В центре внимания — оплата больничных | Статьи | 123-Job.ru

В центре внимания — оплата больничных


21.03.2010

Появившийся в начале года новый закон об оплате листков нетрудоспособности не только вызвал настоящий переполох среди специалистов кадровых служб и бухгалтеров, но и стал темой для обсуждения у других работников предприятий и организаций. Напомним, что основные нововведения Федерального закона N 255-ФЗ*(1) состоят в следующем: внешним совместителям пособие выплачивается каждым работодателем; размер оплаты по больничному (в процентах от среднего заработка) не зависит от непрерывного трудового стажа, а определяется исходя из количества лет страхового стажа; для расчета используются не рабочие, а календарные дни, приходящиеся на период нетрудоспособности.
Провозгласив поистине революционные изменения, Федеральный закон N 255-ФЗ не дал ответов на многие вопросы, в частности: на основании какого документа выплачивается пособие совместителю (ведь больничный лист представлен по основному месту работы)? Как определить страховой стаж? Какие дни исключить из расчетного периода? Чтобы заполнить образовавшийся информационный вакуум, компетентные ведомства выпустили дополнительные разъяснения.
В данной статье рассмотрена суть рекомендаций чиновников и проанализировано практическое применение правил подсчета и подтверждения страхового стажа для определения размеров пособий по временной нетрудоспособности, беременности и родам (далее — Правила), утвержденных Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 06.02.2007 N 91 (зарегистрирован в Минюсте РФ 14.03.2007 N 9103).

Кто виноват и что делать?

Итак, ко всем случаям наступления нетрудоспособности, произошедшим после 1 января 2007 года, должны применяться положения нового закона. При этом работник не должен оставаться без пособия из-за того, что уполномоченные органы своевременно не внесли изменения в форму бланка листка нетрудоспособности и правила исчисления среднего заработка, а также не утвердили порядок определения страхового стажа. Это мнение выражено в письмах Минздравсоцразвития РФ от 11.01.2007 N 79-ВС и N 80-ВС. В частности, чиновники разрешили вплоть до утверждения нового бланка листка нетрудоспособности и обеспечения этими бланками медицинских учреждений использовать «старую» форму больничного листка. При этом вместо непрерывного трудового стажа в нем следует указывать продолжительность страхового стажа, вместо рабочих дней, которые учитываются при исчислении среднего заработка, а также при определении суммы пособия, — календарные дни.
Обратите внимание: Фонд социального страхования в Письме от 11.01.2007 N 02-18/07-132 подтвердил, что расходы на выплату организациями пособий, произведенные на основании «старых» форм, но по новым правилам, будут приняты к зачету в общеустановленном порядке.
В названных письмах рассмотрена и проблема оплаты больничных листков внешним совместителям. Чиновники сообщили, что медицинские учреждения обязаны с 01.01.2007 выдавать таким лицам несколько листков нетрудоспособности (для предъявления по каждому месту работы). При этом в целях недопущения искажения статистической отчетности (в части увеличения числа страховых случаев) на лицевой стороне в верхнем правом углу бланка листка нетрудоспособности, выдаваемом для предъявления по основному месту работы, делается запись «основной», а для предъявления по месту работы по совместительству — «внешнее совместительство».
Письмо ФСС РФ N 02-18/07-132 примечательно еще двумя выводами. Во-первых, в нем сообщается, что в ближайшее время постановлением Правительства РФ будут утверждены особенности исчисления среднего заработка для расчета пособий отдельным категориям застрахованных лиц. Во-вторых, до утверждения Министерством здравоохранения и социального развития правил подсчета и подтверждения страхового стажа организация может определять его при расчете пособия работнику в соответствии с записями в трудовой книжке.
Без сомнения, выпущенные министерством и фондом письма актуальны по своему содержанию. Они действительно разъяснили неурегулированные Федеральным законом N 255-ФЗ положения. Однако им присущ один серьезный недостаток — они слишком поздно появились на свет и стали доступны для начисляющего зарплату бухгалтера и специалистов кадровой службы предприятий. Очевидно, что выход этих комментариев одновременно с Федеральным законом N 255-ФЗ избавил бы сотрудников от головной боли, связанной с назначением и расчетом пособий по больничным, представленным работниками организаций начиная с января 2007 года.

Правила для страхового стажа

В соответствии с ч. 1-2 ст. 16 Федерального закона N 255-ФЗ в страховой стаж включаются периоды работы застрахованного лица по трудовому договору, государственной гражданской или муниципальной службы, а также периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Исчисление страхового стажа производится в календарном порядке. В случае совпадения по времени нескольких периодов, засчитываемых в страховой стаж, учитывается один из таких периодов по выбору застрахованного лица. О том, как подсчитать и какими документами подтвердить страховой стаж каждого работника, подробно рассказано в Правилах.
После первого их прочтения у бухгалтера, скорее всего, создастся впечатление, что применять его очень сложно, но это не так. Выше мы отметили, что чиновники посчитали возможным до утверждения Правил начислять пособия из расчета страхового стажа, установленного на основании данных трудовых книжек. Этот же порядок закреплен и в Правилах — если сотрудник, представивший больничный лист, работал только по трудовому договору, то страховой стаж определяется в том же порядке, в котором до 2007 года кадровик исчислял непрерывный трудовой стаж. Таким образом, каждые 30 дней принимаются за полный месяц, а каждые 12 месяцев признаются полным годом страхового стажа (п. 21 Правил).
Впрочем, в трудовой книжке отражаются не только периоды работы по трудовому договору, но и время исполнения полномочий членом Совета Федерации Федерального Собрания и депутатом Государственной Думы Федерального Собрания РФ и государственной гражданской или муниципальной службы. Поэтому если биография сотрудника организации включает в себя и такую деятельность, то и эти периоды необходимо учесть при определении общего страхового стажа.
Наконец, третьей составляющей страхового стажа являются периоды иной деятельности, в течение которой гражданин подлежал обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством. В силу п. 2 Правил к ней относится:
— деятельность индивидуального предпринимателя, индивидуальная трудовая деятельность, деятельность физических лиц, не признаваемых ПБОЮЛ (занимающихся частной практикой нотариусов, частных детективов, частных охранников и т.д.);
— периоды деятельности в качестве адвоката;
— периоды работы члена колхоза или производственного кооператива;
— периоды привлечения к оплачиваемому труду лица, находящегося в местах лишения свободы, при условии соблюдения им установленного графика работы.
Однако для включения этих периодов в страховой стаж необходимо документально подтвердить не только их наличие (то, что физическое лицо действительно осуществляло такие виды деятельности), но и факт перечисления платежей на социальное страхование. О том, что понимается под этими платежами, сказано в п. 3 Правил. В частности, к ним относятся:
— за период до 01.01.1991 — это взносы на государственное социальное страхование;
— за период с 01.01.1991 по 31.12.2000 — страховые взносы в ФСС РФ;
— за период после 01.01.2001 — налоги, зачисляемые в ФСС РФ (ЕСН, ЕНВД, ЕСХН, единый налог, уплачиваемый организациями, применяющими УСНО);
— за период после 01.01.2003 — страховые взносы на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, уплачиваемые адвокатами, индивидуальными предпринимателями, физическими лицами, не признаваемыми ПБОЮЛ, в соответствии с Федеральным законом N 190-ФЗ*(2).

Подтверждающие документы

Работник, осуществлявший в прошлом хотя бы один из иных видов деятельности, должен представить работодателю дополнительные документы (п. 20 Правил). Однако прежде чем перейти к рассмотрению таких документов и требований к их оформлению, отметим, что в некоторых случаях все-таки можно обойтись и без них. Дело в том, что максимально возможный размер пособия (100% среднего заработка) начисляется работнику, имеющему страховой стаж 8 и более лет. Поэтому если трудовая книжка сотрудника удостоверяет такое количество лет, то увеличивать его, заказывая в соответствующих учреждениях и организациях дополнительные справки, нецелесообразно. Дело в том, что сбор письменных доказательств потребует не только времени, но и материальных расходов, ведь за оформление справок в большинстве случаев взимается плата.
Требования Правил к удостоверяющим документам приведены в таблице.

————————————-T—————————T———————————¬
¦ Вид деятельности ¦ Период ¦ Подтверждающий документ ¦
+————————————+—————————+———————————+
¦Индивидуальный предприниматель,¦ ¦Документ финансового органа или¦
¦индивидуальная трудовая деятельность¦ До 01.01.1991 ¦справка архивного учреждения ¦
¦ +—————————+———————————+
¦ ¦С 01.01.1991 по 31.12.2000¦Документ территориального органа¦
¦ ¦и позднее 01.01.2000 ¦ФСС РФ ¦
+————————————+—————————+———————————+
¦Член крестьянского (фермерского)¦До 01.01.2001 и после¦Документ территориального органа¦
¦хозяйства, занимавшийся частной¦01.01.2003 ¦ФСС РФ ¦
¦практикой нотариус, частный¦ ¦ ¦
¦детектив, частный охранник ¦ ¦ ¦
+————————————+—————————+———————————+
¦Адвокат ¦До 01.01.2001 ¦ Трудовая книжка ¦
¦ +—————————+———————————+
¦ ¦После 01.01.2003 ¦Документ отделения или филиала¦
¦ ¦ ¦ФСС РФ ¦
+————————————+—————————+———————————+
¦Член колхоза или производственного¦До 01.01.2001 ¦ ¦
¦кооператива ¦ ¦ Трудовая книжка ¦
¦ +—————————+———————————+
¦ ¦После 01.01.2001 ¦Трудовая книжка и справка колхоза¦
¦ ¦ ¦(производственного кооператива)¦
¦ ¦ ¦об уплате платежей на¦
¦ ¦ ¦соцстрахование ¦
+————————————+—————————+———————————+
¦Лицо, осужденное к лишению свободы ¦После 01.11.2001 ¦Трудовая книжка и документ¦
¦ ¦ ¦учреждения, исполняющего¦
¦ ¦ ¦наказание ¦
L————————————+—————————+———————————-

Понятно, что хранить все собранные сотрудником доказательства, подтверждающие периоды работы, необходимо работодателю, ведь при проведении фондом проверки правильности начисления пособий по временной нетрудоспособности именно организация должна обосновать тот или иной размер назначенных для оплаты больничного листа процентов от среднего заработка.

Важные дополнения

Принимая представленные работником документы, необходимо убедиться в том, что каждый из них содержит (п. 23 Правил):
— номер и дату выдачи;
— сведения о застрахованном лице (фамилию, имя, отчество, число, месяц, год рождения, место и период работы, профессию (должность);
— основания выдачи (приказы, лицевые счета и др.).
Документы, выданные работодателями застрахованному лицу при увольнении с работы, принимаются в подтверждение страхового стажа даже в том случае, если они не содержат основания для их выдачи.
В пунктах 26-27 Правил содержатся еще два важных положения. Во-первых, если имя, отчество или фамилия работника в документе о страховом стаже не совпадают с его именем, отчеством или фамилией, указанными в паспорте, то физическое лицо в дополнение к указанным выше документам должно представить свидетельство о браке или о перемене имени и т.д. На наш взгляд, в этом случае предприятию достаточно иметь копию этого документа. Во-вторых, если в представленном работником документе указаны только годы без обозначения точных дат, то этой датой считается 1 июля соответствующего года, а если не указано число месяца, то им является 15-е число соответствующего месяца.
Неточности и нарушения возможны и при внесении записей в трудовые книжки. В случае если в трудовой книжке сотрудника содержатся неправильные и неточные сведения либо отсутствуют записи об отдельных периодах работы, в подтверждение периодов работы принимаются письменные трудовые договоры, справки, выдаваемые работодателями или соответствующими государственными (муниципальными) органами, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы (п. 8 Правил).
Обратите внимание: записи в трудовой книжке, учитываемые при подсчете страхового стажа, должны быть оформлены в соответствии с трудовым законодательством, действовавшим на день их внесения в трудовую книжку (п. 24 Правил). На наш взгляд, это положение дает основания специалистам ФСС отказать в принятии к зачету части расходов на выплату пособий по временной нетрудоспособности при выявлении в ходе проверки недостатков в заполнении трудовых книжек. Поэтому организации, по возможности, следует принять меры для исправления нарушений. Напомним, что порядок внесения изменений и исправлений в трудовую книжку установлен разд. III Правил ведения и хранения трудовых книжек*(3). В частности, п. 27 этого документа определено, что исправление неправильной или неточной записи в трудовой книжке производится по месту работы, где она была внесена, или работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Отметим, что законодательство допускает внесение записей в трудовую книжку (или ее дубликат) на основании решения комиссии по установлению стажа*(4). Пунктом 25 Правил предусмотрено, что такие записи для целей исчисления страхового стажа рассматриваются наравне с подтвержденными документами. Поэтому никаких дополнительных справок в этом случае от работника требовать нельзя.

Практическое воплощение

Правила вступили в силу 02.04.2007. Это означает, что если среди сотрудников организации есть те, кто менял виды деятельности (например, были раньше зарегистрированы в качестве ПБОЮЛ либо занимались частной адвокатской, охранной деятельностью или отбывали наказание в местах лишения свободы), то работнику кадровой службы нужно разъяснить им обязанность представления дополнительных документов, а после их получения — определить суммарный страховой стаж.
Применение любого нового документа всегда связано со множеством вопросов. И Правила в этом смысле не исключение. Проанализируем некоторые проблемы, с которыми могут столкнуться кадровик и бухгалтер. Итак, в данной ситуации возникают два временных разрыва:
— период с 1 января по 2 апреля 2007 года, когда Федеральный закон N 255-ФЗ, устанавливающий новый порядок расчета пособий, уже вступил в силу, а Правила подсчета и подтверждения страхового стажа еще не действовали;
— период после 02.04.2007, если работник представил больничный лист, а дополнительные документы еще не собраны.

До вступления в силу Правил

Решая вопрос о методике расчета пособия по листку нетрудоспособности, представленному работником в период с 1 января по 2 апреля, необходимо исходить из следующего. В любом случае (несмотря на отсутствие Правил) размер процентов от среднего заработка определяется в зависимости от количества лет страхового стажа, использовать показатель непрерывного трудового стажа уже нельзя*(5). При этом для установления страхового стажа необходимо было руководствоваться ч. 1-2 ст. 16 Федерального закона N 255-ФЗ (выше приводилась их дословная формулировка).
Вместе с тем в этих пунктах не расшифровывается, какие периоды иной деятельности включаются в страховой стаж. Поэтому вполне возможна ситуация, когда размер процентов от среднего заработка был установлен меньше того, на который может претендовать сотрудник в соответствии с Правилами. На наш взгляд, чтобы не ущемлять права работника, нужно произвести перерасчет начисленной ранее суммы. Понятно, что сделать это можно лишь после представления им подтверждающих документов.

Пример 1.
Согласно листку нетрудоспособности работник основного производства болел с 15 по 19 февраля 2007 г. (5 календарных дней). Пособие начислено из расчета 60% среднего заработка в связи с тем, что специалист кадровой службы установил страховой стаж по данным его трудовой книжки как 4 года 8 месяцев. Среднедневной заработок за последние 12 календарных месяцев равен 500 руб. Сумма пособия составила 1 500 руб. (500 руб. х 60% х 5 дн.). Кроме того, этому работнику в феврале начислена заработная плата — 11 500 руб.
В апреле 2007 г. работник обратился с просьбой произвести перерасчет по больничному и представил в отдел кадров документ, выданный территориальным органом ФСС РФ, удостоверяющий, что он с января по август 2005 г. осуществлял деятельность в качестве индивидуального предпринимателя и перечислял платежи на социальное страхование. В феврале этому сотруднику начислена заработная плата в сумме 14 000 руб.
В документе филиала ФСС РФ не указаны числа (только названия) месяцев, поэтому в силу п. 27 Правил кадровик увеличил страховой стаж сотрудника на 7 месяцев (с 15 января по 15 августа 2005 г.). В результате общий страховой стаж составил 5 лет и 3 месяца. Следовательно, пособие необходимо выплатить с учетом 80%-ного ограничения среднего заработка. Считаем, что в этом случае кадровик должен подготовить дополнительный приказ, в котором указаны причины перерасчета ранее начисленной суммы и ссылка на представленные работником документы.
Бухгалтер после получения приказа доначислит и внесет изменения в учет таким образом (новый размер пособия — 2 000 руб. (500 руб. х 80% х 5 дн.)*(6):

—————————————————————————T——T——T————¬
¦ ¦ ¦Кре- ¦Сумма, руб. ¦
¦ Содержание операции ¦Дебет¦ дит ¦ ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦ В феврале 2007 г. ¦
+————————————————————————-T——T——T————+
¦Начислена заработная плата ¦ 20 ¦ 70 ¦ 11 500 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦Начислено пособие по больничному листу ¦ 69 ¦ 70 ¦ 1 500 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦Удержан подоходный налог* (11 500 + 1 500) руб. х 13% ¦ 70 ¦ 68 ¦ 1 690 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦Выплачена зарплата и пособие работнику (11 500 + 1 500 — 1 690) руб. ¦ 70 ¦ 50 ¦ 11 310 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦ В апреле 2007 г. ¦
+————————————————————————-T——T——T————+
¦Начислена заработная плата ¦ 20 ¦ 70 ¦ 14 000 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦Произведен перерасчет по листку нетрудоспособности (2 000 — 1 500) руб. ¦ 69 ¦ 70 ¦ 500 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦Удержан подоходный налог (14 000 + 500) руб. х 13% ¦ 70 ¦ 68 ¦ 1 885 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦Погашена задолженность перед работником (14 000 + 500 — 1 885) руб. ¦ 70 ¦ 50 ¦ 12 615 ¦
+————————————————————————-+——+——+————+
¦»*» По ставке 13% (для упрощения примера налоговые вычеты не учитывались). ¦
L—————————————————————————————————

После выхода Правил, но до представления документов

Правила вступили в силу. При этом работник может заболеть, не успев собрать подтверждающих справок. Что делать, если работник принес больничный лист, а дополнительные документы еще не подготовил? Понятно, что и в этом случае отказать в приеме или оплате листка нетрудоспособности нельзя. Тогда, приняв его, можно ли не начислять пособие и ждать от работника удостоверяющих документов? Очевидно, нет. Дело в том, что в соответствии с ч. 1 ст. 15 Федерального закона N 255-ФЗ для назначения пособия по представленному сотрудником листку нетрудоспособности предприятию отведено только 10 календарных дней. А выдача начисленных денег должна быть произведена в ближайший после назначения пособия день выдачи заработной платы. Поэтому процент среднего заработка можно определить исходя из данных о стаже работы по трудовой книжке, а после получения всех необходимых документов, подтверждающих, что страховой стаж сотрудника больше установленного на основании трудовой книжки, бухгалтер должен произвести перерасчет (доплату). Как и в предыдущей ситуации, целесообразно оформить приказ на перерасчет.

Вместо заключения

Итак, учитывая все вышеизложенное, становится очевидным, что сотруднику кадровой службы организации необходимо как можно быстрее подробно разъяснить работникам новые правила подтверждения страхового стажа. Понятно, что, получив соответствующие документы заранее (не дожидаясь наступления нетрудоспособности), организация избежит в последующем обязательных перерасчетов.
Кроме того, до сих пор не утверждены новые рекомендации для исчисления среднего заработка (по календарным дням)*(7). Поэтому бухгалтер может производить расчет в порядке, применявшемся до 01.01.2007, с поправкой на то, что учитывать надо не рабочие, а календарные дни. Иными словами, как и в прошлом году, в календарные дни расчетного периода не включаются дни, когда сотрудник фактически не работал (например, получал пособие по временной нетрудоспособности или находился в ежегодном оплачиваемом отпуске). Этот подход полностью соответствует норме ч. 3 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ о том, что в расчетный период (последние 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу наступления временной нетрудоспособности) включаются только календарные дни, приходящиеся на период, за который учитывается заработная плата.
И еще один нюанс. Частью 2 ст. 14 Федерального закона N 255-ФЗ предусмотрено, что в заработок, исходя из которого исчисляются пособия по временной нетрудоспособности, по беременности и родам, включаются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, учитываемые при определении налоговой базы по единому социальному налогу, зачисляемому в Фонд социального страхования Российской Федерации, в соответствии с главой 24 части второй Налогового кодекса Российской Федерации. Таким образом, из выплаченных работнику сумм необходимо исключить те, которые поименованы в ст. 238 НК РФ как не подлежащие налогообложению (например, государственные пособия по временной нетрудоспособности, уходу за больным ребенком, беременности и родам, компенсационные выплаты, такие как возмещение командировочных расходов, вреда, причиненного увечьем или иным повреждением здоровья, возмещение расходов на повышение профессионального уровня работников и т.д.), а также суммы, не отнесенные к расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль (см. п. 3 ст. 236 НК РФ, например, единовременная материальная помощь и др.).
Кроме того, как и до 01.01.2007, если работник за расчетный период и до наступления страхового случая, не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней в организации, средний заработок определяется исходя из тарифной ставки установленного ему разряда, должностного оклада, денежного вознаграждения. Если временная нетрудоспособность, связанная с уходом за больным ребенком, наступила в период отпуска без сохранения заработной платы, то пособие по временной нетрудоспособности не выплачивается. Такие разъяснения приведены в Письме ФСС РФ от 13.03.2007 N 02-13/07-1795.

Т.К. Юлина,
эксперт журнала «Промышленность: бухгалтерский
учет и налогообложение»

«Промышленность: бухгалтерский учет и налогообложение», N 5, май 2007 г.

————————————————————————-
*(1) Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ «Об обеспечении пособиями по временной нетрудоспособности, по беременности и родам граждан, подлежащих обязательному социальному страхованию».
*(2) Федеральный закон от 31.12.2002 N 190-ФЗ «Об обеспечении пособиями по обязательному социальному страхованию граждан, работающих в организациях и у индивидуальных предпринимателей, применяющих специальные налоговые режимы, и некоторых других категорий граждан».
*(3) Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
*(4) См. пункт 34 Правил ведения и хранения трудовых книжек.
*(5) Исключение будут составлять случаи, поименованные в ст. 17 и 18 Федерального закона N 255-ФЗ.
*(6) Выполняя перерасчет, не забывайте, что максимальный размер пособия за полный месяц равен 16 125 руб. (п. 1 ст. 13 Федерального закона от 19.12.2006 N 234-ФЗ «О бюджете ФСС РФ на 2007 год»). В нашем случае ограничение соблюдено: 16 125 руб. / 28 дн. = 575,89 руб., 500 < 575,89.
*(7) ФСС РФ в Письме от 13.03.2007 N 02-13/07-1795 сообщил, что в связи с отсутствием Положения об особенностях порядка исчисления пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам бухгалтер может руководствоваться Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 11.04.2003 N 213.