» Подписываем правильно


Подписываем правильно


21.03.2010

В настоящее время форме документов уделяется все больше внимания. Это не случайно: любому документу необходимо придать юридическую силу, что без обязательных реквизитов невозможно. Одним из обязательных реквизитов является подпись на документе. О правилах ее оформления расскажем в данной статье.

Нормативное регулирование

В настоящее время основным документом, регламентирующим состав обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»*(1). Данный стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. В том случае, если управленческая документация оформляется на машинных носителях, используется ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения».
Анализ указанных ГОСТов позволяет выделить обязательные реквизиты, придающие документной записи юридическую силу:
— наименование организации — автора документа и ее код;
— наименование документа и его код;
— дата документа;
— подпись лица, ответственного за правильность изготовления документа, или лица, утвердившего документ;
— местонахождение организации — автора документа или ее почтовый адрес.

Оформляем подпись на организационно-распорядительных документах

Термин «подпись» в различных словарях трактуется по-разному. Обобщим толкования: подпись — это фамилия автора, собственноручно написанная им под текстом документа или письма, которая при наличии всех других требуемых реквизитов придает силу документам и правовым актам. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»*(2) определяет подпись как реквизит документа, представляющий собой оформленную надлежащим образом собственноручную роспись лица, уполномоченного подписать соответствующий документ.
Обратите внимание! Образец собственноручной подписи каждого гражданина содержится в документе, удостоверяющем личность (паспорте).
В силу п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизита «Подпись» входят:
— наименование должности лица, подписавшего документ;
— личная подпись;
— расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
Заполнение данного реквизита зависит от вида документа, а также от носителя, на котором он составлен.
Если документ оформлен не на бланке организации, должность лица, подписавшего документ, должна приводиться полностью с указанием наименования организации.

———————————————————————¬
¦Директор департамента ¦
¦инновационных программ ¦
¦ООО «Сосновый бор» Стрелкова А.Р. Стрелкова ¦
L———————————————————————

Если документ оформляется на бланке организации, должность указывается сокращенно, то есть без наименования организации.

———————————————————————¬
¦Директор Печников М.В. Печников ¦
L———————————————————————

Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

———————————————————————¬
¦Исполнительный директор ¦
¦ЗАО «Партнер» Федоров Н.А. Федоров ¦
L———————————————————————

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В случае подписания документа несколькими должностными лицами, находящимися на разных ступенях управления, составные части реквизита «Подпись» располагаются одна под другой в последовательности, отражающей иерархию должностей.

———————————————————————¬
¦Директор Маркелов Л.И. Маркелов ¦
¦ ¦
¦Начальник отдела продаж Панкратов А.Д. Панкратов ¦
L———————————————————————

Если лица равны по должности, их подписи можно расположить на одном уровне.

———————————————————————————¬
¦Начальник отдела продаж Начальник отдела кадров ¦
¦Панкратов А.Д. Панкратов Прыгина Е.С. Прыгина ¦
L———————————————————————————

В документах, составленных комиссией (например, в акте), указывают не должность лиц, подписывающих документ, а их роль в комиссии в соответствии с распределением.

———————————————————————¬
¦Председатель комиссии Шнитников В.Д. Шнитников ¦
¦ ¦
¦Члены комиссии Соколова А.Н. Соколова ¦
¦ Заморин М.Л. Заморин ¦
¦ Польских Е.Г. Польских ¦
L———————————————————————

Для удобства можно расположить фамилии (и подписи) членов комиссии в алфавитном порядке, но это не обязательное требование.
При оформлении протокола подписи на документе ставят председатель совещательного органа и секретарь, при этом наименование их должностей не указывается.

———————————————————————¬
¦Председатель Зорин Г.И. Зорин ¦
¦ ¦
¦Секретарь Лисова П.Д. Лисова ¦
L———————————————————————

Иногда в организациях уже заготовлены бланки с обозначением должности подписывающего документ. В отсутствие последнего подпись может поставить или замещающее его, или исполняющее его обязанности лицо. Многие в таком случае ставят косую черту перед наименованием должности или пишут предлог «за» — это недопустимо. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры РФ от 08.11.2005 N 536, отмечено: …если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: «и. о.», «зам.»).

Оформляем подпись в трудовой книжке

На титульном листе трудовой книжки*(3) предусмотрено место для подписи ее владельца и лица, ответственного за ведение трудовых книжек. Поскольку бланк трудовой книжки требует, чтобы подпись была проставлена разборчиво, рекомендуем специалистам кадровых служб, заполняющим трудовые книжки, вместо личной подписи аккуратно писать свою фамилию.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225.
Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя. Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

——T—————-T————————————T——————-¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦запи-+——T——T—-+ переводе на другую постоянную ¦ дата и номер ¦
¦ си ¦число¦месяц¦год ¦ работу, квалификации, увольнении ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+——+——+——+—-+————————————+——————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+——+——T——T—-+————————————+——————-+
¦ … ¦ … ¦ … ¦… ¦ … ¦ … ¦
+——+——+——+—-+————————————+——————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Инспектор отдела кадров Смолина ¦ ¦
+——+——+——+—-+————————————+——————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦/Л.Е. Смолина/ ¦ ¦
L——+——+——+—-+————————————+———————

Если необходимо сделать запись о прекращении трудовых отношений в трудовой книжке во время отсутствия лица, ответственного за ее ведение (например, находится в отпуске или болеет), руководитель может самостоятельно оформить работнику трудовую книжку. Если руководитель по каким-то причинам не желает или не может этого сделать, ему следует издать приказ, где указать ответственного за ведение трудовых книжек на время отсутствия уполномоченного лица. Лучше всего назначить лиц, которые будут замещать работников, ответственных за хранение и ведение трудовых книжек, на время их отсутствия, в первоначальном приказе о назначении ответственных за ведение трудовых книжек.
А как заполнять реквизит «Подпись», если индивидуальный предприниматель самостоятельно вносит записи в трудовые книжки своих работников (ведь «индивидуальный предприниматель» — это не название должности)? Можно ли сократить наименование «индивидуальный предприниматель» до «ИП»? Ни правила ведения и хранения трудовых книжек, ни инструкция по их заполнению*(4) не содержат пояснений по данному поводу, но поскольку нормативные акты все же требуют, чтобы записи в трудовую книжку вносились без сокращений, рекомендуем не сокращать наименование работодателя.

——T—————-T————————————T——————-¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦запи-+——T—-T——+ переводе на другую постоянную ¦ дата и номер ¦
¦ си ¦число¦ме- ¦ год ¦ работу, квалификации, увольнении ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦сяц ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+——+——+—-+——+————————————+——————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+——+——T—-T——+————————————+——————-+
¦ … ¦ … ¦… ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+——+——+—-+——+————————————+——————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Индивидуальный предприниматель ¦ ¦
+——+——+—-+——+————————————+——————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Занозина /И.Л. Занозина/ ¦ ¦
L——+——+—-+——+————————————+———————

После того, как кадровый работник заверил своей подписью данные, внесенные в трудовую книжку, работнику необходимо засвидетельствовать своей подписью, что он с этими записями ознакомлен. Вот здесь начинается неразбериха. Иногда кадровики просят, чтоб работник написал: «С записями ознакомлен», — и поставил свою подпись. По нашему мнению, хотя такая формулировка не предусмотрена ни одним нормативным актом, ее использование не будет ошибкой. Однако некоторые кадровики даже не требуют расшифровки подписи работника — это неправильно: подпись без расшифровки теряет смысл, поскольку не позволяет идентифицировать лицо, которое ее поставило. А если, допустим, увольняющийся работник изменил фамилию (например, женщина вышла замуж), без расшифровки никак не обойтись. По этим причинам расшифровка подписи нужна обязательно, причем с указанием инициалов.

Можно ли использовать факсимильную подпись?

Иногда кадровые работники в приказах и трудовых договорах ставят факсимильную подпись руководителя, мотивируя это его занятостью. Давайте разберемся, можно ли ставить такую подпись на документах.
В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон. Если электронно-цифровой подписи посвящено несколько нормативных актов, в частности Федеральный закон от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (далее — Закон N 1-ФЗ), то в отношении факсимильного воспроизведения подписи в законодательстве существует пробел. Лишь Минфин в Письме от 01.04.2004 N 18-0-09/000042@ запретил использовать факсимильную подпись на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия. С учетом того, что порядок использования факсимиле действующим законодательством не установлен, оно допускается только при взаимном соглашении сторон.
Трудовой кодекс тоже ничего не говорит о факсимильной подписи — не разрешает ее использование, но и не запрещает, поэтому в случае возникновения спорных ситуаций между работником и работодателем и рассмотрения их в суде суд может не принять документы, подписанные таким образом, в качестве доказательств.
Если ставить факсимильные подписи все-таки хочется, необходимо издать приказ по организации (утвердить положение), определяющий порядок их использования. При этом при приеме работников нужно будет ознакомить их с данным локальным актом организации под роспись, чтоб получить их согласие.

Использование электронной цифровой подписи

В соответствии со ст. 2 Закона N 1-ФЗ электронно-цифровая подпись может использоваться при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством РФ случаях. Поскольку в Законе N 1-ФЗ нет исчерпывающего перечня случаев его применения, можно сказать, что он будет действовать всегда, когда речь идет об электронном документе, так как электронная цифровая подпись является обязательным реквизитом последнего. Расскажем об ЭЦП только вкратце: ее использование на документах, регламентирующих трудовую деятельность работника, практически исключено.
Закон N 1-ФЗ устанавливает: федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ, органы местного самоуправления, а также организации, участвующие в документообороте с указанными органами, могут использовать для подписания своих электронных документов электронные цифровые подписи уполномоченных лиц указанных органов, организаций. Порядок использования электронных цифровых подписей в корпоративной информационной системе определяется решением владельца корпоративной информационной системы или соглашением ее участников.
Для признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи необходимо соблюдение ряда условий:
— сертификат ключа подписи, относящийся к этой электронной цифровой подписи, не утратил силу (действует) на момент проверки или на момент подписания электронного документа при наличии доказательств, свидетельствующих о моменте подписания;
— подлинность электронной цифровой подписи в электронном документе подтверждена;
— электронная цифровая подпись используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.

В.П. Ющин,
эксперт журнала «Отдел кадров коммерческой организации»

«Отдел кадров коммерческой организации», N 7, июль 2009 г.

—————————————————————————
*(1) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.
*(2) Утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 27.02.1998 N 28.
*(3) Форма утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (далее — Постановление N 225).
*(4) Утверждена Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит