Заполняем трудовую книжку без ошибок | Статьи | 123-Job.ru

Заполняем трудовую книжку без ошибок


21.03.2010

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника в силу ст. 66 ТК РФ. Работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Об особенностях внесения данных сведений в трудовую книжку расскажем в данной статье.

Нормативная база

В настоящее время порядок ведения, хранения и заполнения трудовых книжек регламентируется следующими нормативными актами:
— Трудовой кодекс;
— Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила ведения и хранения трудовых книжек), утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках»;
— Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (далее — Инструкция);
— Правила подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555;
— Порядок обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утвержденный Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н.

Заполняем сведения о работнике при приеме на работу

Трудовая книжка является одним из документов, предъявляемых работником при трудоустройстве. При поступлении на работу в организацию по совместительству (ст. 283 ТК РФ) делать этого не нужно, при поступлении на работу впервые (ст. 65 ТК РФ) работодатель обязан оформить трудовую книжку в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.
Пунктом 9 Правил ведения и хранения трудовых книжек установлено, что при оформлении работодатель должен внести в трудовую книжку:
— фамилию, имя, отчество;
— дату рождения (число, месяц, год) — вносится на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.;
— образование, профессия, специальность — на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальной подготовки).
Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц — двузначными, год — четырехзначными). Например, если работник принят на работу 14 сентября 2009 года, то в трудовой книжке делается запись: «14.09.2009».
Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение» и т.п.
Сведения о работнике на первой странице трудовой книжки согласно п. 2.1 Инструкции указываются следующим образом:

———————————-T——————————————¬
¦ ¦ Трудовая книжка ¦
¦ ¦ ТК N 7565567 ¦
¦ ¦Фамилия Бессонов ¦
¦ ¦ ———————————-¦
¦ ¦——————————————¦
¦ ¦Имя Татьяна ¦
¦ ¦ —————————————¦
¦ ¦Отчество Викторовна ¦
¦ ¦ ———————————¦
¦ ¦Дата рождения 18 марта 1980 года ¦
¦ ¦ —————————¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦Образование высшее ¦
¦ ¦ ——————————¦
¦ ¦Профессия, специальность экономист ¦
¦ ¦ —————-¦
¦ ¦Дата заполнения » 22 » сентября 2009 г.¦
¦ ¦Подпись владельца книжки Бессонова ¦
¦ ¦ —————-¦
¦ ¦ Подпись лица, ответственного¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек¦
¦ ¦М.П. Макарова ¦
¦ ¦ ———— ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L———————————+——————————————

При заполнении первого листа трудовой книжки необходимо обратить внимание на следующие моменты:
— фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год);
— запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежащих документов аттестата, удостоверения, диплома и т.п. или их копий;
— запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);
— профессия или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.
После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений. Кроме работника, первую страницу подписывает лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации или кадровой службы, в которой впервые заполнялась трудовая книжка*(1). Если трудовая книжка оформляется индивидуальным предпринимателем, печать может не ставиться ввиду ее отсутствия у последнего. Об этом предприниматель обязан выдать справку. Подпись лица, ответственного за выдачу трудовых книжек, должна быть проставлена разборчиво. Поскольку законодательство не разъясняет, что значит «разборчиво», рекомендуем кадровикам вместо собственноручной подписи писать полностью и разборчиво фамилию.

Как внести изменения на титульный лист трудовой книжки?

Пункты 2.3 и 2.4 Инструкции и п. 26 Порядка ведения и хранения трудовых книжек устанавливают порядок внесения исправлений на первой странице.
В частности, изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производится на основании паспорта, свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату. Для этого необходимо одной чертой зачеркнуть прежнюю фамилию, имя, отчество или дату рождения и записать новые. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью кадровика, а также печатью организации.
Приведем пример внесения изменений.

———————————-T—————————————-¬
¦Фамилия Бессонова изменена на¦ Трудовая книжка ¦
¦фамилию Шаповалова на основании¦ ТК N 7565567 ¦
¦свидетельства о заключении брака¦Фамилия Бессонова ¦
¦серия ХХ N 789456, выданного¦ ———————————¦
¦Автозаводским отделением ЗАГС 17¦ Шаповалова ¦
¦июля 2009 г. +—————————————-¦
¦Инспектор отдела кадров Дубинина+—————————————-¦
¦О.Н. ¦Имя Татьяна ¦
¦(печать) ¦ ————————————¦
¦ ¦Отчество Викторовна ¦
¦ ¦ ——————————-¦
¦ ¦Дата рождения 18 марта 1980 года ¦
¦ ¦ —————————¦
¦ ¦ (число, месяц, год) ¦
¦ ¦Образование высшее ¦
¦ ¦ —————————-¦
¦ ¦Профессия, специальность экономист ¦
¦ ¦ —————¦
¦ ¦Дата заполнения » 22 » сентября 2008 г. ¦
¦ ¦ —- ——————¦
¦ ¦Подпись владельца книжки Бессонова ¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦ Подпись лица, ответственного¦
¦ ¦ за ведение трудовых книжек¦
¦ ¦ ¦
¦ ¦М.П. Макарова ¦
¦ ¦ ———— ¦
¦ ¦ (разборчиво) ¦
L———————————+——————————————

На основании п. 2.4 Инструкции изменение на первой странице трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляется путем дополнения имеющихся записей без зачеркивания ранее внесенных записей (через запятую). Если первоначальных данных не было, то заполняются пустые строки. По аналогии с вышеуказанными изменениями некоторые кадровики делают ссылку на дипломы и иные удостоверяющие получение новой специальности, профессии и образования на внутренней стороне обложки, хотя нормативными актами это не предусмотрено и не является обязательным требованием.

Пример.
В трудовой книжке работника Зайцева И.П. в строке «Образование» указано «среднее специальное», а в строке «Профессия, специальность» — «техник». Впоследствии Зайцев И.П. закончил университет и предъявил кадровику диплом о юридическом образовании.

Кадровик должен внести сведения об образовании в трудовую книжку работника следующим образом: в строке «Образование» сделать запись «высшее», а в строке «профессия, специальность» — «юрист». Эти записи делаются через запятую после предыдущих записей.

Заполняем сведения о работе

Довольно часто при заполнении данного раздела трудовой книжки у кадровиков возникают различные сложности, хотя порядок его заполнения подробно регламентирован Инструкцией.
Итак, вы заключили трудовой договор, издали приказ о приеме на работу по форме N Т-1 *(2), ознакомили с ним работника. Теперь вы смело можете делать запись в трудовую книжку. При этом в графы трудовой книжки, предназначенные для отражения сведений о работе, нужно вносить не только сведения, касающиеся работы, но и сведения о повышении квалификации, поощрении, награждении.
В соответствии с п. 3.1 Инструкции первым делом в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование (при его наличии). Под ним производятся следующие записи:
— в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи (нумерация сквозная — если вы принимаете работника и это его первое рабочее место, то ваша запись будет иметь порядковый номер 1, если у работника это не первое рабочее место, порядковый номер вашей записи будет следующим за предыдущим);
— в графе 2 — дата приема на работу;
— в графе 3 — запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, наименования должности, специальности, профессии, квалификации;
— в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя (например, протокол собрания участников общества), согласно которому работник принят на работу.
Выглядеть это будет так:

———T————————T—————————————-T—————————¬
¦ N ¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦записи +——T——-T———+ переводе на другую постоянную работу, ¦ дата и номер ¦
¦ ¦число ¦ месяц ¦ год ¦ квалификации, увольнении ¦ документа, на основании ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦ которого внесена запись ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ ¦
+——-+——+——-+———+—————————————-+—————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+——-+——T——-T———+—————————————-+—————————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+——-+——+——-+———+—————————————-+—————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Общество с ограниченной ¦ ¦
+——-+——+——-+———+—————————————-+—————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ответственностью «Елки-палки» ¦ ¦
+——-+——+——-+———+—————————————-+—————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ООО «Елки-палки») ¦ ¦
+——-+——+——-+———+—————————————-+—————————+
¦11 ¦14 ¦09 ¦2009 ¦Принят в организационно-правовой отдел ¦Приказ от ¦
+——-+——+——-+———+—————————————-+—————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦старшим юрисконсультом. ¦14.09.2009 N 42-к ¦
L——-+——+——-+———+—————————————-+—————————

Обратите внимание, что наименование должности, профессии, квалификации указывается в соответствии со штатным расписанием. При этом необходимо понимать, что относят к должностям, а что к профессиям. Для четкого разграничения можно воспользоваться Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, утвержденным Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367. Проще говоря, должности всегда предполагают административно-управленческую деятельность, а профессия — это род трудовой деятельности, требующий определенной подготовки. Так, нельзя сделать запись «Принят на должность слесаря…» — правильно будет только «Принят слесарем…». Возможна, например, запись «Принят на работу по профессии макаля*(3)».
Если работник трудоустраивается на должность, профессию или специальность, с которыми связано предоставление определенных льгот (например, досрочное назначение пенсии) либо наличие ограничений (медицинские показания), то их наименования должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным квалификационными справочниками. Например, принимая на работу электрогазосварщика, именно так и нужно записать наименование должности, поскольку это наименование профессии содержится в Списке N 1 *(4), позволяющем уйти досрочно на трудовую пенсию. Иногда неопытные кадровики указывают «газоэлектросварщик», лишая таким образом работника права на досрочное назначение пенсии.

Изменение наименования организации

Если в течение трудовой деятельности происходит изменение наименования организации, на основании п. 3.2 Инструкции об этом необходимо сделать запись в трудовой книжке в следующем порядке:
— в графе 3 раздела «Сведения о работе» отдельной строкой делается запись: «Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то»;
— в графе 4 проставляется основание переименования — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.
Аналогично вносится запись об изменении организационно-правовой формы или реорганизации (слияние, присоединение, разделение, преобразование).

———T————————T——————————————T————————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦ +———T——-T——-+ переводе на другую постоянную работу, ¦ дата и номер ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦ квалификации, увольнении ¦документа, на основании¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦которого внесена запись¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+———T——-T——-+——————————————+————————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Общество с ограниченной ¦ ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ответственностью «Уют» ¦ ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ООО «Уют») ¦ ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦11 ¦18 ¦09 ¦2007 ¦Принят в организационно-правовой отдел ¦Приказ от ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦старшим юрисконсультом. ¦18.09.2007 N 53-к ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦Общество с ограниченной ¦Протокол собрания ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответственностью «Уют» с 25.10.2008 ¦участников ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦переименовано в Общество с ограниченной ¦общества от ¦
+———+———+——-+——-+——————————————+————————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ответственностью «Комфорт». ¦10.10.2008 N 7 ¦
L———+———+——-+——-+——————————————+————————

Записи о времени службы и обучения

На основании п. 21 Правил ведения и хранения трудовых книжек в трудовую книжку по месту работы вносятся с указанием соответствующих документов записи:
— о времени военной службы согласно Федеральному закону от 28.03.1998 N 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе МЧС, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;
— о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Обратите внимание! Запись о прохождении военной службы по призыву в трудовую книжку не вносится.
В соответствии с п. 7 Типового положения об образовательном учреждении дополнительного профессионального образования (повышения квалификации) специалистов, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 N 610, повышение квалификации, стажировка, профессиональная переподготовка являются дополнительным профессиональным образованием. Слушателям, успешно завершившим курс обучения, выдают следующие документы государственного образца:
— удостоверение о повышении квалификации (краткосрочное обучение или участие в работе тематических и проблемных семинаров по программе в объеме от 72 до 100 часов);
— свидетельство о повышении квалификации (обучение по программе в объеме свыше 100 часов);
— диплом о профессиональной переподготовке (обучение по программе в объеме свыше 500 часов);
— диплом о присвоении квалификации (обучение по программе в объеме свыше 1 000 часов).
На основании вышеназванных документов производится запись в трудовой книжке.

———T————————-T——————————————T———————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦ +———T———T——-+ переводе на другую постоянную работу, ¦ дата и номер ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦ квалификации, увольнении ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+———T———T——-+——————————————+———————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Общество с ограниченной ¦ ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ответственностью «Уют» ¦ ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (ООО «Уют») ¦ ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦11 ¦18 ¦09 ¦2007 ¦Принят в организационно-правовой отдел ¦Приказ от ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦юрисконсультом. ¦18.09.2007 N 53-к ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦12 ¦28 ¦07 ¦2009 ¦С 11.05.2009 по 20.07.2009 проходил ¦Свидетельство от ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦обучение по программе повышения ¦20.07.2009 ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦квалификации «Бизнес-планирование: ¦N 3216547 ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦анализ рисков и ошибок» в Правовой ¦ ¦
+———+———+———+——-+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦академии г. Н. Новгорода ¦ ¦
L———+———+———+——-+——————————————+———————-

Запись о присвоении нового разряда или категории

Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория), об этом в установленном порядке производится запись в трудовую книжку (абз. 4 п. 3.1 Инструкции). Основанием для внесения такой записи, как правило, служит приказ (распоряжение) работодателя о присвоении работнику нового разряда (класса, категории и т.п.) либо иное аналогичное решение работодателя.

———T—————————T——————————————T———————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦ +——-T———T———+ переводе на другую постоянную работу, ¦ дата и номер ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦ квалификации, увольнении ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+———+——-+———+———+——————————————+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+——-T———T———+——————————————+———————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦
+———+——-+———+———+——————————————+———————+
¦11 ¦10 ¦05 ¦2009 ¦Присвоен четвертый разряд ¦Приказ от ¦
+———+——-+———+———+——————————————+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦электромонтера. ¦10.05.2009 N 125 ¦
L———+——-+———+———+——————————————+———————

Также в трудовой книжке обязательно нужно сделать запись, если работнику установлена вторая и последующая профессия, специальность или квалификация, с указанием разрядов, классов или иных категорий. Приведем пример.

———T————————-T——————————————-T———————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦ +——-T——-T———+ переводе на другую постоянную работу, ¦ дата и номер ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦ квалификации, увольнении ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+———+——-+——-+———+——————————————-+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+——-T——-T———+——————————————-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Закрытое акционерное общество ¦ ¦
+———+——-+——-+———+——————————————-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ «Меркурий» (ЗАО «Меркурий») ¦ ¦
+———+——-+——-+———+——————————————-+———————+
¦1 ¦10 ¦07 ¦2009 ¦Принят в цех N 3 токарем 4-го разряда. ¦Приказ от ¦
+———+——-+——-+———+——————————————-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦10.07.2009 N 18-к ¦
+———+——-+——-+———+——————————————-+———————+
¦2 ¦15 ¦09 ¦2009 ¦Установлена вторая профессия ¦Удостоверение ¦
+———+——-+——-+———+——————————————-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦»фрезеровщик» с присвоением 3-го ¦от 25.08.2009 ¦
+———+——-+——-+———+——————————————-+———————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦разряда. ¦N 8056 ¦
L———+——-+——-+———+——————————————-+———————

Сведения о работе по совместительству

В соответствии со ст. 60.1 ТК РФ работник имеет право заключать трудовые договоры о выполнении в свободное от работы время другой регулярно оплачиваемой работы у того же работодателя (внутреннее совместительство) или у другого работодателя (внешнее совместительство). Запись о работе по совместительству может быть внесена по желанию работника как при внешнем, так и при внутреннем совместительстве.
Часть 5 ст. 66 ТК РФ предусматривает возможность внесения сведений о работе по совместительству. Делается это по месту основной работы на основании документа, подтверждающего такую работу в следующем порядке:
— в графе 1 ставится порядковый номер записи;
— в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя;
— в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования, а также наименования должности, профессии или специальности;
— в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер.
На практике работники часто просят внести запись о работе по совместительству за предыдущие периоды. Обычно это работники, трудящиеся до 2006 года у индивидуальных предпринимателей (до принятия Федерального закона от 30.06.2006 N 90-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации, признании не действующими на территории Российской Федерации некоторых нормативных правовых актов СССР и утратившими силу некоторых законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации» индивидуальные предприниматели не вели трудовые книжки и единственным подтверждением стажа был трудовой договор, зарегистрированный в установленном порядке). Такая запись может понадобиться и для подтверждения стажа работы в определенной должности, причем не только работникам индивидуального предпринимателя.
Если ваш работник по совместительству трудился у индивидуального предпринимателя, то в графе 4 допускается сделать ссылку не на приказы о приеме и увольнении, а на трудовой договор, с указанием даты его заключения и номера.
Приведем пример записи о работе по совместительству.

———T————————T——————————————-T———————¬
¦N записи¦ Дата ¦ Сведения о приеме на работу, ¦ Наименование, ¦
¦ +——-T———T——-+ переводе на другую постоянную работу, ¦ дата и номер ¦
¦ ¦ число ¦ месяц ¦ год ¦ квалификации, увольнении ¦ документа, на ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ (с указанием причин и ссылкой ¦ основании которого ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ на статью, пункт закона) ¦ внесена запись ¦
+———+——-+———+——-+——————————————-+———————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦
+———+——-T———T——-+——————————————-+———————+
¦ … ¦ … ¦ … ¦ … ¦