» Учет трудовых книжек


Учет трудовых книжек


21.03.2010

С целью разъяснения порядка выдачи трудовых книжек бюджетным учреждением органы Федерального казначейства опубликовали письмо от 18.05.2005 N 42-2.2-06/63 (далее — Письмо N 42-2.2-06/63), в котором предложили бухгалтерские записи, отражающие приобретение и выдачу бланков строгой отчетности.
Рассмотрим на примере порядок отражения выдачи трудовой книжки и вкладыша в нее, который предлагается в названном письме.

Пример 1
В университете в январе 2008 года была выдана трудовая книжка новому сотруднику, который ранее нигде не работал и не имел трудовой книжки. Стоимость трудовой книжки 150 руб., в том числе НДС.
В учете операции по выдаче трудовой книжки будут отражены следующим образом:

————————————————————-T————T————T————¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦Сумма, руб.¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Выдана трудовая книжка работнику: ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦1 205 03 560¦1 401 01 130¦ 150 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦1 205 10 560¦1 401 01 180¦ 150 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Поступили денежные средства от реализации трудовой книжки в¦ ¦ ¦ ¦
¦кассу учреждения: ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦1 201 04 510¦1 205 03 660¦ 150 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦1 201 04 510¦1 205 10 660¦ 150 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Отражены денежные средства на лицевом счете учреждения,¦1 304 05 226¦1 201 04 610¦ 150 ¦
¦полученные от реализации трудовой книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Перечислены в доход федерального бюджета денежные средства,¦1 210 02 130¦1 304 05 226¦ 150 ¦
¦полученные от реализации трудовой книжки ¦ (180) ¦ ¦ ¦
L————————————————————+————+————+————

Использование в Письме N 42-2.2-06/63 счета 1 401 01 130 «Доходы от рыночных продаж товаров, работ, услуг» предполагает, что выдача сотруднику трудовой книжки и взимание платы за нее являются реализацией трудовой книжки, при которой происходит передача права собственности на нее (ст. 39 НК РФ). Согласно пп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ передача организацией права собственности на бланк трудовой книжки или вкладыша к ней работнику на возмездной основе, в том числе в случае их приобретения организацией без НДС, признается реализацией товара и, соответственно, подлежит обложению НДС.
Следовательно, при продаже трудовой книжки сумма НДС должна уплачиваться в бюджет за счет средств, полученных от работника организации (п. 1 ст. 168 НК РФ).
Таким образом, если расценивать выдачу трудовой книжки и вкладыша в нее новому сотруднику как их реализацию, то при отражении операций по выдаче следует принимать во внимание письма Федерального казначейства от 13.12.2005 N 42-7.1.-01/2.2-371 и от 30.12.2005 N 42-7.1.-01/2.2-404, несмотря на то что в предлагаемой ими корреспонденции счетов по отражению операций по реализации государственного имущества в качестве примера рассматривается реализация основных средств. Заметим, что варианты отражения операций по реализации государственного имущества, предложенные письмами N 42-7.1-01/2.2-371 и N 42-7.1-01/2.2-404, отличаются друг от друга.
Рассмотрим проводки, рекомендуемые для отражения операций по реализации имущества, в данном случае трудовых книжек, письмом Федерального казначейства N 42-7.1-01/2.2-371, на примере.

Пример 2
Университет в январе 2008 года по счету (в организации) приобрел трудовые книжки в количестве 100 шт. на сумму 17 700 руб. Цена каждой из них составляет 177 руб. за штуку. В этом же месяце в университет принят новый работник, который ранее нигде не работал и трудовой книжки не имел.
В бюджетном учете будут составлены следующие записи:

————————————————————-T————T————T————¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦Сумма, руб.¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Приобретены трудовые книжки бюджетным учреждением: ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦1 401 01 226¦1 302 07 730¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦1 401 01 226¦1 302 09 730¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Оплачены поставщику трудовые книжки (в том числе НДС): ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦1 302 07 830¦1 304 05 226¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦1 302 09 830¦1 304 05 226¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Оприходованы трудовые книжки на кассира (материально¦ 03 ¦ ¦ 100 ¦
¦ответственное лицо) бюджетного учреждения (100 шт. х 1 руб.)¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Переданы трудовые книжки на хранение работнику кадровой¦ ¦ ¦ ¦
¦службы: ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- списаны с кассира как с материально ответственного лица¦ ¦ 03 ¦ 100 ¦
¦трудовые книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров ¦ 03 ¦ ¦ 100 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Начислена задолженность бюджету за реализуемую трудовую¦1 205 02 560¦1 303 05 730¦ 150 ¦
¦книжку ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Начислена задолженность покупателя трудовой книжки по НДС,¦2 205 10 560¦2 401 01 180¦ 27 ¦
¦подлежащему перечислению в бюджет ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Поступили денежные средства за трудовую книжку (платежное¦1 303 05 830¦1 205 02 660¦ 150 ¦
¦поручение)* ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Зачислена сумма НДС, поступившая от покупателя трудовой¦2 201 01 510¦2 205 10 660¦ 27 ¦
¦книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Перечислена сумма НДС в бюджет ¦2 401 01 180¦2 201 01 610¦ 27 ¦
L————————————————————+————+————+————

Письмо Федерального казначейства N 42-7.1-01/2.2-371 предусматривает денежные средства от реализации имущества сразу отражать на счете органа Федерального казначейства, открытом на балансовом счете 40101. Как правило, денежные средства от реализации трудовой книжки поступают в кассу учреждения, поэтому предлагается отражать операции по поступлению денежных средств следующим образом:

————————————————————-T————T————T————¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦Сумма, руб.¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Поступили денежные средства за трудовую книжку в кассу¦1 201 04 510¦1 205 02 660¦ 150 ¦
¦бюджетного учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Зачислены денежные средства за трудовую книжку на счет¦1 201 01 510¦1 201 04 610¦ 150 ¦
¦учреждения ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Перечислены денежные средства за трудовую книжку в бюджет ¦1 303 05 830¦2 201 01 610¦ 150 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Зачислена сумма НДС, поступившая от покупателя трудовой¦2 201 04 510¦2 205 10 660¦ 27 ¦
¦книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Перечислена сумма НДС из кассы на счет бюджетного учреждения¦2 201 01 510¦2 201 04 610¦ 27 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Перечислена сумма НДС в бюджет ¦2 401 01 180¦2 201 01 610¦ 27 ¦
L————————————————————+————+————+————

Примечание.
Поскольку, согласно приказу N 25н, по коду, отражающему вид деятельности, 3, показывается деятельность со средствами, находящимися во временном распоряжении, а не деятельность за счет целевых средств и безвозмездных поступлений, как это было до внесения изменений в Инструкцию N 25н, в данных операциях указывается код вида деятельности 2 — деятельность, приносящая доход.
Письмо Федерального казначейства N 42-7.1-01/2.2-404 предлагает несколько иной способ отражения реализации имущества. Рассмотрим предлагаемую корреспонденцию счетов на примере.

Пример 3
Условия примера аналогичны условиям примера 2.
В бюджетном учете выдача трудовой книжки работнику будет отражена следующими записями:

————————————————————-T————T————T————¬
¦ Содержание операции ¦ Дебет ¦ Кредит ¦Сумма, руб.¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Приобретены трудовые книжки бюджетным учреждением ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦1 401 01 226¦1 302 07 730¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦1 401 01 226¦1 302 09 730¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Оплачены поставщику трудовые книжки (в том числе НДС) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦1 302 07 830¦1 304 05 226¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦1 302 09 830¦1 304 05 226¦ 17 700 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Оприходованы трудовые книжки на кассира (материально¦ 03 ¦ ¦ 100 ¦
¦ответственное лицо) бюджетного учреждения (100 шт. х 1 руб.)¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Переданы трудовые книжки на хранение работнику кадровой¦ ¦ ¦ ¦
¦службы: ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- списаны с кассира как с материально ответственного лица¦ ¦ 03 ¦ 100 ¦
¦трудовые книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- оприходованы трудовые книжки на работника отдела кадров ¦ 03 ¦ ¦ 100 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Начислен доход от реализации трудовой книжки ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦2 205 03 560¦2 401 01 130¦ 177 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦2 205 10 560¦2 401 01 180¦ 177 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Начислен НДС в бюджет ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦2 401 01 130¦2 303 04 730¦ 27 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦2 401 01 180¦2 303 04 730¦ 27 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Произведена оплата трудовой книжки сотрудником ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- согласно рекомендациям письма ¦2 201 04 510¦2 205 03 660¦ 177 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦- с учетом приказа N 25н ¦2 201 04 510¦2 205 10 660¦ 177 ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Одновременно списан бланк трудовой книжки с работника¦ ¦ 03 ¦ 1 ¦
¦кадрового отдела (в количестве 1 шт. и в условной оценке 1¦ ¦ ¦ ¦
¦руб.) ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Внесены учреждением наличные денежные средства на банковский¦2 201 01 510¦2 201 04 610¦ 177 ¦
¦счет ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————————————+————+————+————+
¦Перечислена в доход бюджета сумма НДС ¦2 303 04 830¦2 201 01 610¦ 27 ¦
L————————————————————+————+————+————

Обратите внимание: если выдачу трудовой книжки рассматривать как ее реализацию, то нарушается условие п. 47 разд. 8 Правил, согласно которому работник, приобретая бланк трудовой книжки или вкладыша в нее, вносит плату в размере расходов, понесенных работодателем при их приобретении (в рассматриваемом нами примере — 177 руб.). Кроме того, следует учитывать, что бюджетная организация приобретает трудовые книжки для сотрудников, а не для себя, следовательно, взимание платы — это возмещение сотрудникам затрат, понесенных работодателем на приобретение бланков трудовой книжки. Выдачу бланка трудовой книжки работнику и вкладыша в нее стоит рассматривать как реализацию, включающую сумму НДС.

Г.В. Мокрецова,
главный бухгалтер Вятского государственного университета

«Советник в сфере образования», N 4, июль-август 2008 г.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит