» Документационное обеспечение неденежного стимулирования персонала. Из опыта Московского представительства компании «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лимитед»


Документационное обеспечение неденежного стимулирования персонала. Из опыта Московского представительства компании «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лимитед»


21.03.2010

Служба персонала московского представительства юридической консалтинговой компании «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лимитед» столкнулась с проблемой удержания квалифицированного персонала в условиях, когда денежная составляющая системы стимулирования исчерпала свои возможности. В статье охарактеризованы практические решения в сфере неденежного стимулирования персонала и документационное обеспечение этих решений.

Причины текучести высококвалифицированного персонала

Проблема стимулирования персонала всегда очень остро стоит перед руководителями организаций, и некогда придуманная простая формула «плати больше — будут работать лучше» уже не работает. Нередко еще более остро эта проблема встает перед организациями, представляющими интересы иностранных компаний на территории России и привлекающими на работу россиян — людей с другим менталитетом, другой историей, национальной спецификой, другой структурой мотивов и другой восприимчивостью к стимулам. Не составляет исключения в этом вопросе и «Дентон Уайлд Сапт» — одна из ведущих международных консалтинговых компаний, оказывающих юридические услуги по российскому, зарубежному, исламскому и международному праву. Московский офис «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лимитед» создан в 1993 г. для комплексного сопровождения проектов компаний, которым требовалась юридическая поддержка в России.
На данный момент темпы роста московского офиса, с постоянно увеличивающейся клиентской базой, опережают развитие остальных офисов «Дентон Уайлд Сапт». Только за последние три года команда специалистов представительства фирмы в Москве увеличилась более чем в 2 раза.
Структура персонала, занятого в Московском представительстве компании, по категориям, полу, возрасту и образованию свидетельствует о том, что несмотря на высокий уровень профессиональной сложности консалтинговых услуг и их большие объемы, основу коллектива составляют высококвалифицированные специалисты в возрасте до 35 лет, а напряженный график работы и порой ненормированный день не стали преградой для преобладания в структуре персонала компании женщин.
Статистика причин текучести персонала, которая отмечена в компании, несмотря на конкурентоспособный уровень оплаты труда сотрудников, подтверждает наличие нерешенных проблем именно в сфере трудовой мотивации и стимулирования персонала: многие уволившиеся сотрудники называли основными причинами своего увольнения отсутствие четкой системы стимулирования. Необходимость организации стимулирования персонала возникла еще и потому, что некоторые должностные позиции в компании «тупиковые», т.е. не предполагающие карьерного роста (например, юридический секретарь), поэтому важно грамотно стимулировать сотрудников, занимающих и эти должности, ориентируясь на их длительное закрепление в компании, которое требуется в связи со спецификой организации основной деятельности «Дентон Уайлд Сапт».
Для решения озвученных выше проблем служба персонала компании провела исследования трудовой мотивации, используя усовершенствованную (автоматизированную) методику «Персонал организации и удовлетворенность трудом» и разработала с учетом выводов исследования ряд мероприятий по организации материального и нематериального стимулирования персонала, а также документы, необходимые для регламентации данных управленческих процедур.

Материальное стимулирование

В части материального стимулирования внедрены существенные изменения в системе премирования персонала, введены доплаты до 100% должностного оклада сотрудникам компании в случае болезни, организован учет и соответствующее вознаграждение сверхурочных работ административного персонала компании.
Для снятия стрессов и повышения жизненного тонуса работников компании, в большинстве своем работающих в напряженном рабочем графике, хорошим рецептом, который пропагандирует сегодня все прогрессивное мировое сообщество, является активный образ жизни, физическая культура и легкие спортивные нагрузки. Стрессов в работе персонала консалтинговой компании немало, коллектив молодой, болеет за дело всей душой. Поэтому в части материальных неденежных стимулов принято решение о компенсации сотрудникам фактических расходов за занятия в спортивном клубе (образец приказа). Выплаты осуществляются в размере установленной компенсационной суммы и по предоставлении письменного заявления и документов, подтверждающих платеж.

Примерный образец

Московское представительство «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лимитед» / Denton Wilde Sapte (CIS) Limited

Дата составления Номер документа
/Drowing up date /Document number
————¬ —————-¬
¦20.12.2008¦ ¦ 21 ¦
L———— L—————-

Приказ
О компенсации расходов сотрудников за членство в спортивном клубе

Order
On the reimbursement of sport club membership fee

Приказываю:
С 1 января 2009 года всем сотрудникам московского представительства «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лимитед» предоставляется выплата в размере не более ХХ тыс. руб. на человека (включая подоходный налог) в год в качестве компенсации фактических расходов за занятия в спортивном клубе. Выплаты осуществляются по предоставлению письменного заявления и документов, подтверждающих платеж.

I hereby order:
All employees of the Moscow office of Denton Wilde Sapte (CIS) Limited are entitled to a benefit it the amount not exceeding ХХ,000 rubles (gross) per person per annum to reimburse actual expenses for sport club membership, effective 1 January 2009. The benefit shall be paid upon submission of a written application and documents confirming the expense.

Руководитель Глава
организации/ представительства/
—————— ————— ———————
Responsible manager Head of the Office

Должность/Title Личная подпись/ Расшифровка подписи
Signature Signatory

Принимая во внимание средний возраст работников (35 лет) и преобладание сотрудников-женщин в структуре работающих в компании, руководству на рассмотрение представлен проект документа «Политика по беременности и родам», который нацелен на поддержку материнства и детства, и в то же время направлен на стимулирование скорейшего выхода работниц из отпуска по уходу за ребенком. Так планируется снизить затраты на привлечение временного персонала для замещения сотрудниц в период отпуска по беременности, родам и уходу за ребенком и обеспечить сохранение квалификации специалистов компании, что является первоочередной задачей управления персоналом, особенно в консалтинговом бизнесе.
Суть данного документа заключается в том, что после предоставленного сотрудником должным образом оформленного больничного листа по беременности и родам компания выплачивает ему дополнительное вознаграждение в размере полуторамесячной заработной платы (из расчета зарплаты, предшествующей месяцу выхода в декрет). Для тех сотрудников, которые собираются вернуться на работу в течении 6 месяцев, считая от начала декретного отпуска, и которые заранее информировали о своем намерении, предусмотрено специальное вознаграждение, которое выплачивается частями в процентном соотношении от годовой заработной платы. Однако, если сотрудник решил прервать трудовые отношения с компанией в обозначенный период выплат этого вознаграждения, выплаченная часть вознаграждения должна быть возвращена компании.

Нематериальное стимулирование — признание и забота

Нельзя отрицать, что нередко важными и не менее действенными являются для персонала нематериальные стимулы — внимание со стороны руководства, поддержка в трудной ситуации, забота о здоровье, признание заслуг и пр. Кроме того, подобные меры стимулирования являются менее затратными с финансовой точки зрения. Например, всем нам знакома ситуация, когда сотрудник может не выйти на работу по причине некоторого недомогания. Компания «Дентон Уайлд Сапт» готова предоставить своему сотруднику право дать только личное подтверждение своего отсутствия, чтобы иметь возможность перенести это недомогание не на ногах, а также избавить сотрудника от необходимости посещения врача с целью получения оправдательного документа на один-два дня отсутствия. Для этого нужно предупредить руководителя департамента о невозможности выхода на работу (по телефону), а по возвращении на рабочее место — заполнить специальный бланк с указанием ФИО сотрудника, дней отсутствия на работе и причин отсутствия (указываются симптомы или диагноз). Данный бланк должен быть заверен тем руководителем департамента, с которым сотрудник связывался по телефону в день начала недомогания. Однако следует иметь в виду, что количество таких дней ограничено и не может превышать 5 рабочих дней в году, из которых подряд может быть использовано не более 3 дней. Данные дни оплачиваются сотруднику как рабочие. Если же недомогание длится дольше, компания настоятельно рекомендует сотруднику обратиться к врачу и предоставить больничный лист в качестве соответствующего подтверждения своего отсутствия.

Примерный образец

Московское представительство «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лимитед» / Denton Wilde Sapte (CIS) Limited

Конфиденциально/
Strictly private and confidential

Личное подтверждение отсутствия на рабочем месте по причине болезни

Self declaration of absence due to sickness or injury

————————————————————————————-T—————¬
¦ФИО Сотрудника / Name ¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Дата начала заболевания Day & Date sickness started ¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Первый день отсутствия на рабочем месте First day & Date of absence from work ¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Последний день заболевания Daye of last day of sickness ¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Общее кол-во дней отсутствия на рабочем месте Total number of days absence from work¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Причина отсутствия (пожалуйста укажите некоторые симптомы или опишите повреждение)¦ ¦
¦Reason for absence (please state any symptoms or describe injury) ¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Подтверждение получения рекомендаций врача I have sought treatment from my doctor ¦Yes / No ¦
+————————————————————————————+—————+
¦ФИО врача и адрес Doctors name & adress ¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Подтверждение верности данной информации I certiify that the information supplied on¦Date: ¦
¦this form accurate to the best of my knowledge ¦ ¦
+————————————————————————————+—————+
¦Подпись Главы представительства или руководителя департамента Tо be Signed by the¦Date: ¦
¦office head or your manager ¦ ¦
L————————————————————————————+—————

Еще одной мерой стало введение по соглашению между работником и работодателем деление ежегодного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых, согласно ст. 125 ТК РФ, не должна быть меньше 14 календарных дней, тогда как другая часть может быть разделена и на более мелкие части — например, от 2 часов (0,25 дня), как сделали в «Дентон Уайлд Сапт». Учет использования отпуска таким образом ведется согласно представленной форме.

Примерный образец

————-T————T—————T————T———-T————-T——————¬
¦ ФИО ¦Дата начала ¦Дата окончания¦ К-во ¦ К-во ¦Номер приказа¦ Дата приказа ¦
¦ сотрудника ¦ отпуска ¦ отпуска ¦ календар. ¦ рабоч. ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ дней ¦ дней ¦ ¦ ¦
+————+————+—————+————+———-+————-+——————+
¦ Иванова О. ¦ 07/07/2008 ¦ 07/07/2008 ¦ 1 ¦ 1 ¦ 07/08-11A ¦ 04-июль-08 ¦
+————+————+—————+————+———-+————-+——————+
¦ ¦ 04/09/2008 ¦ 17/09/2008 ¦ 14 ¦ 10 ¦ 09/08-02A ¦ 01-сенябрь-08 ¦
+————+————+—————+————+———-+————-+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ 15 ¦ 11 ¦ ¦ ¦
+————+————+—————+————+———-+————-+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————+————+—————+————+———-+————-+——————+
¦ ¦ 12/05/2009 ¦ 13/05/2009 ¦ 2 ¦ 2 ¦ 05/09-05А ¦ 07-май-09 ¦
+————+————+—————+————+———-+————-+——————+
¦ ¦ 29/06/2009 ¦ 29/06/2009 ¦ 1 ¦ 0.5 ¦ 06/09-24А ¦ 23-июнь-09 ¦
+————+————+—————+————+———-+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ 02/07/2009 ¦ ¦ 0.25 ¦ ¦ ¦
+————+————+—————+————+———-+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ 10/07/2009 ¦ ¦ 0.25 ¦ ¦ ¦
+————+————+—————+————+———-+————-+——————+
¦ ¦ ¦ ¦ 3 ¦ 3 ¦ ¦ ¦
L————+————+—————+————+———-+————-+——————

Большинство своего времени сотрудники проводят на рабочем месте, что может являться де-мотивирующим фактором с точки зрения личной жизни. У многих сотрудников есть дети, с которыми они, возможно, проводят недостаточно времени по причине загруженности на работе. Поэтому предлагается поощрять своих сотрудников одним дополнительным оплачиваемым выходным днем в его день рождения или в день рождения ребенка сотрудника (или одного из детей), с тем, чтобы провести этот день в кругу семьи.
Как мы уже отметили выше, нематериальное стимулирование играет не последнюю роль в повышении трудовой мотивации сотрудников. В компании нередко проводятся корпоративные мероприятия, посвященные некоторым праздникам (например, рождественским праздникам, 8 Марта и т.д.). Однако с целью более крепкого сплочения коллектива предполагается приурочить проведение некоторых мероприятий к знаковым событиям в карьере сотрудников, чьи достижения высоко ценятся как самими сотрудниками, так и руководством компании. Подобные мероприятия предполагается разделить на две части: официальную — где подводятся итоги, вручаются награды, отмечаются достижения работников, и неофициальную — где предусматривается фуршет. Кроме этого, начата разработка информационного блока «Наши достижения», где будут представлены благодарственные письма от клиентов «Дентон Уайлд Сапт», информация о деятельности компании и достижениях конкретных сотрудников, профильные публикации специалистов компании и т.п.
Внедрение этих решений позволит не допустить отток квалифицированных кадров, выстроив систему мотивации и стимулирования таким образом, чтобы она создала в коллективе максимально благоприятные и конкурентоспособные условия труда.

Литература

1. Баткаева И.А., Кибанов А.Я., Митрофанова Е.А., Ловчева М.В. Мотивация и стимулирование трудовой деятельности. — М.: ИНФРА-М, 2009.
2. Егошин А.П. Мотивация трудовой деятельности. — Н. Новгород, 2003.
3. Кибанов А.Я., Баткаева И.А., Гагаринская Г.П. Мотивация трудовой деятельности: Учеб. пособие. — Самара, 2001.

Ю. Зуева,
ведущий специалист по персоналу Московского представительства
консалтинговой компании «Дентон Уайлд Сапт (СНГ) Лтд»

М. Ловчева,
канд. экон. наук, доцент, заместитель заведующего кафедрой управления персоналом
Государственного университета управления

Справка о компании

Международная консалтинговая компания DentonWildeSapte была создана в 2000 г. в результате объединения двух известных британских юридических фирм — «Дентон Холл» (основана в 1788 г.) и «Уайлд Сапт» (основана в 1785 г.), история которых насчитывает несколько веков успешной работы. В настоящее время в «Дентон Уайлд Сапт» работает более 600 юристов, включая более 170 партнеров (согласно исследованию мирового рынка юридических услуг более 50 партнеров признаны ведущими специалистами в своей области). Головной офис компании находится в самом центре Лондонского Сити — одного из основных мировых финансовых центров, другие одиннадцать офисов и несколько ассоциированных офисов успешно работают не только в Европе, но и в странах СНГ, а также на Среднем Востоке и в Африке.

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 9, сентябрь 2009 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит