» Оформляем трудовую книжку


Оформляем трудовую книжку


21.03.2010

Обязанность работодателя вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего в организации свыше пяти дней, если работа в этой организации является для него основной, закреплена в ст. 66 ТК РФ. На практике возможны ситуации, когда такая обязанность возлагается на бухгалтера. В данной статье рассмотрен порядок заполнения трудовой книжки.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже сотрудника. Правила ее заполнения определены в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция). Данная инструкция устанавливает лишь порядок заполнения трудовых книжек и их дубликатов. Все иные вопросы — ведение трудовых книжек и оформление вкладышей в них, внесение изменений и исправлений, выдача дубликатов, выдача книжек при увольнении, их учет и хранение — регулируются Постановлением N 225*(1).
В соответствии с п. 2 Постановления N 225 трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену на новые не подлежат.
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами, причем число и месяц записываются двузначными цифрами, а год — четырехзначными.
Перечень вносимых в трудовые книжки сведений:
— Ф.И.О. работника;
— о выполняемой им работе;
— о производимых переводах на другую постоянную работу;
— об увольнении работника;
— о награждении за успехи в работе.

Заполнение сведений о работнике

В трудовую книжку при ее оформлении в титульный лист вносят следующие сведения о работнике:
— фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) — на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— образование — на основании документов об образовании (основное общее; среднее общее; начальное профессиональное; высшее профессиональное; послевузовское профессиональное образование). Запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки из образовательного учреждения);
— профессия и (или) специальность — на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После заполнения всех необходимых сведений о работнике и указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) заверяет правильность внесенных сведений (п. 2.2 Инструкции). Он ставит только свою подпись, никакой дополнительной информации, например «С записями ознакомлен», вносить не следует. Ниже расписывается сотрудник кадровой службы или другое уполномоченное на ведение трудовых книжек должностное лицо. В левом нижнем углу титульного листа трудовой книжки ставится печать организации.
Внесение изменений в сведения о работнике осуществляется следующим образом. При изменении в трудовой книжке записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения прежние записи зачеркиваются и на основании соответствующих документов записываются новые данные. Ссылки на документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью учреждения (или печатью кадровой службы).
Изменение (дополнение) записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

Сведения о работе

Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Они производятся без сокращений.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой она повторяется.
Если трудовая книжка заводится впервые, а до этого работник нигде не работал, писать «стажа до поступления на работу не имел» не нужно.

Оформление на работу

Согласно п. 21 Постановления в трудовую книжку вносятся записи, если работник до поступления на работу:
— состоял на военной службе, служил в органах внутренних дел, таможенных органах;
— обучался на курсах и в школах по повышению квалификации, переквалификации и подготовке кадров.
По общему правилу в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации. В графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, наименования этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Четких рекомендаций по этому поводу в законодательстве нет.
Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись в трудовой книжке.
Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации.
По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
В настоящее время периоды, входящие в страховой стаж, подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования. Таким образом, трудовая книжка не имеет принципиального значения для его подсчета. Кроме того, стоит учитывать, что в случае совпадения по времени периодов работы и (или) иной деятельности, включаемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору лица, обратившегося за установлением пенсии (то есть либо время работы на основном месте, либо по совместительству).
Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то», а в графе 4 указывается номер и дата приказа (распоряжения или иного решения) руководителя, являющегося основанием переименования организации.

Оформление при увольнении

Запись об увольнении делается непосредственно в день увольнения и производится следующим образом: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
По общему правилу датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, исключения из него могут быть установлены:
— федеральным законом;
— трудовым договором;
— соглашением между работодателем и работником.
Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона.
При увольнении работника в связи с переводом в другую организацию в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.
При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок, какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).
При увольнении работник должен расписываться в трудовой книжке. Подпись работника ставится рядом (или на следующей строке) с подписью работодателя (или лица, ответственного за ведение трудовых книжек) и печатью организации (или кадровой службы). При этом расшифровывать подпись работника и писать «ознакомлен» не требуется.
В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом в ее получении работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 62 ТК РФ).
В случае смерти работника трудовая книжка выдается его ближайшим родственникам или высылается по почте по их требованию.
В случае нарушения сроков выдачи трудовой книжки работодатель несет материальную ответственность перед работником и обязан возместить последнему заработок, не полученный им в результате незаконного лишения возможности трудиться (ст. 234 ТК РФ).

Сведения о награждениях

Согласно п. 24 Постановления в трудовую книжку вносятся сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:
— о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;
— о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями;
— о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.
Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.
Пункт 4 Инструкции устанавливает порядок внесения в трудовую книжку сведений о награждении. В графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии). Ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника у всех работодателей); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

Вкладыш в трудовую книжку

В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в нее вшивается вкладыш. Он оформляется при предъявлении работником паспорта и документа об образовании. На их основании и заполняется титульный лист вкладыша. Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке, а не начинается вновь.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Заполненный вкладыш подшивается хлопчатобумажными нитками в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки и все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца.

Копия трудовой книжки

Копия трудовой книжки выдается по письменному заявлению работника не позднее трех дней со дня его подачи. Количество обращений законом не регламентировано, а это значит, что секретарь не может отказать работнику в выдаче копии или выписки из трудовой книжки. На подпись должностного лица, заверившего копию, ставится печать организации или отдела кадров.

Дубликат трудовой книжки

Лицо, утратившее трудовую книжку или вкладыш к ней, обязано немедленно заявить об этом администрации организации, являющейся последним местом работы. Не позже чем через 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
— сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами;
— сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.
Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов (распоряжений).
Если до поступления в данную организацию работник уже имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графу 3 вносится запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном документами.
Если трудовая книжка или вкладыш к ней пришли в негодность, то администрация по последнему месту работы выдает рабочему или служащему дубликат трудовой книжки. При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей в негодность, делается надпись: «Взамен выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник предъявляет дубликат трудовой книжки.

Хранение трудовых книжек

Согласно п. 42 Постановления бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации в сейфе, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность, как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
В случае если при заполнении бланк трудовой книжки и вкладыш в нее испорчены они подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, по окончании каждого месяца обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо ближайшими родственниками в случае смерти работника, хранятся в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек в течение двух лет. По истечении двухлетнего срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.

Как исправить неверную запись

Любые неверные записи исправляются на том предприятии, где находится трудовая книжка. Однако для этого нужно взять на фирме, допустившей ошибку, подтверждающие документы (приказ руководителя).
Неправильные, неточные или недействительные записи зачеркивать ни в коем случае нельзя. Под такой записью нужно поставить следующий порядковый номер и написать: «Запись за номером таким-то недействительна», а после этого сделать правильную запись. А при исправлении записи об увольнении или переводе, признанной недействительной, к отметке о недействительности добавляются слова «восстановлен на прежней работе». Если работнику не нравится такая «подпорченная» незаконным увольнением или переводом трудовая книжка, он вправе потребовать дубликат без недействительной записи.
А вот в титульном листе, как отмечалось выше, зачеркивания допускаются — если работник поменял фамилию, имя или отчество, старые данные нужно перечеркнуть. Но при получении работником дополнительного образования или специальности эти сведения дописываются в титульном листе рядом с предыдущими.

В. Прокофьев,
эксперт журнала «Учреждения физической культуры и спорта:
бухгалтерский учет и налогообложение»

«Учреждения физической культуры и спорта: бухгалтерский учет и налогообложение», N 12, декабрь 2007 г.

————————————————————————-
*(1) Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках».



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит