Заполняем личную карточку работника | Статьи | 123-Job.ru

Заполняем личную карточку работника


21.03.2010

Кадровая служба любой организации должна документировать трудовые отношения. Для удобства Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1) были утверждены необходимые для этого образцы. Как ни странно, некоторые работодатели очень халатно относятся к заполнению первичных учетных документов, хотя контролирующие органы прежде всего проверяют именно их. Особого внимания требует личная карточка работника — форма Т-2. О ее правильном заполнении и пойдет речь в данной статье.

Общие положения

В соответствии с п. 2 Постановления N 1 унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления N 1, в том числе личная карточка, распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности, а формы, указанные в п. 1.2, — на организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности кроме бюджетных учреждений.
Пункт 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек*(1) подтверждает обязательность личной карточки: с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
При оформлении личной карточки рекомендуем использовать тонкий картон или так называемую обложечную бумагу, поскольку срок хранения карточки составляет 75 лет*(2). Если личные карточки будут оформлены на обыкновенной офисной бумаге, они достаточно скоро придут в негодность. Иногда кадровики переоформляют пришедшие в негодность карточки. Если сделать это необходимо, рекомендуем издать приказ по организации о таком переоформлении и ознакомить с ним работников, чьи карточки будут переоформляться. По окончании переоформления работники должны засвидетельствовать своими подписями, что информация внесена без изменения.
Личные карточки заполняются работником кадровой службы на всех работников (постоянных, временных, совместителей) на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1a) и документов, представленных работником в соответствии со ст. 65 ТК РФ:
— паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
— трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;
— страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
— документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;
— документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;
— других документов, необходимость предъявления которых предусмотрена федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ.
Дополнительные сведения для заполнения личной карточки, например о составе семьи или номере телефона, работник сообщает самостоятельно.
Вносить сведения нужно от руки (желательно печатными буквами) или с помощью средств вычислительной техники.

Порядок заполнения

При первом взгляде на форму карточки видны поля для кодов. В связи с этим у кадровиков возникает вопрос: а нужно ли кодировать информацию? Разъясним ситуацию. Ранее кодирование информации использовалось при статистическом учете для подсчета численности работников, разделения их на группы и других операций. В настоящее время это нигде не делается, и заполнение полей кодов необязательно.
Если все же на предприятии кодировка необходима, то рекомендуем обратиться к классификаторам:
— ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 412;
— ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.2003 N 276-ст;
— ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 N 367;
— ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95), утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.1995 N 413.
Кроме указанных классификаторов в помощь кадровику можно предложить программный продукт, тогда коды будут проставляться в карточке автоматически.

Обратите внимание! Если поля для кодировки вам не нужны, удалять их нельзя. В соответствии с Постановлением Госкомстата РФ N 203 допускается лишь внесение дополнительных строк, граф и реквизитов.

Итак, в шапке формы необходимо заполнить:*(3)
— наименование организации — указывается в соответствии с учредительными документами (при наличии сокращенного наименования можно привести его);
— дату составления — указывается в формате «чч.мм.гггг» (может не совпадать с датой приема работника). В силу п. 10 Правил ведения и хранения трудовых книжек все записи вносятся в трудовую книжку не позднее недельного срока, а при увольнении — в день увольнения. Рекомендуем придерживаться данного срока и при заполнении личной карточки, так как с записями в ней работника тоже необходимо знакомить;
— табельный номер — присваивается работнику при приеме на работу;
— графы «Индивидуальный номер налогоплательщика» и «Номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования» — заполняются на основании представленных работником документов;
— графу «Алфавит» — проставляется первая буква фамилии работника, заполняется для систематизации личных карточек;
— характер работы — должен соответствовать условиям трудового договора, указывается «постоянно» (трудовой договор на неопределенный срок) или «временно» (срочный трудовой договор);
— вид работы — основная или по совместительству;
— графу «Пол» — указывается, мужской или женский; можно вписать лишь первую букву, а можно назвать полностью.

Раздел I «Общие сведения»

В графе «Трудовой договор» проставляются дата и номер трудового договора, заключенного с работником.
На основании паспортных данных заполняются графы с первой по четвертую:
— фамилия, имя и отчество приводятся в именительном падеже полностью;
— дата рождения указывается словесно-цифровым способом;
— место рождения указывают с учетом общепринятых сокращений (например, г. — город, р-н — район, р.п. — рабочий поселок и т.д.), при этом районы и области записывают в родительном падеже;
— в графу «Гражданство» могут быть внесены следующие записи:
а) гражданин Российской Федерации (код 1);
б) гражданин Российской Федерации и иностранного государства (код 2);
в) иностранный гражданин (код 3) — с указанием названия государства, например: иностранный гражданин (Республика Таджикистан);
г) лицо без гражданства (код 4) — указывается при предъявлении вида на жительства.
При заполнении графы «Знание иностранного языка» необходимо назвать язык и указать степень владения им:
— читает и переводит со словарем (код 1);
— читает и может объясняться (код 2);
— владеет свободно (код 3).
Графа «Образование» заполняется на основании документов об образовании. Как правило, заносят только сведения о законченном образовании, но при наличии у работника справки о неполном высшем образовании это также можно отразить в личной карточке. В этой графе может стоять следующее:
— начальное (общее) образование (код 2) — не менее 4 классов;
— основное общее образование (код 3) — не менее 9 классов при наличии свидетельства;
— среднее (полное) общее образование (код 4) — не менее 11 классов при наличии свидетельства;
— начальное профессиональное образование (код 5) — профессиональное училище или лицей;
— среднее профессиональное образование (код 6) — техникум или колледж;
— неполное высшее образование (код 7) — три и более курса вуза;
— высшее образование (код 8) — университет, академия, институт;
— послевузовское образование (код 9) — аспирантура (адъюнктура), ординатура, интернатура, докторантура.
В том случае, если граф для занесения сведений об образовании недостаточно, можно оформить вкладной лист А4, на котором и записать все необходимые данные.

Унифицированная форма N Т-2
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1

————¬
¦ Код ¦
+————+
Форма по ОКУД¦ 0301002 ¦
+————+
ООО «Белый клык» по ОКПО¦ ¦
————————————————— L————
наименование организации

————T———T—————T—————-T———T———-T—————T———-¬
¦ ¦ ¦Идентификацион-¦Номер страхового¦ ¦ ¦ Вид работы ¦ ¦
¦ Дата ¦Табель- ¦ ный номер ¦ свидетельства ¦ ¦ Характер ¦(основная, по ¦ Пол ¦
¦составле- ¦ ный ¦налогоплатель- ¦государственного¦Алфавит ¦ работы ¦совместительс-¦(мужской, ¦
¦ ния ¦ номер ¦ щика ¦ пенсионного ¦ ¦ ¦ тву) ¦ женский) ¦
¦ ¦ ¦ ¦ страхования ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———+—————+—————-+———+———-+—————+———-+
¦01.06.2008¦ 124 ¦ 525604062391 ¦ 402-256-658-04 ¦ Г ¦постоянно ¦ основная ¦ М ¦
L———-+———+—————+—————-+———+———-+—————+————

Личная карточка работника

I. Общие сведения

———T———-¬
Трудовой договор ¦ номер ¦ 57 ¦
+——-+———-+
¦ дата ¦01.06.2008¦
L——-+————
1. Фамилия Горюнов Имя Леонид Отчество Иванович
—————— ———- ——————-

————¬
¦ Код ¦
+———-+
2. Дата рождения 15 ноября 1973 г. ¦ ¦
———————————————+———-+
день, месяц, год ¦ ¦
+———-+
3. Место рождения с. Топориха Калининского р-на по ОКАТО ¦ ¦
—————————— ¦ ¦
Пензенской области ¦ ¦
———————————————— +———-+
4. Гражданство РФ по ОКИН ¦ ¦
———————————- ¦ ¦
+———-+
5. Знание иностранного языка английский по ОКИН ¦ ¦
——————— ¦ ¦
наименование +———-+
читает и переводит со словарем ¦ ¦
—————————————— ¦ ¦
степень знания +———-+
___________________________ по ОКИН ¦ ¦
+———-+
6. Образование высшее по ОКИН ¦ ¦
——————————— ¦ ¦
среднее (полное) общее, начальное L————
профессиональное, среднее профессиональное,
высшее профессиональное

————————————-T———————————-T———-¬
¦ Наименование образовательного ¦ Документ об образовании, о ¦ Год ¦
¦ учреждения ¦ квалификации или наличии ¦окончания ¦
¦ ¦ специальных знаний ¦ ¦
+————————————+————T——T—————+———-+
¦ МНЭПУ ¦наименова- ¦серия ¦ номер ¦ 1999 ¦
¦ ¦ ние ¦ ¦ ¦ ¦
+————————————+————+——+—————+ ¦
¦ ¦ диплом ¦ АВ ¦ 256123 ¦ ¦
+————————————+————+——+—————+———-+
¦ Квалификация по документу об ¦ ¦
¦ образовании ¦ Направление или специальность по документу ¦
+————————————+———————————————+——¬
¦ бакалавр юриспруденции ¦ Юриспруденция ¦ ¦
+————————————+ Код по ОКСО ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
L————————————+———————————————+——-

