» Дубликат трудовой книжки: как избежать ошибок


Дубликат трудовой книжки: как избежать ошибок


21.03.2010

Несмотря на введение персонифицированного учета*(1), вызвавшего разговоры о том, что трудовая книжка больше не нужна и «доживает» буквально последние дни, она по-прежнему остается основным документом, в соответствии с которым органы Пенсионного фонда назначают сотруднику положенную пенсию. Именно это обстоятельство обязывает работников кадровых служб внимательно и аккуратно относиться к заполнению трудовых книжек, при этом строго соблюдая действующие нормы трудового законодательства*(2).

А между тем на практике дела обстоят не так хорошо, как хотелось бы. Порой при заполнении трудовых книжек кадровики допускают досадные ошибки и промахи, которые впоследствии могут доставить работнику (в частности, при обращении за начислением пенсии) массу хлопот. Например, делают исправления на титульном листе трудовой книжки (что в принципе не допустимо!), вносят записи об увольнении, не соответствующие формулировкам Трудового кодекса, для заверения «увольнительного блока» используют не пригодную для этого печать*(3). Дубликаты утраченных трудовых книжек заполняют с нарушением требований, установленных в Правилах и Инструкции.

Ситуация

Николай К., инженер по технике безопасности ООО «Станколит», уволился из организации в декабре 2003 года. В последний день работы, как и положено по закону*(4), получил трудовую книжку. Однако впоследствии документ потерял. На новом месте работы в ООО «Прогресс» кадровик выдал ему чистый бланк трудовой книжки и дал поручение объехать все организации, в которых Николай когда-либо работал, чтобы отразить на «бумаге» сведения о трудовом стаже. Мужчина так и сделал. Все последующие записи о его трудовой деятельности вносились именно в эту «обновленную» трудовую книжку. О том, что с его документом что-то не так, Николай узнал только спустя почти шесть лет (а именно — в ноябре 2009 года), когда оформлял туристическую визу для поездки в Италию. Трудовая книжка работника (Николай представил в ОВИР заверенную ксерокопию документа) вызвала у сотрудницы визового отдела законный интерес. Дело в том, что первая запись о работе была датирована в ней октябрем 1997 года, тогда как сам бланк был новым (судя по его серии) и отпечатан в ноябре 2004 года*(5). В оформлении документов для получения визы на этот раз Николаю было отказано, однако предъявлять какие-либо претензии к кадровику, подсказавшему, как можно восстановить утраченный документ, работник, не стал. Тем более что утраченная книжка все же нашлась: она все эти годы пылилась в книжном шкафу среди стопки старых журналов. После неудачной попытки оформить визу Николай принес найденную трудовую книжку в кадровую службу ОАО «Полет», где работал в то время в должности главного инженера.
Итак, у сотрудника оказались две трудовые книжки, чего в принципе быть не должно. Какому из документов кадровый специалист ОАО «Полет» должен отдать предпочтение? Давайте рассуждать.

Решаем проблему

От так называемого «дубликата», который был выдан Николаю взамен утраченной книжки, следует отказаться сразу. Дело в том, что при оформлении этого документа были допущены серьезные нарушения действующих Правил и Инструкции, что делает его, по сути, достаточно уязвимым документом. Во-первых, «дубликат» был оформлен не тем работодателем, каким полагалось бы по закону, а во-вторых, записи о трудовом стаже сотрудника были внесены в него неправильно. О том, как следует оформить дубликат, мы расскажем чуть позже.
Тогда, может быть, все имеющиеся там записи перенести во вновь обретенную трудовую книжку? Это ведь не противоречит действующему законодательству? Да, не противоречит, хотя, как вы понимаете, не совсем корректно вносить в документ какие-либо записи, что называется, «задним числом». Однако если закрыть глаза на последнее обстоятельство, возможно, так и следовало бы поступить. Если бы не одно «но». Дело в том, что одна из организаций, в которой когда-то работал Николай по так называемому «дубликату», была впоследствии реорганизована. То есть получила новое наименование и, естественно, новую печать. Это делало невозможным внесение в трудовую книжку каких-либо записей «задним числом».
Итак, получается, что ни одна из трудовых книжек Николая не пригодна для дальнейшего использования. Что делать? Может быть, просто завести новую трудовую книжку (то есть оформить ее именно как трудовую книжку, а не как дубликат)? Ведь в ст. 65 ТК РФ сказано, что в случае отсутствия у лица трудовой книжки (в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине) работодатель обязан по письменному заявлению этого лица оформить новую трудовую книжку. Однако и этот вариант не подходит. Так как распространяется лишь на ситуации, когда сотрудник только оформляется на работу. А в нашем случае Николай уже не первый день трудился в организации. Кроме того, при оформлении новой трудовой книжки «потерялся бы» весь предыдущий трудовой стаж работника, ведь, в отличие от дубликата, сведения о прошлых местах работы в оригинал документа не вносятся.
И все же с помощью корпоративного юриста выход был найден: взамен двух непригодных документов (найденной трудовой книжки и так называемого «дубликата») нужно оформить настоящий дубликат трудовой книжки. Давайте посмотрим, как следует оформить дубликат трудовой книжки.

О дубликате

В пункте 31 Правил сказано, что дубликат трудовой книжки оформляется по последнему месту работы сотрудника. То есть подготовить документ, фиксирующий трудовой стаж Николая, должен в данном случае инспектор отдела кадров ОАО «Полет».
Что для этого он должен сделать?
Вначале следует взять чистый бланк трудовой книжки и на лицевой стороне в правом верхнем углу написать «Дубликат». Затем оформить титульный лист по правилам, предусмотренным для заполнения титульного листа трудовой книжки. Важно помнить, что вносимые данные должны отражать информацию о работнике на день оформления дубликата!
Затем в раздел «Сведения о работе» следует внести запись об общем (непрерывном трудовом стаже) работника до поступления в данную организацию и подтвердить это ссылкой на соответствующие документы (справки, копии приказа). При этом общий стаж записать суммарно (общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки).
После этого общий (непрерывный трудовой стаж) записать по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 — дату приема на работу; в графе 3 — наименование работодателя, а также структурное подразделение и должность, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу у того же работодателя, то об этом также сделать соответствующую запись. Затем в графе 2 указать дату увольнения, а в графе 3 — причину увольнения.
В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате (например, номер приказа или справки) (п. 7 Инструкции).
Как должен выглядеть правильно оформленный дубликат трудовой книжки, см. Пример 1.

Пример 1

Сведения о работе ТК N 8604301

———T—————————-T————————————T————————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, дата и ¦
¦ +———T———-T——-+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ ¦ ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Общий трудовой стаж — 15 лет 7 ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ месяцев и 3 дня, ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦непрерывный трудовой стаж — 12 лет 4¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ месяца 2 дня ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ «…»*(1) ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Общество с ограниченной ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ответственностью ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ «Станколит» ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ООО «Станколит» ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ 1 ¦ 07 ¦ 10 ¦ 1997 ¦ Принят в производственный отдел на ¦Приказ от 07.10.1997 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ должность ¦21-к ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ 05 ¦ 12 ¦ 2003 ¦ инженера по технике безопасности ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ 2 ¦ ¦ ¦ ¦ Уволен по собственному желанию, ¦Приказ от 05.12.2003 N ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пункт 3 статьи ¦33-к ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 77 Трудового кодекса Российской ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Федерации ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Общество с ограниченной ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ответственностью ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ «Прогресс» ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ООО «Прогресс» ¦ ¦
L———+———+———-+——-+————————————+————————-

————————————————————————-
*(1) Записи о предыдущих местах работы вносятся в том же порядке, что и указанные ниже.

———T—————————-T————————————T————————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, дата и ¦
¦ +———T———-T——-+ переводе на другую постоянную ¦ номер документа, на ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦работу, квалификации, увольнении (с ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ указанием причин и ссылкой на ¦ внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ статью, пункт закона) ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ ¦ ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ 3 ¦ 12 ¦ 01 ¦ 2004 ¦ Принят в ¦Приказ N 12.01.2004 N ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ административно-хозяйственный ¦2-к ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ отдел инженером по технике ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ безопасности ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ 4 ¦ 04 ¦ 10 ¦ 2008 ¦ Уволен по собственному желанию, ¦Приказ N 04.10.2008 N ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пункт 3 статьи ¦84-к ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ 77 Трудового кодекса Российской ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Федерации ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Открытое акционерное общество ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ «Полет» ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ОАО «Полет» ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ОАО «Полет» ¦ ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ 5 ¦ 05 ¦ 10 ¦ 2008 ¦ Принят в сборочный отдел на ¦Приказ N 05.10.2008 N ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ должность ¦73-к ¦
+———+———+———-+——-+————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ главного инженера ¦ ¦
L———+———+———-+——-+————————————+————————-

Итак, дубликат трудовой книжки оформлен. Этот документ успешно заменит собой оригинал и вполне устроит органы Пенсионного фонда в качестве легитимного носителя информации о трудовой деятельности работника.

Н. Сергеева,
начальник юридического отдела ЗАО «Дормашинвест»

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 12, декабрь 2009 г.

————————————————————————-
*(1) Индивидуальный (персонифицированный) учет в системе обязательного пенсионного страхования введен Федеральным законом от 01.04.1996 г. N 27-ФЗ.
*(2) Имеется в виду ТК РФ; Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей (утверждены постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. N 225, далее — Правила); Инструкция по заполнению трудовых книжек (утверждена Минтрудом России 10.10.2003 г. N 69, далее — Инструкция).
*(3) В пункте 35 Правил теперь сказано о том, что при увольнении работника все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются печатью работодателя. А в прежней редакции говорилось о том, что эти записи заверяются печатью организации (отдела кадров). Изменение было внесено в связи с тем, что с приятием поправок в Трудовой кодекс (Федеральный закон от 30.06.2006 г. N 90-ФЗ) не только организации, но и индивидуальные предприниматели должны вести трудовые книжки на работников, проработавших у них свыше пяти дней. Получается, что, если строго следовать норме права, теперь заверять записи в трудовой книжке можно только основной печатью работодателя (а не структурного подразделения), то есть той печатью, образец которой фигурирует при оформлении банковской карточки.
*(4) Часть четвертая ст. 81 ТК РФ.
*(5) Новый образец трудовой книжки был утвержден приказом Минфина России от 22 12 2003 г N 117н.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит