Бухгалтерский учет и документальное оформление отпускных при увольнении сотрудников | Статьи | 123-Job.ru

Бухгалтерский учет и документальное оформление отпускных при увольнении сотрудников


21.03.2010

Позади период массовых отпусков. Наверное, любой бухгалтер согласится с тем, что расчеты отпускных являются одним из самых непростых и трудоемких разделов учетной работы.
Ну и чтобы в эти хмурые осенние дни бухгалтеры в своей работе видели больше солнца, мы в нашей статье рассмотрим некоторые вопросы бухгалтерского учета и документального оформления отпусков с последующим увольнением.
Пишем «некоторые» только потому, что в любой даже самой подробной статье, не возможно полностью охватить все встречающиеся в работе бухгалтера ситуации. Практически всегда останутся какие-либо «белые пятна».
Как бы нам не хотелось сразу ринуться в бой, придется немного осмотреться и вспомнить азы.
Трудовые отношения, предоставление отпусков, как известно, регулируются прежде всего трудовым законодательством.
Так, в соответствии со статьей 114 ТК РФ работникам предоставляются ежегодные отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка. При этом продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, в соответствии со статьей 115 ТК РФ для большинства категорий работников составляет 28 календарных дней (удлиненный основной отпуск предоставляется работникам моложе 18 лет (статья 267 ТК РФ) и педагогическим работникам образовательных учреждений (статья 334 ТК РФ)).
Кроме основных отпусков, организации могут предоставлять ежегодные дополнительные отпуска работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (статьи 116, 117, 118, 119 ТК РФ).
Эти азбучные истины весьма важны, поскольку расчет отпускных начинается с определения продолжительности оплачиваемого отпуска, основного и дополнительного. При этом бухгалтеру следует помнить, что кроемее норм федерального законодательства, можно пользоваться и внутренними документами (внутренним положением).
И в соответствии со статьей 120 ТК РФ продолжительность ежегодных основного и дополнительных оплачиваемых отпусков работников исчисляется в календарных днях и максимальным пределом не ограничивается. А нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Это положение, кстати, влияет на продолжительность отпуска.
Если период отпуска или его части приходятся праздничные дни, то от формулировки заявления может зависеть количество отпускных дней и сумма отпускных. Если в заявлении указана просьба работника предоставить ему отпуск в календарных днях с определенной даты, то в данном случае будет действовать статья 120 ТК РФ: нерабочие праздничные дни (статья 112 ТК РФ), приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются, следовательно, отпуск продлевается на количество праздничных нерабочих дней.
Давайте рассмотрим пример.

Пример 1
Работник Солдатов И.А. (дата рождения 20 июня 1990 г.) был принят на работу 10 сентября 2007 г. с окладом 10 000 руб.
В апреле 2008 г. в соответствии с графиком отпусков он пишет заявление на. отпуск. Напомним, что для лиц моложе 18 лет в соответствии со статьей 237 ТК РФ продолжительность основного очередного отпуска составляет 31 календарный день. Причем отпуск должен предоставляться таким сотрудникам в удобное для них время.
Кстати, формулировка заявления на отпуск может быть разной. И многие не придают очень часто значения форме заявления. Например, сотрудник может написать «Прошу предоставить мне ежегодный отпуск продолжительностью 31 календарный день с 28 апреля 2008 г.». А может написать: «Прошу предоставить мне ежегодный отпуск с 29 апреля по 28 мая 2008 г.». Есть ли разница? Для бухгалтера — очень большая. От формулировки будет зависеть количество дней отдыха и количество оплаченных дней отпуска. В нашем примере на период отпуска сотрудника Солдатова И.А. приходятся два праздничных дня — 1 и 9 мая. В первом случае, в заявлении сотрудник просит предоставить отпуск в календарных днях. В соответствии со статьей 120 ТК РФ отпуск продлевается на количество праздничных нерабочих дней. В этом случае сотрудник будет отдыхать 33 дня, но оплачены будут только 31 календарных дней, т.к. праздничные нерабочие дни не оплачиваются. Следовательно, на работу сотрудник должен выйти 31 мая. Во втором случае, когда в заявлении указан период предоставления отпуска, а не количество календарных дней, то отпуск не продлевается на количество праздничных нерабочих дней. Работник будет фактически отдыхать. 31 день, выйдет на работу 29 мая, и оплата будет произведена за 29 календарных дней отпуска, т.к. праздничный день не оплачивается.
Чтобы не возникало подобных проблем, в организации важно определиться с единым стилем написания заявлений на отпуск.

Еще одна азбучная истина. Оплачиваемый отпуск должен предоставляться работнику ежегодно. Но это положение не всегда выполняется. Именно поэтому перед бухгалтером могут возникать вопросы, связанные с выплатой компенсации за отпуск, в том числе и при увольнении сотрудника с выплатой компенсации за неиспользованный отпуск. Возможность денежной компенсации ежегодно оплачиваемого отпуска установлена статьей 126 ТК РФ.
При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (статья 127 ТК РФ). Кстати, помню, возникал в моей практике однажды вопрос — за какое количество лет может быть выплачена компенсация? В ТК РФ, как мы видим, ограничений на этот счет нет.
По письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.
При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.
При предоставлении отпуска с последующим увольнением при расторжении трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник.
Кстати, компенсации за неиспользованный отпуск выплачиваются и при увольнении сотрудника в порядке перевода.
А наиболее часто встречающаяся ошибка связана с совместителями. При увольнении совместителя организация также должна выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска. В соответствии со статьей 287 ТК РФ, совместителям отпуска предоставляются на тех же основаниях, что и штатным работникам. При этом, в соответствии с пунктом 31 Правил выплатить компенсацию следует и в том случае, если сотрудник работал на условиях внутреннего совместительства.
Давайте еще раз вернемся к нашему примеру. Только немного изменим исходные условия.

Пример 2
Предположим, что сотрудник Солдатов И.А. написал заявление не на очередной отпуск, а с просьбой уволить его по собственному желанию с 28 апреля 2008 г.
В этом случае Солдатову И.А. положена компенсация за неиспользованный отпуск.
И для расчета компенсации за неиспользованный отпуск можно предложить следующий алгоритм, который мы разработали на основе положений ТК РФ, «Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы», утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 и Порядка расчета компенсаций отраженного в Правилах об очередных и дополнительных отпусках, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г N 169, действующих в части, не противоречащей ТК РФ (статья 423 ТК РФ).
1 шаг. Определение продолжительности неиспользованного отпуска.
2 шаг. Определение среднемесячного заработка
3 шаг. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск.
4 шаг. Расчет налогов.
5 шаг. Отражение в бухгалтерском учете. Рассмотрим каждый из этих шагов подробнее на нашем примере. Тем более что некоторые из этих шагов встречаются и в других ситуациях. Только немного дополним условия.

Дополнение к примеру 2
Солдатов И.А. как мы помним, был принят на работу 10 сентября 2007 г. с окладом 10 000 руб. С 9 по 15 февраля 2008 г. он болел. Сумма выплаченного пособия по временной нетрудоспособности составила 2000 руб. С 10 по 20 марта находился в командировке. В соответствии с коллективным договором была начислена квартальная премия, соответственно:
в сентябре — 700 руб.,
в декабре — 3000 руб.,
в марте- 3000 руб.
Премия начислена пропорционально продолжительности отработанного периода. Это замечание очень важно, особенно если работник проработал неполный рабочий период, за который начисляются премии и вознаграждения. При определении среднего заработка премии и вознаграждения учитываются в таком случае исходя из фактически начисленных сумм (пункт 15 Положения).

Шаг 1. Определение продолжительности неиспользованного отпуска

Как мы уже отмечали выше, для лиц моложе 18 лет в соответствии со статьей 237 ТК РФ продолжительность основного очередного отпуска составляет 31 календарный день.
Следовательно, на каждый месяц рабочего года несовершеннолетнего сотрудника Солдатова И.А. будет приходиться 2.58 календарных дня отпуска (31/12).
Ну а если продолжительность отпуска сотрудника обычная — на каждый месяц рабочего года будет приходиться 2,33 календарных для отпуска (28/12).
В упомянутых выше Правилах заложен принцип пропорционального расчета компенсации: если рабочий год полностью не отработан, то количество дней отпуска, за которое должна быть выплачена компенсация, рассчитывается пропорционально отработанным месяцам.
Согласно пункту 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках при исчислении сроков работы, дающих право на компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении, излишки, составляющие менее половины месяца, исключаются из подсчета, а излишки, составляющие не менее половины месяца, округляются до полного месяца. Это кстати подчеркивается и в Письме Роструда от 08 июня 2007 г. N 1920-6.
Таким образом, компенсацию за неиспользованный отпуск рассчитывают только за те месяцы, которые сотрудник отработал полностью или хотя бы наполовину. Причем в последнем случае ее определяют как за полный месяц
С учетом вышеизложенного мы можем определить продолжительность неиспользованного отпуска: Она составляет 20 дней = 2,58 (приходится дней отпуска на каждый отработанный более чем на половину месяц) 8 (количество отработанных более чем на половину месяцев).
Вспомним еще одну «азбучную» истину. В соответствии с законом «О бухгалтерском учете», для оформления хозяйственных операций следует использовать унифицированные формы первичных документов. В нашем случае для правильного расчета отпускных следует использовать «Записку-расчет о предоставлении отпуска» (Унифицированная форма N Т-60, утвержденная Постановлением Госкомстата от 05 января 2004 г. N 1))
Расчет продолжительности отпуска выполняется путем заполнения нескольких таблиц, расположенных на оборотной стороне этой формы.
Ниже приведен пример заполнения формы Т-60 для рассматриваемой нами ситуации.
Для ее заполнения мы воспользуемся вспомогательной таблицей (табл. 1).

Таблица 1

Данные для расчета среднего заработка

———T———-T——T————T————————T————T———————-¬
¦ Месяц ¦ Основная ¦Премии¦ Выплаты ¦Количество фактически¦Количество ¦Количество календарных¦
¦ ¦заработная¦ ¦социального¦отработанных календарных¦календарных¦дней в периоде ¦
¦ ¦ плата ¦ ¦ характера ¦дней за месяц ¦дней ¦ ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦сентябрь¦ 7 500 ¦ 700 ¦ ¦ 21 ¦ 30 ¦ 20.6 ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦Октябрь ¦ 10 000 ¦ ¦ ¦ 29.4 ¦ 31 ¦ 29,4 ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦ноябрь ¦ 10 000 ¦ ¦ ¦ 29,4 ¦ 30 ¦ 29,4 ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦Декабрь ¦ 10 000 ¦ 3000 ¦ ¦ 29,4 ¦ 31 ¦ 29,4 ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦январь ¦ 10 000 ¦ ¦ ¦ 29.4 ¦ 31 ¦ 29,4 ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦Февраль ¦ 7 619 ¦ ¦2000 (боль-¦ 22 ¦ 29 ¦ 22,3 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ничный) ¦ ¦ ¦ ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦март ¦9100 (в¦ 3000 ¦ ¦ 21 ¦ 21 ¦ 19,92 ¦
¦ ¦т.ч. 2 500¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦за время¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦команди- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ровки) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦апрель ¦ 8 636 ¦ ¦ ¦ 27 ¦ 27 ¦ 26,5 ¦
+———+———-+——+————+————————+————+———————-+
¦итого ¦ 72 855 ¦ 6700 ¦ ¦ ¦ ¦ 206,92 ¦
¦ ¦ (70 355) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———+———-+——+————+————————+————+————————

Таблица 2

Расчет оплаты отпуска с использованием Унифицированной формы Т-60

—————————————-T———————————————————-¬
¦ Расчетный период ¦Выплаты, учитываемые при исчислении среднего заработка,¦
+——-T——————————-+руб. ¦
¦ год ¦ месяц ¦ ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2007 ¦Сентябрь ¦ 8200 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2007 ¦Октябрь ¦ 10 000 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2007 ¦Ноябрь ¦ 10 000 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2007 ¦Декабрь ¦ 13 000 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2007 ¦Январь ¦ 10 000 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2008 ¦Февраль ¦ 7619 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2008 ¦Март ¦ 9600 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦2008 ¦Апрель ¦ 8636 ¦
+——-+——————————-+———————————————————-+
¦итого ¦ ¦ 77 055 ¦
L——-+——————————-+————————————————————

——————————————————-T——————————————-¬
¦ Количество ¦ Средний дневной (часовой) заработок, руб. ¦
+——————————-T———————-+ ¦
¦календарных дней расчетного пе-¦часов расчетного пери-¦ ¦
¦риода ¦ода ¦ ¦
+——————————-+———————-+——————————————-+
¦ 206,92 ¦ ¦ 340,97 ¦
L——————————-+———————-+———————————————

Шаг 2. Определение среднего заработка

Порядок расчета среднего заработка, утверждено Постановлением Правительства от 24 декабря 2007 г. N 922 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы».
Этот документ устанавливает перечень учитываемых и не учитываемых при расчете среднего заработка выплат. Перечень выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, установлен пунктом 2 Положения об особенностях исчисления среднего заработка, а перечень не учитываемых выплат указан в пунктах 3 и 5.
Для лучшей наглядности представим эти перечни в табличном виде (табл. 3).

Таблица 3

Выплаты, учитываемые и не учитываемые
при расчете среднего заработка

————————————————T—————————————————¬
¦ Учитываемые выплаты ¦ Не учитываемые выплаты ¦
+————————————————+—————————————————+
¦заработная плата, начисленная работнику по¦за работником сохранялся средний заработок в¦
¦тарифным ставкам, окладам (должностным окладам)¦соответствии с законодательством Российской Феде-¦
¦за отработанное время; ¦рации, за исключением перерывов для кормления ре-¦
¦ ¦бенка, предусмотренных трудовым законодательством¦
¦ ¦Российской Федерации; ¦
+————————————————+ ¦
¦заработная плата, начисленная работнику за¦ ¦
¦выполненную работу по сдельным расценкам; ¦ ¦
+————————————————+—————————————————+
¦заработная плата, начисленная работнику за¦работник получал пособие по временной нетрудоспо-¦
¦выполненную работу в процентах от выручки от¦собности или пособие по беременности и родам; ¦
¦реализации продукции (выполнения работ, оказа-¦ ¦
¦ния услуг), или комиссионное вознаграждение; ¦ ¦
+————————————————+ ¦
¦заработная плата, выданная в неденежной форме; ¦ ¦
+————————————————+—————————————————+
¦денежное вознаграждение (денежное содержание),¦работник не работал в связи с простоем по вине¦
¦начисленное за отработанное время лицам, заме-¦работодателя или по причинам, не зависящим от¦
¦щающим государственные должности Российской Фе-¦работодателя и работника; ¦
¦дерации, государственные должности субъектов¦ ¦
¦Российской Федерации, депутатам, членам выбор-¦ ¦
¦ных органов местного самоуправления, выборным¦ ¦
¦должностным лицам местного самоуправления,¦ ¦
¦членам избирательных комиссий, действующих на¦ ¦
¦постоянной основе; ¦ ¦
+————————————————+—————————————————+
¦денежное содержание, начисленное муниципальным¦работник не участвовал в забастовке, но в связи с¦
¦служащим за отработанное время; ¦этой забастовкой не имел возможности выполнять¦
¦ ¦свою работу; ¦
+————————————————+—————————————————+
¦начисленные в редакциях средств массовой инфор-¦работнику предоставлялись дополнительные оплачива-¦
¦мации и организациях искусства гонорар работни-¦емые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и¦
¦ков, состоящих в списочном составе этих редак-¦инвалидами с детства; ¦
¦ций и организаций, и (или) оплата их труда,¦ ¦
¦осуществляемая по ставкам (расценкам) авторско-¦ ¦
¦го (постановочного) вознаграждения; ¦ ¦
+————————————————+ ¦
¦заработная плата, начисленная преподавателям¦ ¦
¦учреждений начального и среднего профессиональ-¦ ¦
¦ного образования за часы преподавательской¦ ¦
¦работы сверх установленной и (или) уменьшенной¦ ¦
¦годовой учебной нагрузки за текущий учебный¦ ¦
¦год, независимо от времени начисления; ¦ ¦
+————————————————+—————————————————+
¦заработная плата, окончательно рассчитанная по¦работник в других случаях освобождался от работы с¦
¦завершении предшествующего событию календарного¦полным или частичным сохранением заработной платы¦
¦года, обусловленная системой оплаты труда,¦или без оплаты в соответствии с законодательством¦
¦независимо от времени начисления; ¦Российской Федерации; ¦
+————————————————+—————————————————+
¦надбавки и доплаты к тарифным ставкам, окладам¦выплаты социального характера и иные выплаты, не¦
¦(должностным окладам) за профессиональное мас-¦относящиеся к оплате труда (материальная помощь,¦
¦терство, классность, выслугу лет (стаж работы),¦оплата стоимости питания, проезда, обучения,¦
¦ученую степень, ученое звание, знание иностран-¦коммунальных услуг, отдыха и другие). ¦
¦ного языка, работу со сведениями, составляющими¦ ¦
¦государственную тайну, совмещение профессий¦ ¦
¦(должностей), расширение зон обслуживания, уве-¦ ¦
¦личение объема выполняемых работ, руководство¦ ¦
¦бригадой и другие; ¦ ¦
+————————————————+ ¦
¦выплаты, связанные с условиями труда, в том¦ ¦
¦числе выплаты, обусловленные районным регулиро-¦ ¦
¦ванием оплаты труда (в виде коэффициентов и¦ ¦
¦процентных надбавок к заработной плате), повы-¦ ¦
¦шенная оплата труда на тяжелых работах, рабо-¦ ¦
¦тах с вредными и (или) опасными и иными особыми¦ ¦
¦условиями труда, за работу в ночное время,¦ ¦
¦оплата работы в выходные и нерабочие празднич-¦ ¦
¦ные дни, оплата сверхурочной работы; ¦ ¦
+————————————————+ ¦
¦вознаграждение за выполнение функций классного¦ ¦
¦руководителя педагогическим образовательных¦ ¦
¦премии и вознаграждения, предусмотренные систе-¦ ¦
¦мой оплаты труда; ¦ ¦
+————————————————+ ¦
¦другие виды выплат по заработной плате, приме-¦ ¦
¦няемые работодателя. ¦ ¦
L————————————————+—————————————————

Как видно, для расчета среднего заработка не учитываются выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда.
Для наглядности исходные данные мы обобщили в таблице 1. Как видно из ее данных за расчетный период всего Солдатову И.А. было выплачено 81 555 руб. Но при расчете среднего заработка, как мы уже отмечали выше, следует учитывать не все выплаты. Не включается в расчет выплата среднего заработка за период нахождения в командировке. Не включаются в расчет размер выплаченного пособия по временной нетрудоспособности. Общая сумма выплат, которую следует учитывать при расчете среднего заработка, в нашем случае составит 70 355 руб.
Еще одни важный момент. На величину среднего заработка влияет продолжительность отработанного периода — полностью или неполностью отработан расчетный период.
1 случай. Если расчетный период был отработан полностью:
Средний заработок = Сумма выплат за расчетный период следовало разделить на 29,4 x 12.
2 случай. Расчетный период отработан не полностью (как в нашем примере).
В этом случае расчет осуществляется следующим образом:

Средний заработок = Сумма выплат
за расчетный период/Кол-во календарных дней в периоде

где количество календарных дней в периоде рассчитывается:
а) если месяц отработан полностью — 29,4;
б) месяц отработан не полностью: — количество отработанных календарных дней в месяце x 29,4/кол-во календарных дней в месяце за каждый не полностью отработанный месяц.
В нашем случае неполностью отработаны четыре месяца — сентябрь, февраль, март и апрель.
Количество отработанных календарных дней сентября — 21 день. Следовательно, количество календарных дней периода составит 21 x 29,4/30 = 20.6.
Аналогично, определяется количество календарных дней в феврале — 22 x 29,4/29 = 22,3, в марте — 21 x 29,4/31 = 19,92, в апреле — 27 x 29,4/30 = 26,5.
И общее количество календарных дней в периоде как видно из таблицы составило 206,92.
Таким образом, средний дневной заработок составил:
Средний заработок = 70 555/206,92 = 340 руб. 97 коп.

Шаг 3. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Окончательный расчет отпускных определяется по формуле:

Сумма компенсации (отпускных) = Средний дневной
заработок x Количество полагающихся дней отпуска.

В нашем случае сумма компенсации за неиспользованный отпуск составит 6819 руб. 54 коп. (340,97 x 20 дней).

Шаг 4. Расчет налогов

Этот шаг очень ответственный. Начисление компенсации за неиспользованный отпуск связано с начислением ЕСН, страховые взносы в ФСС РФ от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, НДФЛ, налога на прибыль. Рассмотрим особенности начисления этих налогов.
ЕСН, страховые взносы. В письме Минфина России указывается, что компенсация за неиспользованный отпуск не облагается ЕСН, только если она выплачена при увольнении сотрудника (письмо Минфина России от 16 января 2006 г. N 03-03-04/1/24). Если сотрудник продолжает работать, то с суммы компенсации ЕСН платить необходимо. Поскольку подобные выплаты уменьшают облагаемую базу по налогу на прибыль (пункт 8 статьи 255 НК РФ), значит, на их сумму необходимо начислить единый социальный налог. Такая точка зрения выражена в письмах Минфина России от 10 июля 2002 г. N 04-04-04/97 и от 16 января 2006 г. N 03-03-04/1/24. С мнением финансового ведомства согласны и налоговые служащие. Об этом свидетельствует письмо УФНС России по г. Москве от 15 августа 2005 г. N 21-11/57993.
НДФЛ. НДФЛ необходимо удерживать и перечислять в бюджет (пункт 3 статьи 217 НК РФ).
Налог на прибыль. Согласно пункту 8 статьи 255 НК РФ в состав расходов на оплату труда входят компенсации за неиспользованный отпуск в соответствии с трудовым законодательством. Как мы уже упоминали, в настоящее время можно компенсировать часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.
По мнению сотрудников Минфина России, компенсацию нельзя учесть при расчете налога на прибыль, если дополнительный отпуск не предусмотрен законодательством, а установлен только коллективным договором. Об этом говорится в письме Минфина России от 18 октября 2005 г. N 03-03-04/1/284. При расчете налога на прибыль не учитываются расходы на оплату дополнительных отпусков, предусмотренных коллективным договором (пункт 24 статьи 270 НК РФ). Следовательно, и компенсацию за такие отпуска учесть нельзя.
При расчете налога на прибыль можно учесть компенсацию, которую выплатили за отпуска, не использованные в течение двух и более лет. Главное, чтобы компенсация была выдана в соответствии с ТК РФ, то есть заменяла только часть отпуска, превышающего 28 календарных дней по каждому ежегодному отпуску.
В трудовом договоре необходимо указать на возможность выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, если сотрудник не берет отпуск. Об этом напоминают налоговые работники (письмо МНС России от 20 февраля 2004 г. N 02-5-10/6).
Расчет НДФЛ и других удержаний из суммы начисленных отпускных также осуществляется в форме Т-60.

Шаг 5. Отражение операций в бухгалтерском учете

Отражение операций по начислению компенсаций, налогов осуществляется в соответствии с утвержденной в организации учетной политики, графиком документооборота и рабочим планом счетов.
В соответствии с выбранной учетной политикой для целей бухгалтерского учета организация может создавать или не создавать резерв для выплаты предстоящих отпускных. Если выбрана политика без создания резерва, учет отпускных, единого социального налога и взноса на обязательное страхование от несчастных случаев отражается в бухгалтерском учете записями:
дебет счета 20, 25, 26, 44 кредит счета 70, 69
Дебет проводки зависит от того каким работникам каких подразделений начисляется отпуск.
Учет выплаты отпускных работникам отражается записью:
дебет счета 70 кредит счета 50
Параллельно с этой проводкой делается проводка на удержание НДФЛ:
дебет счета 70 кредит счета 68
Нередко отпуск работника приходится на два месяца. В таких случаях необходимо учитывать, что в соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Сумма отпускных, относящаяся к следующему месяцу, в учете текущего месяца отражается на счете 97 «Расходы будущих периодов».
Если выбрана политика с созданием резерва на опл