Аутсорсинг в работе с кадровыми документами банка | Статьи | 123-Job.ru

Аутсорсинг в работе с кадровыми документами банка


21.03.2010

На современном этапе развития бизнеса передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой. Как обеспечить правильную обработку и хранение особо ценных документов? В настоящей статье проанализирована возможность передачи на внешнее управление (аутсорсинг) функции обработки, хранения и использования документов по личному составу кредитной организации.

Термин «аутсорсинг» (иногда, в определенном контексте, аутстаффинг или ауттаскинг) сейчас постоянно на слуху, и хотя для русского уха он пока еще непривычен, за ним не кроется ничего необычного. Аутсорсинг — это модная тенденция в мире современного бизнеса. Передача непрофильных функций в специализированную компанию становится обычной практикой: организация питания сотрудников, охрана офиса, обслуживание компьютерной сети, расчет заработной платы специализированными компаниями и так далее — все это примеры аутсорсинга, с которыми мы встречаемся каждый день и к которым мы уже привыкли.
Новая разновидность аутсорсинга, которая только набирает обороты в России, — это аутсорсинг документационного обеспечения управления, включающий в себя разработку номенклатуры дел и положений о подразделениях служб ДОУ и персонала, а также вывод архива (в том числе оперативного) организации на внешнее внеофисное хранение и уничтожение документов с истекшими сроками хранения. На определенном этапе развития любой компании наступает момент, когда становится очевидна необходимость управления процессом роста количества документов, обеспечения их правильного учета и безопасного хранения.
В большей степени все эти тезисы применимы к кредитным организациям, поскольку именно на них распространяются наиболее жесткие и структурированные требования по организации учета, хранения и использования всей совокупности документов.
Какой бы значимой не была сама деятельность кредитной организации (банка), в случае ее ликвидации или реорганизации только кадровые документы будут передаваться в ведомственный архив для последующего хранения и использования в целях выдачи справок о трудовом стаже и заработной плате гражданам. К таким важным кадровым документам по личному составу с длительным сроком хранения (75 лет) относятся: приказы по личному составу, трудовые договора и договора подряда, личные дела уволенных сотрудников, лицевые счета по заработной плате. Таким образом, как это не парадоксально звучит, именно кадровые документы с нормативной точки зрения являются наиболее ценными, значимыми, важными документами коммерческой организации (табл. 1).

Таблица 1

Приложение
к письму Банка России
от 05.08.1998 N 169-Т
«О размещении архивов и порядке уничтожения документов
при ликвидации кредитных организаций»

Перечень документов кредитной организации, подлежащих
хранению после завершения ликвидационных процедур

——T———————————————————————————T———-¬
¦N п/п¦ Наименование дел ¦ Срок ¦
¦ ¦ ¦ хранения ¦
+——+———————————————————————————+———-+
¦ 41. ¦[…] ¦75 лет ЭПК¦
¦ ¦Лицевые счета работников кредитной организации ¦ ¦
+——+———————————————————————————+———-+
¦ 42. ¦Личные дела (заявления, анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, копии,¦75 лет ЭПК¦
¦ ¦выписки из приказов о приеме, перемещении, увольнении, премировании, поощрении,¦ ¦
¦ ¦установлении персональных окладов, надбавок, трудовые договоры, копии личных¦ ¦
¦ ¦документов, характеристики, представления) сотрудников ¦ ¦
+——+———————————————————————————+———-+
¦ 43. ¦Личные карточки сотрудников (в том числе временных работников) ¦75 лет ЭПК¦
+——+———————————————————————————+———-+
¦ 44. ¦Список (штатно-списочный состав) работников кредитной организации и филиалов ¦75 лет ЭПК¦
+——+———————————————————————————+———-+
¦ 45. ¦Документы (протоколы, отзывы, характеристики, аттестационные листы, анкеты) о¦75 лет ЭПК¦
¦ ¦проведении аттестации и установлении квалификации ¦ ¦
+——+———————————————————————————+———-+
¦ 46. ¦Документы о представлении работников к награждению правительственными наградами и¦75 лет ЭПК¦
¦ ¦журналы (книги) учета сотрудников, награжденных правительственными и¦ ¦
¦ ¦ведомственными наградами ¦ ¦
¦ ¦[…] ¦ ¦
L——+———————————————————————————+————