————————————T—————————————T—————-¬
¦ Наименование образовательного ¦Документ об образовании, о квалификации¦ Год ¦
¦ учреждения ¦ или наличии специальных знаний ¦ окончания ¦
+———————————-+—————T———-T————+—————-+
¦ НТК ¦ наименование ¦ серия ¦ номер ¦ ¦
+———————————-+—————+———-+————+ ¦
¦ ¦ диплом ¦ XX ¦ 235641 ¦ 1994 ¦
+———————————-+—————+———-+————+—————-+
¦ Квалификация по документу ¦ Направление или специальность по документу ¦
¦ об образовании ¦ ¦
+———————————-+———————————————————+————¬
¦ техник ¦Вычислительные машины, системы Код по ОКСО¦ ¦
+———————————-+комплексы и сети ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
L———————————-+———————————————————+————+
Послевузовское профессиональное ¦ ¦
образование _______________________________________ Код по ОКИН¦ ¦
аспирантура, адъюнктура, докторантура ¦ ¦
L————-

————————————T—————————————T—————-¬
¦ Наименование образовательного, ¦ Документ об образовании, номер, дата ¦ Год ¦
¦ научного учреждения ¦ выдачи ¦ окончания ¦
+———————————-+—————————————+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+———————————-+—————————————+—————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+———————————-+—————————————+—————-+
¦ ¦ Направление или специальность по документу ¦
+———————————-+———————————————————+
¦ ¦ ¦
+———————————-+———————————————————+————¬
¦ Код по ОКСО¦ ¦
L——————————————————————————————-+————+
¦ Код ¦
+————+
7. Профессия ____________________________________________________ по¦ ¦
основная ОКПДТР¦ ¦
+————+
_______________________________________________________________ по¦ ¦
другая ОКПДТР¦ ¦
L————-

2-я страница формы N Т-2

8. Стаж работы (по состоянию на » 1″ июня 20 08 г.):
Общий 11 дней 7 месяцев 10 лет
Непрерывный __________ дней __________ месяцев __________ лет
Дающий право на надбавку за __________ дней __________ месяцев __________ лет
выслугу лет
__________ дней __________ месяцев __________ лет

————¬
9. Состояние в браке состоит в зарегистрированном браке Код по ОКИН ¦ ¦
———————————— L————

10. Состав семьи:

————————-T———————————T————-¬
¦ Степень родства ¦ Фамилия, имя, отчество ¦Год рождения ¦
¦(ближайшие родственники)¦ ¦ ¦
+————————+———————————+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦
+————————+———————————+————-+
¦Жена ¦Горюнова Наталья Сергеевна ¦ 1980 ¦
+————————+———————————+————-+
¦Дочь ¦Горюнова Анна Леонидовна ¦ 2000 ¦
+————————+———————————+————-+
¦Сын ¦Горюнов Сергей Леонидович ¦ 2003 ¦
+————————+———————————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———————————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦
+————————+———————————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦
L————————+———————————+—————

11. Паспорт: N 2202 562348 Дата выдачи «10» февраля 2000 г.
Выдан УВД Автозаводского района г. Нижнего Новгорода
——————————————————————
наименование органа, выдавшего паспорт
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________
12. Адрес места жительства:
——————¬
¦Почтовый индекс ¦
+—————-+
¦ ¦
По паспорту ¦ 603148 ¦г. Нижний Новгород, ул. Коминтерна, д. 148, кв. 256
L—————-+—————————————————
_____________________________________________________________________
——————¬
¦Почтовый индекс ¦
+—————-+
¦ ¦
Фактический ¦ 603064 ¦г. Нижний Новгород, ул. Лесная, д. 27
L—————-+—————————————————
____________________________________________________________________

Дата регистрации по месту жительства «24» ноября 1997 г.
Номер телефона 235-48-92, 8-920-256-21-44

II. Сведения о воинском учете

¦
¦6. Наименование военного
1. Категория запаса 3 ¦комиссариата по месту жительства ____________
¦
2. Воинское звание подполковник ¦_____________________________________________
¦
3. Состав (профиль) командный ¦7. Состоит на воинском учете: 52
¦
4. Полное кодовое обозначение ВУС 101902 ¦а) общем (номер команды, партии) ____________
¦
5. Категория годности к военной службе В ¦б) специальном ____________
¦
¦8. __________________________________________
¦ отметка о снятии с воинского учета

Работник кадровой службы инспектор ОК Горшкова О.Д. Горшкова
———- ————— ———————
должность личная подпись расшифровка подписи

Работник Горюнов
——————
личная подпись

«01» июня 2008 г.

3-я страница формы N Т-2

III. Прием на работу и переводы на другую работу

————T——————T———————-T————-T———-T————-¬
¦ ¦ ¦ Должность ¦ Тарифная ¦ ¦ Личная ¦
¦ ¦ Структурное ¦ (специальность, ¦ ставка ¦ ¦ подпись ¦
¦ Дата ¦ подразделение ¦ профессия), разряд, ¦ (оклад), ¦Основание ¦ владельца ¦
¦ ¦ ¦ класс (категория) ¦ надбавка, ¦ ¦ трудовой ¦
¦ ¦ ¦ квалификации ¦ руб. ¦ ¦ книжки ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦01.06.2008¦Юридический отдел ¦Заместитель начальника¦ 25 000 ¦Приказ от ¦ Горюнов ¦
¦ ¦ ¦ отдела ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦01.06.2008¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ N 27-к ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦05.01.2009¦Юридический отдел ¦ Начальник отдела ¦ 35 000 ¦Приказ от ¦ Горюнов ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦28.12.2008¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ N 59-к ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+——————+———————-+————-+———-+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———-+——————+———————-+————-+———-+—————

IV. Аттестация

————T—————————————-T————————T————-¬
¦ Дата ¦ Решение комиссии ¦ Документ (протокол) ¦ Основание ¦
¦аттестации¦ +————T————+ ¦
¦ ¦ ¦ номер ¦ дата ¦ ¦
+———-+—————————————-+————+————+————-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦
+———-+—————————————-+————+————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————————————-+————+————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————————————-+————+————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————————————-+————+————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————————————-+————+————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+—————————————-+————+————+————-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———-+—————————————-+————+————+—————

V. Повышение квалификации

———————-T————T——————T——————————T———-¬
¦ Дата ¦ Вид ¦ Наименование ¦ Документ (удостоверение, ¦Основание ¦
+———-T———-+ повышения ¦образовательного ¦ свидетельство) ¦ ¦
¦ начала ¦окончания ¦квалификации¦учреждения, место+————T——-T———-+ ¦
¦обучения ¦обучения ¦ ¦ его нахождения ¦наименова- ¦серия, ¦ дата ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ние ¦ номер ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+——————+————+——-+———-+———-+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦
+———-+———-+————+——————+————+——-+———-+———-+
¦02.09.2008¦21.12.2008¦Краткосроч- ¦ Волго-Вятская ¦удостовере-¦ IV ¦21.12.2008¦Приказ от ¦
¦ ¦ ¦ ные ¦ акаде- ¦ ние ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+——————+————+——-+———-+———-+
¦ ¦ ¦ курсы ¦ мия ¦ ¦544862 ¦ ¦01.09.2008¦
¦ ¦ ¦ ¦ государственной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+——————+————+——-+———-+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ службы, г. Н. ¦ ¦ ¦ ¦ N 167 ¦
¦ ¦ ¦ ¦ Новгород ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+——————+————+——-+———-+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+——————+————+——-+———-+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+———-+———-+————+——————+————+——-+———-+———-+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L———-+———-+————+——————+————+——-+———-+————

VI. Профессиональная переподготовка

—————————T—————-T———————————T————¬
¦ Дата ¦ Специальность ¦Документ (диплом, свидетельство) ¦ Основание ¦
+————T————-+ (направление, +————T———T————+ ¦
¦ начала ¦ окончания ¦ профессия) ¦наименова- ¦ ¦ ¦ ¦
¦переподгото-¦переподготов-¦ ¦ ние ¦ номер ¦ дата ¦ ¦
¦ вки ¦ ки ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+————+————-+—————-+————+———+————+————+
¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦
+————+————-+—————-+————+———+————+————+
¦ 05.01.2009 ¦ 19.06.2009 ¦ Управление ¦ диплом ¦ АБ ¦19.06.2009 ¦ Приказ от ¦
+————+————-+—————-+————+———+————+————+
¦ ¦ ¦ персоналом ¦ ¦ 125462 ¦ ¦29.12.2008 ¦
+————+————-+—————-+————+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ N 172 ¦
+————+————-+—————-+————+———+————+————+
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
L————+————-+—————-+————+———+————+————

4-я страница формы N Т-2

VII. Награды (поощрения), почетные звания

——————————————-T———————————————-¬
¦ Наименование награды (поощрения) ¦ Документ ¦
¦ +——————T————T—————-+
¦ ¦ наименование ¦ номер ¦ д