимости от того, кто конкретно из ваших сотрудников будет участвовать в ярмарке.

Ярмарка вакансий — самый короткий путь к заполнению свободных рабочих мест на предприятии. Именно здесь работодатель имеет возможность отобрать из участников данного мероприятия претендентов на имеющиеся вакансии.
Кем и с какой целью проводятся эти мероприятия, насколько затратны они для работодателя, велика ли их эффективность, и, наконец, какова технология их проведения?
Готовит ярмарку организационный комитет из числа работников службы занятости. В его полномочия входит вся подготовительная работа: обеспечение аккредитации работодателей на Ярмарке, организация рекламы в средствах массовой информации, планирование размещения Ярмарки, составление сценария ее проведения. Участие в Ярмарке работодателей и посетителей бесплатно!
Наш опыт организации и проведения Ярмарок вакансий говорит о том, что, к сожалению, очень часто решение об участии работодателем принимается в последний момент, и тогда в авральном режиме, практически без подготовки, то есть достаточного количества информационных и рекламных материалов, сотрудник предприятия направляется на Ярмарку. Далее нередко происходит следующее. Половину дня работы Ярмарки командированные сотрудники оформляют стенд по принципу: «Я его слепила из того, что было». Потом садятся за стол и облегченно вздыхают, решая, куда пойти попить кофе или, напротив, бросаются работать со всеми посетителями без разбора. Продолжается это до полного истощения полиграфических запасов и нервов. В конце дня общаться с посетителями сил нет, и утомленные представители работодателей без энтузиазма отвечают на вопросы только прямо обратившихся к ним посетителей. А директор (или менеджер по персоналу) так хотел, чтобы Ярмарка «сработала»…
Конечно, описанная выше ситуация несколько преувеличена и не всегда происходит именно так. Но если вы уже участвовали в Ярмарке, то можете подтвердить, что такие картинки, к сожалению, имели место.

Что сделать, для того, чтобы ярмарка сработала?

