» Персональные данные работников


Персональные данные работников


21.03.2010

Повседневная деятельность кадровой службы связана с обработкой персональных данных сотрудников. Однако не всегда соблюдаются установленные законодательством нормы и правила работы с указанными данными. В настоящей статье определим, что понимается под персональными данными, какие права имеют сотрудники в отношении их персональных данных и что входит в обязанности работодателя при обработке таких данных.

Понятие персональных данных и правовое регулирование их обработки

Основными правовыми актами, регламентирующими вопросы работы с персональными данными, являются ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон N 152-ФЗ). В последнем установлены принципы обработки персональных данных, права субъекта персональных данных и оператора, иные положения.
В отношении порядка работы с персональными данными государственных служащих принято Положение о персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденное Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 (далее — Положение), которое подробнее будет рассмотрено в заключительной части статьи.
Под персональными данными работников понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Она включает в себя такие сведения, как фамилия, имя, отчество физического лица (субъекта персональных данных), год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы и др. (ст. 3 Закона N 152-ФЗ).
Работодатель в пределах, установленных законом, вправе обрабатывать персональные данные своих сотрудников — то есть получать, хранить, комбинировать, передавать и использовать их иным образом (ст. 85 ТК РФ). Общие требования при обработке персональных данных перечислены в ст. 86 ТК РФ. Рассмотрим их.
Такая обработка может осуществляться работодателем лишь с целью обеспечения соблюдения нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества. Объем и содержание обрабатываемых персональных данных определяются работодателем в соответствии с Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами.
Следует помнить, что все персональные данные работника работодатель может получать лишь у него самого. В случае, когда персональные данные возможно получить только у третьей стороны, работника необходимо уведомить об этом заранее и получить от него письменное согласие. В уведомлении, составленном в свободной форме, работодатель должен сообщить цели, предполагаемые источники и способы получения персональных данных, а также последствия отказа работника дать письменное согласие на их получение. Однако не все данные работодатель вправе запросить. Так, он не вправе:
— получать и обрабатывать персональные данные о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни. Исключение сделано для случаев, когда потребность в этих сведениях непосредственно связана с вопросами трудовых отношений, тогда работодатель вправе получить их с письменного согласия работника;
— получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, установленных законом.
Это отнюдь не декларативные нормы. Их необходимо соблюдать и применять в совокупности со ст. 65 ТК РФ, в которой дан перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора. В частности, у лица, поступающего на работу, работодатель вправе потребовать представить:
— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
— трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
— документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).
Федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ может быть предусмотрена необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.
Учитывая вышесказанное, обратим внимание сотрудников отделов кадров, что сбор иных данных (не предусмотренных выше), например, путем требования заполнения анкет, а также отказ в приеме на работу при непредоставлении данных сведений или отказа от прохождения какого-либо теста, будет незаконным.
Относительно передачи персональных данных работников третьим лицам ст. 88 ТК РФ также установлены ограничения. Работодатель не вправе:
— сообщать персональные данные третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью последнего, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами;
— сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия;
— запрашивать информацию о состоянии здоровья, за исключением сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.
Кроме этого, работодатель должен соблюдать следующие требования:
— предупредить лиц, получающих персональные данные работника, что такие данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от указанных лиц подтверждения, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами;
— разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, причем они должны получать только те персональные данные, которые необходимы для выполнения конкретных функций;
— передавать персональные данные представителям работников в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функций.
Если работодатель принимает решение, затрагивающее интересы работника, он не вправе основывать его на персональных данных этого работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения (п. 6 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).
Порядок обработки персональных данных работников, а также права и обязанности работников должны быть закреплены в локальном нормативном акте организации, с которым все работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись. Особо отмечено, что работники не могут отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны, а меры защиты персональных данных вырабатываются совместно работодателями и работниками (п. 10 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).
Обязанность защиты персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты возложена на работодателя, который обеспечивает это за счет собственных средств в порядке, установленном ТК РФ и иными федеральными законами (п. 7 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).
Статья 89 ТК РФ устанавливает и права работников. В частности, работникам с целью обеспечения защиты персональных данных, хранящихся у работодателей, предоставлено право на:
— полную информацию о своих персональных данных и обработке этих данных;
— свободный бесплатный доступ к своим персональным данным, включая право на получение копий любой записи, содержащей эти данные, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом;
— определение своих представителей для защиты своих персональных данных;
— доступ к относящимся к ним медицинским данным с помощью медицинского специалиста по их выбору;
— требование об исключении или исправлении неверных или неполных персональных данных, а также данных, обработанных с нарушением требований ТК РФ или иного федерального закона. При отказе работодателя исключить или исправить персональные данные работника он имеет право заявить в письменной форме работодателю о своем несогласии (с обоснованием такого несогласия). Персональные данные оценочного характера работник имеет право дополнить заявлением, выражающим его собственную точку зрения;
— требование об извещении работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные работника, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях;
— обжалование в суд любых неправомерных действий или бездействия работодателя при обработке и защите персональных данных.
За нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, виновные лица привлекаются к дисциплинарной и материальной ответственности, предусмотренной ТК РФ и иными федеральными законами. Кроме того, они могут быть привлечены к гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности. В частности, в соответствии со ст. 13.11 КоАП РФ нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от 300 до 500 руб., на должностных лиц — от 500 до 1 000 руб., на юридических лиц — от 5 000 до 10 000 руб.

Обработка данных без использования средств автоматизации

Обработка персональных данных может осуществляться с использованием и без использования средств автоматизации. Применительно к последнему случаю Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 N 687 утверждено Положение об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средства автоматизации (далее — Положение об особенностях обработки). Согласно п. 1 под обработкой персональных данных без использования средств автоматизации (неавтоматизированной) понимается обработка персональных данных, содержащихся в информационной системе либо извлеченных из такой системы, если такие действия с персональными данными, как использование, уточнение, распространение, уничтожение, в отношении каждого из субъектов этих данных осуществляются при непосредственном участии человека.
Следует обратить внимание на п. 7 Положения об особенностях обработки. Он содержит условия, которые необходимо соблюдать при использовании типовых форм документов, характер информации в которых предполагает или допускает включение в них персональных данных, например, унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В частности:
— типовая форма или связанные с ней документы (инструкция по ее заполнению, карточки, реестры и журналы) должны содержать сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, имя (наименование) и адрес оператора, фамилию, имя, отчество и адрес субъекта персональных данных, источник получения последних, сроки их обработки, перечень действий с персональными данными, которые будут совершаться в процессе обработки, общее описание используемых оператором способов обработки;
— типовая форма должна предусматривать поле, в котором субъект персональных данных может поставить отметку о своем согласии на их обработку, осуществляемую без использования средств автоматизации, — при необходимости получения письменного согласия на такую обработку;
— типовая форма должна быть составлена таким образом, чтобы каждый из субъектов персональных данных, содержащихся в документе, имел возможность ознакомиться с ними, не нарушая прав и законных интересов иных субъектов персональных данных;
— типовая форма должна исключать объединение полей, предназначенных для внесения персональных данных, цели обработки которых заведомо не совместимы.
При ведении журналов (реестров, книг), содержащих персональные данные, необходимые для однократного пропуска субъекта этих данных на территорию, на которой находится оператор, или в иных аналогичных целях, должны соблюдаться следующие условия (п. 8):
— необходимость ведения такого журнала (реестра, книги) должна быть предусмотрена актом оператора, содержащим сведения о цели обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, способы фиксации и состав информации, запрашиваемой у субъектов персональных данных, перечень лиц (поименно или по должностям), имеющих доступ к материальным носителям и ответственных за ведение и сохранность журнала (реестра, книги), сроки обработки персональных данных, а также сведения о порядке пропуска субъекта персональных данных на территорию, на которой находится оператор, без подтверждения подлинности персональных данных, сообщенных их субъектом;
— копирование содержащейся в таких журналах (реестрах, книгах) информации не допускается;
— персональные данные каждого субъекта могут заноситься в такой журнал (книгу, реестр) не более одного раза в каждом случае пропуска на территорию, на которой находится оператор.

Персональные данные государственных служащих

Выше было указано, что порядок получения, обработки, хранения, передачи и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего РФ определен в Положении, нормы которого соответствуют установленным ТК РФ. Кроме того, приняты отдельные ведомственные приказы, которые в большей части дублируют Положение, но еще содержат перечень должностей государственных служащих, уполномоченных на обработку персональных данных и несущих ответственность за нарушение режима их защиты. Например:
— Приказ Роскосмоса от 01.02.2007 N 29к «О защите персональных данных государственных гражданских служащих Федерального космического агентства»;
— Приказ Росприроднадзора от 27.12.2007 N 591 «О защите персональных данных государственных гражданских служащих Федеральной службы по надзору в сфере природопользования»;
— Приказ ФСТ РФ от 07.11.2008 N 441-к «Об утверждении Положения о работе с персональными данными государственного гражданского служащего ФСТ России и ведении его личного дела».
Отметим уточненную Положением формулировку понятия персональных данных. Согласно п. 2 Положения под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданского служащего, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в личном деле гражданского служащего либо подлежащие включению в его личное дело в соответствии с Положением. В данной статье порядок ведения личного дела сотрудника рассматривать не будем, однако обратим внимание, что согласно п. 11 Положения данные, внесенные в личные дела гражданских служащих, иные сведения, содержащиеся в этих делах, относятся к сведениям конфиденциального характера, а в случаях, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, — к сведениям, составляющим государственную тайну. Не относятся к сведениям конфиденциального характера данные, которые могут быть опубликованы в средствах массовой информации.
Согласно п. 12 Положения общероссийским средствам массовой информации по их обращениям предоставляются для опубликования сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера федеральных гражданских служащих, назначение на должность и освобождение от должности которых осуществляются Президентом РФ или Правительством РФ. Об этом необходимо проинформировать указанных гражданских служащих. Сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера соответствующих гражданских служащих субъекта РФ предоставляются для опубликования общероссийским и региональным средствам массовой информации по их обращениям с одновременным информированием об этом указанных гражданских служащих.
Средствам массовой информации по их обращениям предоставляются следующие сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданских служащих, указанные в п. 12 Положения:
— декларированный годовой доход;
— перечень объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании, с указанием вида, площади и страны расположения каждого из них;
— перечень транспортных средств и суммарная декларированная стоимость ценных бумаг, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности.
Вышеуказанные сведения предоставляются на основании данных, имеющихся в кадровой службе государственного органа на дату получения обращения соответствующего средства массовой информации.
В предоставляемых средствам массовой информации сведениях запрещается указывать:
— иные данные о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего, кроме перечисленных выше;
— данные о супруге, детях и иных членах семьи гражданского служащего;
— данные, позволяющие определить место жительства, почтовый адрес, телефон и иные индивидуальные средства коммуникации гражданского служащего, а также его супруги (ее супруга), детей и иных членов его семьи;
— данные, позволяющие определить местонахождение объектов недвижимости, принадлежащих гражданскому служащему на праве собственности или находящихся в его пользовании;
— информацию, отнесенную к государственной тайне или являющуюся конфиденциальной.

Е.Л. Новицкая,
эксперт журнала «Отдел кадров бюджетного учреждения»

«Отдел кадров бюджетного учреждения», N 8, август 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит