» Празднику быть, или инструкция по проведению корпоративного Нового года


Празднику быть, или инструкция по проведению корпоративного Нового года


21.03.2010

Осень в самом разгаре, а предусмотрительные директора компаний уже задумываются на тему празднования Нового года, ведь времени на подготовку остается не так уж много. Чтобы с детства любимый всеми праздник не превратился в головную боль, необходимо отнестись к подготовке данного мероприятия со всей ответственностью.

Отмечать или не отмечать?

Празднование Нового года в кругу рабочего коллектива — такая же важная составляющая бизнеса, как ежегодное подведение результатов деятельности компании, составление отчетов и выплата бонусов особо старательным сотрудникам. Так кому же нужен этот самый корпоративный Новый год?
В первую очередь он необходим работникам, которые на протяжении 12 месяцев трудятся, не покладая рук. Поэтому они воспринимают большой веселый праздник как должное вознаграждение за свои усилия.
Не стоит забывать и о том, что в жизни практически каждого человека есть две основные составляющие: семья и работа. Иногда что-то одно доминирует над другим, иногда они вполне равноценны. Новый год с давних пор считается праздником семейным, который принято отмечать за одним столом с самыми близкими людьми. С детства этот праздник ассоциируется у нас со свежим запахом хвои, со сладким ароматом мандаринов и, конечно же, с добрыми улыбками родных и близких. Корпоративное празднование Нового года позволяет хотя бы на один вечер свести воедино понятия «семья» и «работа». Это позволяет служащим компании на подсознательном уровне начать ассоциировать свой рабочий коллектив с близкими людьми. Стоит ли говорить о том, что подобные теплые отношения на работе не замедлят сказаться на качестве труда. Человек начинает работать не только лично на себя, добиваясь продвижения по службе или повышения зарплаты, но и на благо родного коллектива. Постепенно он начинает ощущать себя частью единого механизма, более критично относиться к выполнению своей работы, чтобы по его вине механизм не дал сбой.
Подобное отношение к работе характерно для служащих в Японии, где в обществе сильны патриархальные традиции. В японских фирмах генеральный директор как бы является «отцом» большой «семьи», состоящей из работников. Он заботится о своих служащих, а они усердно выполняют свою работу. Конечно, нам еще очень и очень далеко до «восточного идеала» с его строгим дресс-кодом, исполнением корпоративного гимна перед началом рабочего дня и трепетным отношением ко всем, даже самым малозначительным заданиям. Может, и не нужно стремиться к этому утрированному виду деловых отношений, но самое лучшее позаимствовать все-таки стоит.
В современных успешных российских компаниях в обязательную программу входят два праздника: company day (так называемый день рождения компании) и Новый год. Конечно, один или два корпоративных мероприятия в году не решат всех проблем в компании, однако внутренний климат улучшить смогут. Иногда подобные праздники способствуют уменьшению текучки кадров. Работал себе человек, работал, решил вдруг уволиться, а тут такое грандиозное мероприятие. Ну как теперь заявление писать? А после праздника все кажутся такими родными и близкими, что решение сменить работу отпадает само собой.
Также одной из задач празднования Нового года внутри компании можно назвать выявление корпоративных ценностей. Вручая грамоты лучшим работникам (самым креативным, самым упорным), начальство дает понять, какой вид деятельности важен для фирмы в первую очередь и, соответственно, какие личные качества необходимо развивать сотрудникам. Тут немаловажную роль играет всем известный метод «кнута и пряника», где празднование Нового года является заветной сладостью, наградой за тяжелые будни, в которые начальство позволяет себе и «кнутом пощелкать».
Так что в канун Нового года не нужно отказывать себе в праздничных яствах и развлекательной программе. Все потраченные усилия оправдают себя, а финансовые затраты окупятся сторицей. К тому же новогодний корпоратив — это отличный повод расслабиться после тяжелых трудовых подвигов.
Идя на солидные затраты, компания доказывает работникам свою благонадежность и экономическую стабильность. Но опять же колоссальные финансовые вложения в мероприятия не являются обязательным условием успешного праздника. Гораздо более важно создать теплую атмосферу, позволяющую сотрудникам компании почувствовать заботу начальства.

Обращаться ли к профессионалам?

Если проведение корпоративного Нового года уже не ставится под сомнение, возникает вопрос, стоит ли организовывать его собственными силами или лучше обратиться к профессионалам?
Сегодня услуги по организации и проведению различных мероприятий предлагает огромное количество компаний (так называемых event-агентств). Так что у заказчиков всегда есть богатый выбор. Но даже при таком обилии предложений некоторые компании предпочитают обходиться без услуг event-менеджеров и справляться своими силами. Но если для одних вполне приемлема веселая вечеринка в боулинге, то для других подобное мероприятие может полностью испортить имидж компании, создаваемый годами.
Таким образом, перед принятием решения следует руководствоваться исключительно внутренними задачами фирмы. Если на повестке дня стоит устроение грандиозного праздника на широкую ногу то самостоятельно с этим могут справиться далеко не все предприятия. Под силу это только тем компаниям, где хорошо развит и относительно свободен НR-отдел. В противном случае обращения в «агентство праздников» не избежать. Как показывает практика, разработанные агентствами технологии проведения корпоративных праздников позволяют добиться от данного мероприятия наибольшего эффекта.
Празднование Нового года, проведенное по уникальному сценарию, с использованием игровых, интерактивных моментов, часто называют командообразующим. Командообразование (или, как еще принято говорить, тимбилдинг) призвано сплотить коллектив. Однако тимбилдинг чаще всего представляет собой напряженную работу профессионалов, выявляющих внутренние проблемы компании, а затем решающих их посредством взаимодействия с сотрудниками фирмы. Этот процесс обычно захватывает всех его участников, но требует больших затрат сил и энергии. Но не стоит заранее расстраиваться: даже в таком беззаботном празднике, как Новый год, найдется место для тимбилдинга. Дело в том, что командообразование условно можно разделить на спортивные соревнования и ролевые игры, которые вполне можно внести в новогодний сценарий. Таким образом, будут учтены все цели мероприятия и в обычную вечеринку привнесен элемент игры. Но в этом случае не нужно открыто объявлять сотрудникам, что они являются участникам командообразующей программы, поскольку в дальнейшем тимбилдинг будет ассоциироваться у них с чем-то легкомысленным и веселым, и более серьезные тренинги могут вызывать отторжение.
Итак, если принято решение обратиться в агентство, следует знать несколько важных моментов.
Заказчик должен посвятить event-менеджеров в истинные цели проведения мероприятия (будь то попытка сплотить коллектив, стремление повысить престиж компании или желание просто повеселиться). Незнание намерений заказчика, как правило, приводит к ошибкам исполнителей и, соответственно, к недовольству заказчика. Поэтому если почетная роль общения с агентством уготована кадровику, следует заранее обговорить с руководителем цели проведения мероприятия. Попытка устроить тендер на проведение новогоднего корпоративна — не самое лучшее решение. Ведь сравнивать агентства можно только по определенным критериям. Естественно, самым значимым из них будет предложенный сценарий праздника. Но кто даст гарантию, что этот сценарий не окажется украденным? И абсолютно не факт, что недобросовестное агентство выполнит заказ на том же уровне, что и пострадавшее от воровства. В итоге заказчик потеряет время, деньги, а приобретет лишь неприятный осадок от испорченного праздника. Поэтому рекомендуем обращаться к проверенному и зарекомендовавшему себя подрядчику.
Даже если вы уверены в «агентстве праздников», не следует пускать дело на самотек. Обязательно составьте перечень требований к мероприятию (бриф). Это поможет оправдать ваши надежды. Бриф должен содержать следующую информацию:
— основные цели и задачи мероприятия,
— день и время,
— количество и состав гостей,
— требования к месту проведения,
— требования к программной части,
— примерный бюджет праздника.
Необходимо назначить лицо, ответственное за ведение переговоров с агентством по поводу организации мероприятия. Этот человек должен обладать рядом полномочий, чтобы он мог самостоятельно принимать некоторые решения (например, проблему доставки гостей до места празднества фирме целесообразнее осуществить самостоятельно, так получится дешевле).

Рассчитываем смету

Итак, агентство праздников выбрано, самое время рассчитать бюджет мероприятия.
Конечно, приблизительная смета закладывается еще в начале финансового года при разработке и принятии годового бюджета. Но, разумеется, невозможно заранее определить точную сумму, которая будет потрачена на проведение мероприятия. Цены на концертную программу, аренду площадок и ресторанное меню имеют обыкновение меняться в зависимости от сезона. Так, под Новый год стоимость «праздничных» услуг чуть ли не в три раза отличается от летних расценок! Обычно новогодние цены формируются в октябре, и раньше этого срока невозможно ни рассчитать точный бюджет, ни забронировать помещение. Куда же уходит такое несметное количество денег при организации новогоднего корпоратива?
Основные составляющие сметы — аренда площадки, оформление помещения, банкет или кейтеринг*(1), полиграфия (изготовление приглашений или поздравительных открыток), услуги ведущего, шоу-программа, фейерверки и другие спецэффекты, транспортные услуги, подарки и сувениры, фото- и видеосъемка, оплата услуг «праздничного» агентства.
Как показывает практика, около 50% заложенного бюджета уходит на ресторанное обслуживание и угощения. Остальная сумма — на организацию концертной программы, оплату работы артистов, ведущих, режиссера, ди-джеев, установку аттракционов и декораций и т.д.
В среднем сумма затрат на одного гостя составляет около 150-200 долларов США. Больше тратится при организации торжественных мероприятий, проходящих на подчеркнуто высоком уровне. Проведение VIP-праздников требует гораздо больших затрат. Здесь на гостя придется потратить от 400 до 1 000 долл. Таким образом, примерная смета мероприятия среднего уровня для 300-350 человек составит 60 000 долл. США. При этом на оплату услуг event-агентства уйдет всего 10% этой суммы.
Значительно сократить сумму расходов на мероприятие можно, лишь пожертвовав одним из двух главных составляющих праздника: либо уровнем обслуживания, либо объемом развлекательной программы. Однако можно сократить расходы еще и за счет грамотного выбора площадки и дня проведения корпоративного мероприятия.

Пример 1
Арендовать ночной клуб в будние дни — дешевле, чем в выходные. К тому же, такие составляющие, как хороший звук, свет, сцена, танцпол, профессиональная охрана и обслуживание, как правило, уже входят в стоимость аренды.
Кстати, при заключении договоров с подрядчиками советуем оговорить условия возврата денег в случае отмены мероприятия по инициативе заказчика или исполнителя. Если этого не сделать, организаторы могут вернуть около 50% суммы при отказе от мероприятия за 20-30 дней, 25-30% — при отказе за 7-14 дней и всего лишь 5-10%, если проведение мероприятия было отменено за 1-2 дня.

План действий

Проблема с бюджетом решена. Теперь переходим к следующему этапу — разработке «сценария».
На этом этапе ни на минуту нельзя забывать о том, что Новый год — особенный праздник, от которого все ждут чудес и волшебства. Чтобы сделать праздник необычным и интересным, нужно как следует поработать над его основной идеей, отталкиваясь от которой и выстроить сам сюжет программной части. Кстати, идея проведения праздника непосредственно влияет на выбор площадки мероприятия, личность ведущего, продумывание музыкального оформления вечера.
Как правило, на разработку сценария праздника и поиск исполнителей у event-агентства уходит около двух недель. Но если времени на подготовку осталось совсем немного, можно воспользоваться стандартным сценарием. Это имеет свои плюсы: программа уже неоднократно была проверена, поэтому риск сбоев при ее подготовке сведен к минимуму.

Где будем праздновать?

Площадку для проведения мероприятия выбрать не так просто, как кажется на первый взгляд. Особенно труден выбор между офисным помещением и арендованной территорией. Плюсы и минусы есть у каждого варианта. Если проводить праздник «у себя», можно существенно сэкономить на аренде помещения. Однако в рабочих стенах трудно создать атмосферу беззаботного веселья. Поэтому для Нового года лучше выбирать помещение, не напоминающее о тяжелых трудовых буднях.
Самые распространенные варианты для проведения праздника — ресторан, клуб, боулинг-центр или база отдыха. Для любителей «экстрима» можно провести праздник на открытой площадке, например, на лесной полянке с живой елкой, кострами, глинтвейном, катком и катанием на санях. Но оптимальное сочетание уличных гуляний и уюта хорошо отапливаемых помещений могут предложить только загородные пансионаты. И не забывайте, что услуги по бронированию различных помещений на Новый год возможны только по предоплате.
Цены на аренду имеют довольно большой разброс. Например, средняя цена аренды старинного особняка вместимостью 100-200 человек — 10 000 долл. США за вечер. Некоторые рестораны не берут денег за аренду, а объявляют минимальную сумму заказа по меню, согласившись на которую вы можете получить в свое распоряжение все помещение.
При подборе помещения необходимо личное присутствие заказчика. В противном случае разочарование может стать единственным новогодним «подарком». Осматривая площадку, лучше удостовериться, что в день проведения праздника она будет выглядеть аналогично и на ней не планируется проведение реставрационных работ.
Помните, что договор об аренде площадки вовсе не означает, что вы будете там одни. И если вы не хотите неприятных неожиданностей, этот момент нужно обсудить отдельно. К тому же, нужно учесть, что время аренды — это не только время проведения самого праздника, но и время подготовки к нему, то есть украшение помещения, саунд-чек для музыкантов и т.д.
Для того чтобы определится с количеством гостей, которых способно вместить понравившееся помещение, рекомендуем заранее провести расстановку столов. Поверьте, «на глаз» это сделать очень трудно. Как правило, при проведении банкета на одного гостя отводят 2 кв. м, а при фуршете — 1,5 кв. м. Если концертная программа предусматривает проведение дискотеки и активных конкурсов, следует позаботиться об организации места для танцпола. Наличие сцены — безусловный плюс помещения. Но не забудьте удостовериться, что она хорошо видна изо всех уголков зала и никакие колонны и прочие декоративные элементы не перекрывают обзор. Проблему плохой видимости сцены можно решить с помощью видеотрансляций на мониторы, которые дублируют все происходящее на сцене.
Обратите внимание: все организационные вопросы необходимо решить за две недели до проведения мероприятия. То есть к этому моменту должно быть точно известно место проведения праздника, сценарий должен быть полностью доработан, а все исполнители должны подтвердить свое участие в шоу.

А что у нас на ужин?

Организация банкета — дело хлопотное. Всегда трудно определиться с тем, чего же все-таки «душе угодно» на самом деле. Тем более что выбор действительно огромен.
Если мероприятие проходит в ресторане, то проблем с меню не должно возникнуть. Но если праздник планируется провести в арендованном особняке, музее или турбазе, не оснащенной столовой, необходимо будет обратиться в кейтеринговую компанию. Такие «выездные» праздники можно сделать в виде банкета, фуршета или коктейльной вечеринки.
Банкет можно организовать в «русском стиле». В этом случае все холодные закуски и напитки выставляются на столы сразу, а горячие блюда разносятся позже в виде отдельных порций.
Гала-ужин представляет собой отдельную подачу всех блюд, начиная с закусок и заканчивая десертом.
Практикуется несколько вариантов проведения фуршета. Бывают фуршеты с частичной или полной рассадкой гостей. Синонимом такого вида застолья может служить «шведский стол».
Одной из модных форм проведения праздника являются коктейли, где официанты разносят на подносах напитки и закуски-канапе.
Новый год практически во всех отечественных компаниях принято отмечать на широкую ногу. Стоит ли говорить о том, что этот праздник заслуживает настоящего пиршества, и в этом случае уместнее всего будет банкет в «русском стиле».

Особенности встречи 2009 года

По восточному календарю наступающий Новый год — это год Быка. Кстати, у одних народов грядущий год считается годом Бизона, а у других — годом Коровы, но это сути дела не меняет.
Само название года «Год Земного Быка» указывает на то, что это будет год матери-Земли. Поэтому неплохо было бы отметить его на природе, в пансионате или вместительном особняке. В этом случае можно устроить вечеринку в деревенском стиле, сопровождаемую народными гуляньями и обильным застольем. Кстати, встречая год Быка, желательно не заказывать блюда из говядины, а то символ года может «обидеться». Лучше, чтобы в меню преобладали блюда из рыбы и птицы. Стол должен выглядеть торжественно и богато. Особое внимание следует уделить закускам, салатам и фруктам. При встрече Нового года не переусердствуйте с новогодним нарядом. Вол — труженик, и ему не к лицу пышные, яркие и вычурные наряды. Все должно быть скромно, почти по-деловому но со вкусом.
И все-таки главное — это отличное настроение, веселая компания и ощущение настоящего праздника. Бык — символ 2009 года — обязательно оценит все ваши старания по подготовке праздника и принесет вам удачу в наступающем году!

А.А. Садовина,
event-менеджер

Л.Н. Леонтьева,
директор по развитию Компании «РусИвентПроект»

«Кадровая служба и управление персоналом предприятия», N 11, ноябрь 2008 г.

——————————————————————————
*(1) Кейтеринг (от англ. сatering) — это вид ресторанного обслуживания, при котором банкет, фуршет, корпоративные праздники и развлечения организуются в любом удобном для заказчика месте. иными словами, это выездное обслуживание.



Поиск вакансий


Кадровое агентство Фаворит