Результаты проведенных анкетирований среди работодателей и граждан, принявших участие в ярмарках, говорят о том, что участники бывают недовольны, когда на ярмарке мало посетителей, но они же очень недовольны, когда посетителей много. Что мы можем посоветовать? — Надо готовиться к обеим ситуациям! Когда посетителей мало, следует воспользоваться моментом и изучить текущее состояние рынка труда (на ярмарке можно получить большое количество полезной информации от посетителей, от других предприятий, от представителей Службы занятости — главное, определить, какая информация будет вам полезна, а это нужно продумать заранее). Когда посетителей много — используйте заранее подготовленные информационные материалы: буклеты, проспекты и т.п.
Однако приходится констатировать, что если вы предлагаете не очень популярные вакансии с заработной платой намного ниже, чем у других предприятий, ваше предприятие территориально неудобно расположено или есть какие-нибудь подобные «отягчающие» обстоятельства, то следует быть готовым к тому, что очереди к вашему «рабочему месту» не будет. При этом многое зависит от того, как вы поведете себя в этой ситуации. Попробуйте в предлагаемом материале найти механизмы, которые сделают пребывание на Ярмарке полезным для вашего конкретного предприятия.
Начинать подготовку к участию в Ярмарке следует с формулировки целей и определения технологий работы. Только после этого вы можете качественно подготовить информационные материалы, персонал, который будет участвовать на Ярмарке, поскольку от этого зависит эффективность участия в мероприятии.
Если у вас есть предложения по вакансиям, тогда ваша цель — найти сотрудников. Другой целью может быть: презентация предприятия, формирование имиджа, информирование о потенциальной потребности в работниках.
Далее определяются технологии работы, которые могут быть различными в зависимости от того, кто конкретно из ваших сотрудников будет участвовать в ярмарке.
Когда в ярмарке принимает участие сам менеджер по персоналу (или начальник отдела кадров), возможно проведение первичных собеседований прямо во время ярмарки. В этом случае будет целесообразно иметь документы, с которыми вы обычно проводите собеседование. Например: краткое описание должностных обязанностей (должностные инструкции), бланки «Портрет соискателя» (на них можно сделать краткие пометки по соискателю, чтобы позже можно было восстановить свое первое впечатление), можно также заготовить анкеты предприятия (если хотите получить сведения о соискателе помимо тех, которые содержит его резюме).
В случае если предприятие представляет сотрудник, не наделенный полномочиями проведения собеседований и принятия решений, можно поставить ему задачу-минимум: соискателям, заинтересовавшимся вашими вакансиями, давать контактный телефон отдела кадров. Можно поручить им минимальный отсев соискателей, например, по возрастному или образовательному принципу.
Хорошо зарекомендовал себя вариант участия в Ярмарке руководителя структурного подразделения предприятия, где наличествуют вакансии. Например, в отдел продаж требуется менеджер. Руководитель отдела будет сам отбирать себе сотрудника. В этом случае не будет проблем с описанием всех деталей будущей работы и перечислением требований к кандидату.
Итак: обозначим получившуюся схему: Цели — Постановка задач — Выбор технологии работы.
Последовательность действий для различных предприятий может отличаться. Если у вас есть возможность делегировать для участия в ярмарке подходящих сотрудников, то в этом случае первична постановка целей и выбор технологии. В случае если у вас нет большого выбора сотрудников, то вы отталкиваетесь от исходных условий и ставите своим работникам конкретные, несложные задачи, которые не требуют ни творческого подхода, ни особой инициативы.
После того, как определены основные задачи присутствия работодателя на ярмарке и технология работы сотрудников, представляющих предприятие, целесообразно провести с ними небольшое рабочее совещание (минимум за 2-3 дня до начала мероприятия).
На наш взгляд, их следует ознакомить с:
— основными задачами предприятия на Ярмарке;
— их действиями во время Ярмарки для реализации этих задач;
— тем, что вы ждете от Ярмарки;
— особенностями работы с информационными материалами, подготовленными для Ярмарки;
— основными принципами работы с различными типами посетителей. Полезно вооружить сотрудников стандартными речевыми модулями для начала и закругления разговора с ненужными посетителями; какие вопросы необходимо задавать для реализации поставленных задач; как отвечать на вопросы; куда переадресовывать посетителя в случае отсутствия достаточной информации. Этот перечень вопросов может быть дополнен или изменен.
Хочется особо отметить, что во время проведения таких мероприятий для персонала, представляющего ваше предприятие на Ярмарке, обязательно следует продумать вопрос одежды (внешнего имиджа). Не требуется покупать одинаковые костюмы сотрудникам, которые дежурят возле вашего стенда, но можно предложить им надеть деловые костюмы, например, темно-синего цвета. Также можно купить одинаковые шейные платки, это будет выделять ваших сотрудников, и создавать элегантный и запоминающийся стиль единой команды. Такого рода детали работают на усиление положительного имиджа предприятия.
На наш взгляд, нельзя оставлять без внимания вопрос материального стимулирования сотрудников, принявших участие в Ярмарке. На каждом предприятии свой подход к этому вопросу и рекомендации здесь давать очень сложно, но результативную работу ваших сотрудников на Ярмарке следует отметить. Что это будет: отгул, премия или что-то иное, решать вам.
Итак, для эффективной работы на Ярмарке от сотрудников требуется: понимание целей участия предприятия в данном мероприятии, задач, которые перед ними поставили; технологии работы на Ярмарке; наличие стимулов.
Как минимум, за неделю до Ярмарки необходимо подготовить информационные материалы, соответствующие выбранной вами технологии работы. Вариантов очень много. Например, вы можете иметь несколько экземпляров рекламных буклетов. Их можно не раздавать, а использовать для знакомства посетителей с вашей компанией. Также должны быть подготовлены листовки небольшого формата с указанием названия предприятия, контактными телефонами отдела кадров и наличествующими вакансиями.
Вопрос подготовки информационных материалов должен быть хорошо продуман. Не самое лучшее впечатление производят представители предприятий, которые приходят на Ярмарку совершенно неподготовленными, с одним листочком, на котором напечатаны вакансии. Как правило, сотрудники предприятий, оказавшиеся в таком положении, совершенно не виноваты в этом, просто им ничего толком не объяснили, заранее ничему не научили.
Обязательно надо продумать вопрос оформления стенда. Мы не имеем в виду срочный заказ сложной и дорогостоящей конструкции. Может быть, у вас плакаты, фирменный флаг. Если есть, то подумайте, как вы сможете закрепить все это у своего рабочего места. В случае необходимости проконсультируйтесь по этому вопросу в организационном комитете Ярмарки. Если ничего подходящего для оформления вы не нашли, а средств и времени недостаточно, то хотя бы распечатайте на цветном принтере (если на предприятии его нет, то обратитесь в фирму полиграфических услуг — это недорого) название вашей компании с фирменным логотипом, перечень вакансий и т.п.
Не забудьте обеспечить ваших сотрудников ручками (лучше фирменными), бумагой и другими канцелярскими товарами. Можно приготовить специальные папки в единой цветовой гамме, куда они будут складывать заполненные соискателями анкеты или резюме.
Как проанализировать результаты вашего участия в Ярмарке? Если у вас была одна вакансия и в течение Ярмарки вы нашли сотрудника, чьи данные подходят для ее замещения, который с детства мечтает работать именно на вашем предприятии, то цель достигнута! Но так бывает не всегда. Обычно, при наличии нескольких вакансий о результативности вашего общения с претендентами можно будет судить через некоторое время.
Все знают, что отрицательный результат — тоже результат. Но становится он результатом после анализа причин и на основании сделанных выводов.
Для анализа результатов участия в Ярмарке вакансий можно воспользоваться следующей таблицей, оформив ее на формате А4 (заполняется проставлением палочек в графах, а затем подсчитывается количество) (табл.)
Эту таблицу можно составить в том виде и с тем текстом, который кажется вам наиболее полезным. Главное — определить, какую информацию вы хотите получить в результате. Например, вы хотите определить, насколько предлагаемые вакансии интересны молодежи, следовательно, надо ввести такую графу в таблицу. Ярмарка дает возможность получить обратную связь от посетителей и поэтому может способствовать решению задачи сбора мнений соискателей по какому-либо вопросу.

——————————————————————T———-T———-T————¬
¦ Результаты 11.00 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 12.00 13.00 ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 14.00 ¦ ¦ ¦ ¦
+——————T———-T————T————T———+———-+———-+————+
¦Проявили заинте-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ресованность к¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предлагаемым вака-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦нсиям (только уст-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ный разговор) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————+———-+————+————+———+———-+———-+————+
¦Проявили заинте-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ресованность, взя-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ли контактные те-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦лефоны отдела кад-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ров ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————+———-+————+————+———+———-+———-+————+
¦Проявили заинте-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ресованность, ос-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦тавили резюме, за-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦полнили анкету ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————+———-+————+————+———+———-+———-+————+
¦Проявили негатив-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ную реакцию на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦предлагаемые усло-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦вия работы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+——————+———-+————+————+———+———-+———-+————+
¦Любые другие ва-¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦рианты ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L——————+———-+————+————+———+———-+———-+————

Мы уже коснулись темы подготовки текстов для сотрудников и ознакомления их с приемами общения с посетителями. Кроме этого, очень важен позитивный настрой участников в целом и позитивное отношение их к своему предприятию. Хорошо понимая, что везде есть свои плюсы и минусы, мы не призываем рассказывать сказки о своем предприятии, однако посетитель не должен видеть, что вы работаете на этом предприятии, потому что вам некуда пойти и впору пройтись по Ярмарке в поисках вакансии (если это так, то это ваше личное дело). Очень важна реальная картина деятельности вашего предприятия, могут быть полезными детали его истории, а также перспективы. Для всех соискателей интересны социальные гарантии. Именно таким образом и стоит построить рассказ о вашем предприятии.
Имейте в виду, что в поведении ваших сотрудников должна сквозить доброжелательность. Обратитесь к сотрудникам со следующими рекомендациями:
Вы на Ярмарке — лицо нашей компании. Улыбайтесь и будьте готовы к общению с посетителями».
Ярмарка вакансий является таким же рекламоносителем, как газеты или телевидение. Разница лишь в том, что в роли рекламных макетов или роликов выступают оформленные стенды и раздаточный материал. Поэтому, если вашему предприятию необходимо донести ту или иную информацию о себе до целевой аудитории, то ярмарка может рассматриваться как PR-акция для укрепления имиджа вашего предприятия.
Мы очень надеемся, что вы будете поступать с учетом этих рекомендаций. Если вы хотя бы частично их реализуете, то они помогут вам не только в проведении этого серьезного мероприятия, но и составить краткую справку, и аналитический отчет для руководства с конкретными выводами и предложениями или без таковых. И подготовиться к участию в следующих ярмарках.
Возможно, наши рекомендации помогут сделать ваше участие в ярмарке вакансий результативным. Желаем вашему предприятию процветания, а сотрудникам успехов и всего самого наилучшего. Служба занятости всегда готова к сотрудничеству с работодателями.

И. Селезнева,
главный специалист Управления Республики Коми
по занятости населения

«Кадровик. Трудовое право для кадровика», N 11, ноябрь 2007 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит