Правила оформления служебных командировок | Статьи | 123-Job.ru

Правила оформления служебных командировок


21.03.2010

13 октября 2008 Правительство РФ своим постановлением N 749 утвердило Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, как на территории Российской Федерации, так и на территории иностранных государств*(1) (опубликовано в «Российской газете» 17.10.2008, N 218). Датой начала действия указанного постановления Правительства РФ является 25 октября 2008 г.
До вступления в силу вышеназванного постановления Правительства РФ работодатели при направлении работников в командировки помимо гл. 24 Трудового кодекса РФ были вынуждены руководствоваться Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» и самостоятельно определять, в какой именно части она не противоречит трудовому законодательству Российской Федерации.
В настоящей статье рассмотрим, какие же принципиальные изменения произошли в порядке направления работников в служебные командировки в 2009 г. после принятия нового нормативного правового акта.
Начнем с того, что в Положении дано однозначное толкование поездки работника в командировку по распоряжению работодателя или уполномоченного им лица в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы — она также признается командировкой. Надо сказать, что до этого сложившаяся практика направления работников в командировки в обособленное подразделение командирующей организации основывалась скорее на логике закона, а не на конкретных предписаниях. Трудовой кодекс РФ исходит из того, что служебной командировкой признается любая поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166). При этом в соответствии с ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ место работы называется в числе обязательных условий трудового договора.
Разъяснение понятия «место работы» содержится в Рекомендациях по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме, утвержденных постановлением Минтруда России от 14.07.1993 N 1351: под местом работы понимается предприятие, на которое принимается работник. Следовательно, поездка работника для выполнения служебного поручения вне предприятия, на котором работник работает по трудовому договору, подпадает под понятие «служебная командировка». Однако, такая логика все же была не столь однозначна — с точки зрения Гражданского кодекса РФ представительством является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту; филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства (ст. 55 Гражданского кодекса РФ). При этом представительства и филиалы не являются юридическими лицами, то есть это все же одно и то же предприятие. Кроме того, возвращаясь к ст. 57 Трудового кодекса РФ, в случае, когда работник принимается для работы в филиале, представительстве или ином обособленном структурном подразделении организации, расположенном в другой местности, в трудовом договоре указывается место работы с указанием обособленного структурного подразделения и его местонахождения. То есть Трудовой кодекс РФ оперирует понятием «другая местность». А значит, полностью обоснованным считалось направление работника в командировку в филиал или представительство, расположенные в другой местности. Результатом такого законодательного оперирования нормами стало то, что территориальное удаление места выполнения служебного поручения от постоянного места работы зачастую понималось как обязательный элемент служебной командировки, несмотря на то, что не имело четкого нормативного закрепления.
Эта коллизия была устранена в рассматриваемом Положении — в нем нет упоминания о «другой местности», и теперь любая поездка работника, направляемого в командировку в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, однозначно признается командировкой.
Надо отметить, что ключевым здесь все же остается понятие «поездка». Поездка означает перемещение на любом из видов транспорта. А если представительство или филиал находятся на противоположной стороне улицы? Здесь уже следует исходить из норм ст. 168 Трудового кодекса РФ, которая предусматривает, что в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя. Это означает, что в том случае, когда не имеют места ни проезд, ни наем жилого помещения, ни расходы, связанные с проживанием вне места жительства (суточные), — нет оснований для применения норм ст. 168 Трудового кодекса РФ.
Положением был закреплен еще один элемент сложившейся практики, не имевший ранее однозначного толкования: «в командировки направляются работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем».
Поскольку порядок направления в служебную командировку регламентируется Трудовым кодексом РФ, это дает основание относить командировку к трудовым отношениям, то есть к отношениям, основанным на соглашении между работником и работодателем о личном выполнении работником трудовой функции (работы по определенной специальности, квалификации или должности) за плату, о подчинении работника правилам внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
Следовательно, гарантии и компенсации при направлении в служебные командировки, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, распространяются только на работников организации, состоящих в трудовых отношениях с работодателем на основании заключенных трудовых договоров.
Что касается граждан, заключивших с организацией договоры гражданско-правового характера и направляемых в поездки, то их поездки будут квалифицироваться как поездки за счет организации, и нормы статей главы 24 Трудового кодекса РФ к ним не применимы. При этом денежные средства, выплачиваемые таким гражданам, включаются в суммы вознаграждения по договорам гражданско-правового характера.
Все эти выводы теперь закреплены в расширении понятия «командировка» в Положении, действие которого распространяется на работников, состоящих в трудовых отношениях с работодателем.
Принципиальным нововведением, вводимым Положением, является снятие ограничения продолжительности командировки, установленного вышеназванной Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», согласно которой срок командировки работников по общему правилу не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути; срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года.
После вступления в силу Положения срок командировки определяется самим работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Однако, это не означает полное отсутствия упоминания о сроке в служебном задании — он все же должен быть ограничен, в том числе указанием на определенное событие (например, «до наступления …», «до завершения…» или «вплоть до…»). Иными словами, командировка не может быть бессрочной.
Еще одним новшеством в соответствии с рассматриваемым Положением является более подробная регламентация порядка направления в командировку.
Так, теперь работодателю на нормативно-правовом уровне предписывается определить цель командировки и указать ее в служебном задании, утверждаемом в установленном порядке. Необходимо сказать, что, несмотря на то, что согласно ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, многие организации до настоящего времени не составляли служебные задания, ограничиваясь только приказом (распоряжением) о направлении в командировку и (или) командировочным удостоверением. Здесь же следует отметить, что в отличие от ранее действовавшего порядка, когда работодатель по своему усмотрению наряду с командировочным удостоверением мог оформить командировку приказом (распоряжением), теперь он лишен права такого выбора: при направлении работника в командировку ему на основании решения работодателя, изложенного в приказе (распоряжении), оформляется командировочное удостоверение, подтверждающее срок его пребывания в командировке (дата приезда в пункт (пункты) назначения и дата выезда из него (из них). Пример заполнения служебного задания см. в разделе «Документы» на стр. 139.

Унифицированная форма N Т-10а
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301025 ¦
+————+
ООО «Научная перспектива» по ОКПО¦ 11307190 ¦
————————————————— L————
наименование организации

———————T——————¬
¦ Номер документа ¦Дата составления ¦
+——————-+——————+
¦ 27 ¦ 10.02.2009 ¦
Служебное задание L——————-+——————
для направления в командировку и отчет о его выполнении

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Марфин Александр Сергеевич ¦ 221 ¦
—————————————————-+———————
фамилия, имя, отчество

—————T————T———————————————————————————-T—————¬
¦ Структурное ¦ Должность ¦ Командировка ¦ Основание ¦
¦подразделение ¦ (специаль- +—————————T———————T——————T————-+ ¦
¦ ¦ ность, ¦ место назначения ¦ дата ¦срок, (календарные¦организация -¦ ¦
¦ ¦ профессия) ¦ ¦ ¦ дни) ¦ плательщик ¦ ¦
¦ ¦ +————-T————-+———-T———-+——T————+ ¦ ¦
¦ ¦ ¦страна, город¦ организация ¦ начала ¦окончания ¦всего¦ не считая ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ времени ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нахождения в¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ пути ¦ ¦ ¦
+—————+————+————-+————-+———-+———-+——+————+————-+—————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ ¦ 9 ¦
+—————+————+————-+————-+———-+———-+——+————+————-+—————+
¦Отдел по стан-¦инженер по¦Российская ¦ЗАО «Электр໦17.02.2009¦21.02.2009¦ 5 ¦ 3 ¦ООО «Научная¦договор N 43/15¦
¦дартизации и¦стандартиза-¦Федерация ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦перспектива» ¦от 20.01.2009¦
¦сертификации ¦ции ¦г. Рязань ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦(на выполнение¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦опытно-констру-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦кторских и тех-¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦нологических ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦работ) ¦
+—————+————+————-+————-+———-+———-+——+————+————-+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+————+————-+————-+———-+———-+——+————+————-+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—————+————+————-+————-+———-+———-+——+————+————-+—————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—————+————+————-+————-+———-+———-+——+————+————-+—————-

——————————————————-T————————————————————————¬
¦ Содержание задания (цель) ¦ Краткий отчет о выполнении задания ¦
+——————————————————+————————————————————————+
¦ 10 ¦ 11 ¦
+——————————————————+————————————————————————+
¦Ознакомление группы по разработке технических условий¦ ¦
¦с проектом стандарта ¦ ¦
+——————————————————+————————————————————————+
¦ ¦ ¦
+——————————————————+————————————————————————+
¦ ¦ ¦
L——————————————————+————————————————————————

Тут же прямо указаны исключения из этого правила: направление работника в командировку за пределы территории Российской Федерации производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства — участники Содружества Независимых Государств (СНГ), с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.
Из этого можно сделать вывод, что, несмотря на отсутствие прямого указания на необходимость составления приказа (распоряжения) о направлении в командировку (речь идет только о «решении работодателя»), все равно необходимо некое выражение решения в организационно-распорядительном документе, служащем основанием для надлежащего оформления командировки. Возвращаясь к положениям Федерального закона «О бухгалтерском учете», подчеркнем, что таковым является приказ (распоряжение) о направлении работника (группы работников) в командировку, составленный по унифицированным формам N Т-9 или Т-9а, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (примерный образец заполнения формы N Т-9а приведен в разделе «Документы» на стр. 140). Кроме того, документы о командировках, в том числе приказ (распоряжение) работодателя, являются документами, на основании которых производится возмещение расходов, связанных с командировками, а следовательно, бухгалтерии для учета таковых необходимы документы, составленные надлежащим образом.

Унифицированная форма N Т-9а
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301023 ¦
+————+
ООО «Эффективные разработки» по ОКПО¦ 05766623 ¦
————————————————— L————
наименование организации

———————T——————¬
¦ Номер документа ¦ Дата составления ¦
+——————-+——————+
Приказ ¦ 124-к ¦ 03.02.2009 ¦
(распоряжение) L——————-+——————-
о направлении работников в командировку

Направить в командировку:

———————————T———————T——————-T———————¬
¦Фамилия, имя, отчество ¦ Серегина ¦ Вдовина ¦ Комова ¦
¦ ¦ Алексея Петровича ¦ Игоря Петровича ¦ Антонина Петровна ¦
+——————————-+———————+——————-+———————+
¦Табельный номер ¦ 120 ¦ 80 ¦ 146 ¦
+——————————-+———————+——————-+———————+
¦Структурное подразделение ¦ отдел главного ¦ отдел главного ¦отдел стандартизации¦
¦ ¦ конструктора ¦ конструктора ¦ и сертификации ¦
+——————————-+———————+——————-+———————+
¦Должность ¦ инженер-электроник ¦инженер-конструктор¦ инженер по ¦
¦(специальность, профессия) ¦ ¦ ¦ стандартизации ¦
+———T———T————+———————+——————-+———————+
¦Команди-¦ место ¦ страна, ¦ г. Рязань ¦ г. Рязань ¦ г. Рязань ¦
¦ ровка ¦назначе- ¦ город ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ния +————+———————+——————-+———————+
¦ ¦ ¦организация ¦ ЗАО «Электрон» ¦ ЗАО «Электрон» ¦ ЗАО «Электрон» ¦
¦ +———+————+———————+——————-+———————+
¦ ¦ дата ¦ начала ¦ 06.02.2009 ¦ 06.02.2009 ¦ 06.02.2009 ¦
¦ ¦ +————+———————+——————-+———————+
¦ ¦ ¦ окончания ¦ 10.02.2009 ¦ 10.02.2009 ¦ 10.02.2009 ¦
¦ +———+————+———————+——————-+———————+
¦ ¦срок (календарные дни)¦ 5 ¦ 5 ¦ 5 ¦
¦ +———————-+———————+——————-+———————+
¦ ¦ цель ¦Участие в испытаниях¦Проверка соответст-¦Участие в работе¦
¦ ¦ ¦прибора «Квант» ¦вия качества¦группы по разработке¦
¦ ¦ ¦ ¦выпускаемых ЗАО¦стандарта на прибор¦
¦ ¦ ¦ ¦»Электрон» комп-¦»Квант» ¦
¦ ¦ ¦ ¦лектующих изделий ¦ ¦
+———+———————-+———————+——————-+———————+
¦Командировка за счет средств¦ ООО «Эффективные ¦ ООО «Эффективные ¦ ООО «Эффективные ¦
¦(указать источник¦ разработки ¦ разработки ¦ разработки ¦
¦финансирования) ¦ ¦ ¦ ¦
+——————————-+———————+——————-+———————+
¦С приказом (распоряжением)¦ ¦ ¦С направлением в¦
¦работник ознакомлен. Личная¦ ¦ ¦служебную командиро-¦
¦подпись работника. ¦ ¦ ¦вку согласна. Со¦
¦Дата ¦ ¦ ¦своим правом отка-¦
¦ ¦ ¦ ¦заться от командиро-¦
¦ ¦ ¦ ¦вки ознакомлена. ¦
¦ ¦ Серегин ¦ Вдовин ¦ Комова ¦
¦ ¦ 03.02.2009 ¦ 03.02.2009 ¦ 03.02.2009 ¦
L——————————-+———————+——————-+———————

Основание
(документ, номер, дата): служебные задания N 41 от 03.02.2009, N 42 от
03.02.2009, N 43 от 03.02.2009
————————————————
служебное задание, другое основание (указать)

Руководитель организации генеральный директор Шумов А.К. Шумов
——————— ————— ——————-
должность личная подпись расшифровка подписи

С точки зрения кадрового делопроизводства издание приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку является привычным, а с точки зрения табельного учета — целесообразным: еще с момента выхода Основных положений по учету труда и заработной платы в промышленности и строительстве (письмо Госкомтруда СССР от 27.04.1973 N 75-АБ/89/10-80) установилось, что учет времени рабочих и служащих, находившихся в командировках, осуществляется в табеле на основании приказов (распоряжений), а также командировочных удостоверений.
Наконец, не следует забывать о налоговом законодательстве, в соответствии с требованиями которого документальным подтверждением командировочных расходов является, в том числе приказ о командировке (см. ст. 252 Налогового кодекса РФ).
Само командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре по унифицированной форме N Т-10, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (примерный образец заполнения указанной формы приведен в разделе «Документы» на стр. 142), подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

Унифицированная форма N Т-10
Утверждена постановлением Госкомстата РФ
от 5 января 2004 г. N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301024 ¦
+————+
ООО «Эффективные разработки» по ОКПО¦ 05766623 ¦
————————————————— L————
наименование организации

———————T——————¬
¦ Номер документа ¦Дата составления ¦
+——————-+——————+
Командировочное удостоверение ¦ 134-ку ¦ 10.02.2009 ¦
L——————-+——————

———————¬
¦ Табельный номер ¦
+——————-+
Работник Васильев Игорь Николаевич ¦ 145 ¦
—————————————————-+———————
фамилия, имя, отчество
транспортный отдел
————————————————————————-
структурного подразделения
заместитель начальника транспортного отдела
————————————————————————-
должность (специальность, профессия)
командируется в г. Калининград, ЗАО «Техника»
———————————————————
место назначения (страна, город, организация)
_________________________________________________________________________

для получения технических паспортов на транспортные средства
———————————————————————
цель командировки

на 5 календарных дней (не считая времени нахождения в пути)
————-
_________________________________________________________________________

с «14» февраля 2009 г. по «20» февраля 2009 г.
— —————— — — ————— —
Действительно по предъявлении паспорта или заменяющего его
документа паспорта гражданина Российской Федерации N 4506 020650,
—————————————————————
выданного 18.07.2003. ОВД «Северное Медведково» г. Москвы, код
————————————————————————-
наименование, серия, номер
подразделения 143-002
————————————————————————-
Руководитель генеральный директор Шумов А.К. Шумов
организации ——————— ————— ——————-
должность личная подпись расшифровка подписи
_________________________________________________________________________

Оборотная сторона формы N Т-10

Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из
них и прибытии в место постоянной работы:

Выбыл из г. Москвы Прибыл в г. Калининград
————————— —————————
«14» февраля 2009 г. «15» февраля 2009 г.
— ———— — — ———— —
генеральный директор Шумов Главный инженер Романов
——————— ————— ————— ——————-
должность личная подпись должность личная подпись
А.К. Шумов А.Е. Романов
———————————— ————————————
расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

Выбыл из г. Калининград Прибыл в г. Москву
————————— —————————
«19» февраля 2009 г. «20» февраля 2009 г.
— ———— — — ———— —
Главный инженер Романов Начальник хоз. отдела Шумов
————— ————— ——————— —————
должность личная подпись должность личная подпись
А.Е. Романов А.К. Шумов
———————————— ————————————
расшифровка подписи расшифровка подписи

М.П. М.П.

В соответствии с Положением порядок и формы учета работников, выбывающих в командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, должны определяться Минздравсоцразвития России (соответствующим нормативным правовым актом). С большой долей вероятности можно предположить, что данным нормативным правовым актом будут утверждены новые формы журналов учета работников прибывающих и выбывающих в командировки. До принятия указанного акта работодателям придется руководствоваться все той же Инструкцией Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР», которой утверждены формы регистрации лиц, отбывающих в командировки и прибывающих в командировки.
Эти журналы позволяют фиксировать нахождение в служебных командировках как собственных сотрудников, так и работников, прибывших из других организаций.
По общему правилу ведение журналов осуществляет работник, который назначается приказом (распоряжением) руководителя организации. Издание такого приказа (распоряжения) не требуется, если обязанности по ведению журналов возложены на определенного служащего в соответствии с заключенным трудовым договором либо должностной инструкцией. Этот же работник, как правило, производит отметки в командировочных удостоверениях.
Согласно Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденному постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (с изм. на 29.04.2008), оформление командировочных документов и регистрация работников, прибывающих в командировку, являются должностными обязанностями заведующего канцелярией. В то же время регистрация лиц, прибывших в служебные командировки, относится и к должностным обязанностям начальника хозяйственного отдела. На практике же обязанности по учету (регистрации) работников, выбывающих в командировку, и работников, прибывающих в командировку, возлагаются на работников службы кадров или административных подразделений.
Положением также закреплено, что все расходы, связанные с командировкой (расходы по проезду, по найму жилого помещения, иные расходы, произведенные работником с разрешения руководителя организации), определяются коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом под иными расходами могут пониматься, например, расходы на провоз багажа. В случае закрепления отдельных расходов, подлежащих возмещению, в коллективном договоре или локальном нормативном акте, работодатель обязан возместить их в порядке, определенном тем же коллективным договором или локальным нормативным актом, даже если они произведены без его отдельного разрешения.
Во избежание возможных споров разрешение работодателя желательно оформить в письменной форме в приказе (распоряжении) о направлении в командировку или ином документе, оформляющем направление работника в командировку. «С ведома работодателя», по нашему мнению, означает, что виды и размеры дополнительных расходов не согласовывались с работодателем перед командировкой, а были произведены работником самостоятельно, но в их обоснование представлены подтверждающие документы, которыми работодатель был уведомлен о характе