Соответственно возникает вопрос: как обеспечить грамотную и качественную обработку кадровых документов? Ведь дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подлежат полному оформлению: с проведением комплексного архивного переплета, нумерацией листов дел, составлением листов-заверителей дел, составлением внутренних описей документов, внесением необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела). А это требует очень много времени.
Своими силами (силами штатных специалистов организации) проведение всех вышеуказанных процедур (научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу) выглядит чрезвычайно затруднительным. Кто будет производить соответствующую обработку? В соответствии с п. 3.6.1 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением коллегии Росархива от 06.02.2002, оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел. Однако на практике, ни на отдел кадров (служба персонала), ни на службу ДОУ (канцелярию, общий отдел, управление делами) никакими внутренними организационно-распорядительными документами (положениями о подразделениях, должностными инструкциями, приказами, распоряжениями и др.) не возложены соответствующие задачи.
Для выполнения всего комплекса соответствующих работ просто-напросто не хватает свободных человеческих ресурсов ни в одном из структурных подразделений организации. И вот именно тогда возникает вопрос о внешней помощи — об аутсорсинге. Что будет эффективнее: постоянно отвлекать от основных обязанностей специалистов службы персонала и службы ДОУ или же пригласить сторонних специалистов для выполнения всего комплекса работ по организации учета и обработки кадровых документов? Заключая договор, собственник документов гарантирует себе качество, скорость выполнения работ, а также возможность избежать последствий допущенных ошибок. Например, ст. 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусматривает для должностных лиц санкции в виде штрафа в размере от 300 до 500 руб. С экономической точки зрения, любой аутсорсинг, а тем более аутсорсинг обработки кадровых документов (как наиболее сложный процесс), выглядит чрезвычайно привлекательным. По оценкам экспертов, компании экономят до 50% денежных средств в случае передачи на аутсорсинг функции хранения и обработки документов*(1).
Итак, с чего же начать? Первым этапом привлечения внешних специалистов должна стать разработка номенклатуры дел отдела кадров банка. Проектирование номенклатуры дел позволит осуществить функцию учета всех документов отдела кадров, определить сроки и условия хранения соответствующих документов (табл. 2)

Таблица 2

Примерная номенклатура дел отдела кадров кредитной организации

———T—————————————————T——————T——————¬
¦00-00-01¦Нормативные документы (законы, уставы, постановле-¦ДМН ст. 1б, 10 ¦ ¦
¦ ¦ния, инструктивные письма и др.), регламентирующие¦ ¦ ¦
¦ ¦деятельность отдела. Копии ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-02¦Штатное расписание Банка. Приказы Председателя¦Постоянно ст. 6а,¦ ¦
¦ ¦Правления о внесении изменений в штатное расписание¦32 ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-03¦Организационная инструкция Банка. Копия ¦ДМН ст. 32 ¦Подлинник в юриди-¦
¦ ¦ ¦ ¦ческой службе ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-04¦Штатная расстановка работников Банка ¦75 лет ст. 34 ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-05¦Список работников Банка (штатно-списочный состав) ¦Постоянно ст. 349 ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-06¦Правила внутреннего трудового распорядка Банка,¦1 год ст. 407 ¦После замены новы-¦
¦ ¦утвержденные Председателем Правления ¦ ¦ми ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-07¦Приказы Председателя Правления по личному составу ¦75 лет ЭК ст. 6б ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-08¦Приказы об утверждении графика отпусков и¦5 лет ст. 6б ¦ ¦
¦ ¦предоставлении отпусков ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-09¦Приказы о направлении работников в командировки ¦5 лет ст. 6б ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-10¦Приказы о нарушении трудовой дисциплины и трудового¦ДМН ст. 6б ¦Подлинники в кан-¦
¦ ¦распорядка. Копии ¦ ¦целярии ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-11¦Форма трудового договора, утвержденная руководством¦Постоянно ст. 207 ¦ ¦
¦ ¦Банка ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-12¦Положения об оплате труда, об охране труда, о¦Постоянно ст. 10 ¦ ¦
¦ ¦защите и обработке персональных данных работников¦ ¦ ¦
¦ ¦Банка ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-13¦Договор с кадровым агентством и приложения к нему¦5 лет ст. 186,¦После истечения¦
¦ ¦(акты выполненных работ, копии счетов, счетов-фак-¦264, 335 ¦срока действия до-¦
¦ ¦тур и заявки о потребности в специалистах). Пере-¦ ¦говора ¦
¦ ¦писка по вопросам трудоустройства ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-14¦Договор с ФМС РФ о предоставлении данных о¦5 лет ст. 313 ¦После истечения¦
¦ ¦работниках и медицинскому страхованию работников -¦ ¦сроков действия¦
¦ ¦жителей Подмосковья и иногородних ¦ ¦договора ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-15¦Личные дела работников Банка ¦75 лет ЭК ст. 337 ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-16¦Личные дела уволенных работников Банка ¦75 лет ЭК ст. 337 ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-17¦Личные карточки (ф. Т-2) работников Банка ¦75 лет ЭК ст. 339 ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-18¦Личные карточки (ф. Т-2) уволенных работников Банка¦75 лет ЭК ст. 339 ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-19¦Книга учета личных дел работников ¦75 лет ст. 358д ¦В электронном виде¦
¦ ¦ ¦ ¦и на бумажном но-¦
¦ ¦ ¦ ¦сителе ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-20¦Книга регистрации приказов по личному составу ¦75 лет ст. 357 ¦В электронном виде¦
¦ ¦ ¦ ¦и на бумажном но-¦
¦ ¦ ¦ ¦сителе ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-21¦Книга регистрации отпусков ¦3 года ст. 358г ¦В электронном виде¦
¦ ¦ ¦ ¦и на бумажном но-¦
¦ ¦ ¦ ¦сителе ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-22¦Книга учета командировочных удостоверений ¦5 лет ст.358з ¦В электронном виде¦
¦ ¦ ¦ ¦и на бумажном но-¦
¦ ¦ ¦ ¦сителе ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-23¦Книга регистрации трудовых договоров (контрактов),¦75 лет ст. 358д ¦В электронном виде¦
¦ ¦трудовых соглашений ¦ ¦и на бумажном но-¦
¦ ¦ ¦ ¦сителе ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-24¦Договоры гражданско-правового характера на¦ДМН ст. 338 ¦Подлинники — в от-¦
¦ ¦выполнение работ и оказание услуг. Копии ¦ ¦деле учета хозяй-¦
¦ ¦ ¦ ¦ственных операций ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-25¦Документы (анкеты, резюме, автобиографии,¦1 год ст. 341 ¦ ¦
¦ ¦заявления, рекомендательные письма и др.) лиц, не¦ ¦ ¦
¦ ¦принятых на работу ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-26¦Трудовые книжки работников банка ¦До востребования ¦Невостребованные -¦
¦ ¦ ¦ ¦не менее 50 лет ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-27¦Книга учета движения и выдачи трудовых книжек и¦50 лет ст. 358е ¦ ¦
¦ ¦вкладышей к ним ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-28¦Книга учета выдачи справок о стаже, заработной¦3 года ст. 358ж ¦ ¦
¦ ¦плате, месте работы ¦ ¦ ¦
+———+—————————————————+——————+——————+
¦00-00-29¦Табели учета рабочего времени ¦1 год ст. 281 ¦В электронном виде¦
¦ ¦ ¦ ¦и на бумажном но-¦
¦ ¦ ¦ ¦сителе ¦
L———+—————————————————+——————+——————-

На следующем этапе разрабатывается положение о постоянно действующей экспертной комиссии (ЭК) организации.
Как правило, такое положение состоит из 4 разделов:
общие положения;
функции;
права;
организация работы.
К функциям ЭК относятся: организация и проведение отбора документов для дальнейшего хранения и уничтожения, контроль за организацией документов в делопроизводстве (в том числе кадровом), рассмотрение и одобрение номенклатуры дел, сводных описей дел и описей дел по личному составу. К полномочиям экспертной комиссии относится рассмотрение предложений об изменении сроков хранения отдельных документов. ЭК предоставляется право в соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям и соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение.
Следующим этапом может стать проведение научно-технической обработки управленческой документации и документации по личному составу. На этом этапе сотрудники компании аутсорсера, как правило, архивисты формализуют и обрабатывают по всем правилам совокупность документов по личному составу (сроком хранения 75 лет). Результатом такой обработки должна стать опись документов по личному составу (табл. 3). Сформированные и обработанные дела собственник обязан хранить и в случае получения запросов от бывших сотрудников обязан выдавать справки установленного образца (рис. 1, 2).

Таблица 3

Образец описи дел по личному составу

Наименование организации Утверждаю

Фонд N __________________ Председатель Правления
Опись N 1 л/с
дел по личному составу _________________________
за _______ — _______ годы
Отдел кадров «___» ________ 200__ г.

——T————T—————————————————T—————T————-¬
¦N п/п¦Индекс дела¦ Заголовок дела ¦ Крайние даты ¦Кол-во листов¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ ¦ ¦ Отдел кадров ¦ ¦ ¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ 1. ¦ ¦Приказы президента фонда по личному составу за¦29.04.1994 г. -¦ 125 ¦
¦ ¦ ¦1994-1997 гг. ¦25.11.1997 г. ¦ ¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ 2. ¦ ¦Личные карточки сотрудников, уволенных в¦ 1994-2003 гг. ¦ 100 ¦
¦ ¦ ¦1994-2003 гг. ¦ ¦ ¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ 3. ¦ ¦Личные дела сотрудников, уволенных в 1994 г. с «А»¦ 1994 г. ¦ 110 ¦
¦ ¦ ¦по «Ш» ¦ ¦ ¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ 4. ¦ ¦Договора подряда (агентские), заключенные с работ-¦ 1994-1995 гг. ¦ 111 ¦
¦ ¦ ¦никами, и акты выполненных работ за 1994-1995 гг¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦с «А» по «П» ¦ ¦ ¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ ¦ ¦ Бухгалтерия ¦ ¦ ¦
+——+————+—————————————————+—————+————-+
¦ 5. ¦ ¦Лицевые счета по заработной плате сотрудников за¦ 1994-1995 гг. ¦ 267 ¦
¦ ¦ ¦1994-1995 гг. с «А» по «Э» ¦ ¦ ¦
L——+————+—————————————————+—————+—————

Примерная форма

Архивная справка

В документах архива ____________ значится, что _________________________
(ФИО)
Зачислен(а) в __________________________________________________________
Структурное подразделение. Информация о приеме на работу
из Приказа N,/число/месяц/год

Уволен(а) по ___________________________________________________________
Информация об увольнение из Приказа N,/число/месяц/год

Основание: опись _____________, дело _____________, связка _____________

Справка дана для подтверждения _________________________________________
трудового стажа/
восстановления трудового стажа

Рис. 1

Примерная форма

Архивная справка

—————————T—————————-T—————————-T————-¬
¦ Месяцы ¦ Год ¦ Год ¦ Год ¦
+—————————+—————————-+—————————-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L—————————+—————————-+—————————-+—————

Выдана ______________________________ в том, что его (ее) заработок,
учитываемый при исчислении пенсии составляет:

Фактическая сумма заработка

С включенных в справку сумм производились отчисления в Фонд
государственного социального страхования.
Со всех включенных в справку сумм произведены отчисления в ПФ РФ по
установленным тарифам.
С 01.01.2001 года производятся отчисления в ЕСН в органы МНС по
установленным ставкам.
Единовременные выплаты и компенсации, на которые не начислялись
страховые взносы, в справку не включены.
Компенсация за неиспользованный отпуск (при увольнении) не включена.
Суммы, выплачиваемые по временной нетрудоспособности (отпуску),
указаны в том месяце, на который приходятся соответствующие периоды.
Регистрационный номер плательщика ПФ РФ
—————————
Идентификационный номер налогоплательщика
—————————
Основание выдачи справки Лицевые счета
—————————
(Лицевые счета, платежные
ведомости и др.)

Рис. 2

Аутсорсинговые компании предлагают комплексное решение вопросов вывоза, хранения и выдачи справок заинтересованным лицам. Документы вывозятся на внеофисное (внешнее) хранение в специализированные архивные хранилища. Такие хранилища обязательно должны быть оборудованы в соответствии с основными принципами безопасности, а именно: круглосуточной охраной, системами пожарной сигнализации и пожаротушения в соответствии с требованиями пожарной службы РФ, а также системами, обеспечивающими поддержание необходимой влажности и температурного режима, рекомендуемого для длительного хранения документов. В архивных хранилищах документы хранятся в архивных коробах на специальных промышленных стеллажах, выдерживающих большой вес бумаги. Каждому коробу, а также папке, делу или файлу внутри короба присваивается номер. В самых современных хранилищах используется система штрих-кодирования каждой единицы хранения, и эти данные заносятся в систему учета документов, поступивших в архивное хранилище. На каждый короб составляется описание вложенных документов.
В случае получения от клиента запроса на предоставление необходимой информации по заранее установленным каналам связи (факс, E: mail, web-интерфейс и др.) аутсорсинговой компанией подготавливается справка установленного образца. Готовая справка высылается клиенту. Остается лишь ее распечатать, заверить печатью и выдать лицу, сделавшему запрос.
Как показывает практика, аутсорсинг работы с кадровыми документами позволяет передавать часть функций управления персоналом сторонней организации. При четкой организации правовых отношений, в частности, заключение договора, собственник документов гарантирует себе четкую и бесперебойную работу подсистемы управления.

А. Рыков,
руководитель Департамента ДОУ ООО «ОСГ Рекордз Менеджмент Центр»

«Кадровик. Кадровое делопроизводство», N 11, ноябрь 2008 г.

————————————————————————-
*(1) Храмцовская Н.А. Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга // Делопроизводство и документооборот на предприятии. — 2005, N 2; Рыков А.В. Задачи организации внеофисного хранения документов: Экономика. Управление. Культура. Выпуск 13 ч. 2: Сборник научных статей / под ред. Л.Д. Абрамовой. ГУУ. М. 2006. — С. 84-